Bekräfta konteringen genom att klicka på
Skapa
beställning
Attestera
beställning
Inköpsorder
skickas
Leverans
kvittens
Fakturamatchning
Betalning,
bokföring
Granskning
& attest
Som beställare är det du som skapar beställningar i Inköpssystemet.
Gå in i systemet via Huvudmenyn ”INKÖP” och välj
► Skapa beställning.
Skapa beställning
I rutan för Produkter
skriver du benämningen
på den vara eller tjänst
som du har behov av att
anskaffa. Du lägger
önskad vara eller tjänst
i varukorgen genom att
klicka på
för
respektive vara eller tjänst i artikellistan.
När du valt alla de varor och artiklar som du anser behöver köpas in
trycker du på knappen
.
Formulär
Vissa varor och tjänster beställs inte som katalogprodukt utan genom
att ett särskilt formulär fylls i i systemet. Dessa formulär hittar du
som artikel i listan vid sökningen. Formuläret öppnas när du väljer att
lägga den i varukorgen. Fyll i formuläret efter hur respektive
formulär är utformat samt bifoga eventuellt tillhörande dokument.
Extern webbutik
Vissa varor och tjänster beställs genom att leverantörens externa
webbutik anropas från vårt Inköpssystem. Välj de artiklar som
önskas ur webbutiken och välj sedan att återgå till din Varukorg i
ELIAS Inköpssystem. Den externa webbutiken stängs då och dina
valda varor/tjänster hamnar i din varukorg i vårt Inköpssystem för
vidare hantering i beställningsflödet.
Kontering
I nästa steg är det viktigt
att du konterar
beställningen. Konteringen
kommer du till genom att
klicka på knappen
.
I många fall kommer
kontot att vara förifyllt
med ett förslagsvärde. Detta konto behöver normalt inte ändras då
artikeln i sig styr vilket konto som ska användas. Ansvarsställe väljer
du genom att klicka på de tre strecken
i den kolumnen alternativt
skriver in det i fältet till vänster om den knappen. Fyll sedan i
verksamhet, ev fritt fält och attestant. (se även Dela kostnader
nedan)
.
Dela kostnader
Om du vill fördela
kostnaden för en artikel
på flera
projekt/verksamheter
kan du göra det när du
är i fönstret för
Kontering.
Att dela en rad gör du genom att klicka på
i kolumnen Dela.
Det skapas då en ny rad med samma artikel, konto och ansvar men
med belopp 0 kronor. I denna artikelrad kan du nu ändra alla
konteringsuppgifter. Du behöver själv fördela beloppet på de nya
raderna samt minska beloppet på ursprungsraden med motsvarande
belopp. Systemet säger till om summan avviker från det ursprungliga
totalbeloppet.
Leveransadress
Om du inte angivit en förvald leveransadress under inställningar
behöver du nu ange en leveransadress för denna beställning.
Om du har rättighet kan du ange en tillfällig leveransadress genom att
klicka på
efter raden för leveransadress.
Beställningens namn
Namnge beställningen i fältet Beställningens namn för att du lättare
ska kunna återfinna just din beställning vid ett senare tillfälle.
Exempelvis för att använda som mall i framtida beställningar.
Kommentarer
Kommentar som ska följa med inköpsordern till leverantören anges
genom att klicka på det lilla anteckningsblocket
i området för
Information till leverantör, i fönstrets nedre vänstra hörn.
Kommentarer till attestant/godkännaren skriver du däremot direkt i
rutan i nedre högra hörnet.
Spara beställning
Om du inte blir färdig med din beställning alternativt vill skapa en
mall för framtida användning trycker du på knappen
.
Skicka för godkännande/attest
När beställningen är färdig sänder du den för godkännande genom att
klicka på knappen
.
Skapa
beställning
Attestera
beställning
Inköpsorder
skickas
Leverans
kvittens
Fakturamatchning
Betalning,
bokföring
Granskning
& attest
Som beställare är du ansvarig för att mottagna varor och tjänster
registreras som levererade i Inköpssystemet. Detta krävs för att
inkommande fakturor ska kunna matchas med automatik.
