Policy
Loomis AB
UPPFÖRANDEKOD
(CODE of CONDUCT)
Datum:
Upprättad av:
Godkänd av:
2011-05-11
Lars Blecko
Styrelsen
Senaste uppdatering:
2012-05-08
1.
2.
3.
4.
5.
Ramverk för Loomis uppförandekod (CoC) ............................................................................. 2
Inledning ................................................................................................................................... 2
Policy för affärsetik ................................................................................................................... 3
Policy för medarbetare ............................................................................................................. 4
Miljöpolicy ................................................................................................................................. 5
Appendix A: Anti-Bribery
Appendix B: Competition Law Compliance Program
Loomis AB, Gamla Brogatan 36-38, P.O. Box 702, 101 33 Stockholm, Sweden
Switchboard: +46 8 522 920 00, www.loomis.com
1. Ramar för Loomis uppförandekod
Loomis uppförandekod skall spegla våra värderingar och ge vägledning för alla Loomis anställda så att
vårt uppträdande följer våra värderingar även i praktiken. Loomis värderingar är grunden för vårt
företag och vår företagsanda och skall genomsyra Loomis sätt att bemöta medarbetare, kunder och
andra berörda inklusive våra ägare.
People
Vi skall utveckla kunniga medarbetare och bemöta alla med respekt.
Service
Vi eftersträvar exceptionell kvalitet, innovationsförmåga, mervärde och att
överträffa kundens förväntningar.
Integrity
Vi utför vårt arbete med ärlighet, vaksamhet och hög etik och moral.
Uppförandekod – tre kapitel
Policy för affärsetik – redogör för Loomis uppförande utåt vad gäller företagets förhållande till kunder
och marknaden.
Policy för medarbetare – företagets förväntningar på och ansvar för medarbetarna. Speglar åtagandet
mot kunder och marknaden.
Miljöpolicy – behandlar de mest relevanta aspekterna av Loomis miljöpåverkan.
2. Inledning
Grundkravet är att all verksamhet inom Loomis skall följa gällande nationella lagar och förordningar på
respektive marknader. Om Loomis uppförandekod står i konflikt med nationell lagstiftning skall lagen ha
företräde. Loomis uppförandekod kan däremot innehålla krav som går längre än vad lagstiftningen
föreskriver.
Kontroll av efterlevnaden – rapportering
Loomis landschefer ansvarar för att efterlevnaden av Loomis uppförandekod kontrolleras, men varje
enskild anställd ansvarar för att han eller hon följer principerna i uppförandekoden. Loomis funktion för
internkontroll skall genomföra en årlig granskning av efterlevnaden, inklusive brott mot
uppförandekoden, tillsammans med landscheferna.
Alla brott eller misstankar om brott mot uppförandekoden skall rapporteras till företaget. Det finns två
alternativa vägar för sådan rapportering:
Att rapportera till chefen på lokal nivå, alternativt till den lokala HR Funktionen. Alla incidenter som kan
ha betydelse för kundernas eller allmänhetens bild av Loomis skall alltid rapporteras till Loomis globala
HR Director.
Att rapportera via Loomis Integrity Line som är en anonym rapporteringsväg som du som anställd i
Loomis kan välja om du inte använder den ordinarie rapporteringsvägen, genom din närmaste chef.
Information om Loomis Integrity Line har skickats till alla anställda och information lämnas löpande till
nyanställda genom introduktionsprogram för nyanställda.
Loomis använder sig i första hand av ”farfarsprincipen” för alla beslut som har betydelse för ekonomi,
allmänhetens syn på företaget, frågor som rör anställda, t.ex. lönerevisioner, eller andra frågor som kan
påverka Loomis anseende. Farfarsprincipen innebär att närmaste högre chef fattar det slutgiltiga
beslutet.
9.1 Loomis Group Code of Conduct Policy-swe
2 (5)
3. Policy för affärsetik
Loomis policy för affärsetik anger grundnivån för hur varje enskild anställd skall uppträda för att
upprätthålla en hög kvalitet på tjänster till kunderna och leva upp till Loomis höga värderingar i fråga
om etik och moral samt integritet i mötet med tredje part.
