Migrationsverket

Bilaga 5a
Ramavtal (Utkast)
§1 Parter
Mellan SMHI, organisationsnummer 202100-0696, nedan kallad ”SMHI”
och xxxx, organisationsnummer xxxxxx-xxxx, nedan kallad
”Leverantören”, har följande ramavtal slutits gällande resebyråtjänster.
SMHIs tillhörande enheter ute i landet inkluderas i detta avtal.
§ 2 Avtalets omfattning
Avtalet syftar till att tillgodose SMHIs behov av kvalificerad resebyråservice och reseadministration enligt de villkor som anges i avtalet.
SMHI lämnar ingen volymgaranti under avtalstiden.
§ 3 Option Självbokningssystem
SMHI ska ha möjlighet att avropa självbokningssystem via Internet där
varje resebeställare kan tilldelas ett individuellt beställnings-id.
Om behov uppstår kommer SMHI att göra en separat prisförfrågan.
§ 4 Bastjänster
I avtalet ska ingå följande bastjänster:
 Reseservice i form av bokning/ombokning/avbokning av flyg, tåg,
hotell, buss, hyrbil, båt mm
 Leverans av utfärdade dokument
 Key Account Management (KAM)
 Fakturering via resefaktureringssystem
 Kreditering av helt eller delvis outnyttjade dokument
 Voucherhantering
 Kontaktnät över hela världen
 24-timmarsservice (7 dagar/vecka)
 Styrning mot SMHIs/statens egna avtal.
 Namngivna kontaktpersoner
 Statistik
 Upprätta och uppdatera företags- och resenärsprofiler i enlighet med
reglerna i Personuppgiftslagen (PUL)
 Data/elektronisk beställning
 Självbokningssystem
 Övriga vanligt förekommande resebyråtjänster
§ 5 Avtalstid - Förlängning
Avtalstiden är två (2) år från avtalets tecknande, med option på ytterligare
1+1 år. Avtalet förlängs automatisk med ett (1) år, om inte någon av
parterna säger upp avtalet senast tre (3) månader före avtalets utgång.
Efter eventuella förlängningar, löper avtalet ut utan särskild uppsägning
(senast 2015-12-31).
2011/1726/16
Sid 1 (9)
2 (9)
§ 6 Egna avtal – Leverantörens avtal
SMHI har egna avtal avseende tåg, hotell- och konferenser, hyrbil, tåg och
taxi, men använder det statligt upphandlade ramavtalet (www.avropa.se) för
inrikes- och utrikes flyg.
SMHI meddelar kontinuerligt leverantören vilka avtal som ska tillämpas.
Bokning sker mestadels via telefon, e-post, Internet direkt till avtalspartners
förutom inrikes- och utrikesflyg som sker via resebyrån.
Leverantörens personal ska ha erforderlig kunskap om SMHIs egna
leverantörsavtal, priser, reseregler och administrativa rutiner, liksom
geografisk kännedom om alternativa resvägar från SMHI-kontor.
I de fall där SMHI tecknat egna avtal ska dessa avropas och prioriteras.
Undantaget är om Leverantören vid bokningstillfället har avtal som är
förmånligare än ovan nämnda, då ska Leverantörens avtal användas.
§ 7 Avtalshandlingar
För avtalet gäller följande handlingar som kompletterar varandra.
Förekommer mot varandra stridande bestämmelser i dessa handlingar gäller
de i ordning mellan varandra enligt följande:
1. Tillägg och ändringar till detta avtal
2. Detta avtal jämte tillhörande bilagor
3. SMHIs förfrågningsunderlag jämte tillhörande bilagor dnr
2011/1726/16
4. Leverantörens lämnade anbud
§ 8 Ändringar, tillägg eller annan ändring av avtal
Ändringar eller tillägg till detta avtal, eller annan rättshandling i anslutning
till detta ska godkännas skriftligen av bemyndigad person hos respektive
part för att vara giltig.
§ 9 Överlåtelse av avtalet
Leverantören äger inte rätt att utan SMHIs skriftliga medgivande helt eller
delvis överlåta avtalet till någon tredje part.
Leverantören äger inte utan SMHIs föregående skriftliga tillåtelse överlåta
fordringar eller andra anspråk (inklusive bland annat krav på skadestånd)
hänförliga till detta avtal till någon tredje part.
