Attest- och betalningsinstruktion jämte fullmakter för Bostadsrättsföreningen
Bakgrund och syfte
Föreliggande instruktion har utarbetats för att reglera den kontrollverksamhet som varje
bostadsrättsförening är skyldigt att bygga in i sina interna rutiner vid hanteringen av föreningens
tillgångar.
1.
Firmateckning
1.1
Definitioner
Firmateckning är den lagligt bindande underskrift som föreningens styrelse eller föreningsstämma
tilldelar en eller flera personer. Vilka som är firmatecknare framgår av registreringsbevis från
Bolagsverket.
Firmatecknare får skriva under avtal, vilka juridiskt sett är bindande för föreningen. Att vara
firmatecknare innebär bl a att man har rätt att sätta föreningen i skuld.
Styrelsen företräder föreningen och tecknar dess firma. I enlighet med 6 kap. 11 § lagen om
ekonomiska föreningar beslutar styrelsen om vem som skall vara firmatecknare. Normalt tecknas
firman av styrelsen eller av två personer i förening. Rätten att teckna firma ändras som regel 1 gång
varje år vid styrelsens konstituerande sammanträde, som sker snarast efter föreningsstämma.
1.2
Fullmakt
Bostadsrättsföreningens styrelse kan upprätta fullmakter med hänsyn till att det är opraktiskt att
styrelsen undertecknar alla affärshändelser. Av fullmakten skall framgå vad fullmakten avser.
Fullmakter skall finnas för rätt att
Attestera övriga fakturor och övriga verifikationer,
Utkvittera på föreningen utställda checkar och andra betalningsmedel för insättning på bankeller plusgirokonto.
Utföra betalning avseende behörigt attesterade fakturor och övriga verifikationer,
Kvittera värdepost
Överföra medel mellan föreningens egna konton.
Betalning av faktura ska ske av två personer i förening och får inte ske om inte annan person
attesterat fakturan/verifikationen.
Fullmakter skall även upprättas för den befullmäktigade att ensam eller två i förening
Underteckna parkerings-, garage- och förrådsavtal samt övriga hyresavtal.
Redovisa mervärdesskatt och ombesörja inbetalning till skattekontot
Betala ränta och amortering på befintliga lån utan attest av styrelsen
Teckna bostadsrättsföreningens firma avseende pantsättning av bostadsrätt
Styrelsen får ange begränsningar i fullmakt.
2
Attest
2.1
Definitioner
Attest är den namnteckning eller signatur på ett bokföringsdokument eller liknande med vilken en
person bekräftar att en utgift är sakligt motiverad och får belastas visst konto. Attest påtecknas innan
betalning sker.
Attest på en handling, exempelvis faktura, innebär att den attesterande intygar att densamma i såväl
sak som formellt är korrekt. Således är den attesterande ansvarig gentemot bostadsrättsföreningen
härför.
2.2
Syfte
Attesten har ett syfte:
Den upplyser den som är behörig att disponera föreningens konton om att utgiftsunderlaget har
godkänts av attestberättigad person.
2.3
Attesträtt
Det åligger bostadsrättsföreningens styrelse att i förekommande fall besluta om och upprätta
attestfullmakter för de personer som ska få befogenhet att attestera kostnader. Attesträtten kan
begränsas till visst belopp
2.4
Attestberättigad persons skyldighet
Den som beställt eller beordrat beställning av vara eller tjänst godkänner och påtar sig ansvar för en
utgift eller kostnad, eller för annan åtgärd, som binder föreningen ekonomiskt.
Attestberättigad person skall se till att:
- utgiften är korrekt
- att ange konto där utgiften ska bokföras om det föreligger särskilda önskemål.
2.5
Attest
Attestberättigad person garanterar att verifikationens innehåll överensstämmer med de avtal,
beslutsunderlag och regler som upprättats mellan föreningen, entreprenör, kreditgivare och övriga
leverantörer.
Varje verifikation som avser utbetalning skall attesteras innan den blir definitivbokad.
3.
Dispositionsrätt till bankkonto
3.1
Definition
Med dispositionsrätt till konto menas att en person med sin namnteckning eller signatur bekräftar att
en attesterad utgiftsverifikation eller annat utgiftsunderlag får betalas. Den som har dispositionsrätt
till bankkonto skall kontrollera att utbetalningen är rimlig och att utgiften är attesterad av därtill
berättigad person. Betalning ska alltid ske av två personer i förening. Överföring mellan föreningens
bankkonton kan ske av en dispositionsberättigad person.
