KRAVSPECIFIKATION - Vårdgivare Skåne

Koncernkontoret
Avd Koncerninköp
Enhet Medicinskt material
Berit Nilsson
Strategisk Inköpare
Telefon 040-675 30 45
E-post: [email protected]
02 HANDLING 2
KRAVSPECIFIKATION –
D. DRIFT AV
LOGISTIKCENTRUM
Datum
Dnr
2010-12-01
1000116-01
1 (29)
BILAGA 02
Läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
Handling 2 - KRAVSPECIFIKATION
D. Drift av Logistikcentrum för läkemedelsförsörjning
inom Region Skåne
2009-09-11
Koncerninköp – inköp och upphandling i Region Skåne
Postadress: Box 1, 221 00 Lund
Besöksadress: Baravägen 1, 222 40 Lund
Telefon (växel): 046-15 30 00 Fax: 046-15 35 39
Internet: www.skane.se/koncerninkop
Organisationsnummer: 23 21 00-0255
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
2 (29)
Innehållsförteckning
1
2
3
Bakgrund och syfte............................................................................................................. 4
Uppdraget ........................................................................................................................... 4
Allmänna krav .................................................................................................................... 5
3.1
Organisation och verksamhet ..................................................................................... 5
3.1.1
Personal .............................................................................................................. 5
3.1.2
Sekretess............................................................................................................. 5
3.1.3
Information......................................................................................................... 5
3.1.4
Samverkan.......................................................................................................... 5
3.2
Kvalitet ....................................................................................................................... 6
3.2.1
Ledningssystem.................................................................................................. 6
3.2.2
Kvalitetssystem .................................................................................................. 6
3.2.3
Avvikelsehantering............................................................................................. 6
3.3
Miljö ........................................................................................................................... 6
3.3.1
Miljöledningssystem .......................................................................................... 6
3.3.2
Miljöcertifiering ................................................................................................. 7
3.3.3
Miljökrav på transporttjänsten ........................................................................... 7
4
Beskrivning av uppdraget för läkemedelsförsörjning ........................................................ 7
4.1
Förutsättningar ........................................................................................................... 7
4.2
Tillhandahållande av varor......................................................................................... 7
4.2.1
Anskaffa och tillhandahålla............................................................................... 7
4.2.2
Hållbarhetstider .................................................................................................. 8
4.2.3
Reklamationer och indragningar ........................................................................ 8
4.2.4
Reservrutin ......................................................................................................... 8
4.3
Beställning.................................................................................................................. 9
4.3.1
Beställningssätt................................................................................................... 9
4.3.2
Beställningssystem ............................................................................................. 9
4.3.3
Beställning........................................................................................................ 10
4.3.4
Beställning av vätskor till vätskevagnsförråd .................................................. 10
4.3.5
Retur av varor................................................................................................... 10
4.4
Iordningställande och distribution............................................................................ 11
4.4.1
Behörighetskontroll.......................................................................................... 11
4.4.2
Kontroll av vara................................................................................................ 11
4.4.3
Paketering av varor........................................................................................... 11
4.4.4
Sortimentsstyrning ........................................................................................... 11
4.4.5
Delleverans....................................................................................................... 12
4.4.6
Restorder .......................................................................................................... 12
4.4.7
Leveransvillkor................................................................................................. 12
4.4.8
Leveransförsening ............................................................................................ 12
4.4.9
Vätskeleveranser .............................................................................................. 12
4.4.10
Distribution....................................................................................................... 13
5
Beskrivning av uppdraget för Dialysservice .................................................................... 14
5.1
Sampaketering.......................................................................................................... 14
5.2
Beställning................................................................................................................ 15
5.2.1
Beställningssystem ........................................................................................... 15
5.2.2
Beställningsrutin............................................................................................... 15
5.3
Leverans ................................................................................................................... 15
5.4
Fakturering för utomlänspatient ............................................................................... 16
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
2
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
3 (29)
6
Krav och acceptanskriterier.............................................................................................. 16
6.1
Tillgänglighet ........................................................................................................... 16
6.1.1
Tillgänglighet vardagar .................................................................................... 16
6.1.2
Tillgänglighet helger/storhelger ....................................................................... 16
6.1.3
Bakjour – beredskap......................................................................................... 16
6.2
Destruktion och kassering ........................................................................................ 17
6.3
Servicegrad............................................................................................................... 17
6.4
Insamling och redovisning av statistik ..................................................................... 18
7
Uppföljning ...................................................................................................................... 18
7.1
Verksamhetsuppföljning .......................................................................................... 18
7.2
Kvalitetsgranskning.................................................................................................. 18
7.3
Ekonomisk uppföljning och kontroll........................................................................ 19
7.4
Miljöredovisning ...................................................................................................... 19
8
Övrigt ............................................................................................................................... 19
8.1
Patientindividuell dosering - slutenvårdsdos............................................................ 19
8.2
Läkemedelsautomater............................................................................................... 20
8.3
Kommunala läkemedelsförråd ................................................................................. 20
8.3.1
Beställningsätt .................................................................................................. 20
8.3.2
Iordningsställande och distribution .................................................................. 20
8.3.3
Krav och acceptanskriterier.............................................................................. 20
8.3.4
Uppföljning ...................................................................................................... 21
8.4
Privata vårdgivare .................................................................................................... 21
8.4.1
Beställningsätt .................................................................................................. 21
8.4.2
Iordningsställande, leverans och distribution................................................... 21
8.4.3
Uppföljning ...................................................................................................... 21
Bilaga D1 Kundens enheter - Sjukvårdsförvaltningar och beställande enheter....................... 22
Bilaga D2 Volymer .................................................................................................................. 23
Bilaga D3 Miljö- och säkerhetsrelaterade krav på fordon och transporttjänst......................... 24
Bilaga D4 Avrop via elektronisk handel .................................................................................. 25
Bilaga D5 Leveransadress - Anvisad avlastningsplats............................................................. 27
Bilaga D6 Läkemedel i kommunala läkemedelsförråd ............................................................ 28
Bilaga D7 Privata vårdgivare ................................................................................................... 29
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
3
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
4 (29)
1 Bakgrund och syfte
Den 1 september 2008 ändrades lagen (1996:1152) om handel med läkemedel m.m. och en ny
reglering kring sjukhusens läkemedelsförsörjning trädde ikraft. Lagstiftarens syfte med ändringarna är att ge vårdgivarna ökad frihet att organisera sjukhusens läkemedelsförsörjning.
Den regleringen har förts över till den nya lagen (2009:366) om handel med läkemedel som
trädde i kraft den 1 juli 2009. Förändringar i läkemedelsförsörjningen ska skapa förutsättningar så att tillgängliga resurser kan användas för att uppnå kraven på en hög patientsäkerhet,
ökad patienttillfredsställelse, effektiv läkemedelsförsörjning och hög kostnadseffektivitet.
Detta ingår som en naturlig del i arbetet inom hälso- och sjukvården och uppfyller kraven på
God vård enligt Socialstyrelsen. Den framtida läkemedelsförsörjningen ska tillvarata den möjlighet till olika förändringar som ges vid avregleringen av apoteksmonopolet i riket.
Vårdgivaren ska organisera läkemedelsförsörjningen så att den bedrivs rationellt och på sådant sätt att behovet av säkra och effektiva läkemedel tryggas. För detta ändamål ska det finnas sjukhusapotek vid vilka det ska finnas farmacevtisk kompetens. Ett sjukhusapotek definieras i den nya lagen som den funktion eller de aktiviteter som tillgodoser läkemedelsförsörjningen till eller inom ett sjukhus. Sjukhusapoteket ska vara bemannat med en eller flera farmaceuter. All läkemedelsförsörjning vid ett sjukhus sker alltså i lagens mening via ”funktionen” eller ”aktiviteterna” sjukhusapoteket.
Region Skåne har i egenskap av sjukvårdshuvudman det övergripande ansvaret för läkemedelsförsörjningen inom regionen. Uppdraget Logistikcentrum ingår som en del i Region Skånes läkemedelsförsörjning. Denna kravspecifikation redovisar förutsättningar och krav avseende de processer som ingår i Uppdraget.
