1(1)
Datum
2015-01-04
Reflektioner kring distriktets inre arbete
Bakgrund
I en av distriktets motioner till riksmötet diskuterades hur insamlings- och
hjälpverksamheten bör fortsatt utvecklas. Det är centrala frågor för Lions
framtid men lika viktigt bör också vara att fundera över hur Lions inre arbete
kan förbättras och utvecklas.
Mitt intryck efter att fått vara med i distriktsverksamheten under en period är
att det finns en potential för förbättring även i vårt distrikts inre arbete. Vi
borde kunna använda både tid och övriga resurser effektivare än vad vi gör i
dag. Det kan bero på att jag inte har tillräcklig erfarenhet av distriktsarbetet
men jag känner mig ganska övertygad om att vi kan förbättra oss i flera
avseenden.
Vi jobbar idag inte så långsiktigt och systematiskt som vi skulle kunna göra.
Vi brister när det gäller tydlighet och transparens som är särskilt viktiga
faktorer när man har flera nivåer i en organisation. Jag är inte heller övertygad
om att vi har en gemensam samlad bild av hur vi vill utveckla distriktet
organisatoriskt, bl.a. hur det fortsatta arbetet mellan distrikt, zoner och
klubbar ska ske.
Arbetssätt
Planering och uppföljning
Det gäller att så gott det går motverka nackdelarna med ettårstänkandet. Mitt
guvernörsår, mitt presidentår osv. ligger så djupt rotat och de flesta vill sätta
sina avtryck. I den konkurrens mellan hjälporganisationerna som vi befinner
oss i idag krävs dock både löpande organisations- och verksamhetsutveckling.
Det är ofrånkomligt uppgifter som tar tid.
Vi skulle behöva sätta upp långsiktiga mål för bl.a. organisations- och
medlemsutveckling. De får inte vara många. Vi ska kunna fokusera på dem
och de ska kunna vara giltiga under förslagsvis en treårsperiodDe långsiktiga målen och guvernörsrådets verksamhetsplan är underlag för
distriktets årliga verksamhetsplan. Det är helt avgörande för resultatet att
distriktets verksamhetsplanering sker i samråd med zoner och klubbar. Inled
verksamhetsåret med detta. Resultatet – en enkel och tydlig verksamhetsplan
– ska alla förtroendevalda i distriktet känna till.
Dagens uppföljning fokuserar i första hand på uppföljning. Grunden för ett
systematiskt arbete är att vi löpande följer upp hela verksamhetsplaneringen
vid varje distriktsråd.
Mötesformer
Dagens mötesplanering verkar bygga på en väl inarbetad praxis som täcker in
alla distriktets arbetsområden. Nackdelarna är att det blir många frågor och
2015-01-04
det är sällan som några områdesansvariga inte vill utnyttja möjligheten att
informera om sitt arbetsområde. Jag tror att man i grunden måste ändra
mötesstrukturen för att bli effektivare.
Mötena bör så lite som möjligt ägna sig åt information. Det finns andra och
bättre sätt att informera som också gör det möjligt för fler att samtidigt få
informationen.
Mötena bör framför allt i stället ägnas åt de frågor som kräver diskussion och
beslut. Frågorna behöver beredas mellan mötena och det ska om möjligt också
finnas förslag till beslut så att zoner och klubbar kan förbereda sig inför
mötet.
Ett enkelt tips är att det av dagordningen ska tydligt framgå vad syftet med
respektive punkt är.
Arbetsgrupper
Tyvärr finns även under senare tid exempel på hur arbetet i arbetsgrupper har
en tendens att ta andra inriktningar och t.o.m. avsomna. Det kan i värsta fall
innebära att vi avsätter tid och pengar helt i onödan.
Det är därför viktigt att vi ger arbetsgrupperna tydliga direktiv och följer upp
gruppernas arbete. Av direktiven ska också framgå ansvarsförhållanden, bl.a.
vem/vilka i distriktsrådet som är ansvariga för arbetsgruppen.
Vi får inte heller blunda för att det krävs både kunskap och erfarenhet för att
driva arbetsgrupper/projekt. Att leda arbetet är inte detsamma som att ha
expertkunskap.
Kompetens
Distriktet har på ett berömvärt sätt under senare tid satsat på att
kompetensutveckla våra förtroendevalda. Men det finns sannolikt också en
stor potential i att för enskilda arbetsuppgifter bättre använda den stora
kompetens som redan finns bland medlemmarna.
En kompetensbank är givetvis en för hög ambitionsnivå men distriktet borde
om möjligt mera aktivt söka bilda sig en uppfattning om vilka
spetskompetenser som finns inom organisationen.
Distriktsrådet har i dag ett stort antal medlemmar och många har varit med
under lång tid. Kanske skulle distriktsarbetet kunna både vitaliseras och
effektiviseras om det blev en inarbetad ordning att i större utsträckning
använda sig av tillfälliga arbetsgrupper.
Ledningens roll
Ledningen har en avgörande roll i utvecklingen av våra arbetssätt. Ett nytt
arbetssätt kommer att kräva mer av ledningen som också behöver förändra sitt
arbetssätt.
2(3)
2015-01-04
Vi har traditionellt betonat synlighet och haft höga ambitioner kring bl.a.
klubbesök. Sannolikt måste vi hitta andra sätt för ledningen att nå ut med sina
budskap både för att bli effektivare men även för att det ska bli en dräglig
arbetssituation för distriktsguvernören.
Kommunikation
Förbättrad kommunikation är kanske den allra viktigaste nyckeln till ett nytt
mera effektivt och samlat distriktsarbete.
Den viktigaste satsningen som distriktet bör göra är därför att utse någon som
vid sidan av distriktsguvernören får till uppgift att utveckla distriktets
informationsverksamhet.
Erik Svensson
3(3)
