Dokumenthanteringsplan
för
Upphandlingsprocessen
Reviderad:
2015-10-22, Dnr TSN 2015/62
Dokumentkategori:
Styrdokument
Dokumenttyp:
Regel
Tekniska enheten
Upphandling
Dokumenthanteringsplan
Datum
2015-10-22
Diarienummer
TSN 2015/62
Innehållsförteckning
Sammanfattning ......................................................................................... 2
Direktupphandling ..................................................................................... 2
Övriga upphandlingar ................................................................................. 2
Arkiv och gallring ....................................................................................... 3
Gallring .................................................................................................... 3
Direktupphandling ...................................................................................... 4
Övriga upphandlingar ................................................................................. 5
Initiering av upphandlingsärende ................................................................. 6
Framtagning av förfrågningsunderlag ........................................................... 6
Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad upphandling ......... 7
Anbudstiden .............................................................................................. 8
Anbudsprövning och utvärdering ................................................................. 9
Beslut och avtalstecknande ........................................................................11
Överprövning och överklaganden ................................................................ 13
Efter upphandlingen ..................................................................................13
Byggentreprenad ...................................................................................... 14
Valfrihetssystem....................................................................................... 14
Postadress: Trosa kommun, 619 80 Trosa • Tel: 0156-520 00 • Fax: 0156-520 17 • E-post: [email protected]
www.trosa.se
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Sida 2(15)
Sammanfattning
Dokumenthanteringsplanen redovisar ett stort antal handlingar som kan
förekomma i samband med upphandlingar. Av planen framgår gallringsfrister, om
de ska diarieföras och eventuella kommentarer. Dokumenthanteringsplanen följer
upphandlingsprocessens etapper.
Direktupphandling
Direktupphandling används oftast vid mindre inköp (det totala värdet får inte vara
över 505 tkr på ett år). Handlingar som uppkommit till följd av en
direktupphandling ska bevaras i två år efter att avtalet tecknats. Handlingarna
förvaras lämpligen i en pärm eller mapp i kronologisk ordning tillsammans med
andra direktupphandlingar. Kopia på avtalet ska finnas i avtalskalendern.
Övriga upphandlingar
Handlingar som gäller upphandling av kärnverksamhet, infrastruktur eller andra
verksamhetskritiska varor eller tjänster ska bevaras.
Om upphandlingen gäller stödjande verksamhet (inte kärnverksamhet) eller andra
varor och tjänster som inte är verksamhetskritiska kan de gallras 10 år efter det att
avtalet slutat gälla.
Det finns undantag från bevarande- och gallringsfristerna ovan och de framgår i
dokumenthanteringsplanen i kolumnen Bevara/Gallra.
Handlingar som ska bevaras bör levereras till arkivet efter två år. De handlingar
med gallringsfrist 10 år ska förvaras på respektive enhet.
Handlingar som ska bevaras/gallras efter 10 år:
•
Anskaffningsbeslut
•
Förfrågningsunderlag, kompletterande handlingar/upplysningar till
•
Protokoll från MBL-förhandlingar
•
Anbud/offerter, antagna
•
Öppningsprotokoll
•
Register över vilka som begärt förfrågningsunderlag
•
Broschyrer som ingår i antagna anbud, innehållande sakuppgifter
•
Förfrågningar från anbudsgivarna/Svar till anbudsgivarna på förfrågningar
•
Begäran om förtydliganden, kompletteringar/Svar på begärda förtydliganden, kompletteringar
•
Protokoll från förhandlingar med anbudsgivare
•
Upphandlingsrapport
•
Utvärderingsprotokoll
•
Avtal, kontrakt
•
Rapport om avslutad upphandling
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
•
Underrättelse om avbruten upphandling
•
Upplysning om tilldelningsbeslut
•
Överprövnings- och överklagandeärenden
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Sida 3(15)
Arkiv och gallring
Av dokumenthanteringsplanen framgår vilka handlingar som ska bevaras (arkiveras
för all framtid) och vilka som ska gallras (förstöras). Det framgår också när gallring
ska ske och hur handlingarna ska förvaras.
För mer information kring arkivering och gallring se Trosa kommuns
Arkivreglemente och dokumentet Dokumenthantering i Trosa kommun.
Gallring
Gallring innebär att förstöra allmänna handlingar eller uppgifter i allmänna
handlingar, eller vidta andra åtgärder med handlingarna som medför
•
förlust av betydelsebärande data,
•
förlust av möjliga sammanställningar,
•
förlust av sökmöjligheter, eller
•
förlust av möjligheter att bedöma handlingarnas autenticitet.
Vid gallring ska ett gallringsprotokoll fyllas i. Se dokumentet Dokumenthantering i
Trosa kommun för instruktioner.
Gallringsfrister
Gallringsfrist 10 år avser tio hela kalenderår efter avtalstidens utgång. Vid
entreprenadavtal gäller 10 är efter slutbesiktning. Preskriptions- och garantitider
kan dock förlänga fristen.
