Använda ProSang
för spårbarhet vid
vävnadsinrättningar
En beskrivning från Rådet för organ, vävnader, celler och
blod (Vävnadsrådet)
Beskrivningen är framtagen av projektet
”Vävnadsanpassning av ProSang” och ingår i
stödmaterialet för vävnadsverksamheter
www.vavnad.se
1
version 2, 2015-02-09
Presentationens upplägg
●
●
●
●
●
●
●
●
Hur kan det se ut idag?
Varför ISBT128-koder?
Varför införa ett IT-stöd för spårbarhet?
Varför använda ProSang?
Hur görs ett införande av vävnad i ProSang?
När kan man börja använda ProSang?
Vad kostar det att införa ProSang?
Vad görs i nationella projektet ”Vävnadsanpassning av
ProSang”?
2.
Hur kan det se
ut idag?
3
Registrering i pappersbaserat system
● Dokument i pärmar
● Hittas genom ”bläddermetoden”
● Någon har utsetts som ansvarig för
att hålla reda på dokumentationen
● Varje vävnadsinrättning har
sin eget dokumentationssystem
● Information överförs via avskrift från
datorskärm, post, internpost eller
överlämning av papper
● Handskriven data
4.
Registrering i IT-stöd idag
● Kvalitetsregister
+ kan byggas anpassat till varje vävnad
– frivilliga register medan spårbarhet är obligatoriskt
– inget stöd för tilldelning av unik identitetskod
– ett register per vävnadsslag
● Patientjournalen
+ är tillgängligt och på plats i vården
– innehåller delar av kedjan men inte hela
– uppgifter sparas i 10 år enl lagstiftning för patientjournal
– svårt att hitta uppgifter och få överblick ur ett vävnadsverksamhetsperspektiv
● Lokala tillämpningar i Excel/Filemaker och Access
+ kan byggas anpassat till varje vävnad
– åtkomstloggning och andra spårbarhetskrav uppfylls ej
– åtkomst av data i 30 år svår att säkerställa
5.
Exempel på problem med nuvarande system
●
Donators personnummer följer med till
mottagarens patientjournal
●
Där man endast noterat ”ben från
benbanken” i patientens journal finns
ingen spårbarhetskoppling tillbaka till
donatorn
●
Om vävnaden/donationen tilldelas ett
löpnummer finns inte garanti att den är
unik i ett nationellt perspektiv
●
Risk att dokumentation som kopplar
donator till vävnadsid kommer bort/ej
hittas/är ofullständigt ifyllt
●
Otydliga handskrivna etiketter och
protokoll
Kan leda till
bruten sekretess
bruten spårbarhet
förväxlingar
bruten spårbarhet,
förväxlingar
förväxlingar
6.
Exempel på problem med nuvarande system
●
Metod att arkivera pappersdokument i
30 år
Kan leda till
bruten spårbarhet
7.
Varför ISBT128-koder?
8.
Vad är ISBT128?
●
ISBT128 är ett kodsystem som
använts för blodverksamhet runt
om i världen och även i Sverige.
Det används även för celler och
vävnader i varierande utsträckning.
●
Nationella vävnadsrådet
rekommenderar användning av
ISBT128 för att uppfylla kraven på
ett europeiskt gemensamt
kodsystem.
●
Enhetligt kodsystem underlättar
köp- och sälj-transaktioner mellan
vävnadsinrättningar inom Sverige
och utomlands.
Användning av ISBT128
9.
Vad är ISBT128?
●
Det ger en unik identitet för varje enskild
enhet, med donationsnummer och
komponentkod.
●
Koden kan översättas till klartext på
aktuellt språk vid utskrift på etiketter.
●
Systemet utvecklades ursprungligen för
blodprodukter och används idag även för
hematopoetiska stamceller, vissa
leukocyter och ben.
10.
Donationsnumret innehåller
Vävnadsinrättningen
År för tillvaratagandet
Ett unikt löpnummer för varje tillvaratagandetillfälle
Komponentkoden anger
Information om typ av vävnad eller cell
Information om typ av ursprungsvävnad
Vävnadsdelens nummer om den delats i flera enheter
Förvaringstemperatur
Komponentkoden kan även innehålla information om
Tillsatser från tillvaratagandet (anti-koagulantia)
Om vävnaden eller cellen frusits
Mängd och typ av frysmedium
Andra typer av tillsatser
Olika typer av bearbetning
Avsedd användning
Övriga egenskaper som är viktiga för en säker användning av
produkten
På etiketten anges även hållbarhetstid
11.
Varför införa ett ITstöd för spårbarhet?
Registrering av frisläppning
12.
