Diarienr
796-13
Datum
2013-01-14
Mall för ramavtal
"[Kontraktets avtalsnummer]"
Upphandling Kontorsförbrukning och kontorsmaterial
Luleå tekniska universitet/Luleå University of Technology
Besökadress/Visiting address: Universitetsområdet. Porsön, Luleå
Postadress/Postal Address: 971 87 Luleå, Sweden
Telefon/Phone: +46 920 49 10 00
www.ltu.se
Innehållsförteckning
1
Avtalsparter ..................................................................................................... 1
2
Avtalsform ...................................................................................................... 1
3
Avtalstid ......................................................................................................... 1
4
Avtalsomfattning ............................................................................................. 1
5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
Kommersiella villkor ....................................................................................... 2
Priser .............................................................................................................. 2
Leveransvillkor och ersättningsprodukter ............................................................ 2
Leveranstid ...................................................................................................... 3
Leveransförsening och vite ................................................................................ 3
Leveransadress ................................................................................................. 4
Fakturerings- och betalningsvillkor ..................................................................... 4
6
6.1
Service ............................................................................................................ 5
Service ............................................................................................................ 5
7
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5
7.6
7.7
7.8
Övriga villkor .................................................................................................. 6
Ändringar och tillägg ........................................................................................ 6
Handlingars inbördes ordning ........................................................................... 6
Överlåtelse av avtal ........................................................................................... 6
Sekretess.......................................................................................................... 6
Hävning .......................................................................................................... 6
Befrielsegrunder (force majeure)......................................................................... 7
Intrång i upphovsrätt och patent ........................................................................ 7
Tvist ............................................................................................................... 7
8
Underskrifter .................................................................................................. 8
9
Bilagor ............................................................................................................ 8
1 (8)
1
Avtalsparter
Beställare
Leverantör
Luleå tekniska universitet
971 87 Luleå
Org nr: 202100 - 2841
Org nr:
Kontaktperson:
Christer Fjellström
Kontaktperson:
Telefon:
Telefon:
E-post:
[email protected]
E-post:
2
Avtalsform
Ramavtal sluts genom en skriftlig överenskommelse som undertecknas av parterna.
3
Avtalstid
Avtal kommer att gälla i 2 år och träda i kraft den så snart upphandlingen är
slutförd.
LTU har rätt till förlängning av avtalet med 1 + 1 år. Förlängningen träder i kraft
såvida ingen av parterna sagt upp avtalet senast tre månader före avtalstidens utgång.
Maximal avtaltstid är 4 år.
4
Avtalsomfattning
Leverantören åtar sig att till beställaren leverera varor i enlighet med detta avtal och
det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de
villkor som framgår av antaget anbud.
Avtalet omfattar varor som ingår i kontorsförbrukning och kontorsmaterial. Utöver
de angivna produkterna i bilaga 2 tillkommer övriga varor inom detta område
(kontorsförbrukning och kontorsmaterial).
Avtalet omfattar inte kopieringspapper och datatillbehör.
2 (8)
Varorna skall levereras inom LTU Campus Luleå, Kiruna, Piteå och Skellefteå. I
Kiruna, Piteå och Skellefteå ska LTU inte ha skåpservice. Beställning, lagerhållning,
inventering och dylikt görs av LTUs egna personal på dessa tre orter.
Totalt har LTU cirka 20 skåp som skåpservicen skall omfatta. Antal skåp och
placering kan komma att förändras under avtalstiden.
5
Kommersiella villkor
5.1
Priser
Angivna priser enligt specifikation, bilaga 1, gäller fasta i svenska kronor (SEK) exkl
mervärdeskatt. För produkter inom detta område som inte finns med i specifikation
gäller X % rabatt. För tilläggsprodukter skall pris godkännas av LTUs
upphandlingsfunktion innan produkt får läggas till i prislista.
