Utbildning för zonordförande
Kommunikation mellan
olika nivåer
Deltagarhandbok
Deltagarhandbok
Kommunikation mellan olika nivåer
Bakgrund för sessionen
Att främja kommunikation är ett viktigt, men ofta missat ansvar för zonordförande. I den här
sessionen får deltagarna lära sig om begreppet kommunikation mellan olika nivåer, diskutera
metoder för att främja kommunikation och de utmaningar som kan dyka upp, samt utveckla
individuella planer som kan användas på denna viktiga post.
Sessionens mål
Efter denna session kommer deltagarna att kunna:
Beskriva betydelsen av kommunikation mellan olika nivåer för framgång inom klubbar
och distrikt.
Identifiera metoder för att främja kommunikation mellan klubbar, zonen och distriktet.
Identifiera utmaningar med att främja kommunikation.
Utveckla individuella planer för kommunikation mellan olika nivåer.
Lions Clubs International
Deltagarhandbok
Kommunikation mellan olika nivåer
Kommunikation mellan olika nivåer:
Ett effektivt utbyte av information och idéer mellan distrikts-, zon- och
klubbledare med det slutliga syftet att uppnå distriktets mål och
möjliggöra framgång för klubbarna och distriktet.
Distrikt
Zon
Zonordförande - främjar
kommunikation mellan olika
nivåer
KLUBBAR
Lions Clubs International
Sidan | 1
Deltagarhandbok
Kommunikation mellan olika nivåer
Praktikfall: Kommunikation mellan olika nivåer
Augusti 1
Som ny zonordförande är David full av energi inför tillfället att delta i sitt första distriktsrådsmöte för
året. Distriktsguvernören börjar mötet med att berätta om sina mål för året. Han vill säkerställa att
klubbarna i distriktet är sunda och fortsätter att rekrytera och behålla nya medlemmar genom att
tillhandahålla meningsfulla insatser och genom att synas i samhället. Han uppmuntrar också
rådsmedlemmarna att lära känna LCI:s resurser och program och att främja dessa bland klubbarna
närhelst de kan.
Distriktsguvernören vill också främja enighet genom att genomföra en distriktsomfattande
servicedag. Han vill att alla klubbar planterar ett eller flera träd i sina samhällen den 15 oktober och
ber att zonordförandena kommunicerar detta till sina klubbar och följer upp för att säkerställa att alla
klubbar deltar.
12 augusti
David skickar ut sitt första nyhetsbrev via e-post till klubbpresidenter och klubbsekreterare i zonen.
David vet att det finns tre personer som inte använder e-post så han postar papperskopior till dessa
tre. I nyhetsbrevet anger David datum, plats och tid för det första zonmötet i slutet av augusti, och tar
upp det viktigaste från distriktsrådsmötet, inklusive information om den kommande trädplanteringen
i hela distriktet den 15 oktober.
30 augusti
Det första zonmötet för året har utmärkt närvaro. David har ordnat så att en lokal trädexpert är med
på mötet och besvarar frågor om trädplantering. David går också igenom grunderna för
projektplaneringstekniker för att säkerställa att klubbarna har verktygen för att genomföra ett lyckat
projekt.
Sedan presenterar David ett av LCI:s program som fokuserar på förbättra klubben: Klubbens
excellensprocess. Efter att ha beskrivit syftet och det viktigaste i programmet samt valmöjligheten
att genomföra CEP Pro eller CEP Lite, uttrycker en klubbpresident och en sekreterare intresse att
delta i programmet.
16 september
Klubbpresidenten som hade uttryckt intresse för CEP ringer David och berättar att hon och
hennes klubb har beslutat att delta CEP Pro vilket kräver att en instruktör kommer och leder kursen.
David hänvisar henne till GMT distriktskoordinatorn som kommer att hjälpa klubbpresidenten
med ansökningsprocessen, och GLT distriktskoordinatorn som kommer att hjälpa till som CEP
instruktör.
