Kartläggning av inköpsprocesserna
Svar från institutioner och avdelningar
De svar som inkommit återfinns i detta dokument enligt nedanstående innehållsförteckning.
Svarens layout har gjorts enhetlig i syfte att underlätta läsningen, i övrigt har ingen redigering
gjorts. Ledningskansliet och avdelningen för kommunikation och samverkan har bett om
uppskov och fått det. Institutionen för ekonomi, institutionen för vårdvetenskap och sociologi
samt avdelningen för lokal och service har ännu inte inkommit med något svar och kommer
att kontaktas under veckan.
Innehåll
Institutionen för pedagogik, didaktik och psykologi ----------------------------------------------------------------- 2
Institutionen för teknik och byggd miljö -------------------------------------------------------------------------------- 4
Institutionen för humaniora och samhällsvetenskap ---------------------------------------------------------------- 5
Institutionen för matematik, natur- och datavetenskap, IT-tekniker -------------------------------------------- 6
Institutionen för matematik, natur- och datavetenskap, tekniker på naturavdelningen ------------------- 7
Institutionen för vårdvetenskap och sociologi------------------------------------------------------------------------- 8
Centrum för belastningsskadeforskning -------------------------------------------------------------------------------- 9
GIS-institutet ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 10
Utbildnings och forskningskansliet ------------------------------------------------------------------------------------- 11
Avdelningen för studentservice ----------------------------------------------------------------------------------------- 12
Personalavdelningen ------------------------------------------------------------------------------------------------------- 13
IT-avdelningen --------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14
IT-utrustning -------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 14
Biblioteket -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- 15
Avdelningen för lokal och service --------------------------------------------------------------------------------------- 16
Ledningskansliet ------------------------------------------------------------------------------------------------------------ 18
Avdelningen för kommunikation och samverkan ------------------------------------------------------------------- 19
Institutionen för pedagogik, didaktik och psykologi
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Beställningsförfarandet kan se olika ut beroende på vilka varor och tjänster som ska
anskaffas. Det som köps in kan i stort sett indelas i nedanstående kategorier.
IT – investering (stationär och bärbar dator)
Användaren meddelar IT-teknikern att datorn behöver bytas ut. IT-teknikern
kontrollerar skicket och begär att få köpet beviljat hos prefekten samt i vissa fall även
hos ämnesföreträdaren. IT-teknikern fyller i en intern beställningsblankett och skickar
den till inköpsenheten för anskaffning.
IT – drift (diverse datordelar, såsom USB-minne, tangentbord och kablar)
IT-teknikern meddelar prefekten att vissa datordelar har tagit slut samt att vi måste
köpa in några reserver. När han har fått ett godkännande gör han en beställning direkt
hos leverantören.
Möbler
Efter en förankring om köpet gör prefektsekreteraren en beställning hos en leverantör
som HiG har ingått ett ramavtal med.
Kontorsmaterial
Prefektsekreteraren beställer varorna direkt hos Högskolans leverantör eller hos
avdelningen lokal och service.
Böcker
Läraren beställer själv de böcker han behöver hos leverantören.
Resor och logi
Innan bokning av tjänsteresan fyller den anställde i ett reseförordnande, där denne
specificerar de kostnader som kan uppstå i samband med resan. Beslut om tjänsteresa
fattas därefter av ämnesföreträdaren och prefekten. Vid inrikes tjänsteresa behöver
resenären endast lämna in ett reseförordnande om den totala resekostnaden beräknas
överstiga 3000 kr. Efter ovannämnda process gör resenären en beställning hos
antingen Carlson Wagonlit Travel eller SJ.
Konsulttjänster
Läraren meddelar ämnesföreträdaren och prefekten att en konsult ska anlitas för att
föreläsa på en kurs. En förenklad upphandling sker mellan uppdragsgivaren och
uppdragstagaren. Ett diariefört avtal undertecknas av båda parter innan föreläsningen
äger rum.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Statligt ramavtal
Lokalt ramavtal
2
Förenklad upphandling
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Vid köp av varor
Användaren indikerar om köp, får det beviljat hos den närmaste beslutsfattaren,
beställer varan via inköpsenheten eller direkt hos leverantören.
Vid köp av konsulttjänster
Läraren indikerar om att vi ska anlita en konsult, får det beviljat hos beslutsfattarna,
en förenklad upphandling äger rum och parterna ingår ett avtal innan tjänsten utförs.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Den anställde: kan vara från olika avdelningar, är oftast användare och beställare.
Ämnesföreträdare: beslutsfattare
Prefekt: beslutsfattare
Inköpsenhet: beställare vid den centrala funktionen
IT-tekniker: sakkunnig inom vissa områden
Ekonom: vid upprättande av avtal samt faktura- och betalningsfrågor
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Ett problem kan vara att inköpsprocessen i vissa fall kan vara för lång och för tidskrävande att
genomgå.
