Karolinska Institutet – Regler och anvisningar för rekrytering av administrativa chefer
Regler och anvisningar för rekrytering
av administrativa chefer
Universitetsförvaltningen, 2017-04-23
Karolinska Institutet – Regler och anvisningar för rekrytering av administrativa chefer
Regler och anvisningar för rekrytering av
administrativa chefer
Den administrativa chefens uppdrag
Enligt rektors besluts- och delegationsordning för Karolinska Institutet (dnr 1781/2015) ska det till stöd för prefektens ansvar för institutionens verksamhet
finnas en befattning som administrativ chef. Den administrativa chefen är
ansvarig för institutionens administration, vanligtvis bestående av ekonomi och
HR, IT, arkiv och upphandling (ytterligare infrastruktur kan förekomma).
Institutionen leds av utsedd prefekt och den administrativa chefen ska tillgodose
att de administrativa funktionerna fungerar optimalt för den akademiska
verksamheten inom kontexten av en statlig myndighet. Den administrativa
chefen ingår i institutionens ledningsgrupp och är chef över dem som ingår i
institutionens administrativa funktion.
Kompetenskrav för befattningen administrativ chef
Chefs-/ledarerfarenhet
Tidigare ekonomiskt ansvar (budget, redovisning och ekonomiska
analyser)
Tidigare ansvar för HR-/personalfrågor
Förmåga att leda inom en forskningstung akademisk verksamhet i en
myndighet
I övrigt leva upp till kriterierna i ”Riktlinjer för ledarskap vid KI”
https://internwebben.ki.se/sites/default/files/riktlinjer_ledarskap3.pdf.
Erfarenhet av statlig verksamhet
Erfarenhet från universitet är meriterande
Prefekten vid berörd institution är processägare. Till prefektens stöd i
rekryteringsprocessen ska en rekryteringsgrupp utses för att säkerhetsställa att
kompetens finns i samtliga delar av rekryteringsprocessen.
Personerna/kompetenserna som ingår i rekryteringsgruppen kan vara olika
aktiva i olika delar. Obligatoriskt HR från berörd institution, administrativ chef
från annan institution, ekonomidirektör eller den som hen utser , och HRdirektör (eller den som hen utser).
Rekryteringsprocess
Karolinska Institutet – Regler och anvisningar för rekrytering av administrativa chefer
1) Rekrytering initieras av prefekt
2) Rekryteringsgrupp utses av prefekt
3) Sammankalla av rekryteringsgrupp (ansvarig HR centralt)
Ta fram kravprofil för jobbet – kompetenskrav för administrativ
chef enligt ovan samt institutionsspecifika krav.
( Fackkompetens, ledaregenskaper samt personliga egenskaper)
Sätta tidsplan inklusive moment som annonseringskanaler,
intervjuer och val av tester/assessmentUtforma annonsen
4) Annonsering (ansvarig HR centralt)
5) Kan ske via KI.se alternativt i andra media
Stäms av med alla inom rekryteringskommittén
Ev kostnader för annonsering står institutionen för.
6) Urval av önskat antal kandidater (Rekryteringskommitté, HR
centralt kallar)
7) Intervju 1: med Prefekt och HR centralt (HR centralt kallar)
8) Assessment externt - 2nd opinion (HR centralt kallar)
2nd opinion: ca 4 timmar per kandidat/ca 20 000 kr per kandidat.
Institutionen står för kostnaden
9) Rapport och återkoppling 2nd opinion.
10)
Intervju 2: utvalda kandidater (max 2) träffar
Universitetsdirektör, ekonomidirektör och HR-direktör (HR
centralt bokar)
11)
Beslut om anställning, samt lönesättning, fattas av
prefekt efter samråd med universitetsdirektören
12)
Administration i samband med anställning (HR på
institution) Anslå beslut och skriva anställningsavtal
Introduktion och utbildning
HR-avdelningen ansvarar för samordning av den nytillrädda administrativa
chefens första introduktion inom följande områden:
Karolinska Institutet – Regler och anvisningar för rekrytering av administrativa chefer
HR
Ekonomi och inköp
Juridik
IT
Registratur
Kommunikation, presschef
HR-avdelningen erbjuder även ett möte med KI:s ledarskapsspecialist för att
disskutera individuell onboarding för aktuell roll som adminsiatrativ chef vid
KI.
Den administrativa chefen bokas via HR-avdelningen in på nästkommande
tillfälle av den obligatoriska utbildning som ges för prefekter och administrativa
chefer.