Gå via huvudmenyns ”INKÖP” och välj ► Leveranskvittens.
Leveranskvittens
Markera den order du
vill leveranskvittera
och klicka på knappen
.
Ange antalet
varor/tjänster du önskar
leveranskvittera i
respektive rads fält för detta. Som förval ligger att allt kvarvarande
kvitteras.
Ange även leveransdag för leveransen i avsedd rullgardinsmeny.
Om något vid leveransen behöver dokumenteras, exempelvis sen
leverans eller skadat emballage görs denna notering genom att klicka
på knappen
.
Skapa
beställning
Attestera
beställning
Inköpsorder
skickas
Leverans
kvittens
Fakturamatchning
Betalning,
bokföring
Granskning
& attest
Som beställare har du till uppgift att hantera de fakturor som inte
matchas med automatik
i Inköpssystemet. Du
får meddelande via epost om att faktura
finns i din inkorg för
kontroll. Du hanterar
fakturan i
Inköpssystemet.
Hantera faktura
Gå in via Faktura i huvudmenyn och välj ► Hantera fakturor.
I listan syns bara de fakturor som du kan hantera. Statusen på dessa
fakturor kan skilja beroende på varför de inte matchats automatiskt.
Markera fakturan du vill hantera och klicka på knappen
.
Fakturan öppnas i på det ställe där åtgärd behöver vidtas. Kontrollera
och vidta de ändringar som behövs för att åtgärda eventuellt fel. Det
kan exempelvis vara ett felaktigt ordernummer.
Om allt stämmer väljer du att Acceptera fakturan och bekräfta detta
genom att klicka på
.
Om du vill neka attest kan du välja mellan att
o Ange annan granskare
o Inte min faktura
Även dessa val
bekräftas med att klicka
på
Ange kommentar
Ange gärna i en
kommentar varför du
inte vill attestera fakturan Kommentaren sparas och syns för övriga
personer som hanterar fakturan.
Visa fakturan
För att se och eventuellt skriva ut fakturan i pappersformat – klicka
på
.
Prisfel
Om fakturan inte stämmer med ordern, dvs. om leverantören sänt för
stor faktura ska du kontakta leverantören och bestrida fakturan samt
be om en kreditfaktura. Markera då också att fakturan är under
utredning genom att sätta en bock i där för avsedd ruta på detta sätt
.
Även dessa val bekräftas med att klicka på
.
Dina personliga inställningar
Du har möjlighet att ändra inställningar avseende Favoriter,
Meddelanden och Grundinställningar i systemet.
Dessa inställningar gör du under Inställningar som finns ovanför
huvudmenyn.
Favoriter
Du kan under Favoriter i
Inställningarna välja såväl de
alternativ avseende exempelvis
konto och ansvar i konteringen
som ska finnas bland dina
favoriter eller som ska vara
förvalda för dig.
När du klickat i önskade rutor
för respektive
konteringsdimension klickar du på knappen
Inköpssystemet
Inköpare
.
Meddelanden
Under Inställningar som
finns ovanför huvudmenyn
kan ändring av meddelandefrekvens göras. Här kan du
för respektive händelse i
systemet välja att bli
meddelad med e-post
inklusive eller exklusive
bilagor samt hur ofta detta ska ske.
Grundinställningar
Dina kontaktuppgifter såsom e-postadress med mera ändrar du under
Grundinställningar.
Delegering
Vid semester eller annan frånvaro är det viktigt att delegera sina
rättigheter i systemet till andra. För personer med olika roller är det
olika delar som kan delegeras.
Beställare- delegera rättighet att leveranskvittera lagda order
Attestant – delegera rättigheter att godkänna beställningar och attest
av fakturor till andra attestanter enligt gällande attestförordning.
Support
E-post: [email protected]
Telefon: 4040