Vad kan ett införande ge?
Spårbarhetskrav efterlevs
Förenklat
arbetsflöde
Högre
kvalitet på
information
13.
Spårbarhetskrav efterlevs
Spårbarhetskrav efterlevs
● Krav på spårbarhet i 30 år säkerställs.
● Vävnadens id följer med hela processen från donation till
användning/kassation
–
–
Stöd för att koppla donatorns id med både vävnadens och
mottagarens id och spara kopplingen i systemet
Spårbarhet mellan vävnadens id och vävnadsinrättning – även
vid överföring mellan olika vävnadsinrättningar
● Samordnat kodsystem i Sverige (ISBT128)
● Uppgifter som är kritiska för processen registreras
Kravspecifikation för IT-stöd för spårbarhet finns på
www.vavnad.se, Dokument - Allmänna dokument
14.
Högre kvalitet på information
Högre
kvalitet på
information
● Unika koder genereras
● Automatisk inläsning av koder och identiteter med scanner
–
–
Inga överföringsfel
Mindre risk för förväxling
● Automatisk överföring av resultat
–
Minskad risk för fel vid överföring av testresultat
● Automatiska utskrifter av etiketter och rapporter
− Mindre risk för förväxling
● Stöd för kontroll av rätt märkning, rätt inmatning av data och inmatning
av data i rätt format
–
Mindre risk för förväxling
● Informationen tillgänglig
− Tillgänglig information vid sökning och spårning
● Informationen säkerställd lagring i 30 år
–
Information säkert lagrad
15.
Förenklat arbetsflöde
● Stöd för vävnadsprocessen
–
–
–
–
–
–
–
Förenklat
arbetsflöde
Utskrift av etiketter
Lagerlista m fl listor
Hitta information snabbt genom att scanna koden
Lagra information kopplad till vävnaden t ex batchnummer, personal
Automatisk överföring av information
Utskrift av transplantationsrapport
Spärrar som förhindrar fel
● Transplantationsrapportering på samma sätt som
transfusionsrapportering
● Samordning mellan vävnadsinrättningar underlättas
–
–
System för köp- och sälj som upprätthåller spårbarhet
Depåer kan skapas vid verksamheter som inte är vävnadsinrättningar
(förvarar vävnad godkänd inför användning)
● Enkelt att ta ut verksamhetsstatistik för egen uppföljning och för
rapportering till IVO
16.
Patientsäkerhet
Nytt arbetssätt med registrering i IT-stöd och med ISBT128-koder
–
–
–
Minskad användning av papper och penna
Mindre risk för förväxling
Mindre inmatningar och risk för mänskliga fel-tryckningar
Vilket leder till ökad spårbarhet som ger högre
patientsäkerhet
17.
Stöd vid spårning av donationer och vävnader
● Om mottagare uppvisar symptom –
–
spåra donator och övriga Vävnader och andra mottagare från
donatorn
● Om donator uppvisar symptom –
spåra alla mottagare och ej använda Vävnader
● Om tillsatser eller använt material behöver återkallas
–
spåra alla Vävnader som använt tillsats/material
18.
Vad kan ett införande av IT-stöd ge på längre sikt?
● Ökad patientsäkerhet (som beskrivs i föregående bilder)
● Samordning för ekonomisk fördel
–
–
Vävnadsinrättning och blodcentral (dela resurser)
Flera vävnadsinrättningar (effektivisera insamling och användning)
● Regional och nationell samverkan
–
Underlätta ”köp och sälj” mellan vävnadsinrättningar
19.
Varför använda
ProSang?
20.
ProSang
ProSang används av alla Blodcentraler i Sverige
(undantaget region Skåne). Utvecklat i Sverige av
leverantören Databyrån sen 60-talet. Varje landsting
har sin egen installation för sina blodcentraler och
därmed också eget avtal med leverantören.
Ett system som
hanterar hela
processen från
tappning till
användning. Bygger
på ISBT-kodverk.
Skriver ut etiketter och
följesedlar.
21.
Fördel med att införa ett redan befintligt
bloddatasystem
● Samma spårbarhetskrav på dokumentation blod-vävnad gör att
vävnadskrav uppfylls om blod-IT-system används
● IT-systemet är utformat för en verksamhet med donatorer,
produkter och mottagare och stöder redan ISBT128-koder
● Systemet används redan i landstingen med befintlig
systemadministratör hos blodcentralen (inte Skåne)
● Lägre drifts- och förvaltningskostnad vid användning av samma
system
● Används redan för hematopoetiska stamceller och benvävnad vid
vissa landsting
22.