2 Uppdraget
Uppdraget omfattar läkemedelsförsörjning av läkemedel, läkemedelsnära produkter och handelsvaror till Sjukvårdshuvudmannens, Region Skåne, samtliga sjukvårdsförvaltningar via
Logistikcentrum i enlighet med vad som nedan kravställs. Syftet med upphandlingen är att
erhålla en säker läkemedelsförsörjning i Region Skåne, med fokus på patientsäkerhet. En
kostnadseffektiv läkemedelshantering ska sänka kostnaderna och minimera kassationen av
läkemedel. Uppgifter om antal beställande enheter finns i Bilaga D1.
Leverantören ska utifrån i avtalshandlingarna ställda krav ansvara för läkemedelsförsörjningsprocessen från ordermottagning till fullgjord leverans till Kundens respektive enheter.
Information om inköpta volymer finns i Bilaga D2.
Uppdraget ska dimensioneras för en omfattning per helår som framgår av nedanstående beskrivning.
Sjukvårdshuvudmannen Region Skånes benämns fortsättningsvis: Kunden
Sjukvårdshuvudmannen Region Skånes sjukvårdsförvaltningar benämns fortsättningsvis:
Kundens förvaltningar
Sjukvårdshuvudmannen Region Skånes sjukvårdsförvaltningars vårdenheter/produktionsenheter vilka förestås av mottagningar, operationsenheter, vårdavdelningar,
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
4
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
5 (29)
diagnostiska enheter, vårdcentraler, barnhälsovårdsenheter, tandvårdsenheter och andra öppenvårdsmottagningar benämns fortsättningsvis: Kundens beställande enheter
3 Allmänna krav
3.1 Organisation och verksamhet
Leverantören ska ha en organisation som svarar mot Kundens behov och uppfyller myndighetskraven för att bedriva verksamheten. Sakkunnig med farmaceutisk kompetens och verksamhetsansvarig ska finnas. I samband med att tillträde sker ska sakkunnig och verksamhetsansvarig namnges och kompetens ska styrkas med intyg.
Leverantören ska i sitt uppdrag arbeta med uppföljning för att förbättra uppdragets processer.
Leverantören upprättar och vidmakthåller en Verksamhetsplan för uppdraget.
3.1.1 Personal
Leverantören ansvarar för att den personal som utför uppdraget har kompetens i enlighet med
gällande myndighetskravs samt att personal i övrigt har den kompetens som erfordras för utförande av uppdraget.
Leverantörens personal ska väl kunna förstå, skriva och kommunicera på det svenska språket.
3.1.2 Sekretess
All personal hos Leverantören ska arbeta enligt de krav på sekretess som råder hos Kunden.
3.1.3 Information
Leverantören ska regelbundet enligt anmodan bistå Kunden med statistik enligt punkt 6.4
eller andra uppgifter avseende uppdraget enligt krav från myndigheter (ex krav från Läkemedelsverket avseende den upphandlade verksamheten).
Leverantören ska kunna svara på praktiska, tekniska och enklare farmaceutiska frågor.
Leverantören ska kontinuerligt vid behov informera Kunden och Kundens enheter skriftligt
och/eller elektronisk på lämpligt pedagogiskt sätt vad gäller uppgifter av betydelse för uppdragets genomförande, såsom exempelvis uppgifter om rester och indragningar
3.1.4 Samverkan
Flera aktörer kommer att vara delaktiga i de delar som berör Uppdraget och dess användning.
För att uppfylla läkemedelsverksamhetens syfte och skapa en sammanhållen och säker läkemedelskedja är samverkan mellan de olika aktörer som är involverade i processen såsom
Kunden, Kundens enheter, leverantörer och Myndigheter nödvändigt.
Leverantören ska inom sitt uppdrag samverka med berörda parter inklusive myndigheter och
Kunden för att skapa en sammanhållen, smidig och säker kedja vad avser läkemedelsförsörjningen.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
5
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
6 (29)
3.2 Kvalitet
3.2.1 Ledningssystem
Leverantören ska ha en organisation och ett ledningssystem för planering, utförande, uppföljning och utveckling av kvaliteten och säkerheten i verksamheten. Ledningssystemet ska syfta
till att säkerställa att de läkemedel som distribueras är av rätt kvalitet genom hela distributionskedjan.
3.2.2 Kvalitetssystem
Kvalitetsarbetet ska vara en naturlig del i verksamheten. Leverantören ska arbeta med ett
kvalitetsledningssystem och kvalitetssäkra verksamheten enligt ISO 9000-serien eller motsvarande system samt följa enligt efter var tid gällande myndighetskrav och de krav som ställs på
god distributionssed.
Leverantören ska årligen genomföra sk egeninspektion/intern granskning av berörd verksamhet enligt myndighetskrav, Kunden ska ha rätt att delta.
3.2.3 Avvikelsehantering
Avvikelser ska rapporteras dels till Kunden och dels enligt myndighetskrav. Leverantören ska
ha ett system för rapportering av avvikelser där allvarliga incidenter och felexpeditioner ska
rapporteras.
Leverantören ska vid Kundens behov samverka vad gäller avvikelser som berör upphandlat
uppdrag.
Leverantören ska lämna en sammanställning av antal avvikelser och åtgärder för dessa till
Kunden enligt punkt 7.1.
Med avvikelse menas icke uppfyllda av Kunden och myndighets ställda krav.
3.3 Miljö
3.3.1 Miljöledningssystem
Leverantören ska bedriva sitt miljöarbete på sådant sätt att Leverantören därigenom medverkar till att målen i Region Skånes miljöprogram uppnås, http://www.miljo.skane.se
Miljöarbetet ska vara en naturlig del i verksamheten och i linje med kvalitetsarbetet
Leverantören ska medverka till att miljöaspekter inkluderas i valet av läkemedel.
Leverantören ska medverka till att förpackningar, förpackningsmaterial och deras logistik
miljöanpassas.
Region Skåne kan göra andrapartsrevision av Leverantören.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
6
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
7 (29)
3.3.2 Miljöcertifiering
Leverantör ska senast 2014-01-01 efter avtalstecknandet vara certifierad enligt miljöledningssystem ISO 14 001 eller motsvarande system som minst uppfyller dessa krav och en gång om
året visa dokumentation som är granskad och godkänd av oberoende part eller revisor. Region
Skåne kan göra tredje part revision av miljöarbetet hos Leverantören.
3.3.3 Miljökrav på transporttjänsten
Leverantör skall leva upp till Region Skånes miljöprogram och bidra till att övergripande miljömål och riktlinjer för fordon samt att miljöbeslut inom regionen kan uppnås, exempelvis
minskad miljöbelastning från transporter, effektiv energianvändning, minskade utsläpp av
kemikalier och verka för en hållbar konsumtion. För miljö- och säkerhetsrelaterade krav på
fordon och transportjänst se bilaga D3.
För huvudleverantör som samverkar med andra aktörer skall dessa vara miljöcertifierade enligt ISO 14001 eller visa att de minst uppfyller samma krav i ett motsvarande system eller
omfattas av huvudleverantörens.
4 Beskrivning av uppdraget för läkemedelsförsörjning
4.1 Förutsättningar
Leverantören åtar sig att ansvara för att det på Kundens beställande enheter efter Kundens
beställning normalt samma dag och alltid inom 22 timmar finns avsedda, säkert förslutna och
för fortsatt transport märkta, kuranta läkemedel, läkemedelsnära produkter och handelsvaror
med hållbarhet som tillgodoser förväntad konsumtionstid. Åtagandet inkluderar infusionsvätskor och spolvätskor, tillgängliga enligt vad som särskilt framgår nedan.
Kunden förbinder sig att till minst 90% av hela behovet beställa de överenskomna läkemedel,
läkemedelsnära produkter och handelsvarorna, som uppdraget omfattar.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.1:
 Utnyttjande av personalutrymme kommer att ske i samverkan med de leverantörer
som utför Uppdragen D. Logistikcentrum, E. Tillverkning och beredningsenhet och F.
Läkemedelsservice.
