Riktlinjer för inköp och upphandling

Sida 1(9)
KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING
RIKTLINJER FÖR INKÖP OCH UPPHANDLING
Innehållsförteckning
1. Syfte ….……………….…………………………………………….2
2. Omfattning…..………….………………………………………..2
3. Gällande lagstiftning och regelverk……………………2
4. Ansvar………………......………………………………………….3
5. Förhållningssätt…………………………………………………4
6. Krav vid inköp och upphandling……………………….. 5
7. Leasing och hyra…………………..………… ………………. 6
8. Uppföljning……………………..………………………………. 6
9. Ramavtal…………………..…………………………………….. 6
10. Samordnad upphandling………………………………… 7
11. Köp inom kommunkoncernen eller av
gemensam nämnd………………..………………………….……7
12. Direktupphandling……..……….…………………………. 8
12.1 När direktupphandling får ske……………………… 8
12.2 Hur direktupphandling sker…………………..………9
12.3 Dokumentation…………….……………………………… 9
13. Konsekvenser av att inte följa LOU………………….9
Dokumenttyp
Riktlinjer
Dokumentansvarig
Upphandlingsfunktionen
Beslutad av
Kommunstyrelsen
Gäller för
Kommunen
Fastställd
2015-05-27
Reviderad
Granskad
Giltighetstid
Tills vidare
Sida 2(3)
1. Syfte
Riktlinjer för inköp och upphandling ska ge tydliga instruktioner till
hur förtroendevalda och anställda ska agera så att det säkerställs
att kommunens och dess helägda bolags inköp och upphandlingar
görs i enlighet med gällande lagstiftning och den av
kommunfullmäktige antagna policyn för inköp och upphandling.
2. Omfattning
Riktlinjer för inköp och upphandling omfattar köp, leasing, hyra eller
hyrköp av varor och tjänster, inklusive entreprenader, för kommunens
samtliga nämnder och kommunala bolag.
Riktlinjerna omfattar inte förvärv av fastighet och nyttjanderätt till
fastighet.
Med kommun avses i dessa riktlinjer, om inte annat framgår,
kommunen och dess helägda bolag.
3. Gällande lagstiftning och regelverk
Övergripande regelverk för all upphandling är EU:s upphandlingsdirektiv
och svensk lagstiftning.
Bestämmelserna ska alltid tolkas mot bakgrund av de gemenskapsrättsliga grundprinciperna:
-
Principen om likabehandling, som innebär att alla leverantörer
ska behandlas lika, till exempel få samma information vid samma
tillfälle, ge fler leverantörer än befintlig en reell möjlighet att
tilldelas kontraktet, utvärdera anbud på samma sätt och att inte
efterge eller bortse från de krav som ställts i förfrågningsunderlaget.
-
Principen om icke-diskriminering, som innebär att det inte är
tillåtet att diskriminera en leverantör, främst på grund av
nationalitet. Till exempel är det inte tillåtet att ställa krav som i
praktiken innebär att leverantörer från andra länder inte kan
delta i upphandlingen.
-
Principen om transparens, som innebär att upphandlingar ska
vara klara och tydliga samt präglas av förutsebarhet och öppenhet.
-
Principen om ömsesidigt erkännande, som innebär att intyg och
liknande som är utställda av behörig myndighet i ett annat land
inom EU ska godtas.
-
Proportionalitetsprincipen, som innebär att krav i upphandlingar
måste ha ett naturligt samband till det som upphandlats och inte
får vara oproportionerligt hårda i förhållande till det syfte som
önskas uppnås.
Sida 3(3)
4. Ansvar
Kommunens samlade kompetens ska tas tillvara för att genomföra
effektiva, affärsmässiga och lagenliga inköp och upphandlingar.
Kommunfullmäktige
Kommunfullmäktige antar och följer upp upphandlingspolicyn.
Kommunstyrelsen
Kommunstyrelsen är huvudansvarig för upphandlingsverksamheten och
ansvarar för att det inom kommunen finns en upphandlingsfunktion med
upphandlingskompetens.
Kommunstyrelsen har att se till att alla nämnder samverkar i upphandlingar och att behovet ses för alla nämnder gemensamt. Det är också
kommunstyrelsen som beslutar om nämndsövergripande upphandlingar
samt utser avtalsansvarig nämnd.
Kommunstyrelsen fastställer en plan för nästföljande års upphandlingar.
