BILAGA 1
Helena Engström
08-591 266 31, 073-661 05 44
[email protected]
2014-10-24
Avtalsuppföljning
SIG3000, v4.0, 2012-09-24
Preliminär plan för uppföljning av avtal
med leverantör av kylda matlådor i ordinärt boende
SOCIALFÖRVALTNINGEN CENTRAL ADMINISTRATION
Avtalsuppföljning
Avtalets ska-krav kommer följas upp under olika delar av året. I detta dokument
framkommer vad som följas upp och vid vilken tidpunkt.
Samverkan
Beställaren och leverantören kommer ha fyra samverkansmöten per år. Förslag på
möten för 2015 är
1) torsdag 26 mars 2015 i kommunhuset
2) tisdag 16 juni 2015 hos leverantören med smakprov
3) torsdag 18 september 2015 i kommunhuset
4) tisdag den 8 december 2015 hos leverantören med smakprov
Under samverkansmöten kommer följande fasta punkter tas upp.
1. Kontaktpersoner
2. Avvikelser
Från kommunen kommer följande funktioner närvara vid de olika
samverkansmötena och också ansvara för uppföljning av angivna ska-krav.
1) Samverkansmöte 1 Verksamhetschef/enhetschef hemtjänst, kvalitetsansvarig,
ansvarig upphandlare
2) Samverkansmöte 2 Verksamhetschef/enhetschef hemtjänst
3) Samverkansmöte 3 Verksamhetschef/enhetschef hemtjänst
4) Samverkansmöten 4 Verksamhetschef/enhetschef hemtjänst, kvalitetsansvarig,
ansvarig upphandlare
Årlig avtalsuppföljning
Den årlig avtalsuppföljning ansvarar avtalets kvalitetsansvarig för.
3 (10)
Genomförande
Social
hänsyn
Ska-krav i avtal
Kontrollmetod
Tidpunkt
Kontrollansvar
Finns tillräcklig ekonomisk stabilitet.
Creditsafe, kreditvärdig 40-59
poäng eller bättre.
Kontinuerligt
Ansvarig
upphandlare
Stämmer beskrivning av företagets verksamhet och organisation med
anbudet
Granska förfrågningsunderlag
Samverkansmöte 3
Kvalitetsansvarig
Stämmer följande uppgifter för kontaktperson: Namn, Telefonnummer,
e-postadress
Muntligt
Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
Enhetschefer
hemtjänst
Efterlevs samtliga ska-krav i enlighet med förfrågningsunderlagets bilaga
avtalsvillkor
Avtalsuppföljning,
samverkansmöten och
avvikelserapportering
Avtalsuppföljning januari 2016 Kvalitetsansvarig
och löpande när brister
Ansvarig
framkommer
upphandlare
Leverantör ska genomföra uppdraget fackmässigt och med omsorg
Avvikelserapportering och
kundundersökningar
Avtalsuppföljning januari 2016 Kvalitetsansvarig
Parterna ska hålla varandra underrättade om förhållandet som kan antas
ha betydelse för uppdraget.
Om något framkommer
Retroaktivt
Kvalitetsansvarig
Anbudsgivaren ska erbjuda minst fyra (4) arbetspraktikanter och minst
två (2) sommarjobb plats hos företaget under avtalsperioden
Kommunen kontaktar
leverantören
Avtalsuppföljning
Ansvarig
upphandlare
4 (10)
Krav på
tjänst
Matlådans
innehåll
Ska-krav i avtal
Kontrollmetod
Tidpunkt
Kontrollansvar
Ingår följande i matlådan:
Huvudkomponent kött och sås/fisk och sås
Potatis, ris, pasta eller produkter därav
Kokta grönsaker till de rätter där det är lämpligt
Tillbehör som sylt, inlagd gurka, rödbetor, vinbärsgelé till rätter där
tillbehören passar
Efterrätt ska ingå i de måltider där soppa serveras
Efterrätt kan exempelvis vara:
Kladdkaka med grädde, cheesecake med hallonsås, pannacotta,
brylépudding eller liknande
Granskning av fem veckors
matsedlar
Avtalsuppföljning januari 2016
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Är maten varierad och anpassad till helgdagar och årstider.
Granskning av matsedlar kring två
Januari och april
utvalda högtider
Utgörs matlådas energivärde av 20-25 procent av rekommenderat
dagsintag på totalt 9 MJ.
Matlådor skickas på näringsanalys
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Stickprovskontroll en gång per Kvalitetsansvarig
år
Matenheten
Kan maten beställas som konsistensanpassad- och specialkost samt
annan kost beroende på religiösa eller kulturella skäl. Följer den
Granskning av matsedlar och
Konsistens- och specialkost matsedel så långt som möjligt för A-kost och kontroll av beställarmodulen
E-kost.
