uppförandekod

UPPFÖRANDEKOD
2 (28)
UPPFÖRANDEKOD – INLEDNING ......................................................................................................... 4
FÖR VEM GÄLLER DENNA KOD? ......................................................................................................... 5
KRÄVS DET ATT JAG FÖLJER KODEN? ............................................................................................... 6
VEM TOLKAR KODEN? .......................................................................................................................... 7
AFFÄRSETIK .......................................................................................................................................... 8
Inga mutor eller olagliga provisioner .................................................................................. 9
Arbeta med tredjeparter ...................................................................................................... 9
Relation till offentligt anställda ......................................................................................... 10
Politiska bidrag och engagemang ...................................................................................... 10
Begära, ge och ta emot gåvor och tjänster ......................................................................... 10
Räkenskaper, bokföring och interna kontroller................................................................... 11
INTRESSEKONFLIKTER ...................................................................................................................... 12
Förmåner eller favörer avseende företagets aktiviteter....................................................... 12
Börstransaktioner och insideraffärer ................................................................................. 13
Vad är en "insider"?.......................................................................................................... 13
ANVÄNDNING AV FÖRETAGSTILLGÅNGAR....................................................................................... 14
Bilar och andra fordon ...................................................................................................... 14
Värvning ........................................................................................................................... 14
Egendom ........................................................................................................................... 14
Medel................................................................................................................................ 15
OLAGLIGA ELLER OHEDERLIGA AKTIVITETER ................................................................................. 16
KONFIDENTIELL INFORMATION ......................................................................................................... 17
Allmänt ............................................................................................................................. 17
Skyldighet om offentliggörande.......................................................................................... 18
Medierelationer ................................................................................................................ 18
KONTAKT MED ANDRA PERSONER OCH ORGANISATIONER SKA SKE I EN ANDA
AV GOD SED ........................................................................................................................................ 19
Konkurrenter .................................................................................................................... 19
Information om konkurrenter............................................................................................. 19
Sälja våra produkter och tjänster....................................................................................... 19
ANSTÄLLNINGSPOLICY ...................................................................................................................... 20
Alkohol, droger och andra substanser................................................................................ 20
Förebyggande av våld ....................................................................................................... 20
Diskriminering och trakasserier ........................................................................................ 20
Personuppgifter om anställda ............................................................................................ 21
3 (28)
Skydd av personuppgifter .................................................................................................. 21
Arbetsmiljö ....................................................................................................................... 22
Miljön ............................................................................................................................... 22
POLICYER FÖR ANVÄNDNING AV DATOR, E-POST OCH INTERNET ............................................... 23
Internet: Ett viktigt kommunikationsredskap ...................................................................... 23
Personlig användning av Internet som tillhandahålls av företaget ...................................... 23
Skydd av företagsinformation ............................................................................................ 23
Viktiga begränsningar ....................................................................................................... 23
Ytterligare information ...................................................................................................... 24
Programvara .................................................................................................................... 24
Datorvirus ........................................................................................................................ 24
Bevarande av dokument .................................................................................................... 24
RAPPORTERA MISSTÄNKT ÖVERTRÄDELSE AV KODEN................................................................. 25
Allmän policy .................................................................................................................... 25
Anonym rapportering ........................................................................................................ 25
Utredning.......................................................................................................................... 25
Sekretess ........................................................................................................................... 25
Skydd mot repressalier ...................................................................................................... 25
RAPPORTERA ÖVERTRÄDELSER AV KODEN ................................................................................... 26
Konfidentiell hotline för affärsetiskt beteende .................................................................... 26
Konfidentiell e-post ........................................................................................................... 26
INTERNATIONELLA NUMMER FÖR FRISAMTAL ................................................................................ 27
Där det inte finns något frisamtalsnummer, gör följande:................................................... 28
4 (28)
UPPFÖRANDEKOD – INLEDNING
Vi är ett tekniskt konsultföretag och för att bidra till att bevara det goda anseende som vi har
byggt upp under åren, så försöker vi införa en uppförandekod av bästa praxis.. Med vårt goda
anseende, tillsammans med våra förstklassiga tjänster, kan vi bevara förtroendet hos våra kunder
och alla de olika delar av allmänheten som vi har en relation till.
Vi är stolta över vår framgång, som vi inte bara nått tack vare våra förstklassiga tjänster och
ledarskap, utan även på grund av våra kunders lojalitet. Den är ett resultat av vårt disciplinerade
och omsorgsfulla sätt att utföra arbetet på samt den motivation vi känner att ge det bästa vi har
att ge.
Våra anställda är alla ambassadörer för WSP Global Inc. och deras dotterbolag (som tillsammans kallas företaget). De anställdas uppförande speglar vår organisation, antingen det gäller på
företagsnivå eller på en yrkesmässig eller personlig nivå. Etiken i vårt företag är beroende av
etiken hos var och en av våra anställda.
För att kunna fortsätta förtjäna våra kunders och allmänhetens förtroende och bevara vårt goda
anseende, så krävs det att vi sätter upp höga krav för vårt uppförande. Vår uppförandekod (koden) ska spegla vårt åtagande att följa företagets etiska principer i våra kontakter med kunder,
aktieägare, anställda och leverantörer. Koden ska bland annat ge riktlinjer och ramverk för hur
vi handlar och uppför oss i våra förpliktelser gentemot företaget och i våra affärsaktiviteter. Koden gäller för alla anställda, chefer samt bolagsstyrelsens ledamöter.
Etik är allas ansvar. Alla anställda ska läsa vår kod, ta den tills sig och har en skyldighet att följa
den. I våra roller har var och en av oss skyldighet att upprätthålla högsta etikstandarder.
Pierre Shoiry
Koncernchef
5 (28)
FÖR VEM GÄLLER DENNA KOD?
Koden gäller för alla anställda utan undantag. Den omfattar ordförande och vd, chefer, vice
vd:ar, direktörer och andra chefer, alla anställda i företaget, företagets dotterbolag och anknutna
företag samt företagets styrelseledamöter (nedan gemensamt kallade anställda).
På grund av sina ledarroller, förväntas företagets ledning och högre chefer i företaget att utgöra
ett gott exempel genom att alltid och i alla situationer uppföra sig på ett exemplariskt sätt.
Som tekniskt konsultföretag vars anställda har olika yrkesbakgrund, styrs vi även av etiska koder från olika yrkessammanslutningar och organisationer. Vi förväntas även följa dess koder.
Observera att denna kod inte ersätter eller ändrar någon lagstiftning eller något regelverk. Vi har
även upprättat policyer som alla ska följa. Alla anställda uppmanas att läsa igenom våra olika
policyer. De finns på företagets intranät.
Varje persons bidrag är viktigt...
Vi arbetar i en professionell tjänstebransch och vi ska uppföra oss därefter. Vi är företagets
bästa ambassadörer och vi spelar alla en viktig roll genom att följa vår kod och våra policyer.
6 (28)
KRÄVS DET ATT JAG FÖLJER KODEN?
Alla anställda har ett ansvar att förstå koden och det är ett krav att personalen följer koden. Alla anställda ska respektera kodens värden och principer och de ska utföra sina arbetsuppgifter med ärlighet och etik inom alla områden även om de inte specifikt anges i koden. Alla
överträdelser av koden leder till att företaget vidtar disciplinära åtgärder, upp till och inklusive
uppsägning.
Disciplinära åtgärder kan, i de fall detta är förenligt med svensk arbetsrättslagstiftning, vidtas
mot en anställd som:
•
Bryter mot koden eller inte uppför sig enligt vad som anges i den.
