Västerås Simsällskap VSS årsmöte 2015
Motion 1: Organisation
Föredragande: Lotta Norling och Stefan Faleke
Förslag till beslut, att styrelsen tar fram en organisationsstruktur där roller, ansvarsområden,
arbetsuppgifter i föreningen klargörs.
Styrelsens roller, ansvarsområden, arbetsuppgifter
Fast anställd personal roller, ansvarsområden, arbetsuppgifter
Arvoderade tränares roller, ansvarsområden, arbetsuppgifter
Eventuella åtagande som medlemmarna enligt styrelsebeslut/stadga ansvarar för
MOTIVERING/SYFTE
En tydlig organisationsstruktur möjliggör för föreningen att på ett effektivare sätt hantera
både interna och externa resurser. Det ger också en bättre bild över vilka resurser som
behöver utvecklas och vilka som eventuellts saknas idag. En bättre organisatorisk
grundstruktur kan underlätta för övriga organisatoriska struktur problem som exempelvis
bristen på god intern kommunikation.
BAKGRUND
Styrelsen har tappat förtroendevalda under sittande mandatperiod, beror det på en otydlighet
vad gäller förväntningar, roller, mandat? Föreningen har utbildat minst en funktionär från
varje medlemsfamilj, ändå dras föreningen med stora problem att få fram funktionärer vid
egna evenemang. Beror det på en bristande kommunikationsstrategi från anställd personal,
förväntningar, roller eller mandat? Arvoderade tränare kan upplevas ha svårt att veta sin roll i
förhållande till simmarna, stadgarna och det faktum att övervägande del av simmarna är
minderåriga. Trots ansträngd ekonomi inom föreningen tappar föreningen sponsorer istället
för att aktivt arbeta för ökade sponsorintäkter för att hjälpa upp det ekonomiska läget. Beror
det på att föreningen idag saknar en sådan roll, otydliga förväntningar på styrelsen, otydliga
förväntningar på anställd personal?
Västerås Simsällskap VSS årsmöte 2015
Motion 2: Intern kommunikation
Föredragande: Lotta Norling och Stefan Faleke
Förslag till beslut, att styrelsen tar fram en kommunikationsplan för intern kommunikation
till medlemmarna.
Styrelsen måste kunna på ett bra sätt kommunicera med föreningens samtliga
medlemmar.
Då en medlem kan vara minderårig krävs att styrelsen säkerställer att man
kommunicerar med en myndig person.
Styrelsen sitter på uppdrag av föreningens medlemmar. Beslut som påverkar
medlemmarna måste på ett bra sätt kommuniceras ut av styrelsen innan det införs.
En intern kommunikationsplan för intern kommunikation till medlemmarna ska
omfatta samtliga som i sin roll förväntas kommunicera med en medlem.
MOTIVERING/SYFTE
Styrelsen sitter på uppdrag av medlemmarna. Det är av vikt att det finns en god
kommunikation mellan styrelsen och medlemmarna. Vid införande av beslut som påverkar
medlemmarna måste styrelsen säkerställa att kommunicera detta med medlemmarna i god tid
före införande. En medlem måste ges utrymme för ifrågasättande av beslut och möjlighet till
kompletterande uppgifter för beslutet. Vid en god kommunikation mellan styrelsen och
medlemmar underlättar man implementering av fattade beslut. Det är av vikt att vi
kommunicerar på ett bra sätt, det ökar delaktigheten och främjar föreningen i en positiv
riktning.
BAKGRUND
Kommunikationen mellan medlemmarna i föreningen och styrelsen måste bli mycket bättre.
Det är inte bra när styrelsen fattar beslut som väsentligt påverkar medlemmar och inte på ett
bra sätt kommunicerar detta innan införandet. Ett exempel är beslutet rörande egenavgifter,
där måste styrelsen bli mycket bättre på hur man kommunicera ett sådant beslut. Det är också
viktigt att all personal inom föreningen och arvoderade ledare får det tydligt beskrivet i en
kommunikationsplan hur intern kommunikation ska hanteras. Det är extra viktigt då
övervägande majoritet av medlemmarna är minderåriga. Det är inte att föredra när barnen och
föräldrarna kallas till samma möte för att fatta ekonomiska beslut. Det är inte heller att föredra
när föreningen genom slutna Facebook grupper exkluderar minderåriga och simmare som inte
har tillgång till Facebook.
