Checklista för fristadskoordinatorn Arbetsgång inför mottagandet av

Checklista för fristadskoordinatorn
______________________
Fristadsprogrammets syfte
Fristadsprogrammet syftar till att värna yttrandefriheten och försvara det fria ordet genom att
ge en förföljd författare möjlighet att utöva sitt yrke i en trygg miljö, som erbjuder såväl goda
levnads- som arbetsvillkor. Fristadsförfattaren erbjuds skydd, främjande av sitt yrkesutövande
samt deltagande i värdstadens kulturliv, i enlighet med ICORN:s devis ”Protect – Promote –
Participate”, där protect, det vill säga beskydda, har första prioritet.
Samordnarens roll och arbete
Enligt avtalet med ICORN ska fristaden utse en koordinator som ansvarar för projektet.
Koordinatorer arbetar med författarens och eventuell medföljande familjs möjligheter till en
trygg, fungerande och stimulerande vardag i arbete och vila. Koordinatorn skall sträva efter
att underlätta fristadsförfattarens integration i fristaden genom att initiera kontakt med
lokalsamhällets fria kulturliv och institutioner, samt erbjuda eller hänvisa till lämpligt stöd i
olika uppkomna situationer gällande arbets- eller privatliv.
Koordinatorn är stadens representant i ICORN:s internationella och nationella nätverk av
fristäder och samarbetar med övriga koordinatorer i organisationen. Koordinatorn fungerar
också som kontaktperson för ICORN och ska delta i ICORN:s arbete genom att närvara vid
ICORN:s konferenser, seminarier och dylikt. Det nationella nätverket av fristadskoordinatorer
utgör en viktig resurs för projektets utveckling och aktivt deltagande i nätverksträffar är ett
prioriterat arbetsområde.
Koordinatorn ansvarar för projektets struktur, planering, genomförande och utvärdering, samt
representerar staden i fristadssammanhang. I arbetsuppgifterna ingår också kontakt med
myndigheter samt sökande av tillstånd. Stadens fria kulturutövare, dess kulturinstitutioner
samt mfl ingår i koordinatorns lokala nätverk och utgör möjliga samarbetsparter.
Arbetsgång inför mottagandet av en fristadsförfattare
Administrativa insatser:
 Tecknande av medlemskap i ICORN
 Undertecknande av avtal mellan ICORN och staden/kommunen
 Utarbetande av projektplan
 Utarbetande av kommunikationsplan
 Genomgång av budget
 Redovisa planeringen av det praktiska genomförandet vad gäller mottagandet av
fristadsförfattare, samt tidplan för kulturnämnden
 Rapportera till eventuell styrgrupp eller chef.
 Koordinatorn kontaktar ICORN för förslag på gäst.
 Kontakta Polis/SÄPO, kommunens säkerhetsansvarig för en riskanalys.
1





Eventuell styrgrupp föreslår en gästkandidat för kulturnämndens ordförande och vice
ordförande (om kommunen har valt att urvalet skall vara ett politiskt beslut).
Kulturnämnden eller presidiet beslutar om val av gäst att bjuda in (om kommunen har
valt att urvalet skall vara ett politiskt beslut – annars beslutar de eller den som har
delegation att göra det).
Gör en plan för att lösa eventuella behov av sjukvård de första veckorna innan
personnummer har beviljats.
Mobilisera lokala nätverkskontakter, bjud t ex in till ett informationsmöte.
Ta kontakt med fristadsansvariga i övriga fristäder, ev. regionen och Kulturrådet för
uppdaterad information och erfarenhetsutbyte.
Praktiska insatser inför ankomsten