5.1.1
Prisjustering (ramavtal)
Pris skall gälla fast, utan indexreglering, i 1 år fr.o.m. datum för påskrift av avtal.
Prisändring får därefter ske årsvis. För efterföljande 12 månaders period gäller priset
återigen fast, utan indexreglering. Leverantörens förslag till prisändring sänds till
LTU:s upphandlingsenhet skriftligen senast 30 dagar före genomförandet.
Om LTU inte godkänner ändringarna gäller avtalet med oförändrade villkor,
alternativt kan avtalet sägas upp till fastställd uppsägningstid, se punkt 10.5 nedan.
Om marknadsläget ändras på sådant sätt att den allmänna prisnivån för avtalade
varor sjunker, skall priserna sänkas i motsvarande grad.
5.2
Leveransvillkor och ersättningsprodukter
Leverans skall ske DDP enligt Incoterms 2010 (fritt levererat) till angivna adresser
inom LTU.
Följesedel, med beställarens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå
transportförpackning.
Leverantören skall stå för samtliga kostnader för intransport av varor till beställande
enhet. Leverantören skall även stå för samtliga kostnader för omhändertagande av
emballage.
Ersättningsleverans godkäns inte utan särskild medgivande från beställarens
kontaktperson.
Om LTU upptäcker felaktigheter i godset gäller att leverantören skall åtgärda detta
omgående, dock senast inom en vecka från felanmälan. Leverantören svarar för
därtill hörande kostnader.
Om felaktig leverans orsakats av antagen leverantör återtas varan och krediteras till
100 % samt att antagen leverantör står för eventuell frakt.
3 (8)
Om felaktig leverans orsakats av beställaren återtar antagen leverantör varan och
krediteras till 100 % vid obruten originalförpackning, antagen leverantör svarar för
eventuell frakt. I de fall förpackningen är bruten krediteras varan med 70 %, antagen
leverantör svarar för eventuell frakt.
Om felaktig leverans orsakats av antagen leverantör återtas varan och krediteras till
100 % samt att antagen leverantör står för eventuell frakt.
Om felaktig leverans orsakats av beställaren återtar antagen leverantör varan och
krediteras till 100 % vid obruten originalförpackning, antagen leverantör svarar för
eventuell frakt. I de fall förpackningen är bruten krediteras varan med 70 %, antagen
leverantör svarar för eventuell frakt.
Beträffande skadestånd vid fel eller brist i godset gäller köplagens bestämmelser.
I övrigt gäller ALOS 05.
Inaktuella och icke-funktionella produkter skall ersättas av nya. Detta omfattar även
produkter som inte uppfyller kvalitetsnivå enligt upphandling eller som inte går att
använda enligt avsedd funktion.
Ersättningsprodukter måste dock minst uppfylla samma kvalitet som offererade
produkter och uppfylla de krav som ställs i förfrågningsunderlaget samt erbjudas till
samma pris som produkten som ersätts.
Ersättningsprodukter måste godkännas av LTU:s upphandlingsfunktion för att bli
gällande.
5.3
Leveranstid
Leverans skall ske inom 2 arbetsdagar efter datum för beställning av övrigt sortiment
(gäller ej skåpservice).
5.4
Leveransförsening och vite
Vid försening från leverantörens sida i förhållande till överenskomna tidpunkter
skall beställaren vara berättigad att av leverantören erhålla vite i enlighet med ALOS
05.
4 (8)
5.5
Leveransadress
Beställa varor levereras enligt beställares instruktioner till LTU Campus Luleå,
Kiruna, Piteå och Skellefteå.
5.6
Fakturerings- och betalningsvillkor
5.6.1
Faktureringsvillkor
E-faktura
Leverantören ska fakturera elektroniskt i formatet Svefakturaformat. För mer
information, se SFTIs handledning för Svefaktura samt ESVs handledning, att ehandla med statliga myndigheter.