19 - 30 september
David ringer till alla klubbpresidenter i sin zon för att fråga hur det går med det distriktsövergripande
trädplanteringsprojektet. En klubbpresident medger att han har svårt att organisera projektet och ber
David om råd för att komma igång.
15 oktober
Alla klubbar i Davids zon deltar i det distriktsövergripande trädplanteringsprojektet – den enda zonen
i distriktet som har 100 % deltagande. Distriktsguvernören berättar om Davids zon i nästa nyhetsbrev
för distriktet.
Lions Clubs International
Sidan | 2
Deltagarhandbok
Kommunikation mellan olika nivåer
Metoder för att främja kommunikation
Telefon
Underskatta aldrig styrkan med ett telefonsamtal. När man vill prata med
en person ger ett telefonsamtal möjlighet att diskutera personliga eller
konfidentiella frågor utan att bli avbruten. Den här metoden kan även
användas för att tala med flera personer med hjälp av ett konferenssamtal.
E-post
E-post är ett effektivt (och gratis) sätt att kommunicera med enskilda eller
grupper. Det är inte lika personligt som ett telefonsamtal eller personligt
möte, men e-post kan vara ett utmärkt sätt att sprida information, skicka
påminnelser om viktiga datum eller evenemang, eller för att följa upp med
en person eller grupp.
Post
Vanlig post är ett alternativ för dem som inte använder e-post för att
kommunicera, eller när något inte kan skickas som en bilaga till e-post.
Var medveten om den tid och kostnad det innebär att skicka per post och
planera enligt detta.
Deltagande i distriktsrådsmöten är det bästa sättet att få reda på
Distriktsrådsmöten distriktsövergripande initiativ, program och mål. Informationen som
tillhandahålls på dessa möten ska skickas vidare till klubbledningen.
Zonmöten
Zonmöten är ett utmärkt forum för dialog mellan zonordförande och
klubbar, och mellan klubbarna själva. Dessa möten främjar information,
utbyte av idéer och möjligheten att samarbeta för att lösa problem.
Klubbesök
Du måste besöka alla klubbar i zonen minst en gång under din
ämbetsperiod som zonordförande. Det är en utmärkt möjlighet att se hur
klubben arbetar, prata med tjänstemän och medlemmar, främja LCI:s
program och distriktsmål, samt erbjuda ditt stöd vid behov.
Zonens nyhetsbrev
Ett zon-nyhetsbrev ger dig möjlighet att ta upp klubbnyheter, förmedla
viktig information, ge erkännande för klubbars framgång osv. Det här
nyhetsbrevet kan också skickas till distriktsguvernören för att informera
honom/henne om vad som händer på zonnivå.
Distriktets
nyhetsbrev
Skicka rapporter
Ge instruktioner till klubbarna i din zon att skicka in klubbnyheter till
distriktets nyhetsbrev, eller skicka själv zonnyheter till distriktets
nyhetsbrev.
Att skicka rapporter om klubbesök och zonmöten är enkla, men viktiga,
sätt för att informera distriktsguvernören och andra viktiga distriktsledare
om frågor som kan kräva ytterligare uppmärksamhet.
Lions Clubs International
Sidan | 3
Deltagarhandbok
Kommunikation mellan olika nivåer
Utöver E-post:
Använda teknik för att främja kommunikation
Klubbarnas
webbplatser,
e-klubbhus,
e-distriktshus
Sociala media
Blogg
Vissa klubbar kanske redan har sina egna webbplatser, men e-klubbhuset
tillhandahåller en mall som redan har Lion Clubs Internationals design och
färdiga, tomma, fält som går att fylla i. Detta gör det enkelt för klubbarna
att skapa och underhålla en webbplats för medlemmarna och de som är
intresserade av att få mer information om klubben. E-distriktshuset
tillhandahåller samma funktioner för distrikten och kan vara ett utmärkt
verktyg för att kommunicera nyheter, uppdateringar och evenemang på
alla nivåer i distriktet.
Exempel: Besök regelbundet klubbarnas webbplatser eller e-klubbhus för
att få mer information om deras serviceprojekt och insamlingar.