•
Uppmanar andra anställda att bryta mot koden.
•
Avsiktligt bryter mot skyldigheten att rapportera brott mot koden eller att göra så
omgående, eller att inte lämna ut relevant information som rör brottet.
•
Vägrar att samarbeta i en utredning för ett misstänkt eller känt brott.
•
Konfronterar en anställd som rapporterar ett brott.
Koden anger allmänna principer som ska vägleda anställda så att de kan ta etiska beslut. Det
täcker dock inte alla situationer som kan uppstå. Det finns inget i koden som skulle kunna förhindra företaget från att vidta disciplinära åtgärder i fall där anställda begår tjänstefel, antingen
det uttryckligen täcks av koden eller inte. Detta så länge åtgärderna är förenliga med svensk
arbetsrätt.
Ärlighet är…
Att aldrig bli inblandad i stöld, bedrägeri, tagande av mutor samt alla slag av brott i en förtroendesituation när vi utför våra arbetsuppgifter.
Exempel: Alla transaktioner, tillgångar och skulder som företaget har registrerat i sina räkenskaper ska exakt återspegla företagets verksamhet i sin helhet. All redovisning och alla rapporter, inklusive kostnadsrapporter, fakturor, lönebesked och register över anställda, ska utarbetas
på ett noggrant och ärligt sätt. Inga transaktioner får undanhållas ledningen eller företagets revisorer.
7 (28)
VEM TOLKAR KODEN?
Företagets styrelses kommitté för företagsstyrning och ersättning (företagsstyrnings- och ersättningskommitté [Governance and Compensation Committee]) samt företagsledningen
ansvarar för övervakning av kodens tolkning. De kan när som helst granska, ändra eller göra
tillägg till koden, så att den överensstämmer med den föränderliga affärsmiljö som vi verkar i.
Vi har även en intern revisionsavdelning som har till uppgift att se till att dessa normer för företagsstyrning respekteras.
Vilka är medlemmarna i företagsstyrnings- och ersättningskommittén? Vilken roll spelar
de för koden?
Tre oberoende direktörer ingår i företagsstyrnings- och ersättningskommittén. Kommittén har
ansvar för att utveckla de bästa normer för styrning av företaget och för att granska tillhörande
rutiner som ska säkra att tillämpliga lagar och bestämmelser följs.
8 (28)
AFFÄRSETIK
Vi arbetar alltid med ärlighet och etik. Vi inser att vår verksamhets framtid är avhängigt av kundernas förtroende och vårt goda anseende vad gäller vår tekniska expertis och vårt pålitliga,
etiska uppförande. Motsatsen till etik är oärligt uppförande. Det innefattar korruption vilket urholkar vårt goda anseende.
I alla våra affärsaktiviteter följer vi både nationell och internationell lagstiftning till ordalydelse
och syfte. Oberoende av vilket land de befinner sig i, ska företagets anställda alltid omsorgsfullt
försvara företagets etik. Anställda ska även följa kraven i lagar och förordningar i de länder där
företaget är verksamt.
Företaget är underställt Canadians Corruption of Foreign Public Officials Act (CFPOA), USA:s
Foreign Corrupt Practices Act (FCPA) och UK Bribery Act. Detta gör att företaget följer de
strängaste lagarna i världen mot korruption. Samtliga anställda och dotterbolag i hela världen,
oberoende av nationalitet eller plats ska följa dessa lagar. Straffen för brott mot lagarna omfattar
böter och fängelse för personer och dryga böter för företaget. Böterna uppgår ofta till hundratals
miljoner dollar. För mer information om lagstiftning mot korruption, se policyn Att förstå frågor
om mutor (Understanding Bribery Issues). Den finns på företagets webbsida och intranät.
Uppförandekoden tar hänsyn till kraven i lagar och andra förordningar och ska ge övergripande
riktlinjer så att våra anställda kan vara säkra på att de följer koden och att de följer den ökande
komplexiteten i internationell och nationell lagstiftning.
Vi agerar etiskt i alla våra affärsaktiviteter. Speciellt gäller att:
•
Vi förbjuder mutor, att göra felaktiga utbetalningar eller olaglig provision, antingen de är stora eller små, direkta eller indirekta.
•
Vi förbinder oss att följa principerna om rättvisa och högsta standard i våra dagliga
kontakter med våra affärspartner och vi förväntar oss samma bemötande från deras
sida. Vi kräver att alla joint venture-partner, liksom agenter, representanter, leverantörer och underleverantörer som agerar för vår räkning, följer samma etiska
principer som vi gör.
•
Det är förbjudet att ge eller ta emot gåvor, ersättningar eller olämpliga förmåner
som utgör, eller uppfattas som om de kan utgöra, en otillbörlig påverkan på utgången i en affärstransaktion eller etiken i våra affärsrelationer.
•
Vi för korrekta räkenskaper tvärs igenom hela vår verksamhet.
•
Vi förväntar oss att våra anställda undviker personliga aktiviteter och finansiella
transaktioner som kan strida mot, eller verka strida mot, företagets aktiviteter och
finansiella transaktioner. Om det finns en möjlig konflikt, ska företagets intressen
prioriteras.
•
Vi skyddar våra affärshemligheter och konfidentiell företagsinformation och vi respekterar samma rättigheter för våra affärspartner.
9 (28)
Inga mutor eller olagliga provisioner
Alla typer av mutor och olagliga provisioner är förbjudna.
Mutor inbegriper betalning för att säkra sig en affärsfördel som vi inte är berättigade till. En
muta kan vara en ekonomisk uppmuntran, en gåva eller annan tjänst som till exempel ett erbjudande om anställning till en släkting till personen som mutas. Inga av dessa accepteras.
Olaglig provision uppstår när leverantörer till tjänsteleverantörer betalar en del av sina arvoden
till personer som tilldelar kontrakt, eller som tilldelar någon annan slags affärsfördel.
Inga "facilitation payments"
Vi förbjuder "facilitation payments". Facilitation payments är mindre summor som betalas till
tjänstemän för att skynda på statliga rutiner som betalaren redan har rätt till. De benämns ofta
som "speed money" eller "smörjpengar". Exempel är betalningar för att påskynda tullklareringar
och extra betalningar till tjänstemän som säkrar elanslutningar.
Om du skulle stöta på ett krav på "facilitation payment" eller om du tror att du kommer att råka
ut för det, så ska du rapportera det till ledningen eller chefen för risk- och etikteamet som kan
formulera ett svar. I WSP Sverige AB ska du vända dig till ledningsgruppen
Ledningsteamet inser att krav på "facilitation payments" ofta backas upp av någon typ av utpressning, ofta underbyggt med hot om våld eller personlig skada. Ett extremt exempel skulle
kunna vara krav på betalning för att garantera intagning på sjukhus, där det inte finns tid att rådgöra med en linjechef.
Under sådana omständigheter godkänner vi att anställda använder sitt sunda förnuft enligt principerna i företagets affärsetik. Vad som än händer så ska anställda rapportera alla incidenter där
de känner sig tvungna att göra "facilitation payments" snarast möjlig och alla betalningar som
gjorts ska registreras på korrekt sätt. Ledningen stödjer anställda som tagit det bästa beslut de
kunnat och rapporterat händelsen i tid.
Arbeta med tredjeparter
Det är viktigt att notera att vi inte betalar mutor, antingen direkt eller indirekt. Principerna i vår
affärsetik gäller för alla externa parter som agerar i vårt namn liksom våra egna anställda. Vi
åtar oss detta på etiska grunder eftersom vi och våra anställda kan hållas juridiskt ansvariga om
våra affärspartner är inblandade i något olagligt såsom att betala mutor, när de handlar på våra
vägnar.