Kommunstyrelsen antar och följer upp kommunens riktlinjer för inköp
och upphandling.
Varje nämnd/styrelse
Respektive nämnd beslutar om upphandling som endast utnyttjas inom
det egna verksamhetsområdet. Vid varje upphandling har nämnden att
undersöka om det finns andra nämnder som kan ha behov av liknande
upphandling och att i så fall samverka.
Nämnden, med respektive förvaltning, ansvarar för att medverka i
upphandlingar och att tillsätta personal/ referensgrupper som tillför
krav, kriterier, funktion och annan information som är relevant för
upphandlingen.
Vid nämndsövergripande upphandlingar är nämnden avtalsansvarig i de
fall kommunstyrelsen så beslutar.
Respektive nämnd ansvarar för att följa aktuell lagstiftning och aktuella
avtal. Ansvaret omfattar även att kommunens policy och riktlinjer för
inköp och upphandling följs.
Avtalsansvarig nämnd ansvarar för uppföljning och utvärdering.
Nämnden ska kontinuerligt göra en lista över önskade, planerade och
pågående upphandlingar inom dess ansvarsområde. Regelbunden
kontakt ska ske med upphandlingsfunktionen för att gå igenom aktuella
och kommande behov av upphandlingar.
Upphandlingsfunktionen
Upphandlingsfunktionen har till uppgift att genomföra kommunens
upphandlingar och att vid direktupphandlingar stödja nämnderna. Vad
gäller bolagen kan upphandlingsfunktionen stödja deras upphandlingar.
Sida 4(3)
Upphandlingsfunktionen ska
- leda och genomföra kommunens upphandlingar, vid behov
anlitas externa resurser,
- stödja vid direktupphandlingar,
- samordna och effektivisera kommunens samlade upphandlingar
för att till en så låg kostnad som möjligt uppnå rätt/önskad
kvalitet,
- bevaka kommunens behov av upphandling och verka för att
tecknade ramavtal används,
- utveckla och tillhandahålla en effektiv upphandlingsprocess samt
informera och utbilda inom upphandlingsområdet,
- svara för att aktuell information om ramavtal och annan för
upphandlingen viktig information finns lätt tillgänglig för
beställare,
- utföra omvärldsbevakning inom upphandlingsområdet, och
- påtala behov av förändringar i policy och riktlinjer för inköp och
upphandling.
5. Förhållningssätt
Affärsmässighet
Alla inköp och upphandlingar ska ske affärsmässigt. Detta uppnås
genom att de konkurrensmöjligheter som finns på marknaden utnyttjas.
Kommunen ska i sina inköp och upphandlingar ställa relevanta krav,
vara tydlig, behandla alla anbudsgivare/anbudssökande lika samt göra
upphandlingarna kända för marknaden. Inga orimliga eller onödiga krav
ska ställas så att någon anbudsgivare eller leverantör gynnas eller
missgynnas.
Företrädare för kommunen förutsätts säkerställa att varor och tjänster
köps med rätt kvalitet till rätt pris.
Affärsetik
Kommunen ska i alla sammanhang ha ett affärsetiskt förhållningssätt
och inte ta ovidkommande hänsyn. Anbudsgivare och leverantörer ska
känna trygghet i relationen med kommunen. När det gäller känslig
information ska inte sådan utelämnas på annat sätt än vad som följer av
gällande lagstiftning.
Kommunens förtroendevalda och anställda ska handla på ett sådant sätt
att de inte kan misstänkas för att påverkas av ovidkommande hänsyn
eller intressen i sitt arbete, till exempel genom att ta emot otillbörliga
gåvor, tjänster eller förmåner från företag eller privatpersoner som de
har att göra med i tjänsten.
Hänsyn till små och medelstora företag
En ambition för kommunen ska vara att mindre och medelstora företag
ska ha möjlighet att delta som anbudsgivare, inom ramen för lagen om
offentlig upphandling (LOU). För att underlätta för små och medelstora
företag att lämna anbud till kommunen ska
- upphandlingsfunktionen regelbundet hålla informationsträffar om
upphandling riktade till företag,
- kommunen ställa rimliga krav på de enskilda företagen,
Sida 5(3)
-
förfrågningsunderlag i möjligaste mån utformas på ett sådant
sätt att även små och medelstora företag har möjlighet att
konkurrera om kommunens uppdrag, och
information om kommunens upphandlingar ske med
kompletterande annonsering, utöver annonsering i en allmänt
tillgänglig databas, när det bedöms lämpligt.