4.2 Tillhandahållande av varor
4.2.1 Anskaffa och tillhandahålla
Leverantören ska:
 Anskaffa och kontinuerligt tillhandahålla av Kunden upphandlade läkemedel eller som
regelbundet används. Vid beställning av läkemedel hos läkemedelsleverantören ska
beställning märkas ”beställning och frakt för Region Skånes sjukvårdshuvudmans läkemedelsförsörjning”
 Vid behov anskaffa och tillhandahålla i övriga ej upphandlade godkända läkemedel
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
7
Datum 2010-12-01





Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
8 (29)
Vid särskilt behov anskaffa och tillhandahålla färdigberedda, innehållsdeklarerade läkemedel för klinisk prövning där ansvar för rätt slutlig märkning och användning ej
åligger Leverantören
Anskaffa läkemedel som inte finns på den svenska marknaden under förutsättning att
berörd myndighet har beviljat licens för försäljning av aktuell produkt
Administrera licensansökningar
Anskaffa och tillhandahålla i överenskomna läkemedelsnära produkter och handelsvaror
Ansvara för att varorna hanteras på det sätt som tillverkaren anger så att varornas kvalitet säkerställs
I den fortsatta texten benämns läkemedel, läkemedelsnära produkter och handelsvaror med
samlingsbegreppet ”varor”.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.2.1:
 Med ordet anskaffa menas att Leverantören äger varorna tills leverans ägt rum till Beställaren
 Ansvarsfördelning varulager:
-Inkurans och svinn av lagerhållna varar hos leverantören: Hela ansvaret ligger hos
Leverantören.
-Retur av varor från Kundens beställande enhet: För de varor som returneras har Leverantören ansvaret för att dessa levereras ut till annan beställande enhet. Har ingen
beställt denna vara och sista bäst före datum gått ut debiteras den av Kundens beställande enhet kostnaden.
 Region Skåne anger vilka läkemedelsnäraprodukter och handelsvaror som leverantören ska tillhandahålla efter avtalet har etablerats mellan Kunden och Leverantören.
4.2.2 Hållbarhetstider
Varor som levereras till kunden ska vara kuranta. Med kuranta varor menas att minst 6 månader av varans hållbarhetstid ska återstå vid leverans. För varor vars totala hållbarhetstid är
kortare än 6 månader gäller att minst 2/3 av hållbarhetstiden ska återstå vid leverans.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.2.2:
I avtalen mellan Region Skåne och leverantören för avtalade varor anges ett krav på 6 månaders återstående hållbarhet vid leverans.
4.2.3 Reklamationer och indragningar
Leverantören ska ansvara för reklamationer och indragningar och alla därtill hörande aktiviteter av de varor som Leverantören tillhandahåller.
Kundens beställande enheter åtager sig att omedelbart till Leverantören rapportera fel på varor
då detta uppstår och returnera dessa till Leverantören för fortsatt hantering där.
4.2.4 Reservrutin
Parterna ska utarbeta en reservrutin för att hantera beställningar och leveranser då ordinarie
rutiner inte fungerar.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
8
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
9 (29)
4.3 Beställning
4.3.1 Beställningssätt
Beställning ska kunna göras via:
 Elektronisk beställning genom e-handel
 Reservrutin enligt punkt 4.2.4
4.3.2 Beställningssystem
Kundens beställande enheter beställer varor via elektroniskt beställningssystem Raindance (ehandel). Elektronisk handel innebär en elektronisk kommunikation mellan beställare och leverantörer via EDI. Beställningar i systemet kommer att läggas helt manuellt via mus och tangentbord eller halvmanuellt genom att varor som ska beställas skannas in i systemet via
streckkoder.
Leverantören ska vid avtalsperiodens start ha ett system för att via EDI kunna ta emot och
skicka:
 Beställningar
 Pricat
 Orderbekräftelse
 Leveransavisering
 Fakturor
I Kundens beställningssystem ska beställarna se Leverantörens information avseende:
 Leveranstider
 Leverans- & beställningsstatus
o Beställning mottagen (datum, klockslag)
o Beställning restnoterad (beräknad leveranstid)
o Beställning expedierad (datum, klockslag)
o Beställning skickad (datum, klockslag, kolli-id)
o Beställning levererad (datum, klockslag, information för spårbarhet)
o Levererad vara om avvikande från beställd (varunummer, namn)
Leverantörens system ska vid avtalsperiodens start vara driftklart samt testat och godkänt av
Kunden.
Systemet ska följa ESAP6 v2.6 eller senare och SFTI, bilaga D4.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.3.2:
 Levererad vara som avviker från beställd: ersättning kan skickas i orderbekräftelse
och leveransavisering.
 Vad det gäller expedierad så är det ingen beställningsstatus och utgår därmed.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
9
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
10 (29)
4.3.3 Beställning
Normalbeställning - leverans inom 22 h
Beställningar avseende överenskommet sortiment skickade innan kl. 14.00 (vardagar) med
levereras till anvisad avlastningsplats (bilaga D5) senast kl. 12.00 nästkommande vardag. Leverantören ska tillhandahålla denna tjänst.
Tilläggsbeställning – leverans samma dag
Beställningar avseende överenskommet sortiment skickade innan kl. 09.00 (vardagar) med
levereras till anvisad avlastningsplats (bilaga D5) senast kl.15.00 samma dag. Leverantören
ska tillhandahålla denna tjänst.
Akutbeställning
Särskilda akuta beställningar kan vara aktuellt att beställa under Leverantörens normala öppethållande. Beställningen sker på Kundens beställande enhets initiativ och effektueras av
Leverantören enligt överenskommelse med Kundens beställande enhet via telefonsamtal. Leverantören ska tillhandahålla denna tjänst.
Jourbeställning
Leverantören ska kunna tillhandahålla leverans av akut beställda varor utöver Leverantörens
normala öppethållandetider, se punkt 6.1.3
4.3.4 Beställning av vätskor till vätskevagnsförråd
Infusionsvätskor och spolvätskor beställs via elektroniskt beställningssystem i enlighet med
Kundens prestandakrav (bilaga D 4). Leverantören mottar vätskebeställning från Kundens
beställande vätskevagnsförråd se punkt 4.4.9.
Beställningen utförs av extern aktör som upphandlats av Kunden och benämns Läkemedelsservice, dessa anlitats av Kunden för skötsel av vätskevagnsförråd. Vätskorna packas sedan på
så kallade vätskevagnar av Läkemedelsservice. System med vätskevagnar avser att vagnar
med fastställt sortiment finns tillgängliga enligt särskilt utbyteslista på vård-, operationsavdelning eller mottagning.
4.3.5 Retur av varor
Kundens enheter ska ha rätt att returnera och få krediterat kuranta oöppnade förpackningar
med rimlig hållbarhet som levererats av Leverantören. Detta gäller upphandlade produkter
och produkter som regelbundet används.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.3.5:
 Med rimlig hållbarhet menas följande: Minst 6 månader av varans hållbarhet ska återstå vid leverans till kundens beställande enhet enligt punkt 4.2.2 ”Hållbarhetstid”. Vid
retur av denna vara ska minst 2/3 av återstående hållbarhetstid kvarstå för att retur ska
kunna ske.
Angiven rutin stämmer överens med Läkemedelsverkets författningssamling LVF
2009:11 §22 Returer.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
10
Datum 2010-12-01

Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
11 (29)
I nuvarande avtal mellan Region Skåne och upphandlade varans leverantörer sker returer av läkemedel och läkemedelsnära varor enligt överenskomna regler mellan funktionen sjukhusapotek/distributör och läkemedelsbranschen/leverantörer .
4.4 Iordningställande och distribution
Leverantören ansvarar för att alla leveranser hanterats enligt vid var tids gällande myndighetskrav avseende exempelvis farmaceutisk slutkontroll.
4.4.1 Behörighetskontroll
Leverantören ska säkerställa att beställningen kommer från avtalspart.
4.4.2 Kontroll av vara
Leverantören ska säkerställa:
 Att leverans motsvarar lagd beställning
 Hållbarhet enligt punkt 4.2.2
 Att varan förpackas och transporteras enligt tillverkarens anvisning enligt punkt 4.4.3
4.4.3 Paketering av varor
Varor ska paketeras enligt tillverkarens anvisning. Emballage innehållande kyl- respektive
frysvaror ska vara märkt. Detaljinnehållet ska ej kunna identifieras av emballaget.
