Dnr V 2017/35
RUTIN FÖR SYSTEMATISKT ARBETSMILJÖARBETE VID
STATSVETENSKAPLIGA INSTITUTIONEN
2017
Publicerad
Beslutsfattare
Anne-Marie Ekengren
Handläggare
Anna-Karin Ingelström
Beslutsdatum
Giltighetstid
Tillsvidare
Statsvetenskapliga institutionen
Sprängkullsgatan 19, Box 711, 405 30 Göteborg
031-786 0000
www.pol.gu.se
1 (9)
Arbetsmiljöpolicy
Statsvetenskapliga institutionen ansluter sig till rådande policy för Göteborgs universitet
Göteborgs universitet
Den goda arbetsmiljön skapas genom
att verksamhetens mål och inriktning är väl känd av alla i organisationen
att ansvar och befogenheter på alla nivåer är klart formulerade
att arbetet organiseras så att det medför ansvar och samtidigt ger möjlighet till
variation och stimulans
att de anställda ges fortlöpande information, förutsättningar för
kompetensutveckling och möjlighet att medverka i utformning och förändring av
arbetet och arbetsförhållandena
ett bra samarbetsklimat
en säker och trygg arbetssituation
att arbetsförhållandena anpassas till människors olika förutsättningar i fysiskt och
psykiskt avseende
2 (9)
Rutiner för det systematiska arbetsmiljöarbetet vid Statsvetenskapliga
institutionen
Det systematiska arbetsmiljöarbetet på Statsvetenskapliga institutionen utgår ifrån
Arbetsmiljöföreskriften (AFS) 2001:1 där definitionen av systematiskt arbetsmiljöarbete lyder:
2 § Med systematiskt arbetsmiljöarbete menas i dessa föreskrifter ar-betsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp
verk-samheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
Statsvetenskapliga institutionen använder den rekommenderade modellen ifrån Göteborgs universitets
arbetsmiljöutbildning för att förebygga ohälsa, olycksfall och uppnå en tillfredsställande arbetsmiljö
1.
2.
3.
4.
Undersöka arbetsförhållanden
Bedöma risker
Åtgärda
Kontrollera
Organisation av det systematiska arbetsmiljöarbetet
Arbetsmiljöansvaret fördelas utifrån rektors uppgiftsfördelning
http://medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken/sam/uppgiftsfordelning/
Vid Statsvetenskapliga institutionen är prefekt ytterst ansvarig för det systematiska arbetsmiljöarbetet
genom skriftlig delegation från dekanus vid samhällsvetenskapliga fakulteten. Alla arbetsuppgifter inom
det systematiska arbetsmiljöarbetet har delegerats från prefekt till proprefekt.
1. Undersöka arbetsförhållanden
Det är en rad faktorer som påverkar arbetsmiljön inom arbetsmiljöområdets arbetsplatser. Det kan till
exempel vara arbetsledning, arbetsorganisation, arbetsbelastning, arbetstempo, arbetsuppgifternas
innehåll (ensidighet, upprepning eller ständig förändring), handlingsutrymme, konflikter, kränkningar,
möjligheter till inflytande och samarbete. I den fysiska arbetsmiljön kan viktiga påverkande faktorer
vara till exempel arbetsställningar, arbetsrörelse, belysning, buller, ventilation, inomhustemperatur.
Rutiner för att undersöka arbetsförhållanden
Inom Statsvetenskapliga institutionen undersöks regelbundet arbetsförhållandena genom nedan
funktioner.
Arbetsmiljökommittén
Vid institutionen finns en arbetsmiljökommitté bestående av proprefekt, administrativ chef tillika
personalhandläggare, två arbetsmiljöombud, likabehandlingsrepresentant, en representant ifrån
administrationen, en representant ifrån doktoranderna, samt studenternas arbetsmiljöombud.
Arbetsmiljökommitténs huvudsakliga uppgift är att systematisk och kontinuerligt undersöka,
riskbedöma, verka för att åtgärder vidtas och kontrollera att de har vidtagits vad gäller fysisk och
3 (9)
psykosocial arbetsmiljö inom arbetsmiljöområdet. Stor vikt läggs vid att undersöka och riskbedöma de
psykosociala faktorerna vid institutionen.
Arbetsmiljöombudet uppgifter beskrivs på Göteborgs universitets hemsida.
http://medarbetarportalen.gu.se/staff-uf/om-din-anstallning/arbetsmiljo/arbetsmiljoombud/
Kommittén har följande formaliserade mötesstruktur:
Tre möten under vårterminen samt en psykosocial undersökning i form av en enkät de år inte GU går
ut med sin arbetsmiljöenkät.