§ 10 Verksamhet
Leverantören ska inte under uppdragstiden utöva någon verksamhet som i
något avseende negativt kan påverka SMHIs förtroende vad avser
Leverantörens åtaganden enligt detta avtal. Vid osäkerhet om viss
verksamhet kan falla under denna bestämmelse ska Leverantören snarast
kontakta SMHI.
2011/1726/16
Sid 2 (9)
3 (9)
§ 11 Leverantörens åtaganden
Leverantören åtar sig att
 utföra tjänsterna, i enlighet med villkoren i detta avtal, kraven
uppställda i förfrågningsunderlaget samt enligt redovisat förfarande i
Leverantörens anbud
 utföra tjänsterna professionellt, med omsorg/fackmannamässigt,
kostnadseffektivt och med hög kvalitet i enlighet med de
instruktioner som kan meddelas av SMHI. Leverantören är därvid
skyldig att följa gällande lagar och förordningar samt i övrigt agera i
enlighet med för branschen gällande god sed och etiska normer
 inneha alla tillstånd som erfordras för fullgörande av sina åtaganden
enligt avtalet
 arbeta för att ha ett aktivt miljötänkande med miljöpolicy och
skriftliga handlingsplaner för företagets miljöarbete
§ 12 SMHIs åtaganden
SMHI åtar sig att
 erlägga betalning i enlighet med villkoren i avtalet och till i avtalet
överenskomna priser för utförda och av SMHI godkända tjänster
 vid uppdrag som är beroende av information från nyckelpersoner hos
SMHI tillse att dessa personer finns tillgängliga i erforderlig
omfattning för uppdragets utförande
 bereda Leverantörens personal tillgång till de uppgifter som
erfordras för att tjänsterna ska kunna utföras.
§ 13 Parternas gemensamma åtaganden
Parterna har skyldighet att
 kontinuerligt hålla varandra underrättade om samtliga framsteg som
görs, såväl tekniska, ekonomiska som andra, vilka kan medföra
rationaliseringar
 aktivt verka för att information om detta avtal finns och sprids inom
de delar av SMHI respektive hos Leverantören där detta är
tillämpligt.
§ 14 Öppethållande/tillgänglighet
Leverantören ska betjäna SMHI via sitt kontor i xxxxxxx.
Leverantören ska:
 ha bemanning under normal kontorstid måndag-fredag mellan
klockan 08.00-16.00
 tillhandahålla personlig service på svenska språket inom 40 sekunder
 erbjuda 24-timmars personlig service på svenska språket
(7 dagar/vecka året runt) för akuta ärenden utöver ordinarie tid
Under normala öppettiden ska samtliga resebyråtjänster kunna erhållas.
2011/1726/16
Sid 3 (9)
4 (9)
§ 15 Kundansvarig (KAM)
Leverantören tillhandahåller en kundansvarig (KAM) utan extra kostnad för
SMHI. Kundansvarig ska:
 ansvara för implementeringen av resebyråavtalet
 ansvara för att angiven personal hos resebyrån är uppdaterad om
SMHIs resepolicy och avtal
 ansvara och sammankalla till uppföljningsmöten
 behjälplig med analys av statistik och branschkunskap för
uppföljning av resemönster som möjliggör kostnadseffektivare
resehantering
 informera om säkerhetsrutiner
 bistå vid framtagande av ny resepolicy
 vara projektledare vid implementering av eventuellt
självbokningssystem via resebyrån
§ 16 Personal
Leverantören förbinder sig att vid utförandet av tjänsterna tillhandahålla för
uppdraget personal med erforderlig kompetens, utbildning och erfarenhet
(TRAC-kompetens eller likvärdig utbildning samt minst 2 års erfarenhet av
kvalificerat resebyråarbete). Personalen ska behärska svenska i tal och skrift
samt skriva och tala engelska för affärsbruk.
§ 17 Personalförändringar
Leverantören ska tillhandahålla flera personer med likartad kompetens.
Förlust av enskild person får inte medföra att Leverantörens möjligheter att
tillhandahålla avtalad kompetens eller resurser påverkas.
Leverantören ska informera SMHI vid personalförändringar.
Leverantören får endast ersätta med personal som innehar motsvarande
kompetens, utbildning och erfarenheter.
§ 18 Beställning/Bokning
Beställning ska kunna göras via SMHIs resebeställarfunktioner, av samtliga
resenärer via telefon, e-post, personligt besök eller via eventuellt
självbokningssystem.