Gallringsfrist 2 år avser två hela kalenderår efter det att avtal slutits, om inte annat
anges. Inaktualitet inträffar när upphandlingen vunnit laga kraft.
Leverans till arkivet
Leverans till kommunarkivet bör ske efter två år. Se dokumentet
Dokumenthantering i Trosa kommun för rutiner vid överlämnandet.
Gallringsråd
Trosa kommuns dokumenthanteringsplaner baseras på Sveriges Kommuner och
Landstings gallringsråd som finns i skrifterna Bevara eller gallra.
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Handling
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Förvaring och
sortering
Bevaras/
Gallras
Sida 4(15)
Anmärkning
Direktupphandling
Direktupphandling används vid inköp av varor eller tjänster vars totala värde under
ett år understiger 505 800 kr.
Kopior och dubbletter
Gallras vid
inaktualitet
Om original finns
kvar
Arbetsmaterial,
minnesanteckningar
Gallras vid
inaktualitet
Om handlingen inte
tillför viktig
information
Inköp av varor eller tjänster
till ett ringa belopp
Gallras vid
inaktualitet
Köp ”över disk” där
upphandlingsformalia saknas
Kravspecifikation/offertförfråg Pärm, kronologisk
an
ordning
Gallras efter
2 år
Förteckning över vilka
leverantörer som fått
förfrågan och kravspecifikation
Pärm, kronologisk
ordning
Gallras efter
2 år
Anbud/offerter, antagna
Pärm, kronologisk
ordning
Gallras efter
2 år
Anbud/offerter, ej antagna
Gallras vid
inaktualitet
Anskaffningsbeslut
Pärm, kronologisk
ordning
Gallras efter
2 år
Avtal
Pärm, kronologisk
ordning
Gallras 2 år
efter
avtalstidens
utgång
Beställning
Pärm, kronologisk
ordning
Gallras efter
2 år
Dokumentation av
direktupphandling
Pärm, kronologisk
ordning
Gallras efter
2 år
Dokumentation av
avtalsuppföljning
Pärm, kronologisk
ordning
Gallras 2 år
efter
avtalstidens
utgång
Kopia på avtalet ska
till avtalskalendern
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Bevaras/
Gallras
Anmärkning
Kopior och dubbletter
Gallras vid
inaktualitet
Om original finns
kvar
Arbetsmaterial,
minnesanteckningar
Gallras vid
inaktualitet
Om handlingen inte
tillför viktig
information
Förhandsannonsering
Gallras efter
2 år
Handling
Förvaring och
sortering
Sida 5(15)
Övriga upphandlingar
Upphandlarprofil
Hemsida och Tend
Sign
Bevaras
Inköpsstatistik och
artikelstatistik, löpande under
året
Gallras efter
2 år
Inköpsstatistik och
artikelstatistik,
årssammanställning
Bevaras
Lokala bestämmelser för
upphandling, t.ex. policy
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Register över leverantörer
och konsulter
Avtalskalendern
Bevaras
Register över varuslag och
olika slags tjänster
Bevaras
Upphandlingsuppdrag (avrop
mot ramavtal med
upphandlingskonsult)
Bevaras
Sammanställning av
uppgifter tillgängliga
på Internet som
innehåller
information om den
upphandlande
myndigheten och
dess upphandlingar
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Handling
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Förvaring och
sortering
Avrop mot ett ramavtal eller
direktupphandling, som
innebär en ny utvärdering
Bevaras/
Gallras
Sida 6(15)
Anmärkning
Bevaras/
Diarieförs som nytt
Gallras efter ärende, med
10 år
hänvisning till
ursprungsärendet.
Gallras efter 10 år
om upphandlingen
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska.