Beroende på vilket flöde fakturan ska hamna i så ska olika referenser vara i fälten
Beställarreferens och Beställarreferens2. De flöden som är eller kan komma att bli
aktuella under avtalstiden är:
Periodiskt fakturaflöde – kan eventuellt bli aktuellt för skåpsortimentet
Inköpsorderfakturaflöde – fakturor som är genererade från en elektronisk
order
Övriga elektroniska fakturor – Kan genereras från en t ex mail-, telefon-,
butik- eller skåp-beställning.
Beställarreferens för periodiska fakturor: abonnemangsnummer
Beställarreferens för fakturor genererade från en elektronisk order: inköpsordernummer
Beställarreferens för övriga fakturor: beställarens tresiffriga kostnadsställe
I fältet Beställarreferens2 kan övrig information som till exempel: beställarens namn,
projektnummer och/eller skåpnummer framgå.
E-handel
Luleå tekniska universitet ska under våren 2013 implementera ett e-handelssystem.
Detta innebär att affärsdokument kommer utväxlas elektroniskt mellan er som
leverantör och Luleå tekniska universitet. Luleå tekniska universitet följer den öppna
standarden för elektronisk handel som finns på marknaden, som är baserad på
internationell standard och som allmänt används inom offentlig sektor i Sverige
idag. Standarden täcker olika affärsprocesser/-affärsscenarier och har den
gemensamma benämningen SFTI (ibland benämnd SFTI/ESAP).
Standarden används dels i olika affärssystem/ekonomisystem men även i lösningar
som tillhandahålls av tredjepartsoperatörer som fakturaportalen/meddelandeväxlar
och banker. Hör därför med er affärssystemsleverantör om de stödjer de nedan
nämnda meddelandena eller vänd er till operatörer som erbjuder lösningar som
fakturaportaler m.m. på marknaden.
Luleå tekniska universitet kommer som köpare att sända en order/beställning i
formatet Sveorder som levereras antingen till system eller via ett mail. Efter leverans
5 (8)
av varorna eller ska antagen leverantör sedan sända en Svefaktura till Luleå tekniska
universitet baserad på den utförda prestationen. Fakturan kontrolleras mot ordern
och leverans innan den godkänns och betalas.
Antagen leverantör skall därför kunna:
Skicka prislista som Svekatalog eller i excelformat enligt Luleå tekniska
universitets mall (se bifogad fil) eller enligt LTUs instruktioner
Ta emot Sveorder
Skicka Svefaktura
Antagen leverantör skall inom 3 månader från att Luleå tekniska universitet så begär
kunna skicka produktkatalog, kunna ta emot order elektroniskt och skicka fakturor
elektroniskt enligt ovanstående standard. Vite skall utgå för varje påbörjad
sjudagarsperiod som förseningen av tillhandahållande av ovan nämnda möjligheter
varar med 2 000 kr.
Som bilaga 7 finns den prislista som lär bli aktuell, instruktioner ges av LTU till
vinnande leverantör och skall följas. Observera att denna inte skall fyllas i när
anbud lämnas.
5.6.2
Betalningsvillkor
Betalning sker efter godkänd leveranskontroll.
Om anledning till anmärkning mot verkställd leverans inte föreligger, erläggs
betalning inom 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag.
5.6.3
Dröjsmålsränta
Om LTU inte betalar faktura i rätt tid, kan leverantören kräva dröjsmålsränta enligt
räntelagens bestämmelser.
6
Service
6.1
Service
Leverantör skall ha kundservice tillgänglig för beställare vardagar mellan 08 till 17. I
leverantörens åtagande ligger att ansvara för skåpservice enligt kravspecifikation och
antaget anbud. I leverantörs åtagande åligger även att uppdatera prislista enligt
angivet format av LTU och enligt instruktioner från LTU.
6 (8)
7
Övriga villkor
7.1
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behöriga företrädare för beställaren och leverantören. En gång per
år ska nettoprislistan ses över och vid behov revideras, dvs produkter som köps av
leverantör inom området kan läggas till till befintlig nettoprislista.
