1(4) 2014-11-19 2013/748 Kommunstyrelsen Ansvarsförbindelse för förtroendevalda i Kumla kommun Kumla kommun och namn ______________ (persnr) ingår härmed avtal om att en surfplatta med IMEI-nummer ______________, serienummer ____________ och 3gkort__________________ får disponeras av användaren i sitt förtroendeuppdrag utifrån nedan givna förutsättningar. Bakgrund Kumla kommun tillhandahåller förtroendevalda ledamöter och ersättare i Kumla kommun med en surfplatta och dess nödvändiga tillbehör (skärmskydd samt ev extra tillbehör som beror på nedsatt funktionsförmåga) för att tillgängliggöra digitala möteshandlingar. Surfplattan räknas som en nödvändighet för uppdraget, eftersom användaren i enlighet med § 2 förbinder sig till att endast delges handlingar digitalt. Den privata nyttan är svår att urskilja och surfplattan räknas därför som arbetsredskap och är skattefri. Rätt till ersättning för radio- och TV-avgift utgår inte med anledning av förtroendevaldas innehav av surfplattor. § 1 Rätt att få disponera en surfplatta Genom detta avtal ges den förtroendevalde, nedan benämnda som användaren, rätt att disponera Kumla kommuns tillhörande surfplatta enligt nedan givna förutsättningar. § 2 Utskick av handlingar endast digitalt Användaren förbinder sig till att endast delges möteshandlingar, i samband med utskick, digitalt till sin surfplatta via en av Kumla kommun vald metod och kan inte på annat sätt ställa krav på en parallell utskrifts- och pappershantering eller epostförsändelse. Förbindelsen avser samtliga handlingar som skickas från Kumla kommun som är förknippade med användarens uppdrag. Det inkluderar också att kallelsen bedöms vara utskickad i behörig ordning i och med att den finns tillgänglig via surfplattan. § 3 Tillgång till handlingar samt anteckningsfunktion De metoder som Kumla kommun använder för att distribuera digitala handlingar är via en applikation som heter Meetings eller ett webbgränssnitt som heter Mötesportalen. Användaren kan välja att ladda hem handlingarna (online) och de kan därför också nås offline. Användaren har möjlighet att skapa anteckningar lokalt på 2(4) sin surfplatta i mötesapplikationen. Dessa anteckningar kan också delas med andra. Användaren har också möjlighet att via en kompletterande applikation, ladda hem handlingar offline och göra anteckningar med mera direkt i dokumentet. § 4 Surfplattans användning Surfplattan är ett av Kumla kommun tillhandahållet arbetsredskap och är avsedd att användas i samband med användarens uppdrag i syfte att möjliggöra digital distribution av kallelser, protokoll och övriga nämnds- och utskottshandlingar eller andra utskick. Surfplattan får användas för privata syften men användaren bör tänka på att vid internetanvändning sker detta i egenskap av kommunens representant. Användaren ska följa kommunens uppsatta riktlinjer för informationssäkerhet. För att säkerställa att inte obehöriga får åtkomst till information som lagras eller kan nås via surfplattan ska den lösenordskyddas. Användaren förbinder sig till att använda sig av surfplattans inbyggda lösenkodslås samt lösenord till Meetings/Mötesportalen och att inte lämna ut koden eller andra lösenord till annan person. Användaren ska även se till att lösenordet förvaras på ett sätt som inte gör det åtkomligt för annan person. Följande koder och konton med tillhörande lösenord är nödvändiga för användandet av surfplattan: 1. Inloggning till kommunens nätverk med användaruppgifter för ordinarie epostkonto. Alla förtroendevalda har ett eget e-postkonto i kommunen. 2. Pinkod för simkortet. Behöver anges när surfplattan slås på efter att strömmen varit bruten. Pinkoden medföljer men kan bytas till egenvald. När den förtroendevalde får sin surfplatta är pinkoden aktiverad. 3. Lösenkodlås. Egenvalt, (till exempel samma som pinkod för simkortet). 4. Apple-ID för att kunna hämta och köpa applikationer i den digitala affären kopplad till vald surfplatta. Bygger på e-postadress och ett av användaren valt lösenord. Kan kopplas till bankkort för att möjliggöra inköp av sk betalappar. 