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Kompetensen är varierande beroende på vilken funktionsnivå personen befinner sig i
organisationen.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Specialkunskaper finns inom de olika ämnesområdena, såsom när konsulttjänster ska anlitas
vet de inom ämnet vad som behövs eller då en dator ska anskaffas vet IT-teknikern vilken
datormodell som passar användaren bäst.
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Det finns idag en mycket god koppling mellan kontroll av leverans och attest av faktura,
eftersom alla berörda personer medverkar i avstämningsarbetet i Agresso. Beställaren
kontrollerar att specifikationen och det debiterade beloppet på fakturan överensstämmer med
leveransen, vidarebefordrar verifikationen till ämnesföreträdaren för attest, ekonomen
granskar fakturan samt bokför transaktionen och prefekten utanordnar fakturan.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Beställare: kontrollerar att det som framgår i fakturan stämmer överens med leveransen
Ämnesföreträdare: attesterar fakturan och godkänner att kostnaden får belasta
ämnesavdelningen
3
Ekonom: granskar fakturan, anger konteringssträng och bokför transaktionen
Prefekt: kontrollerar köpet och utanordnar fakturan
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Problem kan i vissa fall uppstå vid anskaffning via inköpsenheten då samlingsfakturor
leder till en försenad betalning till leverantören.
11. Övriga synpunkter och förslag.
Ett förslag är att införa differentierad inköpsrätt i e-inköp. Beställarens behörighet att inhandla
varor och tjänster hos vissa leverantörer bör begränsas i systemet.
Institutionen för teknik och byggd miljö
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Tjänster som t ex timlärare och konsulter sker i samråd mellan
kursansvarig/avdelningsansvarig och prefekt. Alla timläraravtal skrivs under av prefekt
medan vissa konsultavtal kan skrivas under av avdelningsansvarig. Varor som inte är
investeringar får skötas av verkstadsansvariga och labansvariga. Kan vara t ex inköp av
kontakter, kablar, virke och skruvmejslar. Förbrukningsmaterial med mera till datorer köps in
av en på Kungsbäck och en på Brynäs (oftast i samråd med prefekt).
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Vi har konton på några lokala företag och även på postorderföretag som Dustin och ELFA.
Vid konsultuppdrag skapas alltid en avtalshandling.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
I de flesta fall, om det inte är rena förbrukningsmaterial, brukar den som vill köpa kontakta
prefekt eller avdelningsansvarig före inköp för godkännande. Därefter görs inköpet antingen
via nätet eller i butik. Ibland görs inköpet direkt och ibland via inköpsavdelningen.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
De inblandade är som redan nämnts prefekt, avdelningsansvariga och lab/verkstadsansvariga.
Roller framgår ovan. Kansliet sköter avtalshanteringen och har dessutom koll på
investeringsutrymmen etc.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Möjligheten är att det blir färre stillestånd i verksamheten t ex då det inte alltid går att förutse
att någonting gått sönder. Nackdelar är att det kanske kan köpas något som kanske inte är
absolut nödvändigt.
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Kompetens finns hos de flesta av de inblandade, men den kan alltid bli bättre.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Svårt att säga, men tycker att datorinköp på ITB sköts på ett mycket bra och ordnat sätt. Sedan
finns det självfallet specialkompetens på vad som ska köpas till lab etc från de ansvariga (där
men det kanske inte är frågan).
4
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Har varit utmärkt ända till dess att vi kör det helt på nätet då det blivit svårare att kolla
leverans kontra faktura. Gäller för investeringar enbart.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
De som köpt in och/eller beställt, utanordningsansvariga och ekonomer.
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Som ovan, svårare att kontrollera att varan levererats innan attest.
11. Övriga synpunkter och förslag.
Nej.
Institutionen för humaniora och samhällsvetenskap
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Ett inköp skall vara förankrat hos ämnesansvarig eftersom de har eget budgetansvar.
Respektive lärare beställer sedan varan/tjänsten. Information har ett flertal gånger gått ut om
högskolans centrala inköpsrutiner och att de i möjligaste mån skall följas. Varor inköpta med
investeringsmedel går via IT-ansvarig på inst. och skall godkännas av både ämnesansvarig
och prefekt.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Vi försöker i möjligaste mån följa de ramavtal som finns.
Vissa varor/tjänster på vår institution kan endast köpas i speciella affärer (ex. material till
bildundervisningen). Med dessa leverantörer finns inga avtal.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
När det gäller investeringsmedel skickas blankett till inköpsavdelningen enligt fastslagna
rutiner. I övrigt sköter beställaren själv inköpet. Faktura skickas till HS-institutionen.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Inblandade är hela HS-institutionens personal som beställare, lärare och TA-personal.
