Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter © Stiftelsen för Tillämpad Psykologi En informationsfolder, ”Kvalitet i test och testanvändning”, kan rekvireras kostnadsfritt från Stiftelsen för Tillämpad Psykologi Box 3287 103 65 Stockholm ”Internationella riktlinjer för testanvändning” har publicerats på svenska av STP. Riktlinjerna är formulerade så att de går att tillämpa i alla sammanhang där testning används. De utgör därför ett grundläggande och användbart dokument för att garantera kvalitet i testanvändning. Testförlag, testanvändare och de som utsätts för test har alla nytta av att internationellt förankrade riktlinjer finns lätt tillgängliga. Beställ ”Internationella riktlinjer för testanvändning” genom att skriva till Stiftelsen för Tillämpad Psykologi Box 3287 103 65 Stockholm eller genom att kontakta Birgitta Heldt, e-mail: [email protected] ISBN 91-973940-1-7 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter Stiftelsen för Tillämpad Psykologi Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter ©Stiftelsen för Tillämpad Psykologi 2001 ISBN 91-973940-1-7 Printed in Sweden by Typoprint, Stockholm 2001 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter innehåll Introduktion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .4 Därför bör organisationer, företag och myndigheter formulera en testpolicy . . .5 Testpolicyns förankring i organisationen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .5 Etiskt råd . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 Vilka är riktlinjerna till för? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .6 Vad är ”test”? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 Begreppsdefinitioner . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 "Uppdragsgivare" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 "Testanvändare" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 "Den testade" eller "de testade" . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Riktlinjer för testanvändning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 1. Analys av behov och val av metod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 2. Val av testmetod . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .9 3. Utförande och tolkning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .10 4. Återföring till den testade . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 5. Hantering av resultat . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .11 3 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter Introduktion Riktlinjer för testpolicy erbjuder organisationer, företag och myndigheter ett hjälpmedel för att säkerställa en etiskt och vetenskapligt god testanvändning samt för att skydda enskilda personer från missbruk av test och testresultat. Dessa Riktlinjer för testpolicy utgör ett led i Stiftelsens för Tillämpad Psykologi (STP) strävan att säkra kvalitet inom testområdet i Sverige. STP stiftades 1966 av Sveriges Psykologförbund och har till uppgift att främja vetenskaplig psykologisk forskning och utvecklingsarbete. STP är en ideell och oberoende organisation som arbetar i ett nätverk av organisationer, företag, fackförbund, intresseorganisationer, myndigheter, testförläggare, utbildningsinstitutioner, testspecialister, m fl. Riktlinjerna pekar på vad som bör ingå i en testpolicy och anger därmed hur arbetsorganisationer bör utforma sin egen policy för användning av test. En arbetsgrupp bestående av företrädare för företag, myndigheter och organisationer har utifrån International Test Commissions (ITC) Internationella riktlinjer för testanvändning* tagit fram de specificeringar och förtydliganden som bildar STP:s riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter. Stiftelsen för Tillämpad Psykologi är övertygad om att dessa riktlinjer fyller ett behov och tror dessutom att en offentligt deklarerad testpolicy innebär ett konkurrensmedel när det gäller kvalificerad arbetskraft. Riktlinjerna bidrar därmed till en sund utveckling på testmarknaden och STP har beslutat godkänna testpolicies som arbetats fram utifrån riktlinjerna. En godkänd testpolicy får därigenom STP:s kvalitetsmärke. Vid behov kan STP bistå organisationer, företag och myndigheter med att utforma sin testpolicy. Riktlinjerna för testpolicyn är en del av STP:s program för testkvalitet i Sverige. Programmet kan i sin helhet rekvireras från STP. Adressen – se omslagets baksida! Stiftelsen för Tillämpad Psykologi Christina Strömer Wilson *Kan köpas från STP 4 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter