Välj rätt affärssystem för att din
organisation ska blomstra!
- En guide till dig som funderar på att byta eller investera i ett ERP system.
Innehåll
Därför är ett affärssystem viktigt för tillväxten ................................................................................................... 2
Välj rätt affärssystem för din organisation ........................................................................................................... 3
Standard eller kundanpassat affärssystem .......................................................................................................... 5
Därför är ett affärssystem viktigt för tillväxten
I de flesta affärssystem finns det
färdiga rapporter som kan analyseras
direkt. Genom att anställda får tillgång
till analysverktyg är det enklare att
komma fram till bättre och snabbare
beslut.
Ett affärssystem är en stor del av ett
Affärssystemets uppgift är att
företags verksamhet och
förenkla och effektivisera
livsnödvändigt för att kunna bedriva en
arbetsprocesserna på företaget. Det
verksamhet och kunna hänga med i den
sparar både tid och pengar som kan
ständiga utvecklingen. För ett företag
användas till bättre saker. Därför är
som är i tillväxt eller som planerar att
det viktigt att affärssystemet har ett
expandera är valet av affärssystem en
gränssnitt som är enkelt att förstå och
grundläggande faktor.
enkelt att arbeta i. Det är för att
Viktigt att påpeka är att ett
affärssystem inte kan få ett företag
förenkla arbetsflödet i systemet och bli
mer effektiv.
att växa, men det kan med rätt
Rätt affärssystem ger rätt verktyg för
användning göra det enklare för
att kunna effektivisera
företaget att växa.
arbetsprocesserna i företaget för att
Rätt affärssystem underlättar för
företaget att samla information i en
gemensam databas. När alla i företaget
bli mer tids och kostnadseffektiva och
därmed minska kostnaderna i
verksamheten.
har tillgång till informationen blir det
Ett affärssystem ska helt enkelt göra
enklare att fatta rätt beslut. På en
vardagen lite enklare i verksamheten.
ständigt föränderlig marknad är det en
Låt affärssystemet växa med
avgörande faktor för om ett företag
företaget och inte vara en bromskloss
ska följa med i utvecklingen eller
som hindrar tillväxten.
komma på efterkälke.
2
Välj rätt affärssystem för din organisation
funderare över vilka moduler ni tycker
är bra och vilka som behövs. Genom att
se till företagets behov görs en lista
med de moduler som ni prioriterar, tänk
på att ett affärssystem inte kan lösa
När man är på jakt efter ett nytt
allt!
affärssystem kan det upplevas som att
När ni kommit fram till vilka behov som
det finns en hel djungel av alternativ.
företaget har kan de översättas till
Därför är det bra att ha lite riktlinjer
krav eller riktlinjer av funktioner i det
över vad man ska leta efter för att
nya affärssystemet. Ta även i
hitta ett som passar företaget.
beräkning om företaget i framtiden
En grundregel att börja med är att titta
efter affärssystem som marknadsförs i
Sverige. De systemen är anpassade
efter svenska förhållanden, kan hantera
bokstäverna å,ä,ö och har en svensk
support vilket underlättar en hel del.
förväntas expandera eller om det är i en
bransch som ständigt förändras, då
behöver ni även ta hänsyn till de
aspekterna i sökandet efter
affärssystem. Olika leverantörer
fokuserar på olika branscher, kolla
därför efter de leverantörer som
Första steget som företaget behöver
verkar i din bransch. Idag har de flesta
göra är att dokumentera vilken
affärssystem en bred och djup
funktionalitet som finns i det
funktionalitet med det räcker oftast
nuvarande affärssystemet och vilka
inte då affärssystemet måste stödja
sidosystem som används. Ta sedan en
alla affärsprocesser i verksamheten.
3
Bara för att ett affärssystem är
steget är att välja en leverantör som
anpassat efter din bransch så löser det
ska leverera det nya affärssystemet.
inte alla era behov. De flesta
leverantörer levererar lösningar som
stödjer den grundläggande processen
för branschen. Vill man sedan ha mer
specifika funktioner finns det oftast
kundanpassningar att göra för att
affärssystemet ska passa ditt företag.
När dessa punkter har gåtts igenom har
djungeln av affärssystem drastiskt
sjunkit och kvar finns endast ett fåtal
leverantörer som kan leverera ett
affärssystem som kan leva upp till ditt
företags behov och önskemål. Sista
Referenser är oftast den bästa
informationen för att hitta rätt
leverantör. Få information av kunder i
samma bransch som ni, eller som har
liknade affärsprocesser som ni önskar.
Genom att höra åsikter direkt från
nuvarande kunder fås en mer ärlig bild
av affärssystemet. Då ett
affärssystem både kostar pengar och
tar tid är det viktigt att det blir bra. Ta
den extra tid som behövs för att hitta
rätt i djungeln av affärssystem.
4
Standard eller kundanpassat affärssystem
med installation och uppdateringar då
allt är standard. Eftersom att
företaget måste anpassa sig till
affärssystemet och inte tvärt om kan
företaget bli tvingade till
omorganisering vilket kan leda till en
Marknaden för affärssystem består av
allt från standardsystem till de som kan
anpassas i all oändlighet. Den ena sidan
av leverantörer erbjuder öppna system
som kan anpassas efter kundens unika
behov medan andra menar att de redan
erbjuder ett komplett affärssystem
och därför saknas anledning till
kundanpassningar.