Kundskydd/integritet och sekretess
Loomis skall se till att kunder får heltäckande information om de tjänster som erbjuds, inklusive
potentiella risker i anslutning till tjänsterna eller uppdraget.
Kundinformation, inklusive personuppgifter, detaljer om uppdraget och/eller annan känslig information,
skall skyddas av sträng sekretess.
Loomis skall införa rutiner och internkontroll som förhindrar att känslig information sprids till andra än
de som är behöriga.
Professionell riskhantering
Att ha systematiska och väl fungerande rutiner för riskhantering är ett viktigt ansvarsområde för Loomis
inom verksamhet.
Riskhanteringen bygger på två grundprinciper:
Ingen förlust av liv
Balans mellan risk och vinst
Riskhantering omfattar bland annat riktlinjer och rutiner för:
Risker vid kundkontrakt
Brottsprevention
Rekrytering
Utbildning
Inköp av säkerhetsutrustning
Försäkringar
Kontroll av säkerhet och kontantflöden
Utredningar och kontakter med lagstiftande instanser samt myndigheter som ansvarar för
lagstiftningen.
Mutor, korruption och gåvor
Loomis får inte erbjuda, ge eller ta emot mutor eller andra otillbörliga fördelar i syfte att behålla en kund
eller uppnå andra orättmätiga fördelar. Detta omfattar även kontrakt eller avtal som möjliggör olagliga
betalningar.
Loomis landschefer ansvarar för att riktlinjer för representation och gåvor upprättas i linje med nationellt
accepterade sedvänjor eller förordningar. Erbjudanden eller mottagande av gåvor och presenter som
kan anses vara oproportionerliga eller otillbörliga skall rapporteras till den som ansvarar för kontrollen
på lokal nivå, till exempel om den anställde är tveksam eller osäker på om gåvan är lämplig. Detta
gäller i alla kontakter med såväl kunder som leverantörer och fackliga företrädare.
Ersättning eller arvoden till agenter eller konsulter som är involverade i offentliga anbud eller
transaktioner med offentliga förvaltningar eller statsägda företag skall kontrolleras så att arvodet ligger
på en rimlig nivå och endast gäller den erbjudna tjänsten.
För mer information gällande Mutor, korruptioner, se bilaga A
Sponsring och donationer
Loomis tillåter juridiskt korrekta donationer och sponsring, både kommersiell och icke-kommersiell
sponsring. Ett villkor är dock att det måste finnas en formell policy för sådana bidrag på nationell nivå
9.1 Loomis Group Code of Conduct Policy-swe
3 (5)
samt dokumentation av sådana eventuella bidrag. Loomis deltar inte i projekt av politisk eller religiös art
eller till förmån för enskilda individer.
Insiderpolicy – handel med finansiella instrument
Alla som har tillgång till insiderinformation om Loomis måste vara registrerade hos Finansinspektionen
och rätta sig efter Loomis insiderpolicy. Detta omfattar i synnerhet alla anställda som arbetar med
koncernens finansiella rapporter, samt anställda som rapporterar direkt till koncernchefen. Loomis
funktion för internkontroll ansvarar för efterlevnaden av Loomis insiderpolicy. För ytterligare information,
se Insiderpolicyn i sin helhet.
Konkurrens
Loomis skall konkurrera på ett korrekt och ärligt sätt. Detta innebär bland annat att företaget skall avstå
från verksamhet eller avtal med konkurrenter som står i strid med fri konkurrens, till exempel fasta
priser, uppdelning av marknader eller andra begränsningar.
För mer information gällande konkurrensfrågor, se bilaga B
4. Policy för medarbetare
Loomis medarbetare utför dagligen tjänster för företaget och har en avgörande betydelse för hur
Loomis uppfattas av kunder, marknaden och samhället. Det är våra medarbetare som omvandlar
Loomis värderingar till normer och konkret beteende. Detta ställer stora krav på integritet, god etik och
moral.