Ett vanligt exempel på indirekta mutor är när ett företag anlitar en handelsagent som ska hjälpa
till att få ett statligt kontrakt. Agenten får en provision som är en procent av kontraktssumman.
Med eller utan företagets kännedom lämnas en del av denna provision vidare till den offentligt
anställde som tilldelar kontraktet, i syfte att påverka hans beslut. Företaget tolererar inte sådana
metoder. En stor del av brotten och åtal för brott mot lagarna om korruption handlar om betalning till tredjepart.
För mer information om hur indirekta mutrisker identifieras och hur relationer till tredjepart ska
hanteras, se Policyn för samarbete med tredjepart (Working with Third Parties Policy). Den
finns på företagets webbplats och intranät.
10 (28)
Relation till offentligt anställda
En del anställda har kontakt med myndigheter som kommuner, landsting eller statliga myndigheter. Eftersom företaget fortsätter att öka sin internationella inriktning, är det troligt att våra
anställda också får mer kontakt med utländska offentliga tjänstemän.
Den största delen av nationell och internationell lag fokuserar på offentliga tjänstemän, medan
UK Bribery Act även täcker mutor mellan privatpersoner. Därför måste anställda vara extra
försiktiga när de har en affärsrelation eller diskussion med en regeringstjänsteman.
Det är viktigt att notera att lagstiftningen mot korruption ofta använder sig av en vid definition
av offentligt anställda – den omfattar inte bara traditionella representanter för regeringar på statlig, landstingseller kommunal nivå (utsedda eller valda). Den kan även omfatta en lång rad offentliganställda tjänstemän, liksom anställda i statligt ägda eller statligt kontrollerade bolag.
Rättsliga förfaranden i USA har klargjort att en mycket vid definition av utländska offentliga
tjänsteman kan användas vid rättsligt förfarande.
För mer information om hur korruptionsrisk identifieras och hanteras när det gäller tredjeparter,
inklusive utländska offentliga tjänstemän, se Policyn för samarbete med tredjepart (Working
with Third Parties Policy) som finns på företagets webbplats och intranät.
Politiska bidrag och engagemang
Vi har en policy om strikt politisk neutralitet. Vi ger inte bidrag till politiska partier, organisationer eller personer som är aktiva inom partipolitik. Vi har dock rätt att göra vår ståndpunkt
känd till offentliga myndigheter i ärenden som rör regeringspolitik som påverkar oss, våra anställda och kunder.
Anställda har frihet att engagera sig i demokratiska politiska aktiviteter på egen bekostnad, men
ska tydliggöra att de gör så i egenskap av privatperson och inte på företagets vägnar. Anställdas
engagemang i politiska eller välgörenhetsaktiviteter får inte låta iakttagare tro att företaget stödjer dessa aktiviteter (med mindre företaget uttryckligen gör så). Dessutom får sådant engagemang inte hindra en anställds förmåga att utföra sina arbetsuppgifter på korrekt sätt. Vidare får
företaget inte ersätta någon anställd i tid, i pengar eller med annat slag av belöning för deras
aktiviteter.
Begära, ge och ta emot gåvor och tjänster
Vi har antagit en princip om att anställda inte får, antingen direkt eller indirekt, begära, ge eller
ta emot gåvor, ekonomiska bidrag, speciella bidrag, en tjänst eller fördel från en person eller ett
företag med vilken/vilket de har en affärsrelation, om fördelen otillbörligt skulle kunna påverka
mottagarens omdöme genom att sätta denne i en tacksamhetsskuld eller genom att det ger intryck av oegentligheter.
I affärsvärlden är det viktigt att bygga upp goda personliga relationer med kunder och, då och
då, med regeringstjänstemän. Som del av denna process, får ni träffas över lunch eller middag
och du betalar räkningen. Ibland kan du vilja utväxla säsongsbetonade gåvor av sedvanligt slag.
De flesta sådana är ofarliga, men man måste vara vaksam. Det är inte acceptabelt om det skulle
framstå som om en av parterna befinner sig i en beroendeställning som ett resultat av gåvan eller
måltiden. När det gäller gåvor och representation hänvisas alltid till den svenska skattelagstiftningen vad gäller vad som är tillåtet eller ej.
Genom att bevara vår självständighet så undviker vi verkliga eller synbara intressekonflikter. Vi
ska tacka nej eller lämna tillbaka en förmån eller en inbjudan som erbjuds upprepade gånger
eller vars värde gör att vi känner oss obekväma och vi ska även meddela vår närmaste chef.
11 (28)
För mer information och riktlinjer för gåvor, underhållning, inklusive exempel, se Policyn för
gåvor och underhållning (Gifts and Entertainment Policy) som finns på företagets webbplats och
intranät.
Räkenskaper, bokföring och interna kontroller
Vi är skyldiga att, under olika värdepapperslagstiftningar, skattelagstiftningar och annan lagstiftning, bestämmelser i andra länder och jurisdiktioner liksom IRSF-standarder (Financial Reporting Standards) att föra räkenskaper, register och konton som exakt stämmer med verksamheten i sin helhet och att etablera en korrekt bokföring och internt kontrollsystem. Därför måste
vi försäkra oss om att företagets räkenskaper, bokföring och konton är välgrundade, fullständiga
och korrekta och de ska grunda sig på verifikationer som går att kontrollera. Det får inte under
några omständigheter finnas parallella konton.
I Sverige anser vi att registreringsskyldigheten är fullföljd genom en korrekt bokföring i enlighet
med svensk skattelagstiftning.
Företaget har infört interna kontroller och rutiner för att möta kraven på redovisning och för att
följa lagstiftning och föreskrifter. Det krävs av anställda att de använder sådana kontroller och
rutiner för att försäkra sig om att alla finansiella transaktioner registreras fullständigt och korrekt. Alla anställda i en tillsynsfunktion ska även använda sig av interna kontroller som rör de
aktiviteter för vilka de ansvarar, för att skydda företagets tillgångar och för att garantera att företagets finansiella rapporter och redovisningar är korrekta. Alla anställda ska följa etablerade
rutiner.
Ingen får lägga sig i granskningen av företagets räkenskaper som genomförs av interna eller
externa revisorer, eller försöka att otillbörligen påverka granskningsprocessen, antingen direkt
eller indirekt.
Vi får inte:
•
Otillbörligen påskynda eller skjuta upp bokföring av intäkter eller utgifter för att
ge intryck av att finansiella mål har uppnåtts.
•
Hålla tillgångar "i reserv" genom att inte officiellt bokföra dem.
•
Upprätta eller använda konton och ekonomisk redovisning på ett olämpligt, ofullständigt, olagligt eller vilseledande sätt.
•
Utfärda betalningar av orsaker andra än de som anges i tillhörande verifikationer.
•
Genomföra eller godkänna en kostnadsrapport där det misstänkts att en del utgifter
egentligen inte uppstått, inte är korrekta, inte tydligt och korrekt beskriver utgiften
eller utgiftens syfte, eller inte följer policyerna för utgifter.
•
Underteckna ett dokument som du vet eller misstänker vara inkorrekt eller falskt.
Alla anställda som har kunskap om oriktigheter avseende bokföringen av en transaktion som
omfattar företagets resurser, ska rapportera detta snarast till sin närmaste chef och/eller chefen
för den interna revisionen. Den senare finns på koncernnivå. Detta kan även rapporteras konfidentiellt med hjälp av Klagomålsförfarandet (Complaint Procedure) för oriktigheter i bokföring,
revision och kontroller som anges i denna kod.