Västerås Simsällskap VSS årsmöte 2015
Motion 3: Anhörig policyn
Föredragande: Lotta Norling och Stefan Faleke
Förslag till beslut, att styrelsen river upp beslutet om anhörigpolicyn
Anhörigpolicyn måste rivas upp, eftersom den har fallit när styrelsen beslutade att
avskaffa subventioner på egenavgifter
Anhörigpolicyn skall utvärderas enligt tidigare fattat beslut.
MOTIVERING/SYFTE
När styrelsen beslutade att ändra egenavgifterna för den enskilde medlemmen, fattade man ett
beslut som står i strid med gällande anhörigpolicy. En motivering i anhörigpolicyn var att
medlemmarna kunde påverka den ekonomiska kostnaden genom att aktivt bidra vid olika
förenings evenemang. Den möjligheten har nu styrelsen genom sitt nya beslut tagit bort, och
samtliga medlemmar oavsett betalar hela sin egenavgift. Styrelsen måste nu riva upp
anhörigpolicyn alternativt revidera den utifrån styrelsen nu fattade beslut. Det är också viktigt
att styrelsen om man väljer att revidera anhörigpolicyn tar med hela föreningens verksamhet i
den.
BAKGRUND
När anhörigpolicyn infördes fanns många tveksamheter kring hur den skulle fungera. Det
beslutades också att den skulle utvärderas, vilket inte styrelsen har gjort. När nu styrelsen har
fattat ett beslut avseende egenavgifter är anhörigpolicyn satt ur spel. Det finns inte nu längre
en möjlighet för den enskilde medlemmen att påverka sina kostnader genom att vara aktiv i
föreningens evenemang. Det finns en risk att policyns huvudtanke med att öka medlemmarnas
aktiva engagemang i föreningen nu istället minskar eller försvinner helt. Vi kan också se att
alla föreningens verksamheter inte följer anhörigpolicyn, ett exempel är Triathlon som
ekonomiskt ersätter funktionärer vid evenemang.
Västerås Simsällskap VSS årsmöte 2015
MOTION 4: Sponsorer
Föredragande: Lotta Norling och Stefan Faleke
Förslag till beslut, att styrelsen tar fram en strategiplan för att öka antalet sponsorer och
sponsorintäkterna. Planen skall tydligt visa på områden som
Huvudansvarig för planen
Organisationsstruktur för den aktuella strategiplanen
Operativt ansvariga för att nå målet (ökade sponsorintäkter)
Mätbara mål, såväl ekonomiska som andra exempelvis (nya samarbetspartners)
Tydlig fördelningsnyckel av sponsorintäkter, där både sponsorer och medlemmar på
ett enkelt sätt ska kunna se hur sponsorintäkterna används i föreningen.
MOTIVERING/SYFTE
För att föreningen ska kunna utvecklas och satsa på verksamheten ser vi det som ett absolut
måste att sponsorer stödjer klubben. Genom att införa en tydlig strategiplan med tydliga mål,
roller, ansvarsområden osv. finns stora möjligheter för föreningen att kraftigt förbättra det
svåra ekonomiska läget. Det är viktigt att föreningen får fortsätta vara en inkluderande
idrottsförening där alla som vill skall ges en rimlig möjlighets att kunna delta. Det motiverar
att föreningen måste hitta andra vägar att öka intäkterna och inte som nu endast arbeta med
kraftigt ökade kostnader för den enskilde medlemmen. Det finns också en risk att föreningen
istället tappar tävlingsmedlemmar och då faller även tanken med elitsatsningar.
BAKGRUND
Föreningen har tyvärr tappat sponsorintäkter och även sponsorer de senaste åren. Det finns
idag ingen organisation som arbetar aktivt med att öka sponsorintäkterna. Styrelsen har inte
heller kunnat presentera någon plan för arbetet med sponsorer. Styrelsen har inte heller kunnat
på ett tillfredställande sätt kunnat redovisa sponsorintäkterna som finns idag. Styrelsen har
inte heller kunnat uppvisa hur sponsorintäkterna fördelas i föreningen.