Lärare och TA-personal beställer varor/tjänster.
Ämnesansvarig godkänner inköpet och attesterar, prefekt tillstyrker inköpet
IT-ansvarig på inst. administrerar investeringsinköp/datautrustning.
Ekonom och biträdande ekonom granskar och bokför fakturor.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Inga.
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Vi som administrerar inköp har god kompetens och kunskap om de centrala inköpsregler som
gäller. Vid behöv kontaktar vi högskolans inköpsavdelningen för råd.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
5
Ja. Inom undervisningens finns specialkompetens för vissa varor. Specialkompetens
angående datorer och utrustning finns.
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Innan införandet av elektronisk fakturahantering, var det två attestanter, beställaren som
attesterad fakturan och budgetansvarig (ämnesföreträdaren). i och med det kontrollerades och
godkändes leveransen. När det gällde investeringsmedel attesterade IT-ansvarig (beställaren)
först när varan levererats till inst.
Efter införandet av efh är det ämnesansvarig (budgetansvarig) som attesterar och ansvaret
ligger då på denna att kontrollera leveransen.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Ämnesansvarig och prefekt tillstyrker inköp
IT-ansvarig på inst. administrerar investeringsinköp/datautrustning.
Ekonom och biträdande ekonom hanterar fakturor.
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
När det gäller investeringsinköp/utrustning har arbetet försvårats eftersom ingen ”pappersfaktura” med
anläggningsid. kommer till inst.
11. Övriga synpunkter och förslag.
Se ovan.
Institutionen för matematik, natur- och datavetenskap, ITtekniker
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Vi letar upp den produkt som bäst stämmer överens med beställarens önskemål om det inte är
specificerat exakt vad beställaren vill ha. Oftast hittar vi det vi ska beställa på IT-stöds
produktwebb. Vi skriver sedan ut en inköpsanmodan som prefekten eller ekonomen skriver
under och skickar till inköp.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Vi har inga egna avtal
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Konfiguration i dialog med beställare, ev. dialog med inköpsenheten, beställning och
leverans.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Beställare, vi och inköpsenheten.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
6
Det förloras flera dagar iom att en blankett ska skrivas under och skickas till inköp. Det vore
mycket enklare om vi kunde beställa via IT-stöd själva.
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Vi har ingen specialkunskap inom inköp förutom det som Lars Rydhard har lyckats lära oss
under åren.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Vi har specialkunskaper inom IT-området
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Vi vill ha objektet hos oss innan fakturan attesteras.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Service tar emot godset och skickar det via internpost om det inte är en dator. Då tar ITavdelningen hand om mottagande och stöldmärkning innan vi installerar datorn. Om det är
många datorer som levereras, t.ex. till en datorsal tar vi hand om mottagning och transport till
oss.
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
11. Övriga synpunkter och förslag.
Institutionen för matematik, natur- och datavetenskap,
tekniker på naturavdelningen
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Beställning sker via internet, fax, telefon och direkt i butik.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Både högskoleverket och vi lokalt har avtal. Vi erbjuds rabatter
som trogna kunder.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Beställning av vara, uppackandet av varan och därav attestering. Vi handlar in i samråd med
användare.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Vi handlar in i samråd med användare
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Rätt vara till rätt pris, men bristande framförhållning kan bidra till ineffektivitet.
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Ingen formell kompetens vad det gäller avtal och upphandling inom
den offentliga sektorn.
7
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Ja det får man ju säga, inköp av labbutrusning är ju specialkunskaper som vi har.
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Vi attesterar endast fakturor som vi själva har beställt och mottagit.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Service tar emot paketet men vi kontrollerar att leveransen är riktig.
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Det finns ju alltid någon tillgänglig på service och det är positivt, men det är det enda
momentet vi inte har full koll, men det är inget problem.
11. Övriga synpunkter och förslag.
Få en kort utbildning vad det gäller upphandling inom den offentliga sektorn.
Institutionen för vårdvetenskap och sociologi
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Sjukvårdsartiklar beställer en av våra kliniska adjunkter från Simonsens. Ett avtal är
önskemålet från studierektor Bernice Skytt, hon har varit i kontakt med dig angående ett avtal.