Tre möten under höstterminen samt en fysisk arbetsmiljörond i november
Mötena sammankallas och leds av administrativ chef.
Vid samtliga möten förs minnesanteckningar som sedan kommuniceras via institutionens Infoblad.
Studentmöten
Studenterna kommunicerar arbetsmiljöfrågor inom kårverksamhetens kanaler. Vidare erbjuder
institutionen studentsamverkan där arbetsmiljöfrågor kan tas i Europaprogrammets programnämnd två
möten/termin dit också ordföranden för Studentgrupp Europa kallas, Statsvetarprogrammet och
Statsvetarmastern har 2-3 programråd/termin där Demos representant deltar och Lärarprogrammen
har sina programråd med studeranderepresentanter. Vidare har proprefekt och prefekt ett möte per
termin med kårsektionens styrelse. Studenterna kan även ta upp arbetsmiljöfrågor med studierektor
eller annan undervisande personal som tar frågorna vidare till proprefekt
Arbetsmiljörond
Med fokus på fysisk arbetsmiljö genomför proprefekt, administrativ chef och arbetsmiljöombud varje
höst en arbetsmiljörond som protokollförs med problem åtgärder och en tidsplan för när åtgärder kan
vidtas. Med fokus på psykosocial arbetsmiljö använder institutionen en psyksocial arbetsmiljöenkät.
Utvecklingssamtal
Både fysisk och psykosocial arbetsmiljö följs upp i de årliga utvecklingssamtalen som administrativ chef
håller i för administrativ personal, som prefekt erbjuder forskande och undervisande personal samt som
viceprefekt för forskning har för doktorander.
Kontinuerligt underlag till arbetsmiljöarbetet inhämtas genom:
- arbetstagarnas och arbetsmiljöombudens iakttagelser
- ledningens iakttagelser
- sjukdom, olycksfall och tillbud
- de anställdas sjukfrånvaro
- arbetsmiljöronder
- arbetsmiljöundersökning i form av institutionens egna psykosociala enkät samt
GUs Arbetsmiljöbarometer
4 (9)
Proprefekt, med stöd av personalhandläggare, är ansvarig för datainsamling av medarbetares och
studenters sjukdom, olycksfall och tillbud inkluderande det kontinuerliga uppföljningsarbetet
Statsvetenskapliga institutionen följer Göteborg universitets rutiner för att rapportera arbetsskador och
tillbud samt allvarliga personskador.
http://medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken/arbetsmiljo-a-till-o/arbetsskador/
Arbetskador och tillbud utreds av institutionens arbetsmiljöhandläggare tillsammans med proprefekt
och arbetsmiljöombuden med stöd av personalhandläggaren. Allvarliga personskador anmäls direkt
efter händelsen av prefekten till Arbetsmiljöverket.
Alla medarbetare kan alltid anmäla upplevda problem till prefekt, proprefekt, administrativ chef eller
arbetsmiljöombudet.
Alla studenter kan alltid anmäla upplevda problem till utbildningsansvarig, studierektor (som tar ärendet
vidare till arbetsmiljöansvarig proprefekt) alternativt studentarbetsmiljöombudet.
2. Bedöma risker
Statsvetenskapliga institutionen använder Göteborgs universitets framtagna riskbedömningsmall som
underlag för den årliga handlingsplanen som i dagsläget är HP/VP.
http://medarbetarportalen.gu.se/blanketter/arbetsmiljo/
I samband med ev. ändringar i verksamheten, ombyggnationer, oplanerade händelser som inträffar
under arbetsåret bedöms riskerna för ohälsa och olycksfall i särskild ordning. Processen är då att
proprefekt tar kontakt med arbetsmiljökommittén där arbetsmiljöombud och studentarbetsmiljöombud
finns representerade och gör en riskbedömning efter befintlig mall på Göteborg universitets
arbetsmiljöhandbok.
http://medarbetarportalen.gu.se/arbetsmiljohandboken/sam/riskbedomning/
3. Åtgärda och göra handlingsplaner
Statsvetenskapliga institutionen arbetar med ett systematiskt arbetsmiljöarbete för att problem i
arbetsmiljön ska kunna förebyggas. När problem uppstår ska de åtgärdas omedelbart. Om det finns
flera problem är det de som riskbedöms som mest allvarliga som åtgärdas först. De problem som inte
bedöms nödvändiga att åtgärda omedelbart förs in i den årliga handlingsplanen. Uppföljning sker vid
arbetsmiljökommitténs möten.
Upprepad sjukfrånvaro bland medarbetare liksom längre sjukfrånvaro uppmärksammas av proprefekt
som med stöd av personalhandläggare initierar rehabiliteringsutredningar och rehabiliteringsinsatser.
