Lathund Beställa och leveranskvittera
PROCEEDO
Skapa beställning och leveranskvittera
Inköpsprocessen i Proceedo består av följande moment
1.
2.
3.
4.
Beställning
Godkännande av attestant
Order till leverantör (skickas automatiskt)
Leveranskvittens
Som beställare är du delaktig i moment 1 och 4. Anledningen till att du måste leveranskvittera dina
beställda varor och tjänster är att underlätta hanteringen av fakturan. Endast då produkter är
leveranskvitterade kan fakturan föras över till leveransreskontran i ekonomisystemet Raindance och
gå i väg till betalning. Du ska leveranskvittera så snart dina varor har ankommit eller tjänsterna är
utförda.
1 Logga in
•
•
Om du skall logga in på Proceedo och befinner dig inom MAHs nätverk så klickar du på länk i
mailet du får när du skall hantera fakturor. Eller på länk som finns på MAHs medarbetarsidor.
Då loggas du automatiskt in på systemet.
Befinner du dig utanför nätverket så får du uppge din datorinloggning.
2 Skapa beställning
En helt ny beställning skapas genom att via huvudmenyn välja inköp – skapa beställning.
Du kan också återanvända och ändra en tidigare eller sparad beställning genom att via huvudmenyn
välja Inköp – Tidigare beställningar.
•
•
•
•
Under fliken Varor och tjänster visas alla upplagda artiklar
Under fliken Avtal visas alla avtal som är upplagda
Under fliken Sparade beställningar visas sparade beställningar som inte är ivägskickade
Under fliken Beställningsmallar visas beställningar som sparats som en mall.
3 Sök Varor eller tjänster
Välj fliken Varor och tjänster.
•
•
I sökfältet skriver du in den vara du vill beställa
Är den en speciell leverantör du vill söka, markera leverantören i väljlistan
1(5)
Lathund Beställa och leveranskvittera
•
PROCEEDO
För varje vara som visas i träfflistan finns det en kort beskrivning av varan, vilket företag som
levererar varan, artikelnummer och pris. Vill du ha mer information om en vara kan du klicka
på radens info-knapp i fältet info. Du kan även markera flera artiklar i fältet jämför och klicka
på knappen Jämför
•
När du valt info visas en utförlig
beskrivning av varan. Här ska finnas
information om leveranstid och
minsta beställningsvolym mm
•
När du har valt Jämför visas
produkterna bredvid varandra:
•
Du kan också välja att använda en avancerad sökfunktion. Denna når du genom att klicka på
Avancerad sök.
2(5)
Lathund Beställa och leveranskvittera
•
PROCEEDO
Genom att klicka på knappen Favoriter visas dina 50 mest beställda produkter
4 Beställa Varor och tjänster
•
•
•
För att beställa en vara i Söklistan klicka på Plus-knappen i fältet Beställ.
Beställning kan också ske med knappen Beställ via informationsrutan (se ovan)
Alla valda produkter visas i varukorgen, varukorgen kan bestå av beställningar av flera olika
leverantörer
•
Kontrollera beställningen i din varukorg. Ändringar kan göras direkt i antalskolumen eller
med plus och minus knapparna.
När du fyllt varukorgen med rätt produkter klickar på knappen Fortsätt.
•
5 Skicka eller spara beställning
Avsluta beställningen genom att:
1. Namnge beställningen (frivilligt).
2. Ev skriva kommentar till leverantör
och/eller leveranskvitterare.
3. Ange leveransdatum där så krävs.
4. Ev skriva kommentar till godkännare.
5. Kontrollera leveransadress. Om du
har mer än en leveransadress får du
aktivt välja till vilken din beställning
ska skickas.
6. Kontera beställningen (se längre ner)
3(5)
Lathund Beställa och leveranskvittera
•
•
•
•
•
•
•
•
•
PROCEEDO
För att kontera beställingen är följande fält obligatoriska:
Konto
Område
Kostnadsställe
Aktivitet
Verksamhet
Fyra fält är frivilliga:
Objekt
Fritext
EU
Periodisering
Om fler konteringsrader behövs, lägg till rad med
plustecknet i fältet dela.
Ta fram väljlista genom att klicka på de streckade
raderna
I väljlistorna finns det namn på alla
kodsträngsdelar.
För att få samma värde på alla konteringsraderna
sätt en bock i rutan ”sätt vald konteringsinformation på alla rader”
Om något fält blir rödmarkerat beror det på att
dessa fält konterats fel (sambandskontroller).
Dialogrutor meddelar om man knappar i fel värde.
Om värdet ej sparats finns det inte i listan.
När beställningen är färdigkonterad, stäng
konteringsfönstret genom att välja OK.
Då beställningen är färdig tryck på Skicka. Proceedo skickar beställningen till godkännare (attestant).
Efter godkännande kommer en order per leverantör att skapas och skickas iväg. Beställningen kan
också sparas och du kan fortsätta arbeta med den vid ett senare tillfälle (välj då istället Spara).
Om din beställning inte godkänns får du ett mejl om att beställningen är nekad. Attestantens
kommentar kan läsas både i mejlet och i Proceedo under Inköp – Tidigare beställningar/knappen
kommentar.
En nekad beställning kan användas igen med hjälp av knappen Använd som mall (gäller ej
beställningar gjorda i webbutik)
4(5)
Lathund Beställa och leveranskvittera
PROCEEDO
6 Leveranskvittens
Du ska alltid leveranskvittera direkt då en vara har levererats eller tjänst har utförts.
Leveranskvittens når du genom att via
huvudmenyn välja Inköp - Leveranskvittens.
I formuläret visas de ordrar som avvaktar
bekräftelse – går att ändra till sökning på alla
ordrar. Under Avancerad sök går det även att
söka på fler status, leverantör, ordernummer,
beställningsnummer etc.
•
•
•
•
•
•
•
•
Markera aktuell order. Välj knappen Ny
kvittens…
I kolumnen Kvittera antal ges
automatiskt förslaget att ordern har
levererats i sin helhet.
I de fall produkterna har levererats behöver du bara trycka på knappen OK för att utföra
leveranskvittens. Orden får då status Kvitterad.
Vid delleverans ändrar du värdet i
Kvittera antal till det antal
produkter som levererats. Ange
också kommentar till varför hela
orden inte är levererad. Klicka
därefter på Knappen OK. Ordern
får status Delvis kvitterad till alla
produkter är kvitterade. Vid
kommande delleverans går du in
och kvitterar resterande produkter.
Ankomstdatum och följesedel kan
också anges
Om hela ordern inte kommer att
levereras kan den avslutas. Ange en kommentar till varför den avslutas.
För att avsluta en dellevererad eller ej
leveranskvitterad order klicka på knappen
Avsluta order. Ordern får status
Ofull.slutkvitterad.
För att ändra en leveranskvittens välj fliken
Leveranskvittens och sedan på knappen
Ändra. I fönstret som öppnas ändrar du din
leveranskvittens och sparar genom att trycka
på OK.
5(5)
