3 Mall för upphandlingskontrakt Intraokulära linser Dnr LS/1759/2011 Ansvarig: Gun Jönsson 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 2(14) Dnr: LS/1759/2011 INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1 2 3 4 5 AVTALSPARTER OCH OMFATTNING 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6 1.7 1.8 AVTALSPARTER KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET AVTALSFORM OMFATTNING ANLITANDE AV UNDERLEVERANTÖR AVTALSTID AVROP OCH BESTÄLLNING KONSIGNATIONSLAGER KOMMERSIELLA VILLKOR 2.1 PRISER 2.2 PRISJUSTERING 2.3 LEVERANSVILLKOR 2.4 LEVERANSTID 2.5 LEVERANSFÖRSENING 2.5.1 Vite 2.6 FEL I VARAN 2.7 LEVERANSADRESS 2.8 FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR 2.8.1 Faktureringsvillkor 2.8.2 Faktureringsadress 2.8.3 Beställarreferens 2.8.4 Elektronisk fakturering 2.8.5 Betalningsvillkor 2.8.6 Dröjsmålsränta KVALITET OCH UTFÖRANDE 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 STANDARDER, KRAV OCH REGELVERK PRODUKTFÖRÄNDRINGAR NYA PRODUKTER PRODUKTAVVIKELSER HÅLLBARHET OCH MÄRKNING 4.1 4.2 UPPFÖLJNING OCH STATISTIK UTBILDNING – PRODUKTINFORMATION 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9 5.10 5.11 5.12 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG SEKRETESS OMFÖRHANDLING FÖRSÄKRING HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING ÖVERLÅTELSE AV AVTAL HÄVNING BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) INTRÅNG I UPPHOVSRÄTT OCH PATENT TVIST BILAGOR UNDERSKRIFTER UPPFÖLJNING OCH UTVECKLING ÖVRIGA VILLKOR 3 3 3 4 4 4 4 4 5 5 5 5 6 6 6 7 7 7 7 7 7 7 8 8 8 8 9 9 9 9 9 10 10 10 10 10 10 11 11 11 11 11 12 13 13 14 14 Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 3(14) Dnr: LS/1759/2011 1 AVTALSPARTER OCH OMFATTNING 1.1 AVTALSPARTER Köpare Leverantör Jämtlands Läns Landsting Box 654 831 27 Östersund Org. nr Org nr 232100-0214 Hemsida www.jll.se Hemsida 1.2 KONTAKTPERSONER FÖR AVTALET Köpare Leverantör Kontaktperson Upphandlare xxxx xxxx Kontaktperson E-post [email protected] E-post Telefon 063-14 xx xx Telefon Mobiltelefon 070-xxx xx xx Mobiltelefon Telefax 063-14 Telefax Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 4(14) Dnr: LS/1759/2011 1.3 AVTALSFORM Avtal sluts genom ett skriftligt upphandlingskontrakt i form av ett ramavtal för senare avrop (kontraktstilldelning). Andra kommersiella villkor som leverantören bifogat till anbudet skall inte beaktas. Avrop från ramavtal Avrop sker från en (1) leverantör som antagits för en specifik produkt eller produktgrupp. 1.4 OMFATTNING Leverantören åtar sig till Jämtlands läns landsting leverera Intraokulära linser i enlighet med detta avtal och det förfrågningsunderlag som legat till grund för upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud. Omfattningen av produkterna framgår av bifogad specifikation, bilaga 1 till detta avtal. 1.5 ANLITANDE AV UNDERLEVERANTÖR Avtalad leverantör skall i alla frågor vara landstingets motpart. Avtalad leverantör skall även ansvara för eventuell underleverantörs egna arbetsinsats eller leverans. 1.6 AVTALSTID 2012-06-01 – 2014-05-31 med möjlighet för landstinget att förlänga avtalet maximalt med 24 månader vid ett eller flera tillfällen. Avisering om förlängning sker senast tre (3) månader före avtalsperiodens utgång. Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning. 1.7 AVROP OCH BESTÄLLNING Enheter som omfattas av detta avtal har rätt att avropa/beställa och leverantören skall ta emot beställningar fram till avtalsperiodens utgång för leverans inom den angivna leveranstiden. Ordererkännande med leveransbesked skickas omgående (alt på anmodan) till beställande enhet. Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 5(14) Dnr: LS/1759/2011 1.8 KONSIGNATIONSLAGER Konsignationslager för Intraokulära linser skall finnas vid ögonmottagningen Östersunds sjukhus. Omfattning av lagret bestäms under avtalsperioden i samråd med respektive klinik och antagen leverantör. Vid uttag från detta lager faktureras förbrukningen. Enheten beställer samma antal som uttaget. 2 KOMMERSIELLA VILLKOR 2.1 PRISER Angivna priser enligt specifikation, bilaga X, gäller fasta i svenska kronor (SEK) exkl. mervärdeskatt och inkluderar eventuella kostnader för emballage, försäkring, tull, miljöavgift och transport. I samtliga priser ingår eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar för förpackningar (SFS 2006:1273 med ändringar). 2.2 PRISJUSTERING Priserna är fasta tolv (12) månader fr o m 2012-06-01, t o m 2013-05-31. Om leverantörens kostnader, exklusive valutakostnader, avseende produkt som omfattas av detta avtal förändras med minst tre (3) procent jämfört med kostnaderna vid avtalets startdatum, respektive senaste datum för prisjustering skall vardera parten äga rätt att begära förhandling om justering av priset med ett belopp motsvarande kostnadsförändringen. Det förutsätts att respektive part vid begäran om prisändring antingen hänvisar till ett i avtalet överenskommet prisindex eller på annat sätt verifierar att den åberopade kostnadsförändringen verkligen inträffat. Prishöjning kan träda ikraft tidigast en (1) månad efter landstingets godkännande. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte. Överenskommen prisändring skall gälla under minst tolv (12) månader. Valutajustering inom prisjusteringen kan göras med hänvisning till förändring av valuta i förhållande till den valuta som gällde under offertmånaden. Om enligt ovan begärd prisjustering inte accepteras skall den part vars begäran avslagits äga rätt att frånträda avtalet avseende aktuell produkt med verkan en månad efter det datum då begäran om prisjustering avvisades. Fram till denna tidpunkt skall i så fall det tidigare avtalade priset gälla. Valutaförändring som medför justering: +/- 3 % Justeringen baseras på följande valutakurs: Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 6(14) Dnr: LS/1759/2011 Basvaluta: Baskurs: Månad: Vid valutajustering skall 80 % av angivna priser i SEK korrigeras med den aktuella förändringen. 2.3 LEVERANSVILLKOR Leverans skall ske DDP enligt Incoterms 2000 (fritt levererat) angiven leveransadress. Följesedel, med beställarens ordernummer, skall vara fäst, väl synlig, utanpå transportförpackning. Följesedel och faktura skall vara utformad så att det enkelt går att utläsa vad som beställts, när det beställts, produktbenämning, levererat antal samt artikelnummer på produkt. Leverans av sterila och osterila produkter får ej packas i samma ytteremballage. Sterilt gods som anländer till landstinget i trasigt ytteremballage kommer att returneras. 2.4 LEVERANSTID Leverans skall ske