7.2
Handlingars inbördes ordning
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra.
Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller
de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i
följande ordning:
1 skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
2 detta avtal
3 eventuellt kompletterande förfrågningsunderlag
4 förfrågningsunderlag med bilagor
5 anbud
7.3
Överlåtelse av avtal
Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas
skriftliga godkännande.
7.4
Sekretess
Sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För leverantören och
dennes personal gäller samma sekretess som för beställarens personal.
Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja köparens uppgifter, vad det än
må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma
leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som leverantören på
något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot köparen och andra personer
som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna.
7.5
Hävning
LTU äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan:
Om leverantören i väsentligt hänseende inte utför sina åtaganden och
rättelse inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse.
Om leverantören har begått väsentligt kontraktsbrott.
Om leverantören försätts i konkurs, likvidation eller för övrigt är på sådant
obestånd att denne inte kan förväntas fullgöra sina skyldigheter.
7 (8)
Om leverantören inte betalar skatter eller fullgör andra förpliktelser
gentemot det allmänna som följer av lag eller lagakraftvunnen dom eller
domslut.
Om leverantören inte innehar för uppdragets utförande nödvändiga
tillstånd och godkännanden och inte omedelbart införskaffar sådant.
Leverantören äger rätt att häva tecknat avtal med omedelbar verkan:
Om LTU i väsentligt hänseende låter bli att fullgöra sina åtaganden och
rättelser inte sker utan dröjsmål efter skriftlig påminnelse.
Part har rätt att häva varukontrakt/ramavtalet med två månaders uppsägningstid, om
motparten på ett väsentligt sätt brutit mot detta och trots uppmaning inte inom 30
dagar vidtagit rättelse. Uppmaning att vida rättelse, samt uppsägning ska ske skriftligt
till Parts ombud. Parterna åläggs att följa Ramavtalet under uppsägningstiden.
Uppdrag som avropats under Ramavtalets giltighetstid gäller enligt angivelse i det
enskilda Uppdragsavtalet, oavsett om Ramavtalet upphört dessförinnan.
7.6
Befrielsegrunder (force majeure)
Enligt ALOS 05 p. 25.
7.7
Intrång i upphovsrätt och patent
Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara beställaren om krav riktas eller
talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av
användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare
att ersätta beställaren för de skadestånd och ersättningar som denne genom
förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under
förutsättning att leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får
föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning.
Om det fastställs att intrång har skett skall leverantören på egen bekostnad antingen:
tillförsäkra beställaren rätt att fortsätta använda produkterna
ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär intrång
ändra produkten så att intrång inte föreligger
återta produkten och kreditera beställaren ett belopp som motsvarar produktens
värde med hänsyn till den tid som produkten använts och normal
avskrivningstid.
Innebär intrånget väsentlig olägenhet för beställaren har denne rätt att genom
skriftligt meddelande till leverantören häva avtalet i sin helhet.
7.8
Tvist
Tvist med anledning av kommande avtals tillkomst, tillämpning eller tolkning skall i
första hand lösas genom förhandling och eventuell medling parterna emellan.
8 (8)
Där oenighet fortfarande kvarstår skall tvist avgöras av domstol i Luleå med
tillämpning av svensk rätt.
I avvaktan på att tvist löses har LTU tolkningsföreträde.
8
Underskrifter
Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit var sitt.
Anm: Anbudsgivare ska inte underteckna och återsända denna mall tillsammans
med anbudet. Ett färdigt avtal skickas ut i samband med ett utskick av
tilldelningbeslut.
För köparen
För leverantören
Ort och datum
Ort och datum
Namnteckning
Namnteckning
Namnförtydligande
Namnförtydligande
9
Bilagor
1 ALOS 05
Anm:
bilagor tillförs i samband med upprättandet av det slutliga upphandlingskontraktet.