Varorna ska packas per beställande enhet hos Kunden eller enligt särskild överenskommelse.
Följsedel ska finnas med i varje transportbox.
Leverantören ska efter överenskommelse kunna packa om vissa läkemedel. Ompackningen
sker hos Leverantören. Ompackning får endast ske under förutsättning att brytningstillstånd
för detta givits till av Läkemedelsverket samt berörda läkemedelstillverkare.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.4.3:
 Det är inte brytningstillstånd utan tillverkningstillstånd som ska vara givet.
Meningen blir enligt följande: Ompackning får endast ske under förutsättning att tillverkningstillstånd för detta givits till av Läkemedelsverket samt berörda läkemedelstillverkare.
 En ompackning kan bli aktuell vid delning av en multipelförpackning som innehåller
flera mindre enheter när Kundens beställande enheter har beställt ett mindre antal än
vad som ingår i en multipelförpackning. En sådan multipelförpackning kallas i Sverige
allmänt för klinik- eller sjukhusförpackning.
4.4.4 Sortimentsstyrning
Med sortimentsstyrning avses att använda ett enhetligt sortiment av läkemedel hos Kundens
samtliga beställande enheter som harmonierar med rekommendationer från Läkemedelsrådet,
Regionala Läkemedelsenheten och upphandlade läkemedel samt TLV:s utbytessystem för
generiska varor och som sanktionerats av verksamhetschef på Kundens beställande enheter.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
11
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
12 (29)
När rekommendationer och upphandling medför sortimentsförändringar framgår detta av sk
utbyteslista.
Leverantören svarar för att:
 verkställa av Kunden beslutade bassortimentsförändringar enligt överenskommelse
 kontinuerligt justera Kundens beställningar i enlighet med beslutade sortimentsförändringar
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.4.4:
 Kunden förser Leverantören med utbyteslista.
4.4.5 Delleverans
Kunden accepterar delleveranser när så bedöms nödvändigt för att tillgodose samtliga enheters behov. Efter delleverans ska normalt kompletterande leverans ske nästa vardag. Detta
gäller under förutsättning att varan ej är restnoterad hos grossist eller tillverkare. Delleveranser ska ske till samma pris som huvudleveransen för beställaren.
4.4.6 Restorder
Restorder ska levereras så snart Leverantören åter har varan i lager. Restleveranser ska ske
till samma pris som huvudleveransen för beställaren.
4.4.7 Leveransvillkor
Varorna ska levereras fritt (DDP, incoterms 2000) till respektive leveransadress enligt bilaga
D5. Leverans ska uppfylla kraven på god distributionssed (GDP). Leverantören ska säkerställa att leveransadress och godsmottagare överensstämmer med beställningen.
Leverans ska ske enligt överenskommet leveransschema som fastställs i samråd mellan Leverantören och Kunden.
Leverantörens transportfordon ska anpassas till godsmottagningarnas eller anvisad plats olika
förutsättningar som exempelvis belägenhet, tillgänglighet, maxhöjder, trafiksituation, möjligheter till fordonsparkering och av- och pålastnings ytor.
4.4.8 Leveransförsening
Vid leveransförsening av beställda varor ska snarast berörd beställande enhet meddelas. Vid
längre tids restsituation (> en vecka) ska även Kunden informeras. Kunden meddelar eventuell ersättningsprodukt.
4.4.9 Vätskeleveranser
Leverantören ansvarar för att det med angiven servicenivå alltid finns beslutat sortiment tillgängliga för Kundens beställande enheter.
Leverans till beställande enhet
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
12
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
13 (29)
Leverantören ska tillhandahålla och leverera, efter Kundens beställning, infusionsvätskor till
de av Kundens beställande enheter med ringa behov och som inte får detta levererat från
Kundens vätskevagnsförråd.
Leverans till vätskevagnsförråd
Leverantören ska orderhantera infusionsvätskor och spolvätskor till vätskevagnsförråden som
Kundens beställande enheter har anvisat. Infusionsvätskor och spolvätskor som upphandlats
av Kunden kan vid palleverans levereras direkt från läkemedelstillverkaren till Kundens vätskevagnsförråd. Ansvar för fortsatt hantering av till vätskevagnsförråd levererade vätskor
åligger annan part än Leverantören.
På följande sjukhus finns vätskevagnsförråd;
SuS Lund
SuS Malmö
Centralsjukhuset i Kristianstad (CSK)
Helsingborgs lasarett
Hässleholms sjukvårdsorganisation
Trelleborgs Lasarett
Ystad Lasarett
Ängelholms Lasarett
4.4.10 Distribution
Leverantören ska ansvara för alla transporter och vad därtill krävs för säker hantering av varor, från beställning till och med mottagandet vid Kundens beställande enheters anvisade avlastningsplatser (bilaga D5). Transportboxen ska vara märkt enligt gällande föreskrifter. Leverantören ska leverera alla varor* på praktiskt och säkert sätt, för angivna temperaturförhållanden eller med andra skyddskrav och vara säkert förslutna.
Vid leverans till beställande enheter utanför sjukhusområdet ska dessa transportboxar vara
Zonpackade för fortsatt transport från avlastningsplats. Kunden svarar för transport från Leverantörens anvisade avlastningsplats till beställande enhet hos Kunden.
Omfattar en leverans flera kollin till samma beställande enhet hos Kundens, ska varje kolli
vara märkt med kollietikett och ha uppgift med antalet kolli som ingår i leveransen.
När varorna lossats åligger det Leverantören att tillse att leveransmottagaren kvitterar varorna.
För att öka leveranssäkerheten för överlämnandet och spårbarheten av godset ska Leverantören i samverkan med Kunden utarbeta rutiner tillsammans så som streckkodsmärkning av
transportboxar.
Vid returnering av varor enligt punkt 4.2.3 och 4.3.5 ska Leverantören ta emot dessa vid anvisad avlastningsplats för återtransport till Logistikcentrat.
Tomma transportboxar hämtas senast vid kommande leverans.
Avgränsning
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
13
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
14 (29)
I de fall extra transporter uppstår till följd av Kundens beställande enhets akuta krav på läkemedelsleverans ska en överenskommelse träffas med Kundens beställande enhet angående
transport. Faktiska merkostnaden som transport debiteras Kundens beställande enhet.
*Med undantag vid direktleverans av infusionsvätskor från läkemedelstillverkaren till Kundens vätskevagnsförråd.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 4.4.10:
 Kostnader för transportboxar, grindvagnar etc fram till avlastningsplats ska ingå orderradpriset.
5 Beskrivning av uppdraget för Dialysservice
Dialysenheterna vid Kundens enheter i Helsingborg, Hässleholm, Lund, Malmö och Ystad
ansvarar för dialysvården av patienter som genomför dialysbehandling i hemmet både inom
Region Skåne, södra Halland och Blekinge. Hos Kunden finns idag ca 150 patienter som behandlas med peritonealdialys (PD) och ca 30 patienter som behandlas med hemodialys (HD) i
hemmet. Antal beställningar och leveranser 2009 var 330 st/månad.
Leveratören ska tillhandahålla sjukhusen med dialysservice vilket består av:
 Regelbundna och nära kontakter med läkare och sjuksköterskor på respektive dialysenhet
 Kontakter med patient och/eller anhöriga inför varje leveranstillfälle
 Beställning och lagerhållning av aktuella vätskor till CAPD (Continuous Ambulatory
Peritoneal Dialysis) och vid APD (Automated Peritoneal Dialysis) och dialyskoncentrat till HD
 Sampaketera vätskor, utensilier och läkemedel per patient enligt överenskommelse
med Kunden
 Kontroll av rekvisitionsutgång och avisering av förnyelse till förskrivare
 Retur av varor för destruktion (läkemedel, vätskor, riskavfall och sammanslagna kartonger) som har levererats av Leverantören
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 5, punkten retur av varor
för destruktion:
Leverantören ska bekosta och organisera transporten från patienten till Logistikcentrum om
Leverantören avser att placera Logistikcentrum utanför Region Skånes geografiska område.