Beställaren ska endast behöva meddela resebyrån erforderliga data såsom
resenär, resmål, datum, resursnummer osv. Alternativa restider, resvägar
och priser för resenären ska meddelas av Leverantören.
Leverantören ska alltid erbjuda resenären en bokningsbekräftelse
elektroniskt, t ex via e-post eller sms eller till av resenären anvisad adress
med kopia till resebokare.
§ 19 Sökning efter bästa pris och bästa resealternativ
Leverantören ska alltid erbjuda det mest fördelaktiga alternativet vid varje
enskild bokning så att alla möjligheter till kostnadssänkningar och andra
effektiviseringar tillvaratas. Ett tidsspann på 2 timmar är ett minimum.
2011/1726/16
Sid 4 (9)
5 (9)
§ 20 Information om resmål
Leverantören ska på begäran ta fram information om resenärens resmål för
att kunna anvisa centralt belägna hotell samt ge värdefull information om
resmålet för beställaren.
§ 21 Elektroniska biljetter
Leverantören ska kunna erbjuda elektroniska biljetter.
§ 22 Avböjt erbjudande
Leverantören ska till SMHI kontaktperson rapportera avböjt erbjudande vid
tjänsteresor om besparingsmöjligheten är mer än 2 000 kronor exklusive
moms per bokningstillfälle.
§ 23 Avbeställningsskydd/avbeställningsförsäkring
Leverantören ska kunna erbjuda resenären avbeställningsskydd och/eller
avbeställningsförsäkring.
§ 24 Pass, visering och vaccinering
Leverantören och dennes personal ska hålla sig ajour med de senaste
rörande pass-, visum- och vaccineringsbestämmelser och kunna informera
beställaren/resenären om detta.
§ 25 Betalning/Fakturering
Fakturering sker via SMHIs resekonto.
Leverantören äger rätt att fakturera SMHI i efterskott för utförda tjänster.
På fakturan ska följande fält anges:
 Avtalsnummer
 Resenärens för och efternamn
 Referens
 Resedatum
 Destination
 Specificering av utförda tjänster och dess omfattning. Ex. arvode,
uppnådd besparing och provisioner
 Á-pris och Totalpris
 Förfallodatum
 Leverantörens organisations- och momsregistreringsnummer,
bolagets säte samt uppgift om att F-skattsedel innehas
 Leverantörens bankgiro-/plusgironummer eller betalningsadress
Faktura sändes till: SMHI, Faktura, 601 76 Norrköping.
Leverantören ska före 2012-06-30 kunna skicka elektroniska fakturor enligt
standard Svefaktura.
§ 26 Följesedel
Följesedel ska erhållas elektroniskt. SMHI ska ha möjlighet att lägga upp
administratörer som kan se och skriva ut följesedlar.
2011/1726/16
Sid 5 (9)
6 (9)
§ 27 Grundprovisioner
Leverantören ska återbetala alla eventuella grundprovisioner i sin helhet till
SMHI.
§ 28 Kreditkort
Leverantören ska använda eget betal-eller kreditkort vid bokning av
exempelvis lågprisflyg, och vidaredebitera detta till SMHIs resekonto.
§ 29 Betalningsvillkor
Betalning för utförda och godkända tjänster erläggs netto mot specificerad
och godkänd faktura, trettio (30) dagar efter fakturans mottagande.
Fakturerings-, expeditionsavgifter eller övriga pristillägg som inte avtalats,
ska inte erläggas av SMHI.
Vid försenad betalning äger Leverantören rätt till dröjsmålsränta enligt
räntelagen.
§ 30 Ersättning - transaktionsarvode
Leverantörens ersättning, s.k. transaktionsarvode, för fullgörande av sina
åtaganden enligt avtalet regleras uttömmande i bilaga 1, ”Prisbilaga”.
Priset på flygbiljetter, hotellkostnader etc. som av Leverantören förmedlas
till SMHI får inte överstiga de publicerade eller de av SMHI
upphandlade/avropade avtalspriserna som gjorts t ex FMLOG se vidare på
www.avropa.se. Detta innebär att inga påslag får göras av Leverantören på
leverantörernas priser oavsett om det är ett publicerat (icke avtalspris) eller
ett avtalspris. Priserna är angivna exklusive mervärdesskatt.