12 (28)
INTRESSEKONFLIKTER
För att kunna bibehålla våra kunders och offentlighetens förtroende, ska alla anställda undvika
att försätta sig själva i en verklig eller synbar intressekonfliktsituation. Ett exempel på en intressekonflikt kan vara när en anställd puffar för sina personliga intressen till men för företagets
intressen.
Följande principer och regler är avsedda att vägleda anställda så att de kan undvika verkliga
eller synbara intressekonflikter.
Lojalitet och exklusivitet
Samtliga anställda förväntas alltid att uppföra sig lojalt för att skydda företagets intressen.
En anställd får endast arbeta för företaget under den tid anställningen i företaget varar. De får
inte utföra affärsaktiviteter eller acceptera uppdrag för tredjepart, antingen direkt eller indirekt,
mot ersättning eller annat, som kan konkurrera med företagets vanliga aktiviteter, om inte de i
förväg fått medgivande från närmaste chef.
Om någon i ledningen tillfrågas om att bli styrelsemedlem i ett företag eller annan organisation,
så får han/hon inte acceptera sådant uppdrag utan att i förväg ha meddelat företagsstyrnings- och
ersättningskommittén (Governance and Compensation Committee).
Om en anställd tror att det finns en verklig eller synbar intressekonflikt, så ska han/hon skriftligen rapportera det till sin närmaste chef och fylla i blanketten ”Avslöja en verklig eller synbar
intressekonflikt” (Disclosing a Real or Apparent Conflict of Interest).
Hur vet jag om jag befinner mig i en intressekonflikt? Ställ följande frågor till dig själv:
•
Utför jag mina arbetsuppgifter på ett fullständigt objektivt och opartiskt sätt?
•
Leder mina handlingar och beslut till ekonomiska eller andra fördelar för mig, en
släkting, en vän eller annan person, inklusive företag eller andra enheter till vilket
det finns ett ägarskapsintresse?
•
Skulle mina handlingar eller beslut kunna ge intryck av att jag handlar i eget intresse eller för en släkting eller vän?
•
Stämmer mina handlingar och beslut med våra värderingar
•
Skulle jag känna mig besvärad över att diskutera detta med min chef eller med
mina kollegor.
Lojalitet innebär även...
Att undvika uppförande som kan skada företaget, företagets image och goda anseende. Detta
fortsätter att gäller efter en anställnings upphörande, dvs. att sekretessen för information ska
respekteras.
Ett lojalt beteende innebär även att vi ska vara konstruktiva i vår kommunikation med kollegor
för främja gott uppförande, istället för att kritisera.
Förmåner eller favörer avseende företagets aktiviteter
Anställda får inte försöka dra fördel av förmåner eller favörer som kan uppkomma eller upptäckas av dem under deras anställning i företaget. De får inte använda företagets egendom eller
information som de fått genom sin anställning i företaget, för egen vinnings skull.
13 (28)
Anställda får inte försöka dra fördel av affärsmöjligheter som kan bli tillgängliga för dem utanför arbetsplatsen, om dessa avser befintliga eller föreslagna affärsaktiviteter. Vidare får anställda
inte använda egendom eller information som tillhör företaget för personlig vinning. De får inte
heller konkurrera med företaget i något avseende.
Anställda får inte heller, utan skriftligt tillstånd, använda företagets namn för att uppnå rabatter
eller annan förmånlig behandling, tack vare relationer som företaget redan har förhandlat sig till
eller ingått i med en affärspartner.
Börstransaktioner och insideraffärer
Lagstiftningen för värdepapper omfattar restriktioner för köp, försäljning och annan handel med
värdepapper av någon som har konfidentiell information som ännu inte kommit till offentlig
kännedom och som kan påverka aktiepriset på ett företags värdepapper.
Därför får anställda inte sälja eller köpa värdepapper i företaget eller i tredjeparts företag med
vilket de har en affärsförbindelse, när de har kunskap om väsentlig icke-offentlig information
som de fått tack vare sin anställning. De får inte heller dela med sig av sådana "råd" till någon
annan. Dessutom får anställda inte av misstag avslöja sekretessbelagd information till sin
make/maka, familjemedlemmar eller någon annan som tillhör deras hushåll, eller till affärspartner, vänner eller bekanta, eftersom detta betraktas som "insideraffärer".
Det är inte möjligt att beskriva alla kategorier av "väsentlig icke-offentlig information". Dock
ska information anses vara "väsentlig" och "icke-offentlig" om den inte tidigare har offentliggjort för allmänheten och inte på annat sätt finns tillgänglig för allmänheten eller om den skulle
anses viktig för en investerare som tar investeringsbeslut för köp eller försäljning av företagets
värdepapper.
Exempelvis kan sådan konfidentiell information sporra investerare att köpa, sälja eller handla
med företagets värdepapper, liksom värdepapper i tredjeparts företag med vilket de har en affärsrelation.
Exempel på information som anses vara "väsentlig" tills den offentliggjorts omfattar:
•
Information avseende förvärv
•
Kvartalsvisa och årliga finansiella rapporter
•
Strategiplaner
•
Rörelseresultat
•
Företagets driftstatistik
•
Väsentliga förändringar i ledningen
Vad är en "insider"?
En insider är en person som besitter väsentlig icke-offentlig information om företaget. En person som genomför transaktioner med företagets värdepapper innan sådan information blir offentligt känd hos allmänheten arbetar med insideraffärer.
Exempel: En anställd känner till att vi just ska genomföra en viktig transaktion för att slutföra
ett förvärv som kan påverka värdet på våra aktier. Denna person köper eller får en annan person
att köpa aktier på börsen innan informationen har gjorts tillgänglig för allmänheten.
För mer information om insiderhandel, se Policy för avslöjande och handel (Disclosure and
Trading Policy) som finns på företagets webbplats och intranät.
14 (28)
ANVÄNDNING AV FÖRETAGSTILLGÅNGAR
Anställda ska använda företagets egendom och fysiska resurser på korrekt sätt, liksom skyddad
och annan konfidentiell information. Anställda ansvarar också för att skydda företagets tillgångar, både materiella (material, byggnader, personal, egendom, information, intäktskällor,
osv.) och immateriella (kommunikationsnätverk, informationssystem, immateriella rättigheter
osv.). Alla anställda ska handla på ett rimligt sätt och vidta lämpliga skyddsåtgärder för att förebygga förluster som kan härledas till andras handlingar, antingen det händer inom eller utanför
företaget. De ska förebygga situationer som kan leda till personskador, skador på egendom,
stöld, förlust, missbruk eller otillåten tillgång till fysiska tillgångar, icke-fysisk egendom eller
immateriella rättigheter (inklusive data).
Bilar och andra fordon
Som en del av arbetsuppgifterna krävs det ibland att våra anställda måste använda företagsbilar,
sina privata fordon eller annan typ av utrustning med motor. Att köra i försvagat tillstånd eller
under påverkan av narkotika eller alkohol är strängt förbjudet. När våra anställda kör bil eller
något annat fordon, ska de dessutom följa de lagar och förordningar som gäller för den plats där
de kör. De hålls personligen ansvariga för alla överträdelser eller böter detta kan leda till. Våra
anställda ska också köra med omsorg, respekt och visa hänsyn.
Värvning
Vår arbetsplats, anläggningar och fysiska resurser får inte användas för värvning, marknadsföring eller för rekommendationer som inte är direkt kopplat till den anställdes arbetsuppgifter,
utom för välgörenhet eller andra aktiviteter som i förväg godkänts. Det är strängt förbjudet för
en anställd att värva röster inom företagets område till fördel för en tredjepart, oberoende av
orsaken.