Om Leverantören avser att placera Logistikcentrum inom Region Skånes geografiska område
sker avhämtning hos patient av Region Skånes transportservice för leverans till Logistikcentrum som tar emot returnerade varor för destruktion och vidare hantering.
5.1 Sampaketering
Leverantören ska sampaketera material som patienterna behöver för att kunna utföra sin dialys hemma, både PD och HD. Leverantören ska sampaketerar utrustning utöver det som finns
i Leverantörens sortiment som patient behöver för sin behandling. Leverantören ska använda
det av Kunden angivna och upphandlade sortiment av utensilier och vätska. Detta inkluderar
enkel teknisk utrustning som krävs i samband med dialys och erhålles från Skåneförrådet liksom specialteknisk utrustning och dialyslösningar, som tillhandahålles från dialysföretag samt
läkemedel på rekvisition som ingår i behandlingen.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
14
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
15 (29)
Detta innebär:
 Expedition/packning av vätskor per patient och leveranstillfälle
 Expedition/packning av läkemede på rekvisition per patient och leveranstillfälle
 Expedition/packning av de material som används vid PD och HD per patient och leveranstillfälle
5.2 Beställning
5.2.1 Beställningssystem
Beställning ska kunna göras via:
 Webbaserad beställningssystem där patient ges särskild behörighet och inloggningsuppgifter, tillhandahålls av Leverantören
 Telefon
5.2.2 Beställningsrutin
Beställning vid uppstart av dialys i hemmet
Vid första beställningen till en ny patient meddelar sjuksköterskan från berörd Hemdialysenhet hos Kunden Leverantören att det finns en ny patient. Patientens hemdialysenhet ansvarar
tillsammans med Leverantören för att patienten får information om vilka beställningsrutiner
som ska gälla för hemleverans. En genomgång av beställningslistorna görs med patienten,
därefter beställer patienten själv enligt dessa listor på avrop vad som är överenskommet. Leverantören ska tillhandahålla denna tjänst.
Normalbeställning
Patienten e-mejlar, faxar eller ringer in sin beställning enligt överenskommelse. Patienterna
beställer då också sina läkemedel på rekvisition och sina kosttillskott för samleverans med
dialystillbehören. Beställning sker en vecka innan leverans. Leverantören ska tillhandahålla
denna tjänst.
Akutbeställning
Särskilda akut beställning kan vara aktuellt att beställa under Leverantörens normala öppethållande. Beställningen sker enligt överenskommelse med berörd Hemdialysenhet hos Kunden. Leverantören ska tillhandahålla denna tjänst.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 5.2.2:
 Förtydligande av punkt 5.2.2 Beställningsrutin för Normalbeställning.
Patienten lägger sin beställning via ett webbaserad beställningssystem eller via telefon
enligt överenskommelse. Patienterna beställer då också sina läkemedel på rekvisition
och sina kosttillskott för samleverans med dialystillbehören. Beställning sker en vecka
innan leverans. Leverantören ska tillhandahålla denna tjänst.
5.3 Leverans
Leverans sker med 1-3 veckors intervall. Detta bestäms efter patientens önskemål beroende på
hur stor plats patienten har hemma. Leveransen hem till patienten organiseras och bekostads
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
15
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
16 (29)
av Region Skåne. Avhämtning ska ske vid för ändamålet lämplig, av Kunden anvisad plats
belägen inom Region Skånes geografiska verksamhetsområde.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 5.3:
 Leverantören ska bekosta och organisera transporten till anvisad avlastningsplats om
kommande Leverantör avser att placera Logistikcentrat utanför Region Skånes geografiska område. Om Leverantören avser att placera Logistikcentra inom Region Skånes geografiska område sker avhämtning där av Region Skånes transportservice
5.4 Fakturering för utomlänspatient
Leverantören ska skicka följesedel en gång per månad till Kundens Hemdialysenheter för
respektive utomlänspatient. Vid fakturering av sampaketeringen för dessa patienter ska det
tydligt framgå på fakturan vad som debiteras varje enskild patient.
6 Krav och acceptanskriterier
6.1 Tillgänglighet
6.1.1 Tillgänglighet vardagar
Leverantören ska utan dröjesmål ha adekvat personal tillgänglig för Kundens behov vardagar
kl 8.00 – 16.00 för att ta emot beställningar, kommunikation via telefon, e-post, telefax, brev
och personlig kontakt enligt vad som krävs för uppdragets genomförande.
6.1.2 Tillgänglighet helger/storhelger
Leverantören ska vara införstådd med att särskild tillgänglighet och samverkan mellan parterna kan krävas avseende beställning och leverans vid storhelger för att upprätthålla servicegraden. Inför varje kalenderår görs en överenskommelse mellan Leverantören och Kunden
vilka dagar som Leverantören ska vara tillgänglig.
6.1.3 Bakjour – beredskap
Kunden ska vid särskilt behov skyndsamt kunna nå farmaceut hos Leverantören vid alla tidpunkter utanför normal kravställd tillgänglighet. Inställelsetid ska vara höst 2 timmar för expediering av läkemedel och handelsvaror. Faktiska transportkostnader debiteras Kundens beställande enhet.
Antal jourutryckningar för 2009 var 66 stycken.
Avgränsning:
I bakjour och beredskap ingår inte att ansvara för leverans av extempore läkemedel som produceras och levereras utanför detta uppdrag.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 6.1.3:
 Inställelsetid (max 2 h) menas: Från det att Kundens beställande enhet har lagt sin beställning till Leverantören till påbörjad expediering av varan.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
16
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
17 (29)
6.2 Destruktion och kassering
Leverantören ska ansvara för destruktion av de returnerande och kasserade läkemedel som
levererats av Leverantören med undantag för läkemedel i injektions- och infusionsbehållare,
radiofarmaka, stickande/skärande avfall, narkosgaser, läkemedel med tungmetallsinnehåll
eller annat avfall som kräver särskild hantering vilket ska hanteras av Kundens enheter.
Leverantören ska återta dialysrester och riskavfall från enskilda patienter som omfattas av
dialysservice enligt punkt 5 och ansvara för destruktion av dessa.
Leverantören ska tillhandahålla Kundens beställande enheter med de utensilier och rutiner för
omhändertagande av kasserade läkemedels som krävs.
Leverantören ska redovisa den viktmängd läkemedel i kilo per sjukvårdsförvaltning, som
återlämnas från Kundens beställande enheter för destruktion enligt punkt 7.4.
Leverantören ska för destruktionshantering ha erforderliga tillstånd.
6.3 Servicegrad
Leverantörens leveranssäkerhet ska motsvara minst 98% vad gäller överenskomna leveranstider. Leverantören ansvarar för att angiven servicegraden upprätthålls även under helger/storhelger. Kunden är därvid medveten om att volymer och leveranstider kan behöva anpassas.
Om kravet för leveranssäkerhet ej uppnås, äger parterna rätt att uppta diskussion för att utreda
orsakerna till den bristande leveranssäkerheten. Diskussionen syftar till att parterna skall träffa överenskommelse om åtgärder för att säkerställa en fullgod leveranssäkerhet. Kunden äger
tolkningsföreträde i bedömningen om leveranssäkerheten är fullgod eller ej.
Avgränsning:
Undantag avseende överenskommen leveranstid kan förekomma vid särskilda situationer då
varan icke kan göras tillgänglig, såsom vid restsituationer, anskaffning av vissa licenspreparat
och produktionsbegränsningar. Leverans sker då så snart som möjligt.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 6.3:
 Leverantörens leveranssäkerhet ska motsvara minst 98% vad gäller överenskomna leveranstider, se punkt 4.3.3. Leverantören ansvarar för att angiven servicegraden upprätthålls även under helger/storhelger.
 Uppföljning sker enligt punkt 7.1
 Servicegraden beräknas på antal orderrader där full leverans inom angiven tidsram
punkt 4.3.3 (Normal- Tilläggs och Jourbeställning) har uppnåtts dividerat med totalt
antal lagda orderrader.