Kontorsmaterial beställer Terttu Mattila via webben hos kontorsvaruhuset. Datorer och
programvaror beställer Anders Mattsson via IT-stöd Uppsala Universitet. Kontorsmöbler
arbetsstolar beställer Lena Sirberg via inköp, om de befintliga leverantörerna som vi har avtal
med har dessa varor, i övrigt beställer vi själva.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Vilka avtal som finns mellan oss och leverantörerna tar jag reda på via inköp då det är dags att
beställa varor. Vi har avtal med Selecta då det gäller kaffemaskin, kaffe och kakor.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Se fråga 1.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
De som är inblandade i inköpen är beställare, studierektor och prefekten.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Problemen vi ser med att vi måste beställa varor via de leverantörer som vi har avtal med , är
att det på vissa varor kan ta lång tid och bli mycket dyrare. Det ska finnas möjlighet att få
beställa varor även från icke avtalsbundna leverantörer, om inte likvärdig vara finns eller att
det tar orimligt lång tid. Det skall finnas möjlighet för institutionerna att själva välja vart man
vill beställa sina resor. Det är orimligt höga bokningsavgifter och arvoden när man anlitar
resebyråerna.
8
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Kompetensen är bra, när det gäller sjukvårdsartiklar är det kliniska adjunkterna som har
kompetensen och specialkunskaperna om vad som behöver köpas in.
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Fakturan skickas till den som har beställt vara för attestering om varan kommer direkt till
institutionen, problem kan uppstå om varan skall gå genom inköp för då vet inte den som
betalar fakturorna om varan är levererad. Största problemet är när datorerna blir stående för
länge på IT. Vi har endast en vecka på oss att klaga om varan är felaktig. Fakturan går sedan
vidare till granskaren. Därefter utanordnar prefekten eller studierektorn fakturan. I
fakturahanteringen kan jag inte se några problem, när fakturan är attesterad då vet jag att
varan är levererad.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Centrum för belastningsskadeforskning
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
På CBFs intranät har vi information om vem man ska vända sig till för inköp av olika
kategorier varor/tjänter samt länk till inköpsenhetens sida. Vi har särskilda personer för olika
varor/tjänster för att enklare hålla reda på ramavtal etc samt kunskap om avd som redan finns
vid CBF (t.ex. IT, labutrustning, böcker).
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Friskvårdsavtal med IKSU i Umeå.
Klickdata för on-line kurser för höjning av IT-kompetens.
Vi skriver numera även avtal för alla köp av tjänst.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Identifikation av behov i verksamheten
Avstämning med person som har internt budgetansvar för verksamheten det berör. Kontakt
med person som svarar för inköp (se ovan) som då kontrollerar om liknande vara redan finns
Effektuering av inköp via inköpsavdelningen eller från lokal leverantör med ramavtal.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Internt budgetansvarig: beviljar inköp inom ramen för tilldelad budget för verksamheten.
”Inköpsansvarig” vid CBF (se punkt 1)
Ev. kontakt med inköpsenheten
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Inköp kan ibland ske utanför ramavtal.
Vi har möjlighet att snabb lösa plötsligt uppkomna behov.
Lokalt inköpsansvariga minska risk att vi köper saker i onödan.
Ibland kan det bli viss fördröjning vid inköp via Inköpsavdelningen central
9
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Känner behoven inom verksamheten.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Ja, IT-området
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Som regel attesteras fakturan av beställaren.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
CBFs ekonom och beställare
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Enkelt och effektivt, vi ser inget problem eftersom en oberoende granskning av inköpet görs
av ekonom och den som utanordnar inköpet.
11. Övriga synpunkter och förslag.
Visst behov av kompetenshöjning rörande avtal vid köp av tjänst.
GIS-institutet
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Behov identifieras i projekt. Utförs av projektansvarig
Marknadsundersökning görs. Utförs av olika personer beroende på typ av
inköp. Enklare inköp som bärbar dator så kikar vi i kataloger.
Beställning görs genom inköpsavdelning
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Inga speciella
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Se fråga 1
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Se fråga 1
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Problemet är främst den öronbedövande tystnaden från inköpsavdelningen. Har man mottagit
beställningen? Leverans? Problem?
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
GIS-programvaror, datorutrustning, tekniska konsulter
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Se fråga 6
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Leveranskontroll görs av personerna 1a och 1b ovan. Sker innan attest.
10
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Se fråga 8
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Elektronisk fakturahantering är bra
11. Övriga synpunkter och förslag.
Utbildnings och forskningskansliet
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Inköp av investeringar görs via inköpsavdelning hos HiG. Vissa varor beställes direkt hos
leverantör av den enhet som behöver varan. Tjänster, bokning av konferenser, lokaler mm
sker samordnat eller av enskilda personer inom avdelningen. Resor bokas genom Carlson o
Wagonlit (avtal)
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Inom avdelningen finns Leasingavtal med Selecta och Fruktkorgen bar
Reseavtal finns centralt inom HiG.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
När beställning av vara/tjänst går via Inköp tas kontakt med Inköp.
Övriga beställningar görs av den enhet som har behov av varan/tjänsten.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Beställaren och dennes chef.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Inga.
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Allmän kompetens.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Ja.
