Ramavtal – Fullservicebyrå – kreativ kommunikation och produktion Administrativa föreskrifter Dnr: Ä 2018-1667 2018-12-18 Ramavtal avseende Fullservicebyrå – kreativ kommunikation och produktion Administrativa föreskrifter 1(7) Ramavtal – Fullservicebyrå – kreativ kommunikation och produktion Administrativa föreskrifter Dnr: Ä 2018-1667 2018-12-18 1 Allmän information 1.1 Om Tillväxtverket Vi på Tillväxtverket vill vara med och påverka Sveriges framtid. Idag har Sverige drygt en miljon företag, allt från enmansföretag till koncerner. Dessa företag är otroligt viktiga för att bygga ett långsiktigt hållbart samhälle – de skapar sysselsättning, gemenskap och framtidstro. Vi tror att en viktig del av Sveriges framtida välstånd bygger på att fler företag vill, kan och vågar. Därför är det Tillväxtverkets jobb att skapa så bra förutsättningar som möjligt för alla typer av företag att komma igång, växa och bli konkurrenskraftiga. Tillväxtverket erbjuder kunskap, nätverk och finansiering. Med kunskap om företags och regioners behov bygger vi nätverk för samarbete och finansierar insatser som stärker näringslivet. Vårt största enskilda uppdrag är att bidra till att EU-medel investeras i så kallade strukturfondsprojekt, projekt som på olika sätt bidrar till regional tillväxt och sysselsättning. Tillväxtverket är en nationell myndighet som hör till Näringsdepartementet. Vi har cirka 440 medarbetare på nio orter. Generaldirektör är Gunilla Nordlöf. Läs gärna mer om oss på www.tillvaxtverket.se. Här finns också vårt öppna intranät och möjlighet att prenumerera på vårt nyhetsbrev. Information om aktuell verksamhet finns också i våra konton på Facebook, Instagram, Twitter och LinkedIn. 1.2 Om vår kommunikation Kommunikation är ett strategiskt viktigt redskap för Tillväxtverket – utan en väl fungerande kommunikation kan vi inte nå våra mål och utvecklas som organisation. Tillväxtverkets verksamhet är bred. Vissa insatser är riktade direkt till företag eller blivande företagare. Exempel på kommunikativa utmaningar här är att nå de mest relevanta företagen för varje insats. Andra insatser syftar till att utveckla strukturer i samhället av vikt för företag och företagande – det kan handla om allt från lagar och regler till fysisk samhällsplanering. Här samarbetar vi med, och vill nå, många olika aktörer av skilda slag och på olika nivåer – inte minst tjänstemän som arbetar med regional tillväxt och företrädare för branschorganisationer. Exempel på kommunikativa utmaningar i detta arbete är att hitta ingångar som talar till alla berörda. I ett fall har vi allmänheten som målgrupp. Det är kopplat till vårt uppdrag att bidra till att EU-medel investeras i så kallade strukturfondsprojekt, projekt som på olika sätt bidrar till regional tillväxt och sysselsättning. Vi har också ett övergripande externt kommunikationsmål som, direkt och indirekt, stödjer all vår verksamhet: Att kommunicera viktig kunskap om företags och regioners tillväxt på ett effektivt och intresseväckande sätt. All vår kommunikation ska präglas av vår strävan att vara lyhörda, kunniga och handlingskraftiga. 2(7) Ramavtal – Fullservicebyrå – kreativ kommunikation och produktion Administrativa föreskrifter Dnr: Ä 2018-1667 2018-12-18 Kommunikationsenheten har ett övergripande ansvar för extern och intern kommunikation och arbetar strategiskt och operativt med prioriterade kanaler och insatser. Samtidigt är kommunikation en självklar del av de flesta medarbetares arbete. Det finns också uppdrag i linjen som är renodlade kommunikationsuppdrag, inte minst kopplat till det myndighetssamarbete som ligger bakom webbplatsen verksamt.se Vi söker nu en byrå som kan bli en nära partner i vårt kommunikationsarbete. En byrå • • med ett genuint intresse för samhällsfrågor och förståelse för de förutsättningar vi har som myndighet, som vill och kan samarbeta med oss för att utveckla vår kreativa kommunikation som vill och kan producera med kvalitet utifrån givna ingångsvärden – alltid kostnadseffektivt, i vissa fall snabbt och ibland i dialog med ovana beställare. Leverantörer kan använda underleverantörer för att säkerställa spetskompetens inom alla delar. 2 Närbesläktade avtal Nedan ger vi en kort information om Tillväxtverkets avtalsläge inom närbesläktade områden december 2018. Informationen ges för att förtydliga vad som ingår, och inte ingår, i denna upphandling. 