Exempel
orderrader där full leverans inom angiven tidsram uppnåtts 98
totala antal orderrader
= 98%
100
Detta redovisas elektroniskt till Beställaren. Om kravet för leveranssäkerhet ej uppnås,
äger parterna rätt att uppta diskussion för att utreda orsakerna till den bristande leverans-
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
17
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
18 (29)
säkerheten. Diskussionen syftar till att parterna skall träffa överenskommelse om åtgärder för att säkerställa en fullgod leveranssäkerhet. Kunden äger tolkningsföreträde i bedömningen om leveranssäkerheten är fullgod eller ej.
6.4 Insamling och redovisning av statistik
Leverantören ska leverera den av Apotekens Service AB efterfrågad försäljningsdata i det
format, inom den tidsplan, på det sätt och på den informationsnivå som Apotekens Service
AB efterfrågar och i enlighet med gällande författning, för mer information se
http://www.apotekensservice.se/
Leverantören ska direkt till Kund elektroniskt leverera försäljningsdata i form av ett komplett
varuregister för rekvisitionerna innehållande Varufiler och Slutenvårdsfil i textformat enligt
angiven filnamnstandard utöver den information Apotekens Service AB efterfrågar.
Filer ska levereras enligt samma tidsplan som gäller information till Apoteket Service AB.
Senaste version av det kundregister, termkatalog, ATC-uppdelning, artikelfil etc. som Kunden
anger ska användas.
Leverantören får inte göra förändringar eller tillägg i befintlig filstruktur. Önskvärda förändringar av kund eller leverantör ska aviseras, diskuteras och kommuniceras i samförstånd innan förändring sker.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 6.4, 3:e stycket:
Filer ska levereras enligt samma tidsplan som gäller information från Apoteket Service AB.
Leverantören ska månadsvis leverera senaste version av det kundregister, termkatalog, ATCuppdelning, artikelfil etc. som Kunden anger ska användas.
7 Uppföljning
Leverantören ska rapportera in all uppföljning elektroniskt till Kunden
7.1 Verksamhetsuppföljning
Kunden ska ha rätt att följa upp den upphandlade verksamheten utifrån ändamålsenlighet.
Uppföljning ska ske av:
 Upprätthållande av servicegrad enligt punkt 6.3
 Registrerade avvikelser enligt punkt.3.2.3
 Statistik avseende läkemedelsförsörjningen punkt 6.4
Leverantören ska rapportera in ovanstående uppgifter elektroniskt till Kunden en gång per
månad.
7.2 Kvalitetsgranskning
Leverantören ska ansvara för att upphandlad verksamhet kvalitetsgranskas enligt myndighetskrav. Kunden ska därvid ha rätt att ta del av resultat av sådan granskning eller själv
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
18
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
19 (29)
genomföra kvalitetsgranskningen med utomstående granskare. Kunden svarar i de fallen för
de kostnader som avser granskaren. Leverantören ska i samband med granskning vara tillgänglig och ge tillgång till dokumentation som granskningen kräver.
7.3 Ekonomisk uppföljning och kontroll
Kunden ska ha rätt till fullständig insyn i Leverantörens ekonomiska redovisning avseende
avrop, inköp och fakturering av varor inom Uppdraget. Kunden äger också rätt att genom av
Kunden anlitad auktoriserad eller godkänd revisor genomföra revision hos Leverantören. Leverantören är i det sammanhanget skyldig att ställa allt material som rör avrop, inköp och fakturering av varor inom Uppdraget till förfogande.
Uppföljning ska ske av:
 Nettopriset för de varor som har upphandlats av Kunden
 AIP för de varor som ej har upphandlats av Kunden och som finns inom förmånen
 Nettopris för de varor som ej har upphandlats av Kunden och som inte finns inom förmånen
7.4 Miljöredovisning
Leverantör ska årligen i samband med verksamhetsredovisning också lämna en miljöredovisning. Miljöredovisningen ska innehålla både text och siffror över hur verksamheten bidrar till
att uppfylla Region Skånes miljömål och miljöbeslut.
Speciellt ska koldioxidutsläpp från transporter och andelen förnybara bränslen redovisas. Region Skånes mål är att minska utsläppen av växthusgaser genom bl a ökad andel miljöbränslen och använda fordon som är oberoende av fossila bränslen.
Leverantören ska var 6:e månad redovisa den viktmängd läkemedel i kilo per sjukvårdsförvaltning, som återlämnas från Kundens beställande enheter för destruktion.
8 Övrigt
8.1 Patientindividuell dosering - slutenvårdsdos
Leverantören ska kunna utveckla och via modern teknik och enligt myndighetskrav tillhandahålla patientindividuell dosering efter samverkan med Kunden då tilltäckligt stort underlag
finns för att kostnadseffektivt bedriva en sådan verksamhet.
Kunden ska äga rätt att utlösa option för patientindividuell dosering (slutenvårdsdos).
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende punkt 8.1:
 Läkemedel ska kunna tillhandhållas antingen som singeldos eller som multidos i patientindividuella förpackningar.
 Läkare ordinerar patientens medicin i patientjournalsystemet Mellior. Ordinationen
skickas elektroniskt iväg till logistikcentrat som tar emot och iordningställer den patientindividuella dosen. Den patientindividuella dosen levereras till den beställande enheten där administration till patienten sker.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
19
Datum 2010-12-01


Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
20 (29)
Patientindividuell dosering (slutenvårdsdos): Idag är det endast 11 avdelningar på 2
sjukhus som har patientindividuell dosering. Då tillräckligt stort underlag finns för att
kostnadseffektivt bedriva en sådan verksamhet ska optionen utlösas. Detta sker i samråd med Leverantören.
Idag är en patientindividuella doseringen förpackade i påsar. Då Kunden utlöser optionen kommer diskussion att ske om hur förpackningen ska se ut.
Idag levereras patientindividuell dos en gång/dygn. Vid en utlösning av optionen
kommer diskussion att ske om hur ofta leverans ska ske.
Hantering av returnerade, oanvända, patientindividuella doser: Kassering sker i avsedda kärl som returneras till Leverantören som tillhandahåller patientindividuell dos
för destruktion. Antal returer av patientindividuella doser uppskattas till 5-10%.
8.2 Läkemedelsautomater
Där Leverantör ser möjligheter att använda läkemedelsautomater på ett sjukhus ska det ske i
samråd med Kundens enhet som beslutar om införandet. Utvecklingen ska ske inom ramen
för tjänsten.
Kunden vill ha möjlighet att utfärda en option som ger Kundens enheter rätt införa Läkemedelsautomat på Kundens begäran vilket då sker på Kundens enhets bekostnad. En överenskommelse görs då med Leverantören om servicenivå.
8.3 Kommunala läkemedelsförråd
Kunden har betalningsansvar för vissa läkemedel och läkemedelsnära produkter som finns i
de kommunala läkemedelsförråden inom Region Skånes 33 kommuner. De kommunala läkemedelsförråden ska ha rätt att beställa de läkemedel och läkemedelsnära varor som Kunden
anger enligt bilaga 6.
Information om antal beställande enheter finns i bilaga D1. Information om inköpta volymer
finns i bilaga D2.
8.3.1 Beställningsätt
Leverantören ska utarbeta beställningsrutiner tillsammans med den beställningsansvarige
sjuksköterskan för respektive kommunalt läkemedelsförråd. Eventuella kostnader som uppstår
i samband med överenskomna beställningsrutiner belastar det beställande kommunala läkemedelsförrådet.
8.3.2 Iordningsställande och distribution
De villkor som finns för iordningsställande och distribution enligt punkt 4.4 samt punkt 4.2.2,
4.2.3 och 4.3.5 ska gälla för det beställande kommunala basförrådet.
8.3.3 Krav och acceptanskriterier
De villkor som finns för krav och acceptanskriterier enligt punkt 6 ska gälla för det beställande kommunala basförrådet.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
20
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
21 (29)
Avgränsning: punkt 6.1.2 och 6.1.3 ingår ej i åtagandet för de kommunala läkemedelsförråden
8.3.4 Uppföljning
De villkor som finns för uppföljning enligt punkt 7.1 och 7.3 ska gälla för det beställande
kommunala basförrådet.