Exempel…
Att på ett påstridigt sätt försöka värva en arbetskamrat, kan vara både besvärande och skapa
obehag hos personen eftersom han/hon kan känna sig tvingad att bidra. Det samma gäller för
rekommendationer. Vi ska undvika att uttrycka eller pracka på någon våra politiska eller sociala
åsikter i syfte att uppnå stöd i någon form.
Egendom
Anställda erkänner att alla rättigheter, äganderätter eller intressen avseende patent eller upphovsrätter som härrör från arbete som utförts under anställning i företaget, antingen ensamt eller
i samarbete, kvarstår som företagets egendom.
Anställda förses med informationsteknisk (IT-)utrustning och verktyg främst för att underlätta
och stödja företagets affärsverksamhet och för att hjälpa anställda att utföra sina jobb. Ingen
person som är anställd eller har kontrakt med företaget får, utan att i förväg ha fått tillstånd från
hans/hennes närmaste chef eller vice vd, använda IT-utrustning eller verktyg avsedda för yrkesmässigt bruk, i annat syfte än för företaget. IT-utrustning och verktyg får inte användas för
något olagligt eller olämpligt ändamål.
Företagets namn och logotyp är firmamärken som de anställda inte får använda, förutom när de
utför sina arbetsuppgifter och i enlighet med normerna i den grafiska profil som antagits av
kommunikationsavdelningen.
15 (28)
Medel
Anställda ska använda och skydda kontanter, checkar och porto på lämpligt sätt och försäkra sig
om att alla kostnadsrapporter, fordringar och fakturor är korrekta och godkända enligt företagets
policy. Anställda ska presentera kvitton (dokument som stödjer eller är bevis på köp) för alla
utgifter som gäller företaget, verifiera sina utgifter och följa företagets ersättningsrutiner. Alla
utgifter och transaktioner ska belastas rätt konto. När så är möjligt, ska anställda använda sig av
tjänster från affärspartner som företaget har avtal med.
Du ska även känna till…
Anställda får använda telefoner, e-post och Internet på arbetsplatsen för personliga ändamål, om
det är rimligt och om det inte stör arbetet eller åsamkar företaget extra kostnader.
Nyttig information...
Företaget litar på att de anställda ansvarar för och hanterar sina utgifter med gott omdöme, på
samma sätt som de hanterar sin egen ekonomi. Vi ber våra anställda läsa vår policy om utgiftsredovisning för fullständig information. Den finns på vårt intranät.
16 (28)
OLAGLIGA ELLER OHEDERLIGA AKTIVITETER
Det är strängt förbjudet för anställda att utföra olagliga eller ohederliga aktiviteter som omfattar
företagets tillgångar. Sådana aktiviteter omfattar utan begränsning:
•
Förfalskning av leverantörsfakturor eller kvitton.
•
Fiktiva lönetransaktioner.
•
Att avsiktligt lämna osanna uppgifter, muntligt eller skriftligt, om företaget, andra
anställda, chefer, sig själva eller arbetsrelaterade situationer.
•
Godkännande eller mottagning av betalning för varor som inte mottagits eller
tjänster som inte utförts.
•
Förskingra medel, värdepapper, varor eller andra tillgångar.
•
Att skapa eller ändra pappers- eller elektroniska dokument i syfte att lura företaget
eller företagets kunder.
•
Förfalska finansiell data eller bokföringsdata som avser kontanttransaktioner.
•
Olämplig användning eller förfalskning av företagets brevhuvud för ändamål som
inte rör företaget.
Även värt att notera…
Eftersom vi är ett ansvarstagande företag som bryr sig om att upprätthålla sitt goda anseende
och ett offentligt bolag, så har företagets styrelses revisionskommitté ("revisionskommittén") i
samarbete med ledningen utvecklat Förfarande vid klagomål för oriktigheter i bokföring, revision och kontroller (Complaint Procedure with respect to Irregularities in Accounting, Auditing
and Controls). Avsikten med denna rutin är att skapa en öppen och motiverande miljö där anställda som bevittnar misstänkta aktiviteter eller har allvarliga misstankar om sådana, kan uttrycka det i fullt förtroende. Läs om denna rutin som är tillgänglig för anställda på webbsidan
och intranätet.
17 (28)
KONFIDENTIELL INFORMATION
Allmänt
Vi arbetar på en mycket konkurrensutsatt marknad. Därför ska våra anställda vara medvetna om,
som i alla konkurrenspräglade miljöer, att konfidentiell information och affärshemligheter måste
skyddas på samma sätt som företagets andra tillgångar. Information om prissättning, produkter
och tjänster under utveckling, immateriella rättigheter och andra affärshemligheter såsom information om företagsförvärv eller avyttringsplaner, ska hanteras konfidentiellt. Dessutom ska
rimliga förebyggande åtgärder vidtas för att förhindra otillåten spridning. Anställda får endast
använda sådan information i sitt arbete och för det ändamål som informationen sammanställts.
Alla register, anteckningar och rapporter som förvärvas eller upprättas under anställningen förblir företagets egendom. Dokumentoriginal eller kopior får, i sin helhet eller i del, tas ut från
företagets kontor med tillstånd från den anställdes närmaste chef, förutsatt att sådana dokument
alltid förvaras på ett säkert sätt. De får endast användas för att utföra den anställdas arbetsuppgifter och ska kunna lämnas tillbaka till företaget när som helst på begäran.
Skyddad information
Många dokument och mycket av informationen i dem (inklusive konfidentiell information) är
skyddad. Det innebär att de innehåller högst konfidentiell information som är avgörande för
företagets verksamhet. Information som lämnats över till företaget av tredjepart kan också vara
skyddad, konfidentiell eller hemlig och ska därför hanteras enligt anvisningar som ges av den
tredje parten. All skyddad information ska skyddas mot otillåten spridning och missbruk. Skyddad information är:
•
Dokumentation om förvärv.
•
Affärsplaner.
•
Information om ny teknik.
•
Strategiplaner.
•
Register och information om rättsliga förfaranden.
•
Register och information om affärspartner.
•
Konfidentiell information om anställda.
•
Revisionsrapporter.
•
Utbildningsmaterial och handböcker.
•
Skyddad programvara.
Beroende på vilken information det handlar om så kan spridning eller olämplig hantering av
sådant material leda till allvarliga följder för företaget. Till exempel kan det leda till att företaget
får konkurrensnackdelar. Det kan även ge rättsliga följder eller skada företagets image.
Exempel…
Anställda ska returnera alla konfidentiella dokument eller dokument av kommersiellt strategisk
karaktär som de har i sin besittning när anställningen upphör, eftersom sådant material är arbetsgivarens egendom.
18 (28)
Skyldighet om offentliggörande
Genom olika lagstiftning som rör värdepapper, krävs det av oss att vi regelbundet informerar
allmänheten om verksamheten och vår finansiella status. Detta gör vi främst genom våra kvartals- och årliga rapporter, men även genom det material som publiceras vid den årliga bolagsstämman. Företaget ger ut ytterligare information som tas fram för speciella tillfällen, såsom
kommunikation med finansiella analytiker och kvartalsvisa pressmeddelanden. Alla anställda
som arbetar med att förbereda och sprida sådan information eller som själva erbjuder sådan information är skyldiga att se till att offentliggörandet sker fullständigt, rättvist, korrekt, i rätt tid
och är förståeligt.
Vi har infört kontrollmetoder och rutiner som ska säkra att vi följer våra krav på offentliggörande. En anställd med kunskap om att offentliggjord information inte är korrekt, fullständig
eller i rätt tid eller som har kunskap om att en viss utveckling eller omständighet kan kräva offentliggörande, ska rapportera detta omedelbart till vår risk- och etikavdelning (Risk and Ethics
department).