Därför bör organisationer, företag och myndigheter formulera en testpolicy Alla arbetsorganisationer, som någon gång överväger att använda eller låta använda test, behöver på ett konsekvent och genomtänkt sätt utveckla och formulera sin policy beträffande test och testning. Medan detta utvecklingsarbete sker och därefter, då en policy föreligger, måste arbetsorganisationen säkerställa att alla berörda har klart för sig vad policyn innebär. Arbetsorganisationerna bör beakta sin testpolicy på samma sätt som de beaktar hälsovård, säkerhetsfrågor, jämställdhet, handikapp samt andra områden som har att göra med gott ledarskap, adekvat bemötande av och omtanke om personalen. En testpolicy i organisationen tas fram för att garantera att: • både individuella och organisatoriska mål uppfylls vid testanvändning • god testanvändning främjas och felaktigheter undviks • de testades behov och rättigheter respekteras • test används för sitt syfte • testanvändningen inte strider mot diskrimineringslagarna1 • bedömningar grundar sig på uttömmande och relevant information • test endast används av för ändamålet kvalificerad personal. Testpolicyns förankring i organisationen STP:s Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter innehåller avsnitt som dels är hämtade ur ”Internationella riktlinjer för testanvändning”, dels tagits fram för att markera regler för hur en testpolicy ska integreras i arbetsorganisationen. Båda delarna kan vara svåra att omedelbart leva upp till. Inte minst gäller det under den period då policyn för den egna arbetsorganisationen utvecklas och förankras. Målet är att dessa innehållsdelar ska kunna tillämpas efter en övergångsperiod precis som vid allt annat kvalitetsarbete. När testpolicyn föreligger bör den granskas regelbundet och uppdateras allt eftersom testanvändningen utvecklas eller tillvägagångssätt förändras. 5 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter Det ska finnas en handlingsplan för hur • ansvaret för tillämpningen av policyn fördelas i arbetsorganisationen • innehållet i policyn sprids i arbetsorganisationen i initialskedet, vid förändringar i policyn och då nya befattningshavare berörs. Av policyn ska framgå: • vilken utbildning och kompetens de ska ha som använder test i organisationen. Etiskt råd Den som testas bör ha en instans att vända sig till för att framföra klagomål eller anmäla problem i relation till testningen. STP föreslår att organisationen inrättar ett etiskt råd som kan hantera klagomål relaterade till testanvändningen inom organisationen. STP kan även agera som en ”testombudsman” till vilken testade kan vända sig med klagomål. Vilka är riktlinjerna till för? En organisationspolicy för testanvändning vänder sig främst till uppdragsgivare. Uppdragsgivare är den som beslutar om och/eller beställer testanvändning inom en organisation. Test kan användas av interna eller externa resurser men det är uppdragsgivaren som ansvarar för att policyn följs. I riktlinjerna ska anges vem eller vilka som är uppdragsgivare, namngivna personer, inte befattningar eller funktioner. Testpolicyn ska även omfatta dem som • anskaffar och innehar testmaterial • ansvarar för att överväga och besluta om hur testen ska användas • administrerar, poängsätter eller tolkar test • ger råd till andra baserade på testresultat (exempelvis rekryteringskonsulter, utbildnings- och yrkesrådgivare, lärare, handledare, personaladministratörer i samband med internrekrytering eller befordran) • meddelar testresultat och ger feedback till dem som blivit testade. 6 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter Vad är ”test”? STP:s arbetsgrupp som formulerat riktlinjerna för testpolicy har valt att definiera test och testning efter den utförliga och omfattande formulering som ITC har antagit. Varje försök till en förkortad version har visat sig utelämna väsentliga aspekter som organisationer kan ha nytta av. ITC förklarar begreppet test på följande sätt: • Testning innefattar en mängd olika tillvägagångssätt som används vid psykologiska, yrkesmässiga och utbildningsrelaterade bedömningar. • Testning kan innefatta tillvägagångssätt för att mäta både normala och onormala eller dysfunktionella beteenden. • Test är vanligen utformade för att administreras under noggrant kontrollerade och standardiserade former och omfattar systematiserade rättningsprotokoll. • Dessa tillvägagångssätt erbjuder kvantitativa bedömningar av prestationer och innebär att slutsatser dras från exempel på beteenden. • De kan också innefatta tillvägagångssätt som resulterar i