Västerås Simsällskap VSS årsmöte 2015
MOTION 5: Öppen redovisning av
intäkter
Föredragande: Lotta Norling och Stefan Faleke
Förslag till beslut, att styrelsen öppet redovisar sponsorer, sponsorintäkter, fördelning av
sponsorintäkterna inom föreningen
Redovisa sponsorer för år 2013, år 2014 och förväntade år 2015
Redovisa sponsorintäkter från respektive sponsor år 2013, år 2014 och förväntade år
2015
Redovisa fördelningen av sponsorintäkter inom föreningen för år 2013, år 2014 och
planerade för år 2015
Redovisa sponsorintäkter av uppsatta reklamskyltars på Lögarängsbadet för år 2013,
år 2014 och förväntade år 2015
Redovisa fördelningen av sponsorintäkterna inom föreningen av uppsatta
reklamskyltar på Lögarängsbadet för år 2013, år 2014 och planerade år 2015
Redovisa gällande sponsoravtal för samtliga ovan nämnda punkter.
MOTIVERING/SYFTE
Föreningar som VSS finns tack vare sina medlemmar och det är av stor vikt att föreningen har
en stor öppenhet till sina medlemmar. Det innebär att det är otroligt viktigt att det finns en
transparens i allt som omfattar föreningen. Ökad insyn i föreningens arbete ger också ökat
engagemang och förståelse från medlemmarnas sida. Det minskar risken för sådant som kan
uppfattas som orättvist eller felaktigt. Styrelsen bör därför ta sitt ansvar och på ett tydligt sätt
redovisa samtliga sponsorintäkter, fördelning av dessa och gällande avtal kring dessa. Då
föreningen befinner sig i en besvärlig ekonomisk situation är det viktigt att styrelsen öppet
redovisar hur intäkterna fördelas inom föreningen. Styrelsens strategi har också de senaste två
åren varit att höja medlemmarnas avgifter till föreningen. För att få en ökad acceptans av
dessa höjningar behöver styrelsen kunna redovisa hur övriga intäkter fördelas inom
föreningen.
BAKGRUND
Idag råder en stor otydlighet kring hur föreningen arbetar med sponsorer, intäkter från dessa
och fördelningen av sponsorintäkterna. Styrelsen har inte heller på ett tillfredställande sätt
kunnat redovisa detta. Spekulationer bland medlemmarna sprider sig hur sponsringen hanteras
inom föreningen och av sittande styrelsen. Detta är inte bra för föreningens varumärke och
framtida nya sponsorer.
Västerås Simsällskap VSS årsmöte 2015
Motion 6: Ekonomi
Föredragande: Lotta Norling och Stefan Faleke
Förslag till beslut, att styrelsen tar fram en prognos avseende kostnadsökningar för
kommande 5 år. Styrelsen ska kunna presentera en plan för hur man kommer att arbeta med
eventuella ökade kostnader kommande 5 år.
Prognosen ska presenteras på extra årsmöte om 6 månader.
Prognosen ska omfatta alla verksamheter inom föreningen
Prognosen ska kunna redovisas separat för varje verksamhet inom föreningen
Plan för hur eventuella ökade kostnader för föreningen ska hanteras kommande 5 år.
MOTIVERING/SYFTE
Föreningen behöver en tydlig plan för hur man ska hantera framtida ökade kostnader. En
viktig parameter är att få en mer långsiktig prognos över förväntade kostnadsökningar. Det
ger möjlighet till en bra planering för hur man ska arbeta med intäktssidan och kommande
strategiplan. Med en långsiktig planering kan också kommunikationen till medlemmarna
göras med en god framförhållning.
BAKGRUND
Föreningens ekonomi är inte stabil och vi vet redan idag är att kostnaderna för föreningen
kommer att öka. Den strategi som styrelsen har idag, känns inte som hållbar på längre sikt
utan mer som konstgjord andning. Det kommer inte att finnas utrymme för att höja avgifterna
till medlemmarna med ca: 20 % per år för att rädda upp det ekonomiska läget. Vi står inför
byggandet av ett nytt badhus, det kommer att innebära ökade kostnader för föreningen men
också möjligheter till ökade intäkter.