8.4 Privata vårdgivare
Privata vårdgivare inom Region Skåne ska ha rätt att beställa de läkemedel som Kunden har
kostnadsansvar för (bilaga D7) samt de läkemedel som Region Skånes Läkemedelsenhet och
Läkemedelsråd rekommendera att den privata vårdgivaren ska beställa på slutenvårds rekvisition hos Leverantören (bilaga D7).
Information om antal beställande enheter finns i bilaga D1. Information om inköpta volymer
finns i Bilaga D2.
8.4.1 Beställningsätt
Leverantören ska utarbeta beställningsrutiner tillsammans med den privata vårdgivaren.
Eventuella kostnader som uppstår i samband med överenskomna beställningsrutiner belastar
den beställande privata vårdgivaren.
8.4.2 Iordningsställande, leverans och distribution
Leverantören ska utarbeta rutiner för iordningsställande, leverans och distribution tillsammans med den beställande privata vårdgivaren. Eventuella kostnader som uppstår i samband
med iordningställande, leverans och distribution belastar den privata vårdgivaren.
8.4.3 Uppföljning
De villkor som finns för uppföljning enligt punkt 6.4 och 7.3 ska även gälla för den beställande privata vårdgivaren.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
21
Datum 2010-12-01
Dnr
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
1000116-01
22 (29)
Bilaga D1 Kundens enheter - Sjukvårdsförvaltningar och
beställande enheter
Kundens enheter består idag av 13 sjukvårdsförvaltningar, på Kundens enheter finns det beställande enheter enligt nedan. Därtill tillkommer Kommunala läkemedelsförråd som Kunden
har betalningsansvar för samt de privata vårdgivare som beställer läkemedel enligt punkt 8.4.
Förvaltning
Skånes Universitetssjukhus Lund
Antal Beställande enheter
156
Skånes Universitetssjukhus Malmö
146
Centralsjukhuset Kristianstad (CSK)
80
Helsingborgs lasarett
89
Hässleholms sjukvårdsorganisation
19
Landskrona Lasarett
7
Trelleborgs Lasarett
25
Ystad Lasarett
40
Ängelholms sjukhus
30
Folktandvården
99
Labmedicin Skåne
40
Primärvården Skåne
197
Psykiatri Skåne
80
Kommunala läkemedelsförråd
89
Privata vårdgivare
14
Angivna beställande enheter kan komma att förändras under avtalsperioden.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
22
Datum 2010-12-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
1000116-01
Dnr
23 (29)
Bilaga D2 Volymer
Volymuppgifter för humanläkemedel, läkemedelsnära produkter och handelsvaror, dessa avser 12 månader under 2009. Uppgifterna är cirkauppgifter och kan komma att variera under
avtalsperioden.
Verksamhet
Region Skåne
offentlig verksamhet
Kommunala läkemedelsförråd
Privata Vårdgivare
Antal
varunummer
8163
Antal
förpackningar
1 700 000
Antal
orderrader*
620 000
Inköpt
varuvärde
667 000 000 kr
107
11 509
5591
1 414 168 kr
-
324
104
1 060 000
* Med orderrad avses en beställningsposition oavsett beställd kvantitet.
Angivna volymer och varuvärde är uppskattningar som kan komma förändras under avtalsperioden.
Det ska noteras särskilt att patientindividuell dosering – slutenvårdsdoser och läkemedel för
tillverkning/beredning och handelsvaror inte ingår i underlaget för beräkning av volymer
ovan.
Observera att antal förpackningar kan justeras över tid då slutenvårdsdos kan komma att upphöra eller att fler av Kundens beställande enheter önskar använda sig av slutenvårdsdos. Om
sådan förändring sker och blir av betydande volym ska detta regleras mellan Leverantören och
Kunden.
Förtydligande lämnade under upphandlingens gång avseende bilaga D2 Volymer.
 Antal orderrader uppskattas att uppgå till ca 620.000.
Ca 620.000 orderrader fördelas enligt följande: Normalbeställning 403.000, tilläggs
beställning 200.000, akutbeställning exkl transport 13.000, dialysservice 4000 samt
Jourutryckning exkl transport 250 tim.
 Fördelningen uppskattat att vara ca 600 000 orderrader för läkemedel och ca 20 000
orderrader för läkemedelsnära produkter/ handelsvaror
 I nuläget fördelas volymen avseende primärvård, folktandvård och kommunala akutförråd enligt nedan för resp avlastningsplats. Då det kan bli förändringar i framtiden
på Region Skånes ”slingbils” transportrut som utgår från sjukhusen är detta preliminära siffror som anges för respektive avlastningsplats på sjukhusen och kan förändras.
SUS Lund ca 63 enheter, SUS Malmö ca 60, CSK ca 41, Helsingborg ca 53, Hässleholm ca 37, Landskrona ca 27, Trelleborg ca 34, Ystad ca 33, Ängelholm ca 29
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
23
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
24 (29)
Bilaga D3 Miljö- och säkerhetsrelaterade krav på fordon
och transporttjänst
Fordon med totalvikt över 3.5 ton (tunga fordon):
 Alla transporter ska genomföras med fordon som lägst uppfyller kraven enligt Euro
IV.
 Vid nyanskaffning av fordon ska dessa uppfylla kraven enligt Euro V.
Fordon med totalvikt under 3.5 ton (lätta lastbilar):
 Alla transporter ska genomföras med fordon som lägst uppfyller kraven enligt förordning SFS 2009:1 och får släppa ut högst 230 g CO2/km vid blandad körning, dieseldrivna fordon får släppa ut högst 5 milligram partiklar/km.
 Vid nyanskaffning av fordon ska dessa helt eller delvis drivs på förnyelsebara bränslen, el, etanol eller gas utom gasol.
Fordon som klassas som personbilar:
 Alla fordon ska uppfylla kraven enligt miljöbilsdefinitionen SFS 2005:1228.
Krav på däck:
Tunga fordon, lätta lastbilar och personbilar:
Däcken ska vara fria från märkningspliktig olja enligt EU:s klassificerings- och märkningskriterier 67/548/EEC med tillägg och vara fria från antioxidanten IPPD. För regummerade
däck ska slitbanansgummi vara fritt från märkningspliktig olja. Vinterdäck ska vara dubbfria
och ha lågt rullmotstånd.
Trafiksäkerhetsfrågor avseende fordon, personal och utförarens organisation
 Utförarens trafiksäkerhetspolicy och implementering av denna, som skal omfatta riktlinjer och handlingsplaner för bl a alkohol, droger, bältesanvändning, mobiltelefonanvändning under körning, hastighetsanpassning, arbetstider, kör-och vilotider, brandövning vid fordonsbrand, kontroll av personalens hälsostatus utöver vad som regleras i
SFS 1998:488 (körkortslagen), ska redovisas.
 Alla fordon ska vara utrustade med brandsläckare, reflekterande skyddsväst, handlampa och förbandsutrustning.
 Alla fordon ska ha trepunktsbälte och ska bra skydd mot wiplash.
 Personbilar ska ha erhållit 32.5 poäng eller bättre enligt EuroNCAP (krocksäkerhetsprov) samt vara utrustade med antisladdsystem.
 Fordon ska i största möjliga utsträckning vara utrustade med alkolås. Fr o m 1 januari
2012 skall 75 % av fordonen vara utrustade med alkolås och andelen ska därefter årligen öka.
Parterna ska under avtalstiden följa utvecklingen och över tiden, efter överenskommelse, justera miljökraven.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
24
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
25 (29)
Bilaga D4 Avrop via elektronisk handel
ESAP6 är en öppen standard för affärskommunikation B2B.
I kommunikationen med Leverantören ska följande information utbytas under avtalsperioden:
6.1.1 Prislista
6.1.4 Avropserkännande
6.3.2 Leveransavisering
6.1.6 Faktura
9.2.1 Faktura
Följ nedanstående länk för mer information:
http://www.gs1.se/sv/Elektronisk-handel/Affarsprocesser/Avrop-mot-ramavtal-ESAP6/Specifikationer/
Sortimentsvillkor
 Leverantören ska tillhandahålla en elektronisk produktlista, pricat, med av Kunden
anvisat sortiment.
 Kundens beställande enheter ska ha rätt att lägga valfri order vad gäller omfattning,
volym, mm, i enlighet med avtalets förutsättningar.