kvalitativ klassificering eller gruppering av människor (exempelvis i kategorier). Test ska uppvisa belägg för och dokumentation av att de är reliabla och äger validitet för det avsedda syftet. Det ska framgå hur slutsatser kan dras från poängsättningen på testet. Denna dokumentation bör vara tillgänglig för testanvändaren samt även tillgänglig för oberoende granskning och utvärdering. De riktlinjer för användning av test som redovisas här bör anses gälla också för metoder som inte benämns ”psykologiska test” och inte uppfyller ovan ställda krav på test, men som ändå avser att mäta psykologiska funktioner i någon form. De bör gälla vid alla förfaranden som används i situationer där bedömning av människor har ett seriöst och meningsfullt syfte och, om de missbrukas, kan leda till personliga förluster eller psykiska påfrestningar. Det kan t ex vara metoder som används vid rekrytering och urval, för bedömning av arbetsprestationer, vid assessment center för intern placering och urval samt vid andra intervjuer eller bedömningar i samband med befordran, yrkesvägledning och rådgivning. 7 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter Begreppsdefinitioner I texten används genomgående olika begrepp som förklaras nedan. ”Uppdragsgivare” Den som beslutar om eller beställer testanvändningen enligt ovan kallas i texten uppdragsgivaren. Det är viktigt att förstå att den som beställer ett uppdrag också ytterst ansvarar för kvaliteten i testhänseende. Organisationens testpolicy är ett stöd för uppdragsgivaren för att säkerställa kvaliteten. ”Testanvändare” Den som använder testet kallas i texten testanvändaren, det vill säga den som • ansvarar för att välja ut test och som bestämmer hur testen ska användas • administrerar, poängsätter eller tolkar test. Testanvändaren kan vara en anställd inom organisationen, exempelvis på personalavdelningen, eller en extern konsult. ”Den testade” eller ”de testade” Den som är föremål för testningen kallas i texten för den eller de testade. Riktlinjer för testanvändning Riktlinjerna är uppdelade i de olika steg som en testanvändning normalt omfattar: 1. Analys av behov och val av metod 2. Val av testmetod 3. Genomförande och tolkning 4. Återföring till den testade 5. Hantering av resultat Varje steg beskrivs först allmänt och därefter med de riktlinjer STP anser är viktiga att ta hänsyn till och som därför bör finnas med i någon form i en testpolicy. I riktlinjerna står att "testanvändaren ska 8 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter se till att". Det är viktigt att förtydliga att det ytterst är uppdragsgivaren som ansvarar för att testanvändaren sköter detta enligt testpolicyn. 1. Analys av behov och val av metod Testanvändning ska utgå från ett behov i organisationen eller hos individen. Det kan exempelvis i organisationen finnas ett behov av att nyanställa, vidareutveckla, vidareutbilda eller avveckla personal (outplacement). Behöver en viss befattning tillsättas görs en befattnings- eller arbetsanalys som följs av en kravanalys. Denna kravanalys relateras till den tänkta personen som ska rekryteras. Befattnings-/arbetsanlysen och kravanalysen bör leda fram till ett val av metod för urvalet. Därvid kan användning av test vara en metod som kompletterar andra. Testning måste sålunda ses i ett specifikt sammanhang och inte regelmässigt användas för alla behov. Testanvändaren ska se till att 1.1 – en behovsanalys utförs och att valet av testning som en kompletterande metod baseras på analysen 1.2 – den testade informeras om syftet med att test används i den aktuella situationen. 2. Val av testmetod Om behovsanalysen visar att testning är en lämplig metod i det aktuella sammanhanget ska lämpliga test väljas. Det är viktigt för kvaliteten på resultatet att de test som väljs dels har kvalitet i sig, dels att de är lämpliga att använda för det aktuella behovet. Det finns många olika test med olika kvalitet. Att ett test säljs i stor utsträckning och används av många är inte i sig ett mått på kvalitet. Flera vitt spridda test saknar vetenskaplig dokumentation och har aldrig genomgått en opartisk bedömning. Kvaliteten i ett test ligger inte bara i testet i sig utan i vilken situation det används och i kompetensen hos den som använder det. Testinstrument omfattas av instrumentsekretess vilket innebär att testmaterial inte får hanteras så att frågor, testuppgifter eller andra bärande delar av test sprids. 9 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter Testanvändaren ska se till att 2.1 – endast test används som • har dokumenterad kvalitet • ger tillförlitliga resultat • är lämpliga för de testade • passar för målet med bedömningen. 