2.1.1 Egna ramavtal Vi har, eller kommer snart att ha, egna ramavtal inom följande områden: • • • • • • • • • • 2.1.2 strategisk kommunikationsrådgivning på strategisk och taktisk nivå, inklusive medieträning och kriskommunikation tjänstedesign webb-och interaktionsdesign vid ny- och vidareutveckling av webbplatser webbproduktion och support i SiteVision-miljö bevaknings- och analysverktyg för press- och mediearbete konferenstjänster produktion av mallar i Office-program verktyg för filmredigering vid intern filmproduktion stöd i den praktiska hanteringen av sociala medier produkter och tjänster för större exponeringssatsningar eller återkommande evenemang. Statliga ramavtal Vid behov avropar vi från följande statliga ramavtal: • • • • profil- och presentartiklar språk- och översättningstjänster mediebyråtjänster – kampanjer tryckeritjänster, inklusive webbshop. 3(7) Ramavtal – Fullservicebyrå – kreativ kommunikation och produktion Administrativa föreskrifter Dnr: Ä 2018-1667 2018-12-18 3 Om upphandlingen Uppdragen omfattar hela det utbud av tjänster som krävs för att fylla funktionen som vår kreativa byråpartner och produktionsbyrå, det vill säga vår huvudbyrå. Leverantörer kan även samarbeta för att säkerställa spetskompetens inom alla delar. Stort fokus kommer att vara på digitala kanaler. Att arbeta inkluderande (normkritiskt) och med fokus på tillgänglighet är två viktiga övergripande ingångsvärden. Vi kommer att värdesätta ett genuint intresse för samhällsfrågor, ett prestigelöst arbetssätt och en vilja att utveckla effektiva samarbetsformer. Kreativ kommunikation Uppdrag inom detta område kan omfatta delar av det utbud av tjänster, från ax till limpa, som krävs för att definiera, planera, utveckla, genomföra och följa upp kommunikationsaktiviteter mot mål. Exempel på tänkbara uppdrag: • • • • • koncept för att sprida innehåll, ofta producerat med det journalistiska arbetssättet kampanjkoncept kommunikationsplaner med tillhörande kanalval kanalstrategier för sociala medier grafisk design för verksamhet som inte ska följa Tillväxtverkets visuella identitet. Produktion Uppdrag inom detta område kan omfatta produktion utifrån satta ramar i alla kanaler. Alltid kostnadseffektivt och i vissa fall snabbt och ibland i dialog med ovana beställare. Exempel på tänkbara uppdrag: • • • • • • • formgivning och produktion för både digitala och analoga kanaler produktion av film och rörligt material produktion av rapporter med diagram och tabeller uppdateringar av befintligt grafiskt material mallar för grafisk produktion i Indesign för överlämning till interna resurser textproduktion, ofta med det journalistiska arbetssättet produktion av enstaka exponeringsprodukter som inte är en del av större exponeringssatsningar eller återkommande evenemang. 3.1 Omfattning Uppskattat värde är ca 3,8 MSEK per år. Uppskattningen bygger på avrop från tidigare avtal de senaste åren. Detta är dock ingen volym som kan garanteras. 3.2 Ramavtal och avrop Tillväxtverket avser att teckna avtal med en ramavtalsleverantör. 4(7) Ramavtal – Fullservicebyrå – kreativ kommunikation och produktion Administrativa föreskrifter Dnr: Ä 2018-1667 2018-12-18 3.3 Avtalsperiod Avtalet är giltigt från undertecknande till och med 2020-10-25. Tillväxtverket har därefter ensidigt rätt att förlänga avtalet en eller flera gånger upp till maximalt fyra år från avtalets undertecknande. 3.4 Upphandlande myndighet Tillväxtverket, organisationsnummer 202100–6149, Box 4044, 102 61 STOCKHOLM. 3.5 Upphandlingsförutsättningar Denna upphandling genomförs genom ett öppet förfarande enligt lagen (2007:1091) om offentlig upphandling, LOU. 3.6 Tidplan • • • • • Sista anbudsdag: 2019-01-31 Anbudsöppning: 2019-02-01 Möten enligt 7.0 i Krav- och svarsformuläret: Preliminärt v 10. Inbjudan sker senast en vecka innan mötena. Tilldelningsbesked: Preliminärt vecka 12. Avtalsundertecknande: Preliminärt vecka 13. 4 Anbudets innehåll 4.1 Krav Det är av stor vikt att anbud uppfyller samtliga krav och innehåller samtliga begärda handlingar och redovisningar. Möjligheterna att begära in kompletterande uppgifter eller förtydliganden av anbudet är mycket begränsade. För att Tillväxtverket ska ha möjlighet att pröva och utvärdera anbudet är det därför ytterst viktigt att detta innehåller samtliga begärda uppgifter. Uppfattas något av de ställda kraven som oklart ber vi er kontakta Tillväxtverket enligt avsnitt 4.3 nedan. 