Gruppresepolicy gällande läger och tävlingar utomlands i
Hammarby Friidrott
Syfte
Resepolicyn har tillkommit för att kansli och styrelse ska ha styrning och kontroll över
grupputlandsresor och -läger som görs i klubbens namn.
Åldersgräns
Generellt
För resor utanför Norden gäller 17 år som lägsta åldersgräns. Resor utanför Europa bör
undvikas så länge de aktiva inte är myndiga.
Ungdomar under 18 år måste alltid ha målsmans godkännande för att kunna följa med på en
utlandsresa utanför Balticum. Godkännandet ska vara skriftligt.
Ansvarig för resan
Det skall alltid finnas en övergripande rese- och budgetansvarig för alla resor i Hammarby
Friidrotts regi. Den personen ska underteckna en förbindelse som säger att denne har att
följa föreningens avtal, policys, riktlinjer och budget för resan. Den rese- och budgetansvarig
ska ha kontakt med föreningens ekonomiansvarige för att få uppgifter om de ekonomiska
förutsättningarna för resan.
En utlandsresa för ungdoms-/juniorgrupper ska alltid godkännas av ekonomiansvarig i
förväg, dvs. innan man går ut med information till gruppen och gör bokningar.
Den reseansvarige ska upprätta en särskild resplan och budget vilken lämnas till
ekonomiansvarig för godkännande.
I ansökan ska syfte med resan framgå tydligt och frågorna VARFÖR, VAR, HUR, NÄR, VEM
och VAD ska vara besvarade.
Om en resa har bokats utan att resan godkänts av ekonomiansvarig, tar klubben inget
ekonomiskt ansvar.
Ekonomi
Planering
Med tanke på de stora kostnaderna i samband med utlandsresor skall ansökan om resan
inlämnas senast den 1 november så att den kan ingå i budgeten för kommande
verksamhetsår. Av budgeten ska framgå samtliga kostnader och intäkter samt förväntade
klubbsubventioner.
Finansiering
För att så många som möjligt skall ha råd att åka med på lägren är det viktigt att försöka
skapa inkomstbringande projekt för att minimera kostnaderna för de aktiva. Det går även att
söka lägerbidrag via Idrottslyftet.
Betalningarna för resan/lägret kan delas upp på två eller fler betalningstillfällen.
Hela kostnaden för resan/lägret skall vara betalad senast en månad innan den genomförs.
Ansvar
Träningsgruppen bär helt och hållet det ekonomiska ansvaret för resan även i de fall den
bokas via kansliet.
Föreningen har inget som helst ekonomiskt ansvar för resor/läger, t ex om gruppen inte får
in pengar för deltagare, om gruppen upplöses, tränare slutar eller dylikt.
Program och deltagarlistor lämnas till kansliet inom en vecka efter hemkomst. En
slutredovisning skall lämnas in till kansliet inom en månad efter resans avslut.
Beloppsgräns
Om en resa har en kostnadsbudget på över 100 000 SEK ska ekonomiansvarig inhämta ett
godkännande av resan från styrelsen via ett separat beslut eller via fastställande av
verksamhetsårets budget om resan tydligt fram går där.
Försäkring
Som betalande medlem i klubben omfattas man av en olyckfallsförsäkring som även gäller
för resor utanför Norden. Klubben har ingen allmän reseförsäkring, det får var och en teckna
själva.
Antal ledare
Av säkerhetsskäl skall det alltid vara med minst två ledare på resan/ lägret. Det är lämpligt
att ha en ledare per åtta aktiva.
Förslag till Reseplan med ekonomi.
VARFÖR?
Syfte med resan:
Läger / Tävling …
HUR?
Reseleverantör:
Färdsätt:
Boende:
Resebyrå eller motsvarande
Flyg/Tåg/Buss/Bilar – Avreseplats
Hotell/Vandrarhem/Lägenheter
VAR?
Resmål:
Plats
NÄR?
Reseperiod: Datum from – tom
VAD?
Innehåll:
Vad ska göras? Dagsprogram.
VEM?
Ansvarig reseledare:
Deltagare:
Ledare/Tränare:
Namn – huvudansvarig, Namn – stf
Antal, Grupp, Namn…
Antal, Namn
Ekonomisk resekalkyl:
Kostnader, inkl moms:
? SEK
Reskostnader, boendekostnader
Intäkter:
? SEK
Anmälningsavgifter/aktivitetsintäkter,
gruppmedel, mm
Klubbkostnad:
? SEK
Finansiering från klubben (ledarsubv.)