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Vi har god kontroll/koppling mellan leverans och fakturaattest.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Beställaren och utanordnande chef.
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Vi ser inga problem.
11. Övriga synpunkter och förslag.
11
Avdelningen för studentservice
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Beställningar sker direkt mot leverantör eller via Inköpsenheten. Vi har
inte någon särskild person som hanterar dessa frågor. Beställningar
kan således göras centralt (via chef) eller av någon på våra fem
enheter. Vid större inköp av varor och vid alla tjänsteinköp
kontaktas alltid chefen för godkännande. Förfarandet är i övrigt
lika oavsett varor/tjänster. Merparten av beställningarna hanteras av någon
enhet.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Vi har inga särskilda avtal (om man inte räknar in Ladok, NyA,
Högskoleprovet och Never Lost i bilden).
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Identifiera behov - klara ut finansiering - sökning av lämplig vara
via webb (kan vara leverantörer som HiG har avtal med) eller
inhämta förslag från Inköp - val av vara - egen beställning eller
via Inköp (mail eller blankett) - fylla i rekvisition vid
direktinköp. I princip följer vi Inköps rekommendationer.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Personal på enheterna - gör beställningar, väljer vara (ofta i
samråd med Inköp) och hanterar rekvisitioner.
Chef - godkänner inköp och utlämnande av rekvisitioner. Gör även
egna beställningar.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Byråkratiskt med blanketter och rekvisitioner. Bra om beställningar via
Inköpsenheten kan ske med hjälp av mail. Ger en snabbare
hantering. Brist på kompetens hos beställare kan alltid vara ett
problem.
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Tillräcklig kompetens för att kunna hantera/köpa enkla varor/tjänster som har med vår dagliga
verksamhet att göra. Saknar spetskompetens.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Nej! Möjligtvis vad avser sjukvårdsmtrl (Studenthälsan).
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Finns en stark koppling. Attestanten ska kontrollera att man fått
varan (eller tjänsten) och att det är rätt vara, att priset är rätt
osv. Attestanten ska också kontera fakturan.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Den som har beställt varan/tjänsten och ibland den som har
ekonomiansvar avseende enhetens budget. De svarar för hela
12
attestdelen. Om "ekonomen" svarar för detta sker ofta en avstämning
med den som beställt varan/tjänsten.
Chef svarar för egen attestering och för all utanordning
(utbetalningsorder).
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Ser egentligen inga problem. Momentet som helhet är smidigt i och
med att den som beställt som regel också attesterar.
11. Övriga synpunkter och förslag.
Personalavdelningen
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Vissa tjänster rörande personalvård, företagshälsovård kan initieras av verksamhetschefer till
p sekr. Vid behov av övriga tjänster och varor uppstår behovet inom avdelningen och
beställning görs med hänsyn till ramavtal.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Ramavtal för HiG, ex företagshälsovård, resor, fruktkorg, kontorsmatr.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Behov uppstår. Beställning görs, direkt eller via inköpsfunktionen.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
psekr - företagshälsovård, pers ass - mindre inköp, representation
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Inga problem
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
kunskap om vissa ramavtal
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
ev företagshälsovård
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
den som attesterar har kunskap om levererad tjänst/vara
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
p sekr och pers ass. Attest och ersättare för utbet order
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Möjlighet: trygghet för den som utanordnar. Inga problem.
11. Övriga synpunkter och förslag.
13
IT-avdelningen
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Svar fråga 1: Alla anställda skriver i en inköpsanmodan som jag sedan skriver under. När det
gäller licenser handlar jag dessa direkt av IT-stöd i Uppsala. Licenser som inte erhålls av ITstöd köps in av inköpsenheten på sedvanligt vis.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Svar fråga 2: Service- och tjänsteavtal har vi en massa + campusavtal med Microsoft Office
(avser enbart programvaror) Avtal med IT-stöd om inköp via dom som sk återförsäljare.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Svar fråga 3: Behov, Tekniska krav, Möjlig leverantör, Finns pengar, Isåfall inköpsanmodan.
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Svar fråga 4: Alla är inblandade i viss mån. Rollen för alla utom mig och i viss mån Patrik
Carlsson är beställare.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Svar fråga 5: ??
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Svar fråga 6: God när det gäller teknisk utrustning.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Svar fråga 7: Se ovan
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Svar fråga 8: I det nya systemet finns det ingen när det gäller investeringsfakturor, de andra
har vi kontroll över. Fakturan kommer normalt samtidigt med varan (eller snarare efter).
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Svar på fråga 9: I huvudsak Morgan Höjd och Patrik Carlsson på respektive persondatorer
respektive servrar eller motsvarande. Roller leveransmottagande och i förekommande fall
installation.
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Svar på fråga 10: Förstår inte frågan.