6. Krav vid inköp och upphandling
Kommunens inköp och upphandling ska stimulera till en marknad som
präglas av en långsiktigt hållbar utveckling ur ekologiskt, ekonomiskt
och socialt perspektiv. De krav som kommunen ställer vid inköp och
upphandling måste vara förenliga med de gemenskapsrättsliga
grundprinciperna (se avsnitt 3). Kraven anges i förfrågningsunderlaget.
Inga orimliga eller onödiga krav ska ställas så att någon anbudsgivare
eller leverantör gynnas eller missgynnas. Kraven ska kunna följas upp
och kommunen ska kunna kontrollera att de efterlevs av leverantörerna.
Ekologisk hållbarhet
Kommunen ska vid alla inköp och upphandlingar ställa relevanta miljökrav. Hänsyn ska tas till kommunens styrdokument avseende miljö.
Det samlade upphandlingsstödet, som finns på nationell nivå, har tagit
fram miljökriterier och dessa ska vara ett stöd för kommunen i arbetet
med att ställa relevanta miljökrav.
Kommunens leverantörer ska sträva efter att minska påverkan på
naturen och långsiktigt bevara vattnens, jordens och ekosystemets
förmåga att producera. Kemikalier ska hanteras på ett för människan
och naturen säkert sätt.
Ekonomisk hållbarhet
Kommunen ska vid alla inköp och upphandlingar ställa relevanta krav
avseende ekonomisk hållbarhet.
Kommunens leverantörer ska verka för rättvis försörjning mellan länder
och människor samt för långsiktig tillväxt. Lön ska betalas direkt till den
anställde på överenskommen tid och till fullo. Den nationellt lagstadgade
minimilönen är lägsta accepterade lönenivån. Veckoarbetstiden får inte
överstiga den lagliga gränsen och övertid ska vara betald. Leverantörerna ska bidra till hållbara konsumtions- och produktionsmönster.
Social hållbarhet
Kommunen ska vid alla inköp och upphandlingar ställa relevanta sociala
och etiska krav.
Kommunens leverantörer ska respektera grundläggande sociala krav i
sin verksamhet. Produkter och tjänster som levereras till kommunen ska
vara framställda under förhållanden som är förenliga med FN:s barnkonvention och de kärnkonventioner som har utfärdats av ILO (Internationella arbetsorganisationen som är FN:s fackorgan för sysselsättnings- och
arbetslivsfrågor). Leverantörerna ska respektera de mänskliga rättigheterna enligt FN:s definition. Lagstiftningen i de länder där leverantören är
Sida 6(3)
verksam ska efterlevas och utgör alltid en miniminivå för de anställdas
villkor.
Skadligt barnarbete enligt barnkonventionen är inte tillåtet och ska
motverkas. Inte heller diskriminering är tillåten och ska motverkas.
Leverantörerna ska verka för jämställdhet och rättvisa samt hälsa och
livskvalitet.
Vid inköp och upphandling tas ställning till vilka krav som ska ställas på
anställnings- och arbetsvillkor som är i nivå med vad som anges i
kollektivavtal.
Kommunen ska vid inköp och upphandling främja sysselsättningsmöjligheter för personer som står långt från arbetsmarknaden.
7. Leasing och hyra
Kommunen ska ha en restriktiv hållning till leasing och hyra av varor. I
stället ska avtalsformen köp väljas. Leasing, hyra och hyrköp av varor
ska jämställas med upplåning, vilken endast får beslutas av kommunstyrelsen. Undantaget från detta är anskaffning av personbil, Sådan
anskaffning sker av nämnd som är ansvarig för fordonsadministrationen.
Korttidshyra av fordon i samband med tjänsteresa eller annat behov är
tillåten.
Även när det gäller personal ska det vara en restriktiv hållning till att
hyra in och i stället bör anställning ske. I vissa situationer kan det dock
finnas behov av att hyra.
8. Uppföljning
Ansvarig nämnd/ bolag (avtalsansvarig) ska ansvara för uppföljning och
utvärdering av de inköp och upphandlingar som görs i kommunen
genom intern kontroll. Avtalsansvarig ska regelbundet följa upp
beställningar/avrop avseende priser, volymer etc. samt avtalstrohet och
följsamhet till lagar, interna styrdokument och uppsatta mål.