Avtalsuppföljning januari 2016
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Utgörs 31 % av matlådans innehåll av ekologiska livsmedel utslaget på ett Leverantören ska skicka uppgifter
kvartal
till beställarens kvalitetsansvarig
1 april för 1 jan till 31 mars
1 juli för 1 april till 30 juni
1 okt för 1 juli till 30 sep
1 jan för 1 okt till 31 dec
Kvalitetsansvarig
Matenheten
5 (10)
Krav på
tjänst
Ska-krav i avtal
Kontrollmetod
Tidpunkt
Kontrollansvar
Granskning av
matlådor/förpackning
Samverkansmöte 4
Kvalitetsansvarig
Är matlådor/förpackningar anpassade för uppvärmning i ugn och
mikrovågsugn.
Granskning av
matlådor/förpackning
Samverkansmöte 4
Kvalitetsansvarig
Framkommer det tydligt på matlådor/förpackningar hur värmning av
matlådan ska ske och hur hög temperatur förpackningen tål.
Granskning av
matlådor/förpackning
Samverkansmöte 4
Kvalitetsansvarig
Finns bäst-före-datum på förpackning och är minst 7 dagar från
tillagningsdatum.
Granskning av
matlådor/förpackning
Samverkansmöte 4
Kvalitetsansvarig
Är matlåda försedd med en tydlig etikett som följer Livsmedelsverkets
föreskrifter om märkning och presentation av livsmedel (LIVSFS
2004:27).
Granskning av
matlådor/förpackning
Samverkansmöte 4
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Är matsedlarna näringsvärdesberäknade för fem veckor med varierad
kost och tillbehör. Innehåller matsedlarna 21 olika maträtter varav sju
(7) är vegetariska alternativ samt sju (7) olika efterrätter. Är matsedel
fast för fem veckor.
Granskning av fem veckors Avtalsuppföljning januari
matsedlar
2016
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Följer matsedeln Svenska näringsrekommendationer (SNR) och ESSgruppens rekommendationer.
Granskning av matsedlar
och aktuella
näringsberäkningar
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Förpackning
och etikett
Är matlådor/förpackningar miljöanpassade och lätta att öppna.
Matsedel
Avtalsuppföljning januari
2016
6 (10)
Krav på
tjänst
Ska-krav i avtal
Kontrollmetod
Tidpunkt
Kontrollansvar
Bestäms vi avtalstecknande
Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
Enhetschefer hemtjänst
Distribuerar leverantören matsedlar och beställningsunderlag till
brukarna.
Klagomål Synpunkt Sigtuna
Leverantören ska skicka
Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
utdrag på avvikelser till
enhetschef hemtjänst.
Enhetschefer hemtjänst
Levereras matlådor till brukaren inom 7 dagar från att leverantören
erhållit den ordinarie beställningen från brukaren.
Klagomål Synpunkt Sigtuna
Leverantören ska skicka
Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
utdrag på avvikelser till
enhetschef hemtjänst.
Enhetschefer hemtjänst
Tar leverantören mot kompletterande beställningar och leverera
matlådor till en brukare på utsatt leveransdag.
Klagomål Synpunkt Sigtuna
Leverantören ska skicka
Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
utdrag på avvikelser till
enhetschef hemtjänst.
Enhetschefer hemtjänst
Sker leverans av matlådor vid två (2) fasta leveransdagar per vecka.
Mottages matlådor enligt vad som överenskommits.
Klagomål Synpunkt Sigtuna
Leverantören ska skicka
Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
utdrag på avvikelser till
enhetschef hemtjänst.
Enhetschefer hemtjänst
Sker leverans av matlåda mellan 8:00 och 17:00 på fasta klockslag inom
en 2-timmars intervall hos respektive brukare enligt det på förhand
bestämt körschemat.
Klagomål Synpunkt Sigtuna
Leverantören ska skicka
Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
utdrag på avvikelser till
enhetschef hemtjänst.
Enhetschefer hemtjänst
Beställning, Tar leverantören emot beställningar genom säker
leverans
personuppgiftsutlämning.
och
transport
7 (10)
Krav på
tjänst
Ska-krav i avtal
Kontrollmetod
Sker leverans av matlådor till de brukare som inte kan öppna dörren på
egen hand enligt den fasta tiden på körschemat.
Klagomål Synpunkt Sigtuna
Leverantören ska skicka
Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
utdrag på avvikelser till
enhetschef hemtjänst.
Enhetschefer hemtjänst
Är leverantören kontaktbar på telefon för brukarna
Klagomål Synpunkt Sigtuna Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
Enhetschefer hemtjänst
Klagomål Synpunkt Sigtuna
Leverantören ska skicka
Hur ofta blir det en felaktig leverans. Leverantörens avvikelser på detta.
utdrag på avvikelser till
enhetschef hemtjänst.