11. Övriga synpunkter och förslag.
På vad?
IT-utrustning
18. Av vilka moment består iordningställandet av datorer före leverans till beställare?
Svar på fråga 18: Uppackning av kartongerna och sortering av avfallet. Kontroll av innehållet.
Stöldmärkning, inläggning i vårt dokumentationssystem, installation och leverans till
14
personen som ska ha datorn. ( I de fall vi inte vet det även kontakt med respektive
institution/avdelning) För N-inst och ITB sköts installationen av respektive tekniker.
19. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Svar på fråga 19: Alla på supporten + i förekommande fall institutionstekniker på N-inst och
ITB. Hela paketet se ovan. För N-inst och ITB från installation och framåt.
20. Vilka möjligheter och problem ser ni i momenten?
Svar på fråga 20: Fördröjningar förekommer pga att vi inte vet vem som ska ha datorn eller att
personerna inte finns på plats.
Biblioteket
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Några personer har speciella roller som kontaktpersoner/beställare för böcker, tidskrifter,
databasabonnemang, beställningar av kontorsmateriel mm från serviceavdelningen,
beställning av speciell biblioteksutrustning/-materiel. Böcker köps in kontinuerligt på
förfrågan och som resultat av litteratur-bevakning. Tidskrifter och tidningar har ett
prenumerationstillfälle per år, och samma gäller för databasabonnemang. Kontorsmateriel mm
köps in då behov uppstår. De flesta inköp av övriga varor görs via beställningsblankett till
inköpsavdelningen
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
a) För litteraturinköp har funnits statliga avtal (för utländsk resp svensk litteratur), men de har
upphört att gälla. För närvarande fortsätter vi i stort sett att handla efter dem,
http://www.avropa.nu/templates/ramavtalsomrade____689.aspx. Ansvaret för ramavtal
gällande litteraturinköp har tagits över av Rikspolisstyrelsen som har startat en ny
upphandling.
b) För prenumeration på tidningar och tidskrifter finns statliga avtal,
http://www.avropa.nu/templates/ramavtalsomrade____1722.aspx
c) För databaser görs centrala upphandlingar av Kungl Biblioteket och vissa ansvarsbibliotek
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
a) Böcker: beställning görs på webben hos ordinarie leverantörer. När böcker måste köpas
direkt hos institutioner, myndigheter etc görs beställningen i de flesta fall på webben, annars
per e-post. Sedan importeras en katalogpost på den beställda boken från LIBRIS till vår
bibliotekskatalog
b) Tidskrifter o tidningar: prenumerationsförnyelser görs på webben hos tidskriftsagenterna
c) Databaser: Kungl Biblioteket och övriga bibliotek som gör centrala upphandlingar lägger ut
förfrågan på webben om nya eller omförhandlade avtal, och vi svarar via webben.
d) Övrigt: olika, beroende på vad det gäller
15
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
a) Böcker: bibliotekarie gör beställningarna, biblioteksassistent importerar katalogposter och
tar emot leveranserna
b) Tidskrifter o tidningar: biblioteksassistent sköter alla kontakter med tidskriftsagenterna
c) Databaser: bibliotekarie är kontaktperson och sköter kontakterna med upphandlande
bibliotek
d) Övrigt: olika personer
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Bokinköp, tidskriftsprenumerationer, databaser (tidskriftsarkiv och bibliografiska databaser)
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Den som packar upp det levererade kontrollerar mot följesedel som sedan finns till hands vid
fakturaattest och -kontering.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Den som tar emot varan (för böcker som inlevereras kontinuerligt är det ett par personer som
sköter det arbetet) och kontrollerar och den som attesterar/konterar fakturorna.
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
11. Övriga synpunkter och förslag.
Avdelningen för lokal och service
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Vid beställning av mer omfattande slag sker detta alltid i samförstånd med inköpsenheten.
Vid mindre inköp av dagligvaror nyttjas till viss del lokala leverantörer. (t ex Claes Ohlson)
respektive avtalsupphandlade leverantörer (ex papper och viss kontorsmateriel)
Inom avdelningen finns ett fåtal inköpskort vilka i första hand skall användas vid betalning.
Dessa är personliga och fördelas enl följande;
- avd.chef
1 st
- Samordnare Service 1 st
- Vaktmästare
2 st
- Konferensvärdinna
1st
- Lokalhandläggare
1 st
16
Samtliga inköp/avrop skall först vidimeras av samordnare resp avd.chef. Beträffande
kontorsmaterial sköts hanteringen av dessa till större delen av samma postvaktmästare.
Beställningar av större karaktär som t e x i samband med lokalanpassningar eller förhyrningar
sker delvis genom förhandling där oftast avd.chef LS samt i vissa fall Adm.chefen deltar.