För att säkra största överensstämmelse i information som offentliggörs för allmänheten, så får
endast ett begränsat antal personer kommunicera med finansvärlden för företagets räkning.
Dessa personer är:
•
Styrelsens ordförande.
•
Verkställande direktören.
•
Ekonomichefen.
•
Chefen för kommunikation/relationer med investerare.
•
Andra personer som auktoriserats av ekonomichefen.
För mer information om skyldigheten att offentliggöra, se Policyn om offentliggörande (Public
Disclosure Policy) som finns på företagets webbsida och intranät.
Medierelationer
Då och då ber media företaget om intervjuer eller information om våra aktiviteter, finanser och
projekt. Det kan ske på begäran av en kund. För att kunna lämna ut tydlig, korrekt och koncis
information och säkra överensstämmelse i vår kommunikation, ska medierelationer enbart hanteras av kommunikationsavdelningen.
Vad ska du göra om du kontaktas av media?
Uppringare ska omedelbart vidarekopplas till den regionala kommunikationsavdelningen.
Kommunikationsavdelningen utvärderar ämnet som tas upp, gör den undersökning som krävs,
tar fram ett svar och utser en talesperson.
19 (28)
KONTAKT MED ANDRA PERSONER OCH
ORGANISATIONER SKA SKE I EN ANDA AV GOD SED
Alla affärstransaktioner som genomförs av företaget, ska ske på ett ärligt och rättframt sätt för
att skydda företagets integritet och goda anseende. Dessutom ska vi undvika misstolkningar,
manipulation, förtigande och missbruk av konfidentiell information. Vi får inte använda sådana
otillbörliga metoder i kontakten med aktieägare, kunder, leverantörer konkurrenter eller anställda.
Konkurrenter
Vi värdesätter rättvis och öppen konkurrens. Vi går inte in i några affärsöverenskommelser som
åsidosätter eller motarbetar konkurrens eller som ger en otillbörlig konkurrensfördel, eftersom
sådana överenskommelser stör affärerna och fri handel. Denna typ av aktiviteter innefattar överenskommelse om kartellpriser, bojkott av leverantörer eller kunder, prisuppgörelser i syfte att
bli av med en konkurrent, ingående av avtal eller överenskommelser med konkurrenter för att
dela upp marknaden osv. Våra anställda ska följa Kanadas konkurrenslag (Canada's Competition Act) och motsvarande lagstiftning i andra länder.
Information om konkurrenter
Anställda får hålla sig informerade om den marknad på vilken företaget arbetar. Detta inbegriper inhämtning av information om konkurrenter, deras produkter, tjänster, tekniker, prissättning,
marknadsföringskampanjer osv. Dock ska sådan information inhämtas med hjälp av lagliga och
etiska metoder. Om så inte sker agerar företaget olagligt, vilket kan leda till rättsliga åtgärder.
Sälja våra produkter och tjänster
Våra kunder förväntar sig att vi erbjuder dem kvalitativa tjänster och att vi korrekt beskriver
fördelarna med sådana erbjudanden. För att bibehålla våra kunders förtroende så ska vi:
•
Endast erbjuda tjänster som vi själva är auktoriserade att erbjuda enligt kontrakt, genom en allians eller via en agent.
•
Endast erbjuda tjänster som kunden önskar.
•
Alltid erbjuda våra tjänster på ett enkelt och ärligt sätt.
•
Tillåta våra partner att ställa alla frågor de önskar om deras konkurrenspräglade val.
•
Alltid behandla våra kunder på ett hövligt, vänligt och positivt sätt.
Vi värdesätter kundvård…
Vi utvecklar innovativa lösningar, styr effektivt och levererar de bästa projekten till våra kunder.
Vi erbjuder en positiv upplevelse grundad på yrkesskicklighet och ett proaktivt synsätt på kundens behov.
20 (28)
ANSTÄLLNINGSPOLICY
Vi ska erbjuda en arbetsmiljö som har karaktären av respekt och värdighet. Anställda förväntas
ha ett ärligt och etiskt uppförande och att behandla andra med öppenhet, värdighet och respekt.
Var och en har rätt att arbeta i en affärsmiljö som är fri från diskriminering och som främjar lika
anställningsmöjligheter. Därför förväntar vi oss att relationer mellan personer på arbetsplatsen
alltid ska ha en professionell karaktär och vara fri från olaglig diskriminering eller trakasserier.
I företagspolicyn som handlar om att ge anställda lika anställningsmöjligheter utan någon diskriminering eller trakasserier som grundar sig på rastillhörighet, religion, kön (inklusive graviditet eller barnafödande), sexuell läggning, ålder (utom vad som anges i lagen), civilstånd, familjestatus, psykiskt eller fysiskt funktionshinder samt allt annat som är skyddat enligt lag.
Vi har som policy att följa all tillämplig arbetslagstiftning, liksom all annan lagstiftning som
gäller för arbetsgivar-arbetstagarrelationer och arbetsplatsen samt ingångna kollektivavtal. Ingen
anställd får sätta hinder för eller använda repressalier mot en anställd som hävdar sin rätt under
någon lagstiftning som avser relationen mellan arbete och anställd. Alla frågor som rör relationen arbete och anställd eller tillhörande företagspolicyer, ska ställas till HR-avdelningen.
Alkohol, droger och andra substanser
Vi ska erbjuda en drog- och alkoholfri arbetsplats. Det är trängt förbjudet för anställda att konsumera alkoholhaltiga drycker medan de är i tjänst eller befinner sig inom företagets område.
Under visa omständigheter kan chefer tillåta rimligt intag av alkoholhaltiga drycker vid officiella tillställningar eller aktiviteter. Att inneha, använda, sälja eller erbjuda illegala droger och
andra kontrollerade substanser är under alla omständigheter förbjudet under tjänst eller inom
företagets område. Även rökning är förbjudet på arbetsplatsen utom på härför anvisade platser.
Dessutom förbjuds anställda att komma till arbetet under påverkan av alkohol, en olaglig drog
eller kontrollerad substans.
Våra fullständiga regionala policyer är en del av personalhandboken som finns tillgänglig för
de anställda på intranätet.
Exempel
En chef kan tillåta förtäring av alkoholhaltiga drycker på arbetsplatsen som en del av en social
sammankomst för att fira en kollegas tjänsteår.
Förebyggande av våld
Anställdas säkerhet är av avgörande vikt för företaget. Vi tolererar inte något våld eller hot om
våld på arbetsplatsen. En anställd som upplever, bevittnar eller på något sätt blir medveten om
en våldsam eller potentiellt våldsam situation eller en liknande situation som skulle kunna få
konsekvenser för företagets verksamhet, ska omedelbart rapportera detta till sin närmaste chef.
Diskriminering och trakasserier
Vi förbjuder all slags olaglig diskriminering, inklusive trakasserier, antingen de riktas mot en
person eller en grupp, inklusive anställda, kunder och aktieägare. Trakasserier definieras ofta
som ett beteende som ofta återkommer och som förminskar en person värdighet och den
21 (28)
respekt som en person har rätt till, eftersom uppförandet kan vara förolämpande, kränkande eller
förödmjukande eller kan skapa en fientlig eller skrämmande arbetsmiljö. Trakasserier kan anta
olika former, som någon av följande:
•
Ovälkomna kommentarer eller skämt om en persons ras, hudfärg, nationalitet eller
etiska ursprung, religion, kön (inklusive graviditet eller barnafödande), sexuella läggning, civilstånd, familjestatus, psykiska eller fysiska funktionshinder eller en brottmålsdom för vilken nåd beviljats.