Håller maten max 8°C under transport.
Tidpunkt
Samverkansmöte 1, 2, 3, 4
Utdrag från temperaturlogg
under juli skickas till
Augusti 2015
kommunens
kvalitetsansvarig
Kontrollansvar
Enhetschefer hemtjänst
Kvalitetsansvarig
Matenheten
8 (10)
Krav på
anbudsgivaren
Allmänt
Ska-krav i avtal
Kontrollmetod
Tidpunkt
Revisionsrapporter
genomförda av miljö- och
hälsa skickas av
Följer leverantören Livsmedelslagen SFS 2006:804
Löpande
leverantören till
kommunens
kvalitetsansvarig
Revisionsrapporter
Uppfyller leverantören myndigheternas krav gällande egenkontroll och genomförda av miljö- och
hälsa skickas av
HACCP. Från inköp av livsmedel till det att maten lämnas hos
Löpande
leverantören till
brukaren.
kommunens
kvalitetsansvarig
Har leverantören redovisat resultat av mikrobiologiska tester utförda i Leverantören ska skicka
juli månad. Är tester utförda på fler sorters livsmedel. Är tester utförda testprotokoll till
på fem kompletta matlådor med tillbehör. Är testerna utförda på
Granskning av testprotokoll
Augusti 2015
relevanta parametrar. Om det framkommit avvikelser har en
och eventuell åtgärdsplan
åtgärdsplan upprättas inom två veckor och distribueras till Sigtuna
till kommunens
kommun.
kvalitetsansvarig
Har leverantören ett elektroniskt systemstöd för rapportering av
avvikelser.
Systemgenomgång
Finns en broschyr/informationsfolder med nödvändig information och
Genomgång av broschyr
de telefonnummer som brukarna är i behov av.
Kontrollansvar
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Avtalsuppföljning januari
2016
Kvalitetsansvarig
Samverkansmöte 4
Kvalitetsansvarig
9 (10)
Krav på
anbudsgivaren
Personal
Fordon och
tillstånd
Kvalitetssäkringssystem
Ska-krav i avtal
Kontrollmetod
Tidpunkt
Kontrollansvar
Har all distribuerande personal – även vikarier, eller underleverantörer
– legitimationshandlingar med aktuellt foto som verifierar att
personalen har pågående anställning och gör distributionen på
leverantörens uppdrag.
Granskning
legitimationshandlingar
Löpande
Hemtjänstpersonal
Följer lätta fordon (3,5 ton) som används vid utförandet av uppdraget
utsläppskraven för Euro IV.
Kontroll i
transportstyrelsens register
Avtalsuppföljning januari
2016
Kvalitetsansvarig
Ansvarig upphandlare
Använder leverantören samma fordon som är angivet i
Fordonsformulär som bifogades till förfrågningsunderlaget.
Genomgång av
fordonsformulär
Avtalsuppföljning januari
2016
Kvalitetsansvarig
Ansvarig upphandlare
Finns aktuella trafiktillstånd.
Granskning av
trafiktillstånd
Avtalsuppföljning januari
2016
Kvalitetsansvarig
Ansvarig upphandlare
Revisionsrapporter
genomförda av miljö- och
Har leverantören ett kvalitetssäkringssystem för livsmedelssäkerhet och hälsa skickas av
spårbarhet i alla led i livsmedelskedjan.
leverantören till
kommunens
kvalitetsansvarig
Löpande
Kvalitetsansvarig
Matenheten
Har leverantören ett elektroniskt systemstöd för rapportering av
avvikelser.
Avtalsuppföljning januari
2016
Kvalitetsansvarig
Systemgenomgång
10 (10)
Krav på
anbudsgivaren
Ska-krav i avtal
Kontrollmetod
Tidpunkt
Kontrollansvar
Har anbudsgivaren tagit del av den preliminära uppföljningsplanen.
Kommunicering
Avtalstecknande
Kvalitetsansvarig
Sker samverkansmöten enligt plan.
Avstämning
Avtalsuppföljning januari
2016
Kvalitetsansvarig
Har leverantören bjudit in beställaren för smaktester två gånger under
året.
Avstämning
Avtalsuppföljning januari
2016
Kvalitetsansvarig
Avtalsuppföljning januari
2016
Kvalitetsansvarig
Uppföljning
Kvalitetsmål
Har leverantören genomfört en brukarundersökning och uppnått
accepterade målen: 85 % av brukarna är nöjda med hur maten smakar,
Genomgång av
95 % av brukarna är nöjda med bemötande från den personal som
enkätundersökning
levererar maten, 90 % av brukarna upplever att leveransen av matlådan
sker på utsatt tid.