Lokalanpassningar sker till största delen genom fastighetsägaren.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Förutom centralt förhandlade avtal finns endast ett fåtal avtal med äldre ursprungsdatum som
fortfarande löper.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Beroende på beställningens omfattning och karaktär;
- framtagande av förfrågningsunderlag
- utskick förfrågan (gemensamt inköp) (Vid mycket små leveranser sker detta till viss del
"oformaliserat")
- utvärdering och upphandling
Avseende lokaler sker detta till viss del i "särskild ordning"
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Personer och roller skiftar beroende på ärendet. Oftast förekommande är dock avd.chef,
lokalhandläggare respektive samordnare på service.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Möjligheter - korta ledtider + stor påverkansmöjlighet
Problem - tidsåtgång för hantering
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Begränsad/ god
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Till viss del avseende frågor som rör t ex fastigheter/lokaler, repro-relaterad utrustning,
möbler/ inredning och miljö.
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Vid större leveranser av t ex möbler sker leveranskontroll före attest. (Gällande varor köpta
genom LS)
Vid entreprenader/anpassningar sker genomgång efter projektavslut innan attest.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Kontering/utredning- Ann Scherdin
17
Attest- Path Lindgren, Rolf Ekeberg+ resp berörd
Utanordning - Ulf Forsell
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Att i systemet alltid få den närmast berörda att attestera före utanordning. (Ex köp
dagligvaror)
11. Övriga synpunkter och förslag.
12. Vilka moment består godsmottagningen av?
Mottagning sker oftast med kvittens samt tillfällig lagerhållning innan vidare leverans.
13. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Personal inom service (inkl postvaktmästare)
14. Vilka möjligheter och problem ser ni i momenten?
Bemanning finns ej alltid då lastkaj är öppen.
15. Av vilka moment består lämnande av leveransbesked?
Avisering via Mail/ telefon ifrån service.
16. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Servicepersonal/ helpdesk och postvaktmästare.
17. Vilka möjligheter och problem ser ni i momenten?
Vissa gånger svårt med bemanningsfrågan. (Dåligt med resurser)
Väldigt ofta dålig avisering på försändelserna. Resurskrävande "detektivarbete" för
servicepersonal.
Ledningskansliet
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Volymen inköp är liten i ledningskansliet. Vi försöker styra alla beställningar/inköp via
Karolina Arnesson/H-G Johansson. Vi hanterar även dessa frågor för högskoleledningen.
Inköpen rör vanligen varor och vi samarbetar då med inköp för att utnyttja ramavtalen.
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Vi har inga egna avtal med leverantörer.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Vi gör klart för oss vad som behövs, vi samråder med inköp, vi avropar via inköp eller själva,
vi kollar att vi får det vi beställt och vi betalar.
18
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Inom högskoleledningen kan rektor/prorektor initiera inköp. Inom ledningskansliet är det vi
själva inkl kvalitetssamordnaren, handläggaren Sara och del av Lars Söderberg.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Inga speciella möjligheter/problem. (Se dock pkt 10 nedan.)
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Vi känner till reglerna om offentlig upphandling i stort, dvs tillräckligt för att leva med
ambitionen att följa dem. Saknar vi detaljkunskap i viss fråga söker vi den framför allt via
inköp.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Troligen inte
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Vi kollar att vi fått den leverans vi beställt innan vi attesterar.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Attest svarar framför allt Karolina för även om andra i högskoleledningen eller
ledningskansliet kan vara attesterare. Utanordning faller vanligen på kanslichefen.
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Om ett nytt e-handelssystem innehåller ett moment av godkännande av att beställning/inköp
skall ske (jmf ”inköpsanmodan”) vore det värdefullt. Det borde medföra ökad kontroll av
inköpen och vara verkningsfullare än kontroll vid tecknande av utbetalningsorder.
11. Övriga synpunkter och förslag.
Avdelningen för kommunikation och samverkan
1. Ge en allmän bild av hur beställningar sköts hos er samt om förfarandet skiljer sig åt
mellan olika varor/tjänster.
Marknadsföring/studentrekrytering
Beställer framför allt profilkläder, pennor, kassar, godis och vissa trycksaker. Håller sig i
huvudsak till de leverantörer som ingår i ramavtalet när det gäller profilplagg. När det gäller
godis sker inköpen vanligtvis direkt via cashen (PRIVAB). Biobiljetter köps direkt från
Filmstaden. Bokning av tjänsteresor sker antingen via Ark Travel eller SJ. Hotell bokar var
och en vanligtvis via listan på avropa.nu för att få ett så billigt alternativ som möjligt.
Långtidshyrning av bilar samt hyra av bilar via endagsavtal sker under den hektiska perioden i
slutet av januari - 15 april. Miljöbilar väljs i så stor utsträckning som möjligt. Dessa hyrs av
Avis som ingår i ramavtalet.