Uppmuntra de klubbar som inte har en webbplats att dra nytta av eklubbhusets mall.
‘Sociala media’ betyder alla webbaserade eller mobila tekniker som gör
kommunikation till en interaktiv dialog. Facebook och Twitter är exempel
på populära sociala mediasajter som främjar utbyte av information, idéer,
nyheter och media (foton, videor, länkar osv.).
Exempel: Skapa en Facebook-sida för zonen och använd den för att lägga
ut påminnelser till klubbtjänstemän, zonnyheter, distriktsinformation,
bilder från projekt osv.
Förkortning för termen ”webblogg”, och en blogg kan ha flera funktioner,
men används oftast som en online-dagbok för att sprida information, idéer
och media (foton, videor, länkar osv.).
Exempel: Använd en blogg som ett ”virtuellt” nyhetsbrev för zonen och
uppdatera det med zonnyheter, viktig information, kalendarium osv.
Ett webbseminarium är en utbildning på internet som vanligtvis är en
timme lång och genomförs på internet med en grupp deltagare och
instruktörer. Deltagarna använder internet för att koppla upp sig med
varandra och instruktörerna, och delta i en live-utbildning utan att gå
Webbseminarier hemifrån eller lämna sin arbetsplats.
Exempel: Genomför ett webbseminarium med GLT-distriktskoordinatorn
och klubbtjänstemän för att främja LCI:s ledarutvecklingsprogram.
Lions Clubs International
Sidan | 4
Deltagarhandbok
Kommunikation mellan olika nivåer
Utmaningar för kommunikation mellan olika nivåer.
Instruktioner:
Fyll enskilt i kolumnen ‘Befintliga eller tänkbara utmaningar’ baserat på den information
som samlades in under hemuppgiften och kunskaper från det egna området.
När alla i gruppen fyllt i kolumnen ska ni diskutera de respektive utmaningarna med
varandra.
Diskutera lösningar för att komma till rätta med de utmaningar som finns i kolumnen
‘Tänkbara lösningar’.
Befintliga eller tänkbara
utmaningar
Lions Clubs International
Tänkbara lösningar
Sidan | 5
Deltagarhandbok
Kommunikation mellan olika nivåer
Planering för kommunikation mellan olika nivåer
När du utvecklar din plan, beakta:
- Informationen som samlades in under förhandsuppgiften till seminariet angående kommunikation i ert område.
- Kommunikationsbehoven och vad de medlemmar ni ska kommunicera med föredrar.
- Metoder för att främja kommunikation.
- Utmaningar/lösningar för kommunikation mellan olika nivåer.
Vad?
Hur?
När?
Vem?
Vilken metod ska du
använda för att främja
kommunikation?
Hur ska du använda den metoden för att
kommunicera?
När, eller hur ofta,
kommer du att
använda den?
En ny utgåva av
nyhetsbrevet skickas ut
varannan eller var
tredje månad.
Mellan vilka sker
kommunikation?
Zonens nyhetsbrev
- Skickas via e-post eller brev till
klubbpresidenter/sekreterare, kopia skickas till
distriktsguvernören
Zon till klubbar, zon
till distrikt
- Innehåller viktiga datum, zonnyheter, erkänsla,
projektuppdateringar.
Lions Clubs International
Sidan | 6
Deltagarhandbok
Kommunikation mellan olika nivåer
Vad?
Hur?
När?
Vem?
Vilken metod ska du
använda för att främja
kommunikation?
Hur ska du använda den metoden för att
kommunicera?
När, eller hur ofta,
kommer du att
använda den?
Mellan vilka sker
kommunikation?
Lions Clubs International
Sidan | 7
Deltagarhandbok
Kommunikation mellan olika nivåer
Resurser för att lära sig mer:
Kurs på Lions utbildningscenter: Att lyssna effektivt
(tillgänglig på Lions ledarskapsresurscenter på LCI:s webbplats)
Lions Clubs International
Sidan | 8