§ 31 Prisförändringar
Samtliga priser är fasta till och med 2013-01-31 och ska således ej justeras
med index eller för valuta eller på annat sätt. Därefter äger part rätt att en
gång per år begära att priserna regleras. Indexreglerade priser gäller fasta i
ett (1) år i taget.
Priserna justeras enligt förändringen av Arbetskostnadsindex (AKI) för
tjänstemän preliminära indextal, SNI 2007 kolumn N. Som basmånad gäller
november 2011. En prisjustering kan då påkallas om prisförändringen är
mer än +-2 %. Beräkningsgrund för prisförändringen ska vara högst 80 % av
det avtalade priset.
Skriftlig begäran om prisjustering med angivande av önskad ändring och
motivering ska vara SMHI tillhanda senast två (2) månader innan avtalsårets
slut. Har begäran inte kommit SMHI tillhanda detta datum gäller föregående
periods priser oförändrade i 12 månader.
Parterna ska vara överens innan prishöjningen träder i kraft.
§ 32 Prisgaranti
Om Leverantören påför SMHI för högt pris och erinran om detta görs inom
30 dagar efter avslutad resa eller erhållen produkt ska Leverantören
återbetala skillnaden mellan erlagt pris och det lägre priset under förutsättning att det lägre priset var tillämpbart vid bokningstillfället/
debiteringstillfället. Kreditering från Leverantören ska vara SMHI tillhanda
senast 30 dagar efter erinran av SMHI.
2011/1726/16
Sid 6 (9)
7 (9)
§ 33 Statistik
Leverantören ska tillhandahålla statistik, utan kostnad, till SMHI avseende
utförda tjänster som avropats från avtalet. Statistiken ska levereras
elektroniskt. Statistiken ska kunna redovisas nedbrutet enligt
överenskommelse.
Statistiken ska redovisas per halvår eller enligt överenskommelse per
område enligt nedan:
 Destinationer per färdsätt och antal resor
 Ombokningar/avbokningar
 Total reskostnad per färdsätt
 Statisk över den totala kostnaden (exkl. moms) för samtliga
tjänster/produkter
 Antal debiterade transaktioner specificerade på de olika områdena
 Antal krediterade transaktioner specificerade på de olika områdena
 Besparingsstatistik
 Miljöstatistik för flyg*
 Kostnad per produktgrupp och antal resor för flyg (inrikes, Norden,
Europa samt interkontinentalt), tåg (inrikes och utrikes), hotell
(inrikes och utrikes), hyrbil (inrikes och utrikes), övriga
marktransporter (inrikes och utrikes) samt arvode. Särredovisning
ska ske för produkter bokade i eventuellt självbokningssystem
 Andelen ekonomi- respektive businessklassbiljetter flyg/tåg
Leverantören ska, om SMHI så begär, lämna statistik på digital media, USB
eller CD-ROM-skiva med uppgifter läsbara i Microsoft Word och/eller
Excel-format.
*Utsläpp av koldioxid i kg totalt från flygresor under och över 50 mil.
§ 34 Resenärs- och företagsprofiler
Leverantören ska upprätta resenärsprofiler och företagsprofil som ska
uppdateras regelbundet.
Profildatabasens innehåll ska ägas av SMHI och innehållet ska gå att
överföra till annan resebyråleverantör vid ett framtida byte.
Samtliga profiler ska förvaras på ett tryggt och säkert sätt, såväl fysiska
blanketter som elektronisk information.
§ 35 Underleverantör
Leverantören äger inte rätt att anlita underleverantör utan skriftligt
medgivande från SMHI, såvida inte underleverantören endast anlitas för
åtgärder av rutinmässig art eller av mindre betydelse för avtalet.
Leverantören svarar för underleverantörens arbete såsom för eget arbete.
§ 36 Sekretess
Leverantören förbinder sig att följa gällande bestämmelser i offentlighetsoch sekretesslagen (2009:400) samt att ålägga av Leverantören anställd
personal som får tillgång till uppgifter för vilka sekretess gäller i SMHIs
verksamhet att iakttaga motsvarande sekretess. Sekretesskyldighet gäller för
Leverantören och leverantörens anställda även efter att avtal har upphört.