19
Intern och extern kommunikation
När det gäller tryckeritjänster tillämpas de statligt upphandlade avtal som finns via
inköpsavdelningen.
Annonser: Via Promedia eller kontakt direkt med respektive tidning
Övrigt: Beställer direkt från leverantör - upphandlad av HiG.
Kontakttorget
Beställning av kaffe, fruktkorg, kontorsutrustning m.m. sker enligt ramavtal. Godis, presenter
m.m. inhandlas på faktura eller genom egna utlägg. Hotell och resor beställer var och en via
Ark Travel och var och en beställer hyrbilar enligt ramavtal.
Inköp av tjänster och upprättande av avtal – UC webb Select, Quick Net (vår kunddatabas),
Exjobbpoolen – sker i samråd med Inköpsenheten medan trycksaker, annonser o. dyl sker i
samråd med ateljén
2. Vilka avtal finns mellan er och leverantörer av varor och/eller tjänster?
Marknadsföring/studentrekrytering
Inga egna avtal. Anlitar så gott som alltid leverantörer som ingår i ramavtalet.
Intern och extern kommunikation
Inga egna avtal.
Kontakttorget
Avtal med VHS (Exjobbpoolen), Quick Net (Marknadskontoret), UC Webb Select och
Mercell (offentlig upphandling). I övrigt tillämpas ramavtalet.
3. Vilka olika moment kan ni urskilja i ert beställningsarbete?
Marknadsföring/studentrekrytering
Profilplagg/giveaways (mest omfattande arbetet): Kontakt med säljare, träff med säljare,
insamling av storleksuppgifter bland studentinformatörerna, kontakt med Marianne C om
texter som ska tryckas på plaggen, beställning av tröjor, korrektur på trycket, leverans av
tröjor efter ett par veckor.
Intern och extern kommunikation
Kundkontakt – Produktion – Kontakt med leverantör, via inköp eller direkt - Kundkontakt
Kontakttorget
Kontakt med 1) Beslutsfattare 2) säljare/leverantör, 3) Inköpsenheten
20
4. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Marknadsföring/studentrekrytering
Leverantören enligt ramavtal levererar enligt beställning, Marianne och/eller Catharina på Ateljén gör
originalen, studentinformatörer provar storlekar.
Intern och extern kommunikation
Kunden beställer tjänst/produkt av Ateljén som producerar/tillverkar original som levereras till
respektive leverantör (i de flesta fall tryckeritjänst). Färdigt material/produkt levereras till Ateljén för
vidare leverans till respektive kund.
Kontakttorget
Den som har behovet beställer varan/tjänsten och kontaktar leverantör efter samråd med beslutsfattare,
Inköpsenheten och i vissa fall Ateljén.
5. Vilka möjligheter och problem ser ni i dessa moment?
Marknadsföring/studentrekrytering
Eftersom det är så sällan beställning sker så är det få problem.
Intern och extern kommunikation
Inga problem
Kontakttorget
Inga större problem. Förfarandet ger möjlighet till smidig hantering.
6. Vilken kompetens bedömer ni finns hos er inom inköpsområdet?
Marknadsföring/studentrekrytering
Tillräcklig kompetens. Behövs hjälp kontaktas Inköp.
Intern och extern kommunikation
God kompetens.
Kontakttorget
Tillräcklig kompetens.
7. Finns det hos er specialkunskaper avseende vissa tjänste- och varugrupper?
Marknadsföring/studentrekrytering
Har god kunskap om levererantörer av giveaways och profilkläder.
Intern och extern kommunikation
21
Specialister på inköp av tryck.
Kontakttorget
Viss specialkunskap
8. Vilken koppling finns mellan kontroll av leverans och attest av faktura?
Marknadsföring/studentrekrytering
Följesedeln stäms alltid av med fakturan.
Intern och extern kommunikation
Färdigt material levereras alltid till Ateljén för leveranskontroll. Likaså fakturan kommer
alltid till Ateljén för priskontroll därefter skickas den vidare till respektive kund.
Kontakttorget
Följesedeln stäms av mot fakturan.
9. Vilka är inblandade och vilka roller har de?
Marknadsföring/studentrekrytering
Den som har beställt stämmer av, det är ju även denna person som är referens på fakturan.
Intern och extern kommunikation
Se svar fråga 8
Kontakttorget
Den som gör beställning stämmer av mot fakturan.
10. Vilka möjligheter och problem ser ni i momentet?
Marknadsföring/studentrekrytering
Inga problem.
Intern och extern kommunikation
Inga problem
Kontakttorget
Inga problem.
11. Övriga synpunkter och förslag.
22