Vad vävnadsanvändare får på köpet av att
blodcentralerna redan använder ProSang:
Databas koder
ISBT128-system ingår
Journalsystem
Återrapportering av användning
inifrån journalsystem
Systemadmini
stratör som
redan kan
systemet
ProSang
Befolkningsregister
Lab/Kemlab
Koppling för överföring av
beställning och svar på
virustester och analyser från lab
Koppling till befolkningsregister i
de flesta landsting där man har
sån koppling
Vävnadens väg genom processen
(registrering startar när vävnaden anländer till vävnadsinrättningen, ex vävnad från avliden)
Tillvaratagande
Tillvarataganderapport
vävnad
Donator och
donationsregistrering
Tillvarataganderapport
D
Komponenthantering
Komponenthantering
Skapa komponent
Förvaring
Frisläppning
D
D
K
vävnad
Användande
Reservation
Utlämning
Återrapportering
vävnad
D
D
vävnad
K
Följesedel
K
D
Donationsnummer
K
Komponentetikett
24.
Vävnadens väg genom processen
(tillvaratagande förberett i ProSang, ex benbank)
Tillvaratagande
Tillvarataganderapport
Donatorregistrering och
donationsregistrering
D
Registrering av
donationsresultat
Komponenthantering
Komponenthantering
Skapa komponent
Förvaring
Frisläppning
D
D
K
vävnad
Användande
Reservation
Utlämning
Återrapportering
vävnad
D
D
vävnad
K
Följesedel
K
D
Donationsnummer
K
Komponentetikett
25.
Vad är nackdelar med gemensamma system?
● Verksamhetsstöd blod
–
–
ProSang är byggt för blodprocessen vilket gör att det finns spärrar etc
som är irrelevanta för vävnad.
ProSang saknar delvis processtöd för vävnad, särskilt bearbetningssteg,
och kan behöva kompletteras
● Kompromisser
–
Ett system för många olika typer av vävnadsprocesser blir inte perfekt för
alla eftersom det ska passa alla (skohornsprincipen).
Projektet ”Vävnadsanpassning av ProSang” genomförs för att
göra ProSang anpassat för vävnadsinrättningar och uppnå de
krav som ställts av representanter från olika vävnadsområden
Se slutet av denna presentation
26.
Hur görs ett
införande av
vävnad
i ProSang?
Systemadministratör för ProSang
27.
Hur gör man ett införande?
Planering
• Vilka
vävnader?
Analys
Specifikation
• Detaljera
flödet för
varje
vävnad
• Definiera
tabeller
för
vävnadsdata
Konfigurering
• Konfigurera
testmiljö
Test och
utbildning
• Validera
system
Vävnadssamordnare
Verksamhetschef/-er
Jan-Mar 2015
Vävnadsinrättningspersonal + övrig berörd personal inom
arbetsflödet
Blodcentralens
systemadministratör
28.
Införandematerial framtaget i ProSang-projektet
Planering
• Vilka
vävnader?
Analys
• Detaljera
flödet för
varje
vävnad
Stödmaterial
Rutinbeskrivningar
Införandepresentation
Vävnadsflöde
Specifikation
• Definiera
tabeller
för
vävnadsdata
Systeminställningsfil
Konfigurering
• Konfigurera
testmiljö
Systeminställningsmanual
Test och
utbildning
• Validera
system
Testfall
Testfall
Införandemanual
29.
Införandematerial framtaget i ProSang-projektet
Planering
• Vilka
vävnader?
Analys
• Detaljera
flödet för
varje
vävnad
Specifikation
• Definiera
tabeller
för
vävnadsdata
Konfigurering
• Konfigurera
testmiljö
Test och
utbildning
• Validera
system
Faktorer att
beakta
Vill vi införa
ProSang?
Vilken avdelning
ska registrera?
Vilka ISBTkoder, data
etc vill man ha
Hur ser flödet ut
för respektive
vävnad?
30.
Vad behövs från vävnadsinrättningen?
● Avsatt tid för ansvarig
–
Vid införande
•
•
•
–
koordination
test
utbildning
Vid årlig förvaltning
•
kontaktperson
● Nya rutiner behöver tas fram
–
–
–
Ska beskrivas
Riskanalys
Utbildning av användare
● Överenskommelser med blodcentralen
31.
Vad innebär detta för Blodcentralen?
● Avsatt tid för systemadministratör
–
–
–
–
Tid för införande från planering till test
Validering
Konfigurering
Utbildning av användare
● Beskriva nya rutiner om blodcentral registrerar åt vävnadsinrättning
–
Riskanalys
● Överenskommelse med vävnadsinrättningen om löpande support,
förvaltning och eventuellt registrering av vävnader
32.