3. Utförande och tolkning Att testa någon kan vara en till synes enkel uppgift. Det är dock en uppgift som kräver speciell kompetens för att resultatet ska bli användbart. En testning måste genomföras på ett standardiserat sätt för att resultatet ska bli jämförbart med andra testades resultat. Det ligger även etiska aspekter i hur den testade behandlas och som testanvändaren ska känna till. Testanvändaren ska känna till och beakta gällande lagar som berör testanvändning, t ex diskrimineringslagarna. Testanvändaren ska se till att 3.1 – informera de testade om deras rättigheter med avseende på hur deras testresultat kommer att användas och deras rätt att få tillgång till dem 3.2 – informera de testade före testningen om • syftet med bedömningen • testets karaktär • till vem/vilka som testresultatet rapporteras • den planerade användningen av resultaten 3.3 – ge förhandsbesked om när testningen kommer att genomföras och när resultaten kommer att finnas tillgängliga 3.4 – låta en relevant utbildad person leda testningen och att de testade får resultaten tolkade av en för uppgiften kvalificerad person 3.5 – de testade om de så önskar får reda på vilken kompetens testanvändaren eller den som leder testningen har 10 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter 3.6 – de testade känner till om ett test är frivilligt och, när så är fallet, vilka konsekvenserna blir av att välja att genomgå eller inte genomgå testningen 3.7 – de testade vet att de kommer att få sina resultat förklarade för sig på ett lättförståeligt sätt och så fort som möjligt sedan de genomgått testningen 3.8 – de testade informeras om de rutiner för förvaring respektive makulering av testresultat som tillämpas i organisationen. 4. Återföring till den testade När testningen är genomförd och tolkningen gjord ska resultatet presenteras för den testade professionellt och lättförståeligt. Resultatet gås igenom på lämpligt sätt och den testade får kommentera samt själv avgöra om resultatet ska användas. Testanvändaren ska se till att de testade 4.1 – förstår villkoren, om sådana finns, för att göra om testningen, låta rätta om test, eller få sina resultat/poäng makulerade 4.2 – får sina resultat förklarade för sig på ett lättförståeligt sätt och så fort som möjligt sedan de testats 4.3 – förstår att deras resultat är konfidentiella i den mån lag och god tillämpning medger detta 4.4 – får information om vem som kommer att ha tillgång till deras resultat samt de villkor under vilka resultaten lämnas 4.5 – är medvetna om tillvägagångssättet för att framföra klagomål eller anmäla problem, t ex om de anser sig diskriminerade genom testningen. 5. Hantering av resultat Resultatredovisningen från en testning är en integritetsmässig känslig handling som ska hanteras därefter. För datalagrat material styr personuppgiftslagen hanteringen och för vissa yrkesgrupper och i vissa sammanhang gäller patientjournallagen. 11 Riktlinjer för testpolicy inom organisationer, företag och myndigheter En handling som upprättats av eller inkommit till en myndighet är en allmän handling. Om den sedan är offentlig eller ska hållas hemlig avgörs av bestämmelserna i sekretesslagen. En allmän handling kan alltså vara sekretesskyddad. Däremot är en offentlig handling alltid offentlig. I arbetsorganisationer där testresultat betraktas som offentlig handling ska rutiner finnas som värnar om de testades integritet. Testanvändaren ska se till att 5.1 – resultaten från testningar hanteras på ett säkerhetsmedvetet sätt 5.2 – testresultat makuleras efter lämplig tid, normalt högst två år; enligt patientjournallagen ska en journal bevaras minst tre år 5.3 – uppmärksamma hur länge testresultaten är användbara och tillse att de inte används då de anses för gamla 5.4 – informera de testade ifall testresultatet kan komma att användas vid ett senare tillfälle 5.5 – informera de testade om de rutiner för förvaring respektive makulering av testresultat som tillämpas i organisationen. 1 Diskrimineringslagarna som är tillämpliga vid testanvändning är: Jämställdhetslagen, 1991:433 Lagen om åtgärder mot etnisk diskriminering i arbetslivet, 1999:130 Lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet av personer med funktionshinder, 1999:132 Lagen om förbud mot diskriminering i arbetslivet på grund av sexuell läggning, 1999:133 Se även ”Rekrytera utan att diskriminera”, som kan beställas genom JämO, Box 3397, 103 68 Stockholm, tel 08 440 10 61, fax 08 21 00 47. 12