Loomis åtagande gentemot sina anställda:
Hälsa och säkerhet
Loomis skall erbjuda en hälsosam och säker arbetsmiljö för medarbetarna. Detta omfattar
bland annat strikta standarder för utbildning i förebyggande syfte samt tillgång till modern
säkerhetsutrustning och teknik på arbetet.
En arbetsplats fri från diskriminering
Alla medarbetare skall behandlas med respekt och värdighet. Inga former av trakasserier eller
kränkningar tolereras.
Anställningsvillkor
Alla medarbetare skall erhålla en beskrivning av sina arbetsuppgifter där arbetstid och lön
anges enligt nationella lagar och lokala branschstandarder. Loomis skall alltid följa lag och
kollektivavtal.
De anställdas åtagande gentemot Loomis:
Konfidentiell information
Loomis anställda förbinder sig att inte avslöja information om kunder och uppdrag och att
behandla all konfidentiell information enligt strikta normer för att minimera potentiella risker i
samband med uppdragen.
Det är varje anställds skyldighet att samarbeta med funktionen för internkontroll när utredningar
genomförs, samt att till den lokala HR Funktionen alternativt genom Loomis Integrity Line
rapportera alla misstankar om brott mot uppförandekodens bestämmelser om behandlingen av
konfidentiell information.
Intressekonflikter
Loomis medarbetare är skyldiga att alltid avslöja när det föreligger risk för intressekonflikt
gentemot företaget. Detta omfattar även direkta eller indirekta intressekonflikter som uppstår
genom familjemedlem, medarbetare får inte åta sig uppdrag för tredje part som på något sätt
kan konkurrera med eller äventyra uppdrag för Loomis eller Loomis kunder.
9.1 Loomis Group Code of Conduct Policy-swe
4 (5)
Bedömningsrutiner och kontroller under rekryteringsprocessen
På grund av integritetskraven, verksamhetens känsliga natur och den påverkan detta har på
varje enskild medarbetare utför Loomis rutinkontroller under rekryteringsprocessen samt
oannonserade kontroller under den normala verksamhetens gång. Landscheferna ansvarar för
att kontrollåtgärderna följer gällande lagar och förordningar i respektive land. Loomis förväntar
sig att varje enskild medarbetare ställer upp på och samarbetar under dessa utvärderingar eller
kontroller.
5. Miljöpolicy
Loomis påverkar miljön främst genom sina transporter, eftersom det är en grundläggande del av vår
affärsidé att hantera samhällets kontantflöde.
Fordon och transporter
Loomis policy för inköp av fordon kräver att dessa skall utgöra det mest resurseffektiva transportmedlet
utan att säkerheten eller tryggheten för våra medarbetare eller våra kunders egendom äventyras.
Loomis har målsättningen att främja utvecklingen av mer resurseffektiva fordon vars miljöpåverkan är
mindre genom lägre avgasutsläpp och ökad bränsleeffektivitet.
Vi har en mycket effektiv logistik för att värna om miljön så mycket som möjligt utan att någonsin
kompromissa med säkerheten. Loomis har målsättningen att alla företagets förare över tid ska erhålla
utbildning i miljövänlig körning, s.k. ecodriving.
Företagets lokaler
Loomis försöker påverka fastighetsägare och/eller förvaltare av våra lokaler och kontor att öka
energieffektiviteten vid uppvärmning och luftkonditionering, samt uppmuntrar användningen av
förnybara energikällor.
Vår verksamhet genererar en begränsad mängd avfall, och vi återvinner pappret på våra kontor och ser
till att uttjänt elektronisk utrustning hanteras korrekt.
Vid inköp väljs alltid miljövänliga alternativ när så är möjligt, bland annat vid köp av papper och
elektronisk apparatur. Vi undviker farliga kemikalier i våra rengöringsprodukter och annan utrustning.
Referenser
Loomis uppförandekod har upprättats för att alla medarbetare skall uppträda enligt våra värderingar
och förväntningarna från alla berörda parter. Vid upprättandet av denna uppförandekod har vi beaktat
ett antal internationella standarder och principer, bland annat ILO:s åtta kärnkonventioner och FNkonventionen mot korruption.
9.1 Loomis Group Code of Conduct Policy-swe
5 (5)