Vilka potentiella risker finns för att ett införande
inte kan genomföras enligt plan?
● Resurser – man får inte tillräckligt mycket tid av systemadministratör
eller annan nyckelperson
● Kostnader – stöd via nationella medel till och med 2017, kan ta slut
● Process – svårigheter att enas om processen, den fungerar inte som
man tänkt sig eller efterlevs inte
● Leverantörens resurser och planering kan påverka införande – osäker
tidsplan för leverantörens uppgradering till Java
33.
När kan man
börja använda
ProSang?
Exempel på registrering i ProSang
av ben utan vävnadsanpassning
34.
Pågående uppgradering av ProSang till JAVA
● ProSang består av olika moduler
● Modulen som hanterar donatorer och donationer (Givarrutin)
uppgraderas nu till JAVA vid blodcentraler i landet
● Övriga moduler som hanterar komponenter och patienter uppgraderas
kommande år
● Införande av vävnadsanpassat ProSang kräver Givarrutin i JAVA
● Tidpunkt för när en blodcentral uppgraderar till JAVA styrs av en
nationell plan för Sveriges blodcentraler (se bild Status Givarrutin)
● När alla moduler är i JAVA kan ytterligare anpassningar för vävnad
göras
35.
Vävnadsinrättningens alternativ
Vill man ha
ProSang?
Ja
Har man
Givarrutin i
Java?
Ja
Införandealternativ
Införa Vävnadsanpassning av
ProSang
Nej
Införa befintlig
ProSang
Vänta på
Blodcentralens
JAVAuppgradering
36.
Vävnadsinrättning har 3 val – vill man införa ProSang?
JA
NEJ
Införa befintlig
ProSang på
vävnadsinrättning
Införa
vävnadsanpassningen
av ProSang
• kan införas när som
helst
• för blodgrupperade,
levande donatorer
• inte beroende av
JAVA-uppgradering
• inte lika
användarvänligt
• saknar anpassade
utskrifter
• Anpassat till
vävnadsprocessen
• kräver mer resurser
hos blodcentral
• Fungerar för alla typer
av vävnader (utom
könsceller)
För de som inte har
JAVA och vill börja
innan
Inte införa ProSang för
vävnad
• Kräver manuella
rutiner för att efterleva
spårbarhetskrav
• Inköp av annat
spårbarhetsstöd
För de som har/inför
JAVA
37.
Status på landsting/installationer med Givarrutin i Java
Krävs för att kunna använda vävnadsanpassning
Har givarrutin i Java
redan 2014
Blekinge
Unilabs
Dalarna
Gävleborg
Halland
Jönköping
Karolinska
Umeå/Västerbotten
Västmanland
Örebro
Östersund
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
JA
År för införande av Java
eller annan plan
Sundsvall/
Västernorrland
2015
Uppsala
2015
Visby
Ej planerat
Värmland
Ej planerat
Kalmar
2015 Test/2016 Prod
Norrbotten
2015 Test/2016 Prod
Växjö/Ljungby
2015 Test/2016 Prod
Östergötland
VGR
2015 Test/2016 Prod
Sammanslagning av SU, Borås,
NU-sjv & Kungälv 2015
38.
Vad kostar det att
införa ProSang?
39.
Resursåtgång och kostnad för ProSang
Införandekostnad
Engångssumma
Användning/ Förvaltning
Årliga kostnader
Införandekostnader
exempel
Årliga kostnader
exempel
• Interna resurser
• IT-utrustning
• Utbildning
• Konfiguration
• Licenser
• IT supportkostnad
• Förvaltningstjänst av
blodcentral
2 olika kostnader:
1. Införandeprojekt lokalt för att införa vävnadsanpassad ProSang
2. Kostnad per vävnadskomponent som består av del av årlig
kostnad i form av licens till Databyrån och ersättning till
blodcentralen för nyttjande av resurser
40.
Resursåtgång och kostnad för ProSang
Införandekostnad
Engångssumma
Användning/ Förvaltning
Årliga kostnader
Införandekostnader
exempel
Årliga kostnader
exempel
• Interna resurser
• IT-utrustning
• Utbildning
• Konfiguration
• Licenser
• IT supportkostnad
• Förvaltningstjänst av
blodcentral
• Externa utgifter under införande är tänkt att finansieras från
Nationella vävnadsmedel.
• Lokala resurser under införande kan finansieras med
landstingets vävnadspengar
Mer information om kostnader och införandestöd finns i separat
presentation på
www.vavnad.se Dokument - Allmänna dokument
41.
Vad görs i nationella
projektet?