Villkor vid pricathantering
 Vad gäller artikelinnehåll av pricat (prislista) skall Kunden ha full rätt att bestämma
och förändra denna under hela avtalsperioden.
 Under grundavtalstiden skall pricaten/prislistan vara låst och inga förändringar får förekomma utan Kundens godkännande.
 Vid en uppdatering av gällande prislista/pricat skall en avtalad tidsperiod för kontroll
och aktivering avtalas. Tidigare avtalsvillkor gäller fram tills Kunden godkänt en reviderad pricat.
 Leverantören skall under hela avtalsperioden kunna hantera affärstransaktioner till och
från Kundens e-handelssystem
Checklista för fält vid konfiguration av Pricat.
 Levererad pricat från leverantör skall innehålla kraven i ESAP6 v2.6 eller senare, samt
nödvändiga krav för beställningar av läkemedel.
 Utöver bas skall nedanstående fält hanteras:
o T0082 Förpackningens innehåll
o T0026 Antal konsumentförpackningar i handelsförpackning
Implementering
 Leverantören skall i god tid innan driftstart medverka till ett gemensamt uppstartsmöte
med berörd personal.
 För att underlätta implementering är det önskvärt att Leverantören tillhandahåller en
testartikel, dvs. en fiktiv artikel, för teknisk kontroll.
Drift
 Debet och kreditfaktura skall hanteras.
 Vid felaktig eller ej inläst order skall kontakt tas med Kundens avdelning för elektronisk handel.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
25
Datum 2010-12-01






Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
26 (29)
En faktura skall avse endast ett avrop eller, om avropet delats upp i delleveranser, en
delleverans inom ett avrop.
Leverantören får inte byta ut avropade artiklar mot ersättningsartiklar, ej heller lägga
till artiklar på befintlig beställning, om inte annat avtalats.
På samtliga kolli skall framgå godsmottagningsadress samt leveransadress.
Samtliga leveranser skall innehålla dokumentation över totalt antal kollin, samt en
specifikation över leveransen utställd på godsmottagningsnivå.
På följesedel skall framgå Kundens beställande enhets avropsnummer godsmottagningsadress samt leveransadress.
Leverantörens kundtjänst/ordermottagare skall kunna se det avropsnummer som skapas i Kundens beställningssystem.
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
26
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
27 (29)
Bilaga D5 Leveransadress - Anvisad avlastningsplats
Kundens beställande enheters avlastningsplatser för leverans av läkemedel, läkemedelsnära
produkter och handelsvaror
Sjukhusförvaltning
SuS Lund
SuS Malmö
Centralsjukhuset Kristianstad
(CSK)
Helsingborgs lasarett
Hässleholms sjukvårdsorganisation
Landskrona Lasarett
Trelleborgs Lasarett
Ystad Lasarett
Ängelholms Sjukhus
Adress
Skånes Universitetssjukhus Lund,
Godsmottagningen
Skånes Universitetssjukhus Malmö,
Godsmottagningen
Centralsjukhuset Kristianstad, Godsmottagningen
Helsingborgs lasarett, Godsmottagningen
Hässleholms sjukhusorganisation,
Godsmottagningen
Landskrona Lasarett, Rondvägen 3,
Landskrona
Trelleborgs lasarett, Lastbryggan, byggnad 15, infart via Frans Malmrosgatan
skyltat ”Norra infarten”
Ystadslasarett, Godsmottagning byggnad 17
Ängelholms Sjukhus, Landshövdingevägen, Godsmottagningen, byggnad 18
Leveranspunkter
252
248
130
157
60
38
65
76
63
Angivna leveranspunkter/sjukhusförvaltning är uppskattningar som kan komma att förändras under avtalsperioden
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
27
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
28 (29)
Bilaga D6 Läkemedel i kommunala läkemedelsförråd
Följande läkemedel har Kunden kostnadsansvar för i de kommunala läkemedelsförråden. Preparatval kan komma att förändras över tid. Vid sådana förändringar meddelar Kunden detta
till Leverantören.
Preparat
Aciklovir tabl. 800 mg
Amimox tabl. 750 mg
Betapred tabl. 0,5 mg
Ciprofloxacin tabl. 500 mg
Cortimyk/Daktacort kräm
Cyklokapron/Tranon tabl
Diklofenak supp. 50 mg
Doxyferm tabl. 100 mg
Epipen inj 0,3 mg/dos
Furadantin tabl 50 mg
Furosemid inj. 10 mg/ml
Furosemid/Impugan tabl. 40 mg
Glucagon Novo Nordisk pulv. o. vätska till
inj., endosspruta
Haldol oral lösn. 2 mg/ml
Haldol tabl 1 mg
Heparin LEO 100E/ml
Heracillin tabl. 500 mg
Instillagel
Kloramfenikol CCS ögondr. endos 5 mg/ml
Klyx klysma
Kåvepenin tabl. 1 g
Loperamid/Dimor kaps. 2 mg
Preparat
Microlaxrektal lösning
Natriumklorid inj. 9 mg/ml plastamp. luerlock
Nezerilnäsdr. endospipetter 0,5 mg/ml
Nitromex resoriblett 0,50 mg
Noviform ögonsalva
NovoRapidFlex Pen
Panodil supp. 1 g
Panodil tabl. 500 mg
Primperan supp. 20 mg
Ranitidin tabl. 150 mg
Selexid tabl. 200 mg
Sterilt vatten 20 ml
Tavegyl tabl. 1 mg
Tramadol/Tradolan tabl. 50 mg
Narkotika grupp II-V
DiazepamDesitin klysma 10 mg
Heminevrin kapslar 300 mg
Morfin Meda inj. 10 mg/ml
Morfin Meda tabl. 10 mg
Sobril/Oxascand tabl. 5 mg
Morfin-Skopolamin Meda inj. (10 + 0,4)
mg/ml
Zopiklon tabl. 5 mg
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
28
Datum 2010-12-01
Dnr
1000116-01
02 Handling 2 Kravspecifikation
– D. Drift av Logistikcentrum
29 (29)
Bilaga D7 Privata vårdgivare
Läkemedel vid cytostatikabehandling (L01) dialysbehandling, botulinumtoxinbehandling
(M03AX01) samt Allergenextrakt (V01A) vid hyposensibilisering ingår i patientavgiften för
läkarbesöket i öppen vård enligt Region Skånes fastlagda riktlinjer. ”Patientavgifter i öppen‐
vården”. Dessa läkemedel har Kunden kostnadsansvar för och ska beställas på slutenvårdsrekvisition. De privata vårdgivarna ska i förekommande fall beställa dessa läkemedel av Leverantören. Förändring kan ske över tid under avtalsperioden.
I tabellen finns de läkemedel angivna som Region Skånes Läkemedelsenhet och Läkemedelesråd rekommendera att den privata vårdgivaren ska beställa på slutenvårds rekvisition hos
Leverantören. Förändring av läkemedelsval kan ske över tid under avtasperioden.
ATC koder
L04AB02 - INFLIXIMAB
L01XC02 - RITUXIMAB
L03AA13 - PEGFILGRASTIM
L04AA23 - NATALIZUMAB
L04AC07 - TOCILIZUMAB
M03AX01 - BOTULINUM TOXIN
M05BA08 - ZOLEDRONSYRA
L04AA24 - ABATACEPT
L03AA02 - FILGRASTIM (G-CSF) NEUPOGEN
R03DX05 - OMALIZUMAB
M05BA03 - PAMIDRONAT
Preparat
INFLIXIMAB
REMICADE
MABTHERA
RITUXIMAB
NEULASTA
TYSABRI
ROACTEMRA
BOTOX
BOTULINUM TOXIN
DYSPORT
NEUROBLOC
XEOMIN
ACLASTA
ZOMETA
ABATACEPT
ORENCIA
NEUPOGEN NOVUM
ZOLAIR
AREDIA
PAMIDRONAT TEVA
PAMIDRONATDINATRIUM HOSPIRA
PAMIDRONATDINATRIUM MAYNE
D. Drift av logistikcentrum för läkemedelsförsörjning inom Region Skåne
29