•
Att visa diskriminerande eller anstötande bilder, affischer, e-post eller skärmsläckare.
•
Att skicka eller ta emot meddelanden eller filer via e-post eller annat spridningssätt
som är olagligt, har uttrycklig sexuell innebörd, är anstötande, kränkande, ovälkommen
eller som kan skada vår image.
•
Sexuella trakasserier.
•
Olämplig fysisk kontakt såsom att beröra eller klämma.
•
Hot, skrämsel eller verbala hot.
•
Mobbning.
•
All annan handling som rimligen kan uppfattas som anstötlig eller respektlös.
Personuppgifter om anställda
Vår policy är att skydda de anställdas privatliv och att endast samla in personuppgifter när det är
nödvändigt för företagets verksamhet. Anställda har rätt att, på begäran, få tillgång till sina personuppgifter.
"Personuppgifter" är information om en identifierbar person, men som inte omfattar en anställds
namn, befattning, tjänsteadress eller telefonnummer. Personuppgifter för anställda kan vara register som en anställds akt och andra dokument som samlats in och som används i verksamheten
för t.ex. ersättning, gåvor eller andra tjänster.
Alla personuppgifter ska skyddas och förvaras på lämpligt sätt enligt informationens sekretess
och får endast användas för det ändamål den samlades in. Personuppgifter för om en anställd får
endast lämnas ut till personer som behöver den i sin yrkesutövning eller vars uppdrag kräver
det, eller till tredjepart där så krävs enligt lag eller med den anställdes tillstånd. Alla anställda,
chefer och icke-chefer, och andra som har personuppgifter om andra anställda ska vidta åtgärder
för att skydda dem. Förutom det skydd som normalt gäller för sådana omständigheter (förvaring
i låsta lådor eller dokumentskåp, lösenordsåtkomst och datakryptering) ska anställda avhålla sig
från att öppet diskutera personlig information om anställda offentligt.
Skydd av personuppgifter
I vårt arbete får vi personlig information om affärspartner, leverantörer och kunder. Sådan information krävs endast i samband med att vi erbjuder våra produkter och tjänster. Vi får endast
använda informationen för de ändamål för vilka den ursprungligen samlades in och som våra
partner, leverantörer och kunder rimligen kan förvänta sig.
22 (28)
Vi ska följa sekretesslagstiftning som bland annat kräver av oss att vi först ska fastställa orsakerna till varför vi samlar in personlig information och vi ska få våra kunders samtycke innan vi
samlar in, använder eller sprider sådan information. Personuppgifter ska förvaras på ett så säkert
sätt som krävs och åtkomsten ska vara begränsad till de personer som har legitimt behov för att
kunna utföra sina arbetsuppgifter. Frågor om skydd av personuppgifter ska ställas till HRavdelningen.
Arbetsmiljö
Vi ska förse våra anställda med en trygg och sund arbetsmiljö. Våra anställda förväntas efterleva
tillämplig lagstiftning tillsammans med föreskrifterna i vår arbetsmiljöpolicy, samt anvisningar
från deras chefer.
Arbetsrelaterade olyckor och tillbud tillsammans med frågor om arbetsmiljö ska omedelbart
rapporteras till närmaste chefen, HR-avdelningen eller den person som ansvarar för hälsa och
säkerhet på plats.
Våra anställda uppmanas läsa vår arbetsmiljöpolicy som är en del av medarbetarhandboken.
Den finns på vårt intranät.
Miljön
Vi ska följa all tillämplig lagstiftning som gäller miljön. Anställda uppmanas spara på resurser
och minska avfall och giftiga utsläpp genom att delta i återvinnings- och energisparåtgärder. De
ska också erbjuda våra kunder innovativa lösningar som en del av en hållbar utvecklingsvision.
Våra anställda ska även följa alla policyer om hållbar utveckling som företaget tagit fram.
23 (28)
POLICYER FÖR ANVÄNDNING AV DATOR, E-POST OCH
INTERNET
Internet: Ett viktigt kommunikationsredskap
Internet är ett viktigt arbetsredskap i företaget och för företagets anställda. Vi uppmanar anställda att använda Internetåtkomst som erbjuds dem för att söka tillgänglig information och för
att öka sina kunskaper och effektivitet. Anställda hittar många möjligheter att lära och utvecklas
på Internet. Vid användning av dessa redskap ansvarar anställda, både personligen och yrkesmässigt, för att skydda företagets intressen enligt denna policy samt principerna som anges i
medarbetarhandboken.
Personlig användning av Internet som tillhandahålls av företaget
Internetåtkomst tillhandahålls främst för att sköta verksamheten. Trots det uppmanar vi personlig användning av det Internet vi tillhandahåller så att anställda kan uppfylla viss utbildning och
yrkesutvecklingsbehov.
Skydd av företagsinformation
Internet har inga inbyggda säkerhetsfunktioner som skyddar dataintegritet, säkerställer sekretessen eller skyddar organisationens immateriella rättigheter eller skyddad information. Som sådant
utgör Internet risker både för företaget och för företagets anställda. Därför ska anställda göra allt
de kan för att skydda företagets information mot förlust eller otillåten användning och de ska
rapportera alla brott som kan uppstå mot säkerhetsregler.
Endast kommunikationsavdelningen och några representanter får framföra officiella ståndpunkter för företagets räkning. Allt material som tas emot eller laddas ner från Internet ska genomsökas med den senaste versionen av företagsgodkänt antivirusprogram, innan något program sätts
igång. All skyddad information från företaget ska krypteras så långt det är möjligt. All utrustning som är ansluten till vårt interna telekommunikationsnätverk ska använda en tjänst för åtkomst som godkänts av företaget. Om ingen godkänd åtkomst är tillgänglig, så ska den skaffas
från IT-avdelningen.
Du bör känna till…
Privat användning av Internet ska vara rimlig, dvs. det får inte hindra den anställde från att utföra sina arbetsuppgifter i sin helhet eller i delar, minska produktiviteten eller effektiviteten för
arbetet eller påverka företaget negativt på något sätt. Internetåtkomsten som företaget erbjuder är en förmån, inte en rättighet.
Viktiga begränsningar
Vissa typer av informations- och kommunikationsmaterial som är tillgängligt via Internet får
inte under några omständigheter skapas, användas, tillgås, laddas ner, spridas, skrivas ut eller
lagras. Även om detta inte är en fullständig lista, så ger den några exempel på förbjudet material: Material som är oanständigt, pornografiskt, har uttryckligen sexuell innebörd, är rasistiskt,
anstötande, brottsligt, ärekränkande, diskriminerande, oförskämt, våldsamt, trakasserande eller
består av hatmeddelanden. Överträdelse av dessa restriktioner kan leda till disciplinära åtgärder. Möjligheten att delta i bloggar och andra sociala medier för företagets räkning regleras
av en policy för sociala medier. Företaget försvarar inte och skyddar inte någon anställd som får
24 (28)
krav via brev eller mot vem rättsligt förfarande inleds för olagliga, oetisk, förbjuden eller oansvarig användning av förmånen med Internetåtkomst. Detta gäller även när vi bidrar med innehåll och deltar i bloggar och andra sociala medier.
Ytterligare information
Anställda som önskar ytterligare tydliggörande om lämplig användning av Internet som tillhandahålls av företaget ska kontakta den regionala HR-avdelningen eller IT avdelningen. Företaget
ger råd till anställda när ny teknik ev. kräver nya tolkningar eller ändringar av den befintliga
policyn.