4.2 Inlämnande av anbud Anbud ska: • • • • Lämnas in elektroniskt via e-Avrop senast den dag som anges i e-Avrop. Anbud som inkommer för sent kommer inte att kunna prövas. Vara undertecknat av firmatecknare eller annan behörig företrädare för anbudsgivaren. Detta görs genom att Krav- och svarsformulärets sista sida undertecknas, skannas och bifogas anbudet. Vara giltigt 120 dagar efter sista anbudsdag. Vid en eventuell rättslig prövning av Tillväxtverkets tilldelningsbeslut ska anbudets giltighetstid automatiskt förlängas med 90 dagar. 5(7) Ramavtal – Fullservicebyrå – kreativ kommunikation och produktion Administrativa föreskrifter Dnr: Ä 2018-1667 2018-12-18 Anbud ska lämnas på svenska. Officiella dokument och intyg får dock lämnas på ursprungsspråket förutsatt att en förklarande text med en enkel översättning av innehållet i handlingen bifogas. Officiella dokument och intyg på de skandinaviska språken eller engelska godtas utan översättning. Ersättning utgår inte för inlämnat anbud. 4.3 Frågor och eventuella förtydliganden Om något är oklart i förfrågningsunderlaget och det har betydelse för möjligheten att lämna ett fullständigt anbud, ser vi det som angeläget att Tillväxtverket omgående kontaktas för klargörande. Eventuella frågor och svar sker skriftligen. Dessa administreras och vidarebefordras genom e-Avrops databas (www.e-avrop.com) dvs samma plats där förfrågningsunderlaget erhölls. Anbudsgivare som inte hämtat underlaget direkt från e-Avrop måste själv kontrollera om några förtydliganden och kompletteringar publicerats. I de fall anbudsinbjudan med anledning av skriftligt ställda frågor behöver kompletteras lämnas information om detta via E-Avrop till samtliga som begärt att få del av förfrågningsunderlaget. Alla frågor och svar som publiceras är avidentifierade. Sista dag för att ställa frågor är nio dagar före anbudstidens utgång. Svar på frågor publiceras senast sex dagar före anbudstiden utgång. 4.4 Offentlighetsprincipen Tillväxtverket omfattas av de regler som sammanfattningsvis brukar benämnas offentlighetsprincipen. Med detta avses bland annat att allmänna handlingar normalt ska vara tillgängliga för den person som önskar ta del av dem. Den som lämnar anbud i denna upphandling måste vara införstådd i att denna aspekt ingår som en förutsättning i samarbetet med Tillväxtverket och att handlingar som lämnas in med anbudet inte återlämnas och att garantier för att uppgifter inte kommer att lämnas ut inte kan lämnas. Av 31 kap 16 § offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) följer att sekretess gäller för uppgift i anbud som rör anbudsgivarens affärs- eller driftförhållanden, om det av särskild anledning kan antas att anbudsgivaren lider skada om uppgiften röjs. Anser ni att vissa uppgifter i ert anbud ska sekretessbeläggas måste ni precisera vilka uppgifter det är samt lämna en motivering till på vilket sätt ni skulle lida skada om uppgifterna lämnades ut. Vi vill samtidigt framhålla att det är Tillväxtverket, som enligt offentlighets- och sekretesslagen ska besluta om en uppgift ska sekretessbeläggas. Under den tid upphandlingen pågår är samtliga uppgifter som berör samtliga ansökningar/anbud sekretessbelagda. Efter det att tilldelningsbeslut har fattats är leverantörernas möjligheter att erhålla sekretess för uppgifter i handlingar som ingår i ett anbud mycket begränsade. 4.5 Krav- och svarsformulär för anbud Anbudsgivare ska använda dokumentet ”Krav- och svarsformulär” för sitt anbud. Vissa frågor besvaras med ett kryss i en ja-ruta. Prisuppgifter anges i en pristabell. 6(7) Ramavtal – Fullservicebyrå – kreativ kommunikation och produktion Administrativa föreskrifter Dnr: Ä 2018-1667 2018-12-18 I övriga fall svarar anbudsgivaren genom att hänvisa till en bilaga. Bilagan identifieras med såväl nummer som namn. Notera att alla skakrav måste vara uppfyllda för att ett anbud ska kunna delta i utvärderingen. Om så inte är fallet, förkastas anbudet. 4.6 Anvisningar för ifyllande av svarsformuläret Underlaget är skyddat så att förändringar av texten inte är möjligt. Endast de kryss- och textrutor som anbudsgivaren ska använda för att lämna efterfrågad information är åtkomliga för ifyllnad. 5 Avslutande av upphandling Så snart Tillväxtverket fattat tilldelningsbeslut kommer information om beslutet, med redovisning av skälen, att skriftligen meddelas samtliga anbudsgivare. Avtal mellan Tillväxtverket och de anbudsgivare som tilldelas kontrakt sluts genom ett upphandlingskontrakt med innehåll enligt förfrågningsunderlaget och kommersiella villkor, tidigast elva dagar efter det att Tillväxtverket meddelat sitt tilldelningsbeslut. Tillväxtverket Bilagor: 1. 2. 3. 4. Krav- och svarsformulär Kommersiella villkor Personuppgiftsbiträdesavtal – utkast Anbudsutvärdering – översikt och exempel 7(7)