Medarbetare som kommit tillbaka efter sjukskrivning längre än fyra veckor ska erbjudas regelbundna
rehabiliteringssamtal så länge behov finns. Normalt hålls dessa samtal av proprefekt eller administrativ
chef tillika personalhandläggare.
Upprepad sjukfrånvaro, liksom all ohälsa som kommer arbetsgivaren till känna måste utredas enligt
AFS 2001:1
5 (9)
De medarbetare eller studenter som råkar ut för ohälsa eller olycksfall i arbetet och om något allvarligt
tillbud inträffar i arbetet, utreder arbetsmiljöhandläggaren ärendet tillsammans proprefekt och
arbetsmiljöombud orsakerna så att risker för ohälsa och olycksfall kan förebyggas i fortsättningen.
Utredningen sker via GURIA och omfattar även om och/eller vad det finns för samband mellan en
händelse och förhållanden på arbetsplatsen. Via GURIA skickas blankett om arbetsskada till
Försäkringskassan.
Alla problem kan inte elimineras omedelbart och vissa kan inte elimineras helt och hållet. Ett exempel
på ett sådant är upplevd stress. I dessa fall ska alltid en personlig handlingsplan alt. rehabiliteringsplan
upprättas. Där ska framgå hur problemet upplevdes från början och hur det utvecklades allteftersom
åtgärder vidtas, vilken typ av stöd, handledning med mera som satts in och när nästa
uppföljningstillfälle är. Proprefekten ansvarar för detta med stöd av personalhandläggare.
För problem av mer generell karaktär, sådana som t.ex. synliggörs genom GUs arbetsmiljöbarometer,
upprättas en handlingsplan, i samarbete med arbetsmiljöombuden, och förs in i Statsvetenskapliga
institutionen årliga handlingsplan. Ansvaret att se till att det händer åligger proprefekten.
Vid brist på resurser eller kunskaper för att åtgärda uppkomna brister i arbetsmiljön för proprefekt
frågan vidare till närmast överordnad.
Akut eller särskild psykisk påfrestning
En särställning bland de potentiella arbetsmiljöproblemen utgörs av medarbetare och studenter som
upplever akut eller särskild psykisk påfrestning i det vardagliga arbetet. Denna typ av problem fångas till
en del upp vid de regelbundna undersökningar som redovisats ovan. Men när de är akuta eller
successivt byggts upp är det viktigt att proprefekt görs uppmärksam på situationen. Det är viktigt att
medarbetare och studenter vet att de alltid kan vända sig till arbetsmiljöansvarig. Om det känns svårt att
ta direkt kontakt med arbetsmiljöansvarig är de bra att istället vända sig till arbetsmiljöombudet.
4. Kontrollera: Ansvarig för åtgärder och uppföljning
I slutänden är proprefekt ansvarig för att eventuella risker i arbetsmiljön minskas och att arbetsmiljön
förbättras i övrigt. Det är proprefekten som är ansvarig för uppföljningen av att Statsvetenskapliga
institutionen lever upp till Göteborgs universitets arbetsmiljöpolicy och att de åtgärder som
identifieraras i de årliga handlingsplanerna för arbetsmiljöarbete vidtas. Det är proprefekt som är
ansvarig för att i förekommande fall personliga handlingsplaner följs upp och förbättring sker. Vid
behov kan extern hjälp inkallas.
Om det vid arbetsmiljökommittén kommer upp frågor som borde gå vidare till universitetets lokala
eller centrala arbetsmiljökommitté skickar proprefekten dessa vidare. Detta görs per brev med kopia till
arbetsmiljökommittén.
6 (9)
Vidareutveckling av arbetsmiljöarbetet
De som har tagit emot delegation av arbetsmiljöuppgifter, samt de som deltar i arbetsmiljögruppen ska
ha relevant kompetens inom arbetsmiljö. Behov om fortbildning ska anmälas till prefekt som också
själv tar initiativ till fortbildning när detta framstår som påkallat.
Information om arbetsmiljöarbetet
Alla nya medarbetare vid Statsvetenskapliga institutionen får i samband med sin introduktion en
skriftlig information om arbetsmiljöarbetet vid institutionen, som de även ska intyga att de har tagit del
av. Det finns skriftlig information på anslagstavlor i personalrum samt på studentkårens anslagstavla
om vilka medarbetare och studenter som ska kontaktas om arbetsmiljöfrågor uppstår. Motsvarande
information ska finna digitalt på Statsvetenskapliga institutionens hemsida.
Likabehandling och diskriminering
Statsvetenskapliga institutionen ska vara en institution där alla känner sig välkomna och respekterade.