Initiering av upphandlingsärende
Anskaffningsbeslut
Beslut och protokoll från
nämnd/inköpsdelegation
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Diarieförs i Diabas
Inköpsanmodan/internbeställ
ning
Bevaras
Gallras efter
2 år
Tjänsteskrivelse/underlag för
beslut
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Fullmakt för upphandling i
samverkan
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Framtagning av förfrågningsunderlag
Annonsunderlag till
upphandlingsdatabaser och
-tidskrifter
Gallras efter
2 år
Bevis för avsändningsdatum
för annonsunderlag
Gallras efter
2 år
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Handling
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Förvaring och
sortering
Bevaras/
Gallras
Sida 7(15)
Anmärkning
Förfrågningsunderlag:
anbudsinbjudan,
branschvillkor/
-bestämmelser;
kravspecifikationer,
avtalsvillkor
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Kompletterande
handlingar/upplysningar till
förfrågningsunderlag
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Protokoll från MBLförhandlingar (Enligt 38 §
MBL)
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Vid urvalsupphandling, selektiv upphandling och förhandlad
upphandling
Ansökningar om att få
inkomma med anbud
Gallras efter
2 år
Meddelande till ej utvalda
anbudsgivare
Gallras efter
2 år
Meddelande till utvalda
anbudsgivare
Gallras efter
2 år
Utvärderingsprotokoll/
sammanställning över
inkomna anbudsansökningar
Gallras efter
2 år
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Handling
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Förvaring och
sortering
Bevaras/
Gallras
Sida 8(15)
Anmärkning
Anbudstiden
Anbud/offerter, antagna
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Anbud/offerter, ej antagna
Gallras efter
2 år
Öppningsprotokoll
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Anbud, inte infordrade (och
inte antagna)
Gallras vid
inaktualitet
Avböjanden att delta i
upphandlingen
Gallras efter
2 år
Register över vilka som
begärt förfrågningsunderlag
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Broschyrer som ingår i
antagna anbud, innehållande
sakuppgifter
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Handling
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Förvaring och
sortering
Bevaras/
Gallras
Sida 9(15)
Anmärkning
Broschyrer som ingår i ej
antagna anbud, innehållande
sakuppgifter
Gallras efter
2 år
Broschyrer som ingår i anbud,
ej innehållande sakuppgifter
Gallras vid
inaktualitet
Förfrågningar från
anbudsgivarna
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Svar till anbudsgivarna på
förfrågningar
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Kuvert/emballage som
innehållit inkomna anbud
Gallras vid
inaktualitet
Sändlista
Gallras efter
2 år
Anbudsprövning och utvärdering
Begäran om förtydliganden,
kompletteringar
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Minnesanteckningar från
kontakter med referenser
Gallras efter
2 år
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Handling
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Förvaring och
sortering
Bevaras/
Gallras
Sida 10(15)
Anmärkning
Protokoll från förhandlingar
med anbudsgivare
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Protokoll från MBLförhandlingar
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Skatte- och registerkontroll
av anbudsgivare
Gallras efter
2 år
Soliditetsupplysningar,
kontroll av anbudsgivare
Gallras efter
2 år
Svar på begärda
förtydliganden,
kompletteringar – antagna
anbud
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Svar på begärda
förtydliganden,
kompletteringar – ej antagna
anbud
Gallras efter
2 år
Tjänsteanteckningar,
kontakter med leverantörer
och konsulter
Gallras efter
2 år
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Handling
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Förvaring och
sortering
Bevaras/
Gallras
Sida 11(15)
Anmärkning
Upphandlingsrapport
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Utvärderingsprotokoll
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Beslut och avtalstecknande
Annons efter avslutad
upphandling
Avtal, kontrakt
Gallras efter
2 år
Diabas/
Avtalskalendern
Bevaras/
Avtal som reglerar
Gallras efter efterbehandlingsans
10 år
var i enlighet med
miljöbalken bevaras.
Gallras efter 10 år
om upphandlingen
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska.
Beställningar
Gallras efter
2 år
Beställningsbekräftelse
Gallras efter
2 år
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Handling
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Förvaring och
sortering
Bevaras/
Gallras
Sida 12(15)
Anmärkning
Tilldelningsbeslut
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Rapport om avslutad
upphandling
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Underrättelse om avbruten
upphandling
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Upplysning om
tilldelningsbeslut
Bevaras/
Gallras efter 10 år
Gallras efter om upphandlingen
10 år
avser stödjande
verksamhet (inte
kärnverksamhet)
eller andra varor och
tjänster som inte är
verksamhetskritiska
Avtalsdatabas
Avtalskalendern
Bevaras
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Sida 13(15)
Överprövning och överklaganden
Överprövnings- och
överklagandeärenden
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Efter upphandlingen
Dokumentation av
avtalsuppföljning
Bevaras/
Gallras efter
10 år
Avrop/beställning mot
ramavtal
Gallras efter
2 år
Garanti-/avtalshandlingar
Bevaras så
länge
garanti/
avtal gäller
Fakturakopior
Gallras efter
2 år
Följesedlar
Gallras vid
inaktualitet
Förrådsrekvisitioner
Gallras vid
inaktualitet
Leveransgodkännande
Gallras efter
2 år
Meddelanden från
leverantören
Gallras vid
inaktualitet
Meddelanden till leverantören
Gallras vid
inaktualitet
Reklamationer
Gallras efter
2 år
Alla överprövningar
ska diarieföras som
självständiga
ärenden med
hänvisning till det
ärende där det
överprövade
beslutet ingår.
TROSA KOMMUN
Tekniska enheten
Dokumenthanteringsplan
2015-10-22
Sida 14(15)
Byggentreprenad
Konstruktionshandlingar,
byggentreprenad
Ritningsdatabas/Pär
m/Närarkiv
Bevaras
Ritningar
Ritningsdatabas/Pär
m/Närarkiv
Bevaras
Diarieförs i Diabas
Bevaras
Ansökan om att bli godkänd
Diarieförs i Diabas
leverantör inom ramen för ett
valfrihetssystem
Bevaras
Bekräftelse om deltagande
inom ramen för
kvalifikationssystem
Bevaras
Valfrihetssystem
Fastställande av
kravspecifikation i ett
valfrihetssystem
Diarieförs i Diabas
Tillhörande anbud
och
byggentreprenader