Koordinatorn skickar inbjudan till gästen, undertecknad av exempelvis
förvaltningschefen och kulturnämndens ordförande.
Ställ i ordning bostad. Finns husgeråd? Fungerar datoruppkoppling, TV och telefon?
Kontakta Migrationsverktet och ordna med visum och uppehållstillstånd
Boka resa, säkerhetsrisk, personnummer, försäkring, bankkonto,
Ordna förskola/skola för eventuellt medföljande barn,
Förbered arbetsutrustning och eventuell arbetsplats
Se till att alla nycklar till lägenhet, tvättstuga osv finns på plats och att lägenheten är
städad.
Förbered svenskundervisning, t ex SFI, Kursverksamheten eller annat.
Sätt samman ett välkomstpaket med viktiga telefonnummer, karta, busstidtabeller,
kommuninformation etc.
Under vistelseperioden
Administrativa insatser under vistelsen
 Fyll i folkbokföringsblanketter hos Skatteverket
 Ansök om personnummer hos Skatteverket
 När personnummer beviljats - ordna bankkonto.
 Anmäl författaren till försäkringskassan
 Ansök eventuellt om skyddade personuppgifter hos Skatteverket
 Erbjud undervisning i svenska.
 Inled samtal med gästförfattaren om att göra en plan för vad som skall hända efter
stipendietidens slut.
Praktiska insatser under vistelsen
 Månatlig utbetalning av stipendium. Betala eventuellt den första månadens
stipendiebelopp kontant eftersom det kan dröja några veckor att få personnummer och
bankkonto.
2











Gör en gemensam plan för den första tidens aktiviteter.
Presentera gästförfattaren för personer och organisationer i det lokal nätverket.
Orientera författaren i geografiskt i staden och visa centrala samhällsfunktioner.
Samtal och planering med gästen om planer efter stipendietidens slut
Ordna kontakt med kollegiala organisationer som Svenska PEN och
Författarförbundet.
Ordna möten med andra fristadsförfattare i närområdet.
Ge branschinformation, t ex angående stipendier, förlag, tidningar och tidskrifter.
Var behjälpligt att samordna kontakter med olika arrangörer, om författaren så önskar.
Håll kontakt. Även mm gästförfattaren vill undvika offentligheten, behöver hon eller
han sociala kontakter.
Var lyhörd för om författaren kan behöva kontakt med psykolog eller psykiater.
Var behjälplig med skol/dagiskontakter
Mot slutet av vistelsen
Administrativa insatser inför avslutning av stipendieperioden
 Organisera eventuellt avslutningsarrangemang.
 Boka eventuell hemresa, alternativt resa till annan ort.
Praktiska insatser inför avslutning av stipendieperioden
 Inled tidigt samtalen om vad som skall hända efter stipendieperioden.
 Var från början mycket tydlig med vad som kan förväntas och vilka möjligheter som
står till buds.
 Informera om vilka samhällsinstanser som ansvarar för vad och ge fristadsförfattaren
redskap att själv söka information - en hel del information finns på flera språk.
 Var behjälplig i att hitta tjänstemän och individer som har kunskap och kompetens
som inte finns inom Kulturförvaltningen.
 Mobilisera nätverken för att se om det finns möjligheter till stödinsatser där.
Kostnader
Vilka kostnader skall staden/kommunen stå för?
 Ett skattefritt stipendium som utbetalas månadsvis.
 Kostnad för bostad, inklusive el, telefon, dator och uppkoppling.
 Medlemsavgift till ICORN.
 Eventuella försäkringar.
 Vissa representationskostnader
 Resor för författare och koordinator till ICORN: s årliga möten och andra
nätverksträffar.
 Vissa informationskostnader och översättning av grundläggande information till
fristadsförfattarens hemspråk.
3
Vilka kostnader skall fristadsförfattaren stå för?
 Vardagliga levnadsomkostnadet som livsmedel, tvål, shampoo, rengöringsprodukter,
tvättmedel, kläder, medicin mm.
 Sjukvård
 Tandvård
 Personförsäkringar och i vissa fall hemförsäkring
 Förbrukningsmateriel, tidningar, tidskrifter och liknande.
 Sport, fritid och rekreation.
 Arbetsresor, om inte annat överenskommits.
 Eventuella betaltjänster som tillförts telefonräkningen.
(Källor: enkät till de svenska fristäderna, Scholars at Risk: How to host, New Tactics: Art
Spaces Hosting Activism)
4