Avtalsansvarig har att bevaka om eventuell möjlighet att förlänga
upphandlade avtal ska utnyttjas eller inte, och att i tid ta initiativ till att
ny upphandling görs så att nytt upphandlat avtal finns när tidigare avtal
löpt ut.
9. Ramavtal
Ramavtal ingås med en eller flera leverantörer i syfte att fastställa
villkor för avrop under en viss given tidsperiod. En förutsättning för att
uppnå de positiva effekterna med ramavtal är att de ramavtal som har
tecknats används. Avtalstrohet skapar förutsättningar för att uppnå bra
affärsmässiga villkor. Kommunens förtroendevalda och anställda ska
känna till och alltid använda de upphandlade ramavtal som finns.
Beställningar från ramavtalen ska göras i enlighet med de instruktioner
som finns för aktuellt ramavtal och enligt kommunens inköpsrutiner.
Det finns olika typer av ramavtal.
Sida 7(3)
Ramavtal med en leverantör
Sådant avtal ingås med en leverantör där det redan från början är fastställt alla villkor för inköp som omfattas av ramavtalet. När kontrakt
sedan tilldelas sker det i enlighet med villkoren i ramavtalet genom s.k.
avrop och är ingen ny upphandling utan tillämpning av det upphandlade
ramavtalet.
Ramavtal med flera leverantörer
Rangordnat avtal
Ett ramavtal som innehåller alla villkor för inköp, men som ingås med
flera leverantörer. Kontrakt tilldelas då i enlighet med vad som angetts i
ramavtalet genom att göra avrop enligt en i ramavtalet viss bestämd
rangordning mellan leverantörerna.
Förnyad konkurrensutsättning
I ett sådant ramavtal är alla villkoren för inköp inte reglerade från
början utan det sker en förnyad konkurrensutsättning mellan de i
ramavtalet ingående leverantörerna. Vid denna får leverantörerna en
förnyad inbjudan att lämna anbud.
Kombination av rangordning och förnyad konkurrensutsättning kan
förekomma. Exempelvis kan leverantörerna vara rangordnade och
rangordningen gäller upp till ett visst belopp per avrop. Avrop som
överstiger detta belopp avropas först efter att en förnyad konkurrensutsättning genomförts, vilket innebär att samtligt antagna leverantörer
på nytt får möjlighet att lämna ett anbud och kan därigenom tilldelas
uppdraget.
10. Samordnad upphandling
Samordnade upphandlingar ska i möjligaste mån genomföras inom de
områden där det finns gemensamma intressen och där det är strategiskt
rätt att samarbeta för att uppnå bästa möjliga affärsvillkor och minska
de administrativa kostnaderna. Samordnad upphandling kan ske med de
kommunala bolagen, angränsande kommuner, landsting och eventuella
andra offentliga organisationer exempelvis SKI (Sveriges kommuner och
landsting Kommentus inköpscentral), Kammarkollegiet och HBV (Husbyggnadsvaror).
11. Köp inom kommunkoncernen eller av gemensam nämnd
Vid köp av varor eller tjänster som kan tillhandahållas från ett
kommunalt bolag i kommunkoncernen eller från en gemensam nämnd
enligt kommunallagen, kan inköp i vissa fall ske direkt av bolaget eller
den gemensamma nämnden utan föregående upphandling. Relationen
mellan parterna anses då som intern och upphandling enligt LOU
behöver inte ske. Det krävs då att de så kallade Teckalkriterierna är
uppfyllda. För att de ska vara uppfyllda ska den upphandlande
myndigheten utöva en kontroll över bolaget eller den gemensamma
nämnden som motsvarar den som den utövar över sin egen förvaltning,
kontrollkriteriet, samt att bolaget eller den gemensamma nämnden
bedriver huvuddelen av sin verksamhet tillsammans med den eller de
myndigheter som kontrollerar den, verksamhetskriteriet.
Sida 8(3)
En prövning av om undantaget är tillämpligt måste göras i varje enskilt
fall.
12. Direktupphandling
I vissa fall får direktupphandling ske. Även i sådana fall ska inköpen ske
affärsmässigt och i enlighet med de gemenskapsrättsliga grundprinciperna (se avsnitt 3 ovan). Konkurrensen ska i möjligaste mån tas till
vara. En direktupphandling behöver inte annonseras, men det ska
övervägas om det är möjligt. Om flera kända leverantörer finns ska flera
tillfrågas och prisuppgifter tas in. Den som genomför en direktupphandling ska alltid förvissa sig om att ett erbjudet pris är rimligt, till exempel
genom en prisjämförelse.