Frågan många ställer sig är då vad som
passar företaget bäst? För att reda ut
detta lite bättre börjar vi med att reda
ut vad ett standard affärssystem
respektive ett kundanpassat
affärssystem är och vad de kan betyda
för företaget som köper systemet.
Standard affärssystem
Fördelarna med ett standardsystem är
att de går snabbt att implementera, är
billigare då inga kundanpassningar
behöver göras som kostar pengar.
Företaget kommer igång fort med det
nya systemet och det är mindre strul
effektivisering av arbetsprocesserna.
Många företag arbetar på samma sätt
som de alltid gjort utan att reflektera
över vad de skulle kunna göra bättre.
Fördelar:
Snabbt att implementera
Kostnadseffektivare
Du kommer igång fort
Mindre strul eftersom allt redan
är klart
Enkelt att uppgradera
Nackdelarna med en standardlösning är
att eftersom det är just en
standardlösning så är det
organisationens arbetsprocesser som
behöver förändras för att passa
affärssystemet och inte tvärt om. Att
ändra på en väl inarbetad arbetsprocess
kan vara en stor utmaning som kräver
ett helt nytt tänk i hela organisationen,
omorganiseringar och utbildning av
personalen. Vissa organisationer känner
att deras arbetsprocess blir hämmad av
5
ett standardsystem och att de inte kan
nuvarande processer. Då ett
vara lika kreativa som de skulle önska.
standardsystem aldrig kan anpassas
Vissa företagsledare tror att bara för
efter ett specifikt företag är
att det är ett standardsystem med en
kundanpassningar bra för de
standardinstallation så krävs det
organisationer som har mer komplexa
knappt någon installation alls utan går
arbetsprocesser som är svår att
att använda direkt. Många blir då
förändra. Vissa företag är även rädda
besvikna och känner sig lurade när de
för att deras verksamhet ska hämmas
inser att så inte är fallet. Felet många
av ett standardsystem.
gör med standardsystem är att de tar
för lätt på implementationen av
affärssystemet.
Fördelar:
Anpassas efter ditt företags
arbetsprocess
Nackdelar:
Kan vara kreativ
Kan vara svårt att ändra en
inarbetad arbetsprocess
Nackdelarna med kundanpassade
Vissa företagsledare tror att de
affärssystem är att det blir dyrare att
knappt behövs någon installation
göra anpassningar än att använda ett
alls, bara att tuta och köra!
standardsystem. Eftersom
Interna processer måste
kundanpassningarna är utvecklade för
anpassas till systemet
organisationen bidrar de även till en
Minskad kreativitet
mer komplex process vid en
uppgradering av systemet. Systemet är
Kundanpassat affärssystem
mer känsligt och kräver mer tid vid en
Fördelarna med att kunna anpassa
uppgradering. Vissa företag fastnar i
affärssystemet är att det kan anpassas
”kundanpassningsträsket” och gör fler
efter företaget och dess
anpassningar än vad organisationen
arbetsprocesser. Företaget slipper att
egentligen kräver. Även ett
ändra sina arbetsprocesser och kan
affärssystem som går att anpassa har
istället få ett affärssystem som kan
en grundfunktionalitet som oftast
hjälpa dem att effektivisera sina
täcker det grundläggande behovet i
organisationen.
6
Nackdelar:
som tidigare. Grundfunktinaliteten är
Dyrare att utveckla
mer komplex och omfattande idag.
kundanpassningar
Därför är inte längre processen med
Svårare att uppgradera (mer
kundanpassningar lika omfattande, dyr
komplext), systemet är
och tidskrävande som för några år
känsligare
sedan. De företag som har mer
avancerade arbetsprocesser kräver
Är det svart eller vitt, standard eller
skräddarsydd funktionalitet ovanpå
kundanpassningar?
grundfunktionaliteten för att kunna
Beslutet mellan affärssystem är inte
behålla sina konkurrensfördelar
svart eller vitt mellan en
jämtemot konkurrenterna. Medan för de
standardlösning och ett anpassat
företag som har enklare
system. Då även ett anpassningsbart
arbetsprocesser räcker det oftast med
affärssystem består i grund och botten
ett standardsystem.
av grundfunktionalitet som oftast
redan täcker organisationens
Det som är rätt för ett företag
grundläggande behov. Om ett företag
behöver därför inte vara rätt för ett
behöver kundanpassningar eller inte,
annat företag, även om det är inom
beror först och främst på hur komplext
samma bransch. Nyckeln till framgång
grundsystemet är. Sedan påverkas det
är att hitta den rätta mixen mellan
till stor grad på hur komplexa
standardfunktionalitet och
arbetsprocesser företaget har.
kundanpassade lösningar.
Affärssystemet oavsett funktionalitet
I dag är alla affärssystem mer komplexa
måste även vara flexibelt och kunna
och därför behövs det inte längre lika
anpassas utefter att organisationen
många eller omfattande anpassningar
växer och att marknaden ständigt
förändras.
7