Programvara
Anställda förbjuds göra kopior av programvara som köpts eller ägs av företaget och de får inte
använda programvara som företaget inte har licens för eller inte har betalat licensavgift för, som
är i strid med lagar om upphovsmannarätt och varumärken. Användning av privat programvara
för privata ändamål godkänns endast under vissa omständigheter och efter att ledningen godkänt
det.
Vilken sekretess gäller?
Eftersom företaget kan övervaka kommunikation för säkerhetsändamål vid nätverkshantering,
ska anställda inte förvänta sig sekretess för deras användning av Internet och epostmeddelanden. Misstänkt överträdelse av policyn kan komma att utredas.
Datorvirus
Anställda förbjuds installera tillämpningar eller verktyg (inklusive sådana som laddas ner från
Internet) på företagets datorer, om det inte uttryckligen godkänts av företaget.
Bevarande av dokument
Det utrymme som finns för lagring av företagets papper och elektroniska dokument är både begränsat och dyrt. Dessutom ska, enligt tillämplig lagstiftning, vissa dokument förstöras, raderas
eller göras anonyma när de inte längre behövs och när syftet för vilka de samlades in eller behållits har uppfyllts. Å andra sidan finns det legala krav som säger att vissa dokument ska bevaras
under viss tid.
När det står klart att dokument av något slag krävs som bevis i en rättegång eller statlig utredning, så ska alla sådana dokument sparas och all vanlig avyttring eller ändring av dokumenten
som gäller ämnet i sådan rättstvist eller utredning omedelbart skjutas upp. Om det finns tveksamheter om ett dokument ska sparas för att det rör en rättegång eller statlig utredning, så ska
den anställde kontakta risk- och etikavdelningen. Det finns även andra lagar och genomförandebestämmelser som kan kräva att dokument sparas och inte förstörs.
Bestämma om ett dokument ska sparas eller förstöras?
Anställda som är osäkra om behovet av att spara eller förstöra särskilda dokument, ska rådgöra
med sina närmaste chefer för att bestämma om dokumenten fortfarande ska användas eller om
det finns ett rättsligt krav på att spara dem för en given tidsperiod. I det senare fallet kan risk &
etikavdelningen också rådfrågas.
25 (28)
RAPPORTERA MISSTÄNKT ÖVERTRÄDELSE AV KODEN
Allmän policy
Anställda som har information om företagets eventuella överträdelse eller om en anställd
som under denna kod eller någon tillämplig lagstiftning eller genomförandebestämmelse
brutit mot koden, ska rapportera detta enligt anvisningarna som ges nedan. Anställda ska
träda fram med all sådan information, oberoende av den misstänkte gärningsmannens identitet
eller position. Företaget ska hantera informationen på ett konfidentiellt sätt och ska försöka säkerställa att det inte förekommer några repressalier mot någon som rapporterat något i god tro.
Vi påminner alla om kravet på att rapportera alla överträdelser av koden.
Anonym rapportering
Fall som handlar om tvivelaktig ekonomisk rapportering liksom kända eller misstänkta fall av
bedrägeri, ohederliga aktiviteter eller intressekonflikter kan rapporteras anonymt via telefon
eller via Internet. Informationen behandlas av en oberoende part (direktören för internrevisionen) som ska ge ordföranden i internrevisionen råd. Denna situation täcks av Förfarande vid klagomål för oriktigheter i bokföring, revision och kontroller (Complaint Procedure with respect to
Irregularities in Accounting, Auditing and Controls) som finns på webbsidan och intranätet. Den
rapporterande parten behöver inte yppa sin identitet, utan kan förbli anonym.
Utredning
Anställda förväntas samarbeta fullt ut vid utredning av rapporterade överträdelser.
Sekretess
I så mån det är praktiskt möjligt och lämpligt under givna omständigheter att skydda en inblandad persons integritet, kommer identiteten för den som rapporterar en misstänkt överträdelse att
hållas hemlig.
Skydd mot repressalier
Alla repressalier mot någon som rapporterar en överträdelse av koden, en lag eller bestämmelse
eller som samarbetar i utredningen av en rapporterad överträdelse, är i sig själv ett allvarligt
brott mot koden, även om det senare skulle fastställas att rapporten var ogrundad (förutsatt att
den gjorts i god tro). Trakasserier som handling eller hot ska omedelbart rapporteras så att lämpliga disciplinära åtgärder kan vidtas mot de inblandade.
26 (28)
RAPPORTERA ÖVERTRÄDELSER AV KODEN
Konfidentiell hotline för affärsetiskt beteende
Se listan nedan för ditt lokala frisamtalsnummer.
Konfidentiell e-post
[email protected]
27 (28)
INTERNATIONELLA NUMMER FÖR FRISAMTAL
Land
Frisamtal aktivt
Frisamtalsnummer
Argentina
Ja
0800 6662603
Australien
Ja
1800 121 889
Österrike
Ja
0800 281700
Bahrain
Ja
80004475
Bangladesh
Ja
Bangladesh slår 157001 och uppringaren får tala med telefonist eller höra ett inspelat meddelande som ber honom/henne ringa 8779167615.
Belgien
Ja
0800 71025
Brasilien
Ja
0800 891 8807
Bulgarien
Ja
00800 110 44 74
Kanada
Ja
1888 268 5816
Chile
Ja
123 002 004 12
Kina Netcom (Norra) Kina
Telecom (Södra)
Ja
00800 3838 3000
Ja
10800 441 0078
Kroatien
Ja
0 800 222 845
Colombia
Ja
01800-944 4796
Costa Rica
Ja
08000440101
Kuba
För Kuba slå 2935 för att komma till en telefonist eller
höra ett inspelat meddelande som uppmanar honom/henne
att ringa 8779167615.
Cypern
Ja
800 95207
Republiken Tjeckien
Ja
800 142 428
Danmark
Ja
8088 4368
Egypten
Ja
0800 000 00 23
Irland
Ja
1800 567 014
Estland
Ja
800 00 44 265
Finland
Ja
0800 116773
Frankrike
Ja
0800 900240
Tyskland
Ja
0800 182 3246
28 (28)
Grekland
Ja
00800 441 31422
Hawaii
Ja
1866 293 2604
Hong Kong
Ja
800 930770
Ungern
Ja
06800 14863
Island
Ja
800 82 79
Indien
Ja
000 800 440 1286
Indonesien
Ja
001 803 0441 1201
Israel
Ja
1809446487
Italien
Ja
800 783776
Japan
Ja
00531 78 0023
Korea (Syd)
Ja
00308 442 0074
Lettland
Ja
8000 26 70
Litauen
Ja
8800 30 444
Luxemburg
Ja
8002 4450
Malaysia
Ja
1800 807055
Malta
Ja
800 62404
Mexiko
Ja
01800 123 0193
Nederländerna
Ja
0800 022 9026
Nya Zeeland
Ja
0800 443 816
Norge
Ja
800 14870
Pakistan
Ja
00800 900 44181
Peru
Ja
080053611
Filippinerna
Ja
1800 1442 0076
Där det inte finns något frisamtalsnummer, gör följande:
Mottagaren betalar samtalet, följ stegen nedan:
1.
Uppringaren ringer upp sin landstelefonist.
2.
Ber om ett internationellt samtal till 0044 1249 661 808, där mottagaren betalar.
3.
Telefonisten slår numret och talar med en Expolink-telefonist som godkänner samtalet
och kostnaderna.
4.
Landstelefonisten kopplar uppringaren till Expolink, lämnar samtalet och sedan fortsätter samtalet som vanligt.