3.2
Syfte
Genom att ge dispositionsrätt till bankkonto endast till vissa befattningshavare två i förening, och
endast under förutsättning att annan person dessförinnan attesterat fakturan, sker en kontroll att
betalning kan ske.
3.3
Begränsning
För varje betalning måste minst två personer signera fakturan.
3.4
Dispositionsberättigad persons skyldighet
De som tillsammans betalar något för Bostadsrättsföreningens räkning ska se till att utgiften är
attesterad av därtill berättigad person.
3.5
Verifikationer
Alla verifikationer skall vara utformade på ett sådant sätt att de kan förstås av alla med
grundläggande kunskaper om föreningens verksamhet samt möjliggöra rekonstruktion eller revision
av bokföringstransaktioner.
Dispositionsberättigade personer
Framgår av fullmakt
______________________________________________________________________
Denna attest och betalningsinstruktion är beslutad vid styrelsesammanträde i
Bostadsrättsföreningen ___________________________den ____________________.
FULLMAKT
Brf-Ekonomen i Stockholm AB, 556831-7704 ges härmed fullmakt gällande att för vår räkning
ombesörja samtliga rutiner gällande
Medlems- och lägenhetsförteckning, inkl alla uthyrningsbara objekt i föreningen
hyresgästförteckning inklusive underteckna hyresavtal för förråd garage- och
parkeringsplatser och övriga mindre lokaler
registrera anmälningar till kölistor för garage- och parkeringsplatser. Meddelar aktuella
sökande i kölista när vakanser uppstår
arkivering av upplåtelse-, överlåtelse- och hyresavtal i original
utbetalning av arvoden och löner enligt beslut
upprätta moms- och uppbördsdeklaration och ombesörja inbetalning till skattekonto
upprätta korrigeringsverifikationer
göra fyllnadsinbetalning eller preliminär skattebetalning enligt beslut
göra betalningar till Bolagsverket
Fullmakten gäller var för sig för
Margaretha Hultin
Mikaela Hultin
Katre Reedi
Ingela Lind
Hanna Larsson
500616-8925
790816-0166
960904-1869
560823-0107
891220-0246
__________________ 20 -
…………………………………………………….
_________________________________
_______________________________
FULLMAKT
Styrelsen för ………………………………………………………………….. ger härmed nedanstående anställda hos
Brf-Ekonomen i Stockholm AB, 556831-7704;
Margaretha Hultin
Mikaela Hultin
Katre Reedi
Ingela Lind
Hanna Larsson
500616-8925
790816-0166
960904-1869
560823-0107
891220-0246
Fullmakt att två i förening ombesörja samtliga rutiner gällande
utkvittera på föreningen utställda checkar och andra betalningsmedel för insättning på bank
eller plusgirokonto.
utföra betalningar avseende behörigt attesterade fakturor och övriga verifikationer överföra
medel mellan föreningens egna konton.
kvittera värdepost.
__________________ 20 -
………………………………………………
Förening
_________________________________
_______________________________
FULLMAKT
Styrelsen för ……………………………………………………………………. ger härmed nedanstående anställda hos
Brf-Ekonomen i Stockholm AB, 556831-7704;
Margaretha Hultin
Mikaela Hultin
Katre Reedi
Ingela Lind
Hanna Larsson
500616-8925
790816-0166
960904-1869
560823-0107
891220-0246
Fullmakt att var för sig för vår räkning ombesörja samtliga rutiner gällande medlems- och
lägenhetsförteckning, inklusive komplettering och underskrift av pantförskrivningshandlingar.
__________________ 20 -
……………………………………………………..
Förening
_________________________________
_______________________________
FULLMAKT
…………………………………………………………………………………….. ger härmed fullmakt åt Brf-Ekonomen i
Stockholm AB, 556831-7704 gällande att för vår räkning ombesörja betalning av räntor och
amorteringar enligt villkorsbilaga utan föreningens attest.
Avierna ska i så fall vara adresserade till Brf-Ekonomen i Stockholm AB, Lövlundsvägen 5, 149 30
NYNÄSHAMN.
__________________
20 -
…………………………………………………………….
_________________________________
_______________________________