Redan existerande och lämpliga avtal ska användas innan en ny direktupphandling genomförs. Upphandlingsfunktionen ska informeras innan
ett köp genomförs utanför vad som är upphandlat. På så sätt kan
upphandlingsfunktionen samordna kommunens inköp och se om det
totala behovet i kommunen är så stort att upphandling behöver ske.
Vem som får besluta om direktupphandling framgår av nämndens/
bolagets delegationsordning. Den som beslutar om direktupphandling
över ett prisbasbelopp (44 500 kr år 2015) bör ha fått relevant intern
utbildning. Aktuellt prisbasbelopp finns publicerat på kommunens
intranät.
12.1 När direktupphandling får ske
Direktupphandling får endast användas i följande fall:
-
Om kontraktets värde uppskattas att inte överstiga den
direktupphandlingsgräns som finns.
Om förutsättningarna för förhandlat förfarande utan annonsering
är uppfyllda i enlighet med 4 kap. 5-9 §§ LOU.
Om det finns synnerliga skäl, dvs. skäl som inte kunnat förutses
och som inte beror på den egna verksamheten.
Värdet för direktupphandlingsgränsen är kopplat till tröskelvärden i
upphandlingslagstiftningen och är avseende upphandling av varor och
tjänster satt till 28 % av aktuellt tröskelvärde. Tröskelvärdena justeras
vartannat år, vilket medför att värdet för gränsen för direktupphandling
ändras. Från och med juli 2014 är direktupphandlingsgränsen
505 800 kronor. Aktuella värden finns publicerade på kommunens
intranät.
Vid beräkning av upphandlingens värde gäller:
- Värdet av ett kontrakt ska uppskattas till det totala belopp som
ska betalas enligt kontraktet. En upphandling får inte delas upp i
syfte att kringgå bestämmelserna. När värdet av kontraktet
beräknas ska även möjliga options- och/eller förlängningsklausuler ingå.
- Direktupphandlingsgränsen gäller för kommunens totala
uppskattade värde inom ett specifikt område under åtminstone
en 12-månadsperiod, om inte längre tid avtalats. Värdet av
Sida 9(3)
kontrakt som löper på obestämd tid ska beräknas till det totala
belopp som ska betalas under 4 år.
12.2 Hur direktupphandling sker
Om det uppskattade värdet på den planerade upphandlingen av vara
eller tjänst är:
- Mindre än ett prisbasbelopp (44 500 kr år 2015) kan inköpet
genomföras hos lämplig leverantör.
- Mellan ett prisbasbelopp och 99 999 kronor är kravet att fler än
en leverantör får en förfrågan.
- Från 100 000 kronor till direktupphandlingsgränsen (505 800 kr
år 2015) är kravet att minst tre leverantörer får en förfrågan.
Annonsering kan även ske på kommunens annonsplats för
upphandlingar och på kommunens hemsida.
12.3 Dokumentation
Vid direktupphandlingar av kontrakt vars värde överstiger
100 000 kronor ska det dokumenteras varför och hur en direktupphandling har genomförts.
Följande ska dokumenteras:
-
Myndighetens namn och organisationsnummer
Föremålet för direktupphandling
Hur konkurrensen togs tillvara
Vilka leverantörer som tillfrågats
Hur många som lämnat anbud
Vem som fick kontraktet inklusive organisationsnummer
Skälen till varför leverantören valdes
Avtalets uppskattade värde
Tidpunkt för kontraktets genomförande alternativt kontraktets
löptid
Mall för dokumentation finns publicerat på kommunens intranät.
13. Konsekvenser av att inte följa LOU
Om inköp skulle ske till ett värde överstigande direktupphandlingsgränsen utan att upphandling skett i enlighet med LOU är det fråga om
en otillåten direktupphandling. Detsamma gäller vid förlängning av avtal
där förlängningsmöjligheterna redan förbrukats. Sanktioner som kan
användas vid en otillåten direktupphandling är att avtalet kan ogiltigförklaras, avtalsparten kan kräva skadestånd och en upphandlingsskadeavgift kan utdömas.