5. Inloggning till Meetings/Mötesportalen. Användarnamn tillhandahålls av kommunen och användaren väljer lösenord. Denna fungerar som identifiering av att rätt person kommer åt handlingar. För åtkomst till sekretesshandlingar tillkommer ett lösenord. Närmare anvisning om lösenordsskydd meddelas av kommunens IT-avdelning. Kontakt tas med kommunens IT-avdelning vid frågor om epost-konto eller AD-konto. § 5 Sekretess Användaren förbinder sig, förutom vad som anges i § 4 pkt 5 angående krav på användning av två lösenord för att säkra korrekt behörighet för de handlingar som är sekretessbelagda, till att inte ladda hem sekretessbelagda dokument offline på surfplattan. Detta innebär att sekretessdokument inte får exporteras ut ur mötesgränssnittet till en annan applikation eftersom det innebär att dokumentet görs tillgängligt offline. 3(4) § 6 Uppkoppling mot nät Surfplattan är utrustad med 3G/4G-abonnemang och möjlighet till trådlös uppkoppling finns. Trådlös nätverksuppkoppling är möjlig i kommunens sammanträdeslokaler. Finns tillgång till trådlöst nätverk även i hemmet eller annat plats är det lämpligt att använda detta då det ger bättre prestanda. Användaren ska iaktta vaksamhet när det gäller uppkoppling mot publika nätverk. Detta gäller med hänsyn till risken för virus. Användaren förbinder sig att inte använda mobil uppkoppling via 3G/4G utomlands. § 7 Programvara Kumla kommun förser och står för eventuell kostnad för den programvara och de applikationer som är nödvändiga för uppdraget. Utöver de applikationer som Kumla kommun tillhandahåller ansvarar användaren själv för de program som installeras på surfplattan. Nedladdning av ytterligare applikationer som kostar bekostas av användaren. Användaren förbinder sig också till att inte manipulera surfplattans grundfunktionalitet för att t.ex. få högre behörighet i enhetens interna filsystem. § 8 Uppdatering, backup och support Användaren är ansvarig för att surfplattan med programvaror uppdateras i enlighet med de anvisningar som Kumla kommun meddelar. Ansvar för säkerhetskopiering av information som lagras av användaren själv i surfplattan är användarens eget. Användaren erbjuds support för det som rör den digitala nämndhanteringen av främst den egna nämnden samt för kontohantering via kommunens ordinarie ITsupport på dess öppettider. § 9 Vårdplikt Användaren ska, under den tid som surfplattan disponeras, vårda den väl samt förvara den säkert. Särskilt ska användaren ta hänsyn till att en surfplatta är stöldbegärlig. Om surfplattan tappas bort eller stjäls är det användarens ansvar att polisanmäla händelsen samt att rapportera detta till kommunens IT-avdelning. § 10 Virus Vid misstanke om att surfplattan smittats av datorvirus ska IT-avdelningen i Kumla kommun kontaktas för närmare besked hur det ska åtgärdas omgående. § 11 Äganderätt Surfplattan är Kumla kommuns egendom. Användaren får inte sälja, hyra ut, pantsätta eller på annat sätt överlåta den. Skulle utmätning företas hos användaren eller denna försättas i konkurs, är användaren skyldig att omedelbart underrätta Kumla kommun om detta, samt förevisa detta avtal för att upplysa kronofogdemyndigheten respektive konkursförvaltaren om kommunens äganderätt. § 12 Tidsbegränsning och återlämnande När användarens uppdrag upphör ska denne självmant återlämna surfplattan. På begäran från Kumla kommun ska surfplattan, även i övrigt, omedelbart återlämnas till kommunen. 4(4) Vid begäran om återlämning har användaren fyra veckor på sig att återlämna surfplattan. Efter fyra veckor sker fakturering i enlighet med bedömning av kommunledningskontoret utifrån marknadsvärde. § 13 Skadestånd Om användaren bryter mot detta avtal eller på annat sätt använder surfplattan vårdslöst, kan skadeståndsskyldighet uppstå för användaren. Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar av vilka Kumla kommun och användaren har tagit var sitt. Kumla 2015- Kumla 2015- ____________________________ ____________________________ För Kumla kommun Användaren ____________________________ ____________________________ Namnförtydligande Namnförtydligande