VÄVNADSANPASSNING
AV PROSANG
42.
Projekt ”Vävnadsanpassning av ProSang”
● Nationellt projekt som
–
sammanställt kraven utifrån lagen
–
analyserat flödet för respektive vävnad mot systemet tillsammans
med representanter från de olika vävnadsområdena (se följande
bilder)
–
tagit fram ändringsförlag för anpassning av ProSang
● Producerat material för att underlätta införande
● Omfattar pilotinförande på två orter – Örebro och Umeå
● Beräknat avslut april 2015
43.
Gemensam process – Vävnad
(framtagen i projektets förstudie)
Enhet för
donation o
tillvaratagande
Kontrollera
donatorns
lämplighet
Tilltänkt
donator
Godkänna
donator för
donation och
tillvaratagande
Godkänd
donator för
donation och
tillvaratagande
Lämplig
donator
Inhämta
samtycke
Ta prov
Provtagen
donator
Lämplig
donator
med
samtycke
Tillvarata
vävnad
Tillvaratagen
vävnad
Extern
vävnad
Vävnadsinrättning
Bearbeta
och/eller
förvara
vävnad
Enhet för
användning
Ankomstkontrollerad
vävnad
Ankomstkontroller
a vävnad
Kontrollera
och
registrera
mottagande
X
Bearbeta
och/eller
förvara
vävnad
X
Bearbetad
och/eller
förvarad
vävnad
Bearbetad
och/eller
förvarad
vävnad
Distribuera
vävnad
Distribuerad
vävnad
Kontrollerad
vävnad
Använda
Vävnad
Använd
vävnad
Godkänna
vävnad för
användning
Återrapportera
användning
Vävnad
godkänd
för
användning
Rapporterad
vävnadsanvändning
44.
Projektets ändringar av ProSang
•
Spårbarhetskrav som inte uppfylldes
Exempel: kompletterat med ISBT128-koder för vävnad,
möjlighet att registrera alternativ identitet för donator
•
Användbarhetskrav på grund av att systemet ursprungligen är
gjort för blodverksamhet
Exempel: tagit bort blodgruppskrav för vävnad, anpassat nomenklaturen
•
Vävnadsspecifika krav för att systemet ska kunna användas
Exempel: Ben m fl – förenklad skärm för tillvaratagande
Hornhinnor – ny etikettstorlek
Hjärtklaffar – registrera uppdelning till flera olika enheter
i ett steg
45.
Medverkande i projektets olika faser
VOG Stamceller
Emma Watz, Stockholm
Emilie Larneback, Umeå
Malin Larsson, Stockholm
Christina Sandell, Linköping
Christina Evaldsson, Umeå
VOG Cellterapi
Jenny Enger, Stockholm
Helen Zemack, Stockholm
Miriam Idar, Stockholm
Kristina Wikstrom, Stockholm
VOG Blod
Elisabet Olsson, Karlstad
Anna-Lena Strömbäck, Uppsala
VOG Hornhinnor
Krister Berggren, Västra Götaland
Randi Elstad, Umeå
Elisabeth (Lisa) Dahlström, Örebro
Pilotort Örebro
Helena Sävenstrand
VOG Hjärtklaffar
Ove Gefvert
Josefine van der Lee, Västra Götaland Elisabeth (Lisa) Dahlström
Catherine Concaro, Västra Götaland
Marie Leander, Västra Götaland
Pilotort Umeå
VOG Hud
Alexandra Karström, Uppsala
Fredrik Huss, Uppsala
Liselotte Åstrand, Linköping
VOG Ben
Margareta Persson, Piteå
Lena Hörnestam, Västra Götaland
Helene Lindberg, Stockholm
Annica Joelsson Saxner, Uppsala
Databyrån
Anna Mårtensson
Elisabet Perlmann
Per Sid
Roger Beskow
Projektgrupp
Mia Liljeberg
Malin Domeij
Anna Björkland
Stella Larsson
Nils Persson
Randi Elstad
Anne May Andersson
VOG Könsceller
Lars Björndahl, Stockholm
Kersti Lundin, Västra Götaland
46.
Fortsatt utveckling av ProSang för vävnad efter
projektet
• ProSang genomgår en stor uppgradering till Java
(omfattar hittills delen för donator och donation)
• uppgradering ger några smärre uppdateringar för vävnadsfunktioner
• hela systemet kommer då ha möjlighet för vävnadsterminologi
Ändringar som kommer göras efter projektet
• Eurocetkoder enligt ny EU-standard (görs 2016)
• Hantering av splitar enligt ISBT128-standard (görs 2016)
47.