Arbetet för att främja likabehandling och motverka all form av diskriminering är därmed en integrerad
del av det systematiska arbetsmiljöarbetet.
Statsvetenskapliga institutionen arbetar utifrån den universitetsgemensamma ”Policy och handlingsplan
för jämställdhet och likabehandling vid Göteborgs Universitet”
(http://medarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1521/1521529_policy-och-handlingsplan-f--r-j--mst--lldhet-ochlikabehandling.pdf).
Prefekten är högst ansvarig för jämställdhets- och likabehandlingsarbetet på statsvetenskapliga
institutionen. Prefekten utser en likabehandlingsrepresentant med uppdrag att stödja prefekten i
institutionens jämställdhets- och likabehandlingsarbete. Likabehandlingsrepresentanten har speciellt
utrymme i sin tjänst för att bevaka likabehandlingsfrågor på institutionen samt för att utforma och
genomföra insatser som främjar likabehandling. Likabehandlingsrepresentanten är med i
arbetsmiljökommittén och deltar i möten med institutionsrådet. Såväl studenter som anställda är
välkomna att kontakta likabehandlingsrepresentanten i alla frågor som rör institutionens jämställdhetsoch likabehandlingsarbete. Varje år tar likabehandlingsrepresentanten i samråd med prefekt och
proprefekt fram tre frågor som rör likabehandlingsarbetet som kommer att prioriteras under året.
Studievägledaren vid institutionen har ett särskilt ansvar för att ge studenter med behov av särskilt stöd
guidning och rådgivning.
Säkerhet vid institutionen
Statsvetenskapliga institutionen följer Göteborg universitets säkerhetsregler Dnr V 2015/103
http://medarbetarportalen.gu.se/digitalAssets/1558/1558023_s--kerhetsregler-f--r-g--teborgsuniversitet-i-ny-mall151122.pdf
Institutionens medarbetare som deltar i den offentliga debatten är en definierad högriskgrupp för att bli
utsatt för hot i olika former. Det uppmärksammar institutionen särskilt genom att informera om
tillvägagångssätt för hantering av dessa händelser.
7 (9)
KRISBEREDSKAP
I en akut nödsituation ska alltid 112 larmas!
Du kan även få akuthjälp via SOS Alarm , telefon nr 031-786 17 55
Jour- och akutlista
Om ett akut krisläge av något slag skulle inträffa och du inte kan hantera det själv kan du ringa någon
av nedanstående personer. Börja med 1) på respektive lista och därefter 2) osv tills du får tag på någon
som kan hjälpa dig.
När något händer som föranleder larm till Räddningstjänsten tar räddningsledaren över. Denne kan vid
behov larma GUs så kallade jourhavande tjänsteman. Det kan även polisen göra om de bedömer att det
är nödvändigt. Det är naturligtvis bra om du informerar respektive befattningshavare ändå.
Pågående brott eller olycka
1. SOS Alarm
Misstanke om brott eller fara
1. Fredrik Johansson, Säkerhetssamordnare Campus Haga
2. Vaktbolag
112
031-786 1316
031-786 1755
Lokalfrågor
1. Vaktmästeriet Campusservice Haga
2. Björn Hildenwall, Campus chef Haga
031-786 1620
031-786 4898
Om något oförutsett inträffar
Räddningstjänsten
031-335 26 00
Polisen, Västra Götaland
114 14
Polisen, Göteborg och Mölndal
031-335 26 00
8 (9)
Sjukdom och olycksfall
Företagshälsovården Previa
031-10 56 60
Akademihälsan
031-10 69 70
Giftinformationscentralen
08-33 12 31
Strålskyddsfysiker Annhild Larsson
031-786 11 36
Alla övriga frågor
1. Mikael Gilljam, prefekt
2. Ann-Marie Ekengren, pro-prefekt
031 786 1221
031 786 5197
Vid händelser som kan utmynna i kontakter med media ska alltid Statsvetenskapliga
institutionens kommunikatör kontaktas på telefon 031 786 .
Fastighetsfel och skador
Om sådant uppstår som kan medföra skada på liv och/eller på egendom ska omedelbara åtgärder vidtas
även om det innebär kostnader t.ex. vattenläcka, att låta täcka en krossad glasruta eller låta en elektriker
avhjälpa något elfel som kan orsaka brand eller personskada.
VA, Ventilation, Akademiska hus via SOS Alarm
031-703 17 25
Hissar (Hiss-leverantör KONE)
0771- 50 00 00
Vaktbolag
031-786 1755
Kontakta alltid Campus chef Haga Björn Hildenwall tel. 031-786 4898, [email protected]
när allvarligare händelser sker som har med fastigheten att göra, även om kontakten sker i
efterhand.
9 (9)
