Bilaga till Slutrapport för delprojektet ”Definiering av krav på e-beställningssystem”
Inköpsprocessen i ett beställningssystem
Förutsättningar angående varor i beställningssystemet
Till beställningssystemet finns en handelsplats i vilken varor och tjänster är inlagda. Dessa varor
och tjänster läggs in i systemet av en central inköpsfunktion. Varor och tjänster som läggs in är
sådana som finns på de ramavtal som KTH kan nyttja. Av dessa produkter kan det finnas
rekommenderade produkter.
Skolorna ska för respektive skola kunna begränsa sortimentet utifrån sina behov.
Standardprocessen
Standardprocessen används vid köp av varor och tjänster som är entydigt definierade och
”produktifierade” och som finns i beställningssystemets varukataloger. Varan eller tjänsten av
sådan art att den inte behöver förädlas för att kunna beställas.
Exempel på lämpliga varor är: böcker, tidskrifter, kontorsmateriel, profilprodukter,
arbetsglasögon, kemikalier, labtillbehör, vissa enklare datatillbehör,
standardiserade/rekommenderade telefoner, verktyg.
Exempel på tjänster är: catering, översättningstjänster, språkgranskning, visitkort, kompendier,
kopiering.
Reserelaterade tjänster (biljetter, hotell, taxi, hyrbil etc.) ingår inte i KTH:s beställningssystem
men om det gjorde det så skulle detta kunna följa standardprocessen .
Behov
Varukorg
Godk /
Order
Leverans
Faktura
attest
Godk /
Betalning
attest
Alla anställda har tillgång till systemet för att söka varor och tjänster i varukataloger samt lägga
dem i varukorg. Därefter skickas varukorgen iväg för godkännande av inköpet (ekonomisk
attest).
Inköpsprocessen där inköpsstöd behövs
Denna process används när varorna och tjänsterna antingen inte är tydligt definierade eller där
det finns flera val av en likartad produkt och beställaren inte har tillräcklig kunskap. Det innebär
att beställningen måste gå via en inköpare som kan området.
Denna process kan även användas av de skolor som vill lägga in en begränsning av vilka som vill
beställa.
Sådana varor kan vara; datorer och datatillbehör som är beroende av vilken typ av dator man har,
skrivare, kopiatorer, möbler (som ska passa ihop med det övriga möblemanget),
Exempel på tjänster är: tjänster vid fastighetsförbättringar, IT-konsulter, rekryteringsstöd,
inhyrning av personal, företagshälsovård, utbildning, tryckeritjänster, friskvård, revisionstjänster.
Behov
Inköpsstöd
Varu-
Godk /
korg
attest
Order
Leverans
Faktura
Godk /
attest
Den som har ett behov av varan produkten skickar via systemet en fritextbeskrivning till utsedd
inköpare som söker i varukataloger och lägger produkterna i en varukorg. Därefter skickas
varukorgen iväg för godkännande av inköpet (ekonomisk attest).
1
Betalning
Bilaga till Slutrapport för delprojektet ”Definiering av krav på e-beställningssystem”
Inköpsprocessen när varorna inte finns i handelsplatsen (Fritextbeställning)
Denna process används vid så kallad direktupphandling (direktköp), det vill säga varorna och
tjänsterna finns inte på ramavtal.
Behov
Formu
lär
Godk /
attest
Inköpsstöd
Order
Leverans
Faktura
Godk /
Betalning
attest
Den som har ett behov av varan produkten skickar via systemet en fritextbeskrivning till den som
har att godkänna inköpet. Därefter skickar denne det vidare till utsedd inköpare som genomför
inköpet i systemet.
2