2011/1726/16
Sid 7 (9)
8 (9)
§ 37 Befrielsegrunder (Force majeure)
Part befrias från sina åligganden enligt detta avtal om parten visar att
fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför partens
kontroll som parten skäligen inte kunde ha räknat med vid avtalets
tecknande och vars följder parten inte skäligen kunnat undvika eller
övervinna. Som sådana omständigheter ska anses krig eller krigsliknande
tillstånd, strejk (såväl avtalsenlig som avtalsstridig), lockout, blockad,
eldsvåda, beslut från regering eller myndighet.
Den part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omedelbart
och skriftligen underrätta motparten därom. Så snart den åberopade
omständigheten upphört ska parten underrätta motparten samt omedelbart
återuppta uppdraget i avtalad omfattning.
§ 38 Uppsägning
Anser part att motparten inte tillfredsställande fullgör sina åliggande enligt
avtalet ska detta meddelas skriftligen. Av meddelandet ska framgå på
vilket/vilka sätt part anser att motparten inte fullgjort sina åligganden.
Motparten ska snarast vidta rättelse. Har rättelse inte vidtagits inom 30
dagar från det att meddelandet mottogs äger den part som sänt meddelandet
rätt att säga upp avtalet med tre (3) månaders uppsägningstid.
Uppsägning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig.
§ 39 Hävning
Endera parten har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om motparten
i väsentligt hänseende brister i sina åligganden och underlåter att vidta
rättelse inom 30 dagar efter skriftlig anmodan därom.
SMHI äger rätt att, helt eller delvis, häva avtalet med omedelbar verkan om:
 Leverantören vid upprepade tillfällen gör sig skyldig till sådana
förseelser som avses i § 38 första stycket som sammantaget är av
väsentlig betydelse för SMHI; eller om
 Leverantören i övrigt underlåter att fullgöra sina förpliktelser enligt
avtalet som är av väsentlig betydelse för SMHI, eller om
 Leverantören försatts i konkurs eller likvidation, satts under
tvångsförvaltning, är föremål för ackord, har inställt betalningar, är
underkastad näringsförbud, är föremål för ansökan om konkurs,
ackord eller liknande förfarande, har gjort sig skyldig till allvarligt
fel i yrkesutövningen genom lagakraftvunnen dom, underlåtit att
fullgöra sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter och
skatter, har lämnat felaktig information i delar som berör denna
punkt.
Hävning ska ske genom skriftligt meddelande för att vara giltig,
2011/1726/16
Sid 8 (9)
9 (9)
§ 40 Skadestånd
Part har rätt till ersättning för den direkta skada part lider genom att
motparten i väsentligt hänseende brister i sina åligganden om inte motparten
visar att bristen beror på sådana omständigheter som anges i § 38.
Häver SMHI avtalet enligt § 39, äger SMHI rätt till skadestånd motsvarande
samtliga kostnader som åsamkas SMHI i samband med avveckling av
avtalet, byte av leverantör samt för alla merkostnader och all övrig skada.
Föreligger ersättningsgill skada är part skyldig att vidta åtgärder för att
begränsa skadan, såvida dessa åtgärder inte orsakar oskälig kostnad, eller
eljest är oskäligt betungande.
Parts skadeståndsansvar är per skadetillfälle begränsat till 35 gånger det vid
tiden för skadans uppkomst gällande basbeloppet enligt lagen (1962:381)
om allmän försäkring, såvida inte uppsåt eller grov vårdslöshet föreligger på
parts sida.
Framställan om krav på skadestånd ska ske genom skriftligt meddelande för
att vara giltigt.
§ 41 Försäkring
Leverantören är skyldig att teckna och under hela avtalstiden vidmakthålla
ansvarsförsäkring som säkerhet för fullgörande av uppdraget.
Leverantören ska på begäran av SMHI kunna uppvisa försäkringsbrev eller
annat bevis om att försäkringen gäller under avtalstiden.
§ 42 Tvist
Tvister under avtalstiden ska i första hand lösas genom förhandling mellan
parterna och i andra hand avgöras av svensk (allmän) domstol med
tillämpning av svensk rätt. Första instans ska vara Norrköpings Tingsrätt.
§ 43 Kontaktpersoner
Se bilaga 2.
Avtalet har upprättats i två likalydande exemplar av vilka parterna erhållit
var sitt.
Norrköping den
xxxxx den
……………………………..
……………………………..
xxxxxx
Bilaga 1 Prisbilaga
Bilaga 2 Kontaktpersoner
2011/1726/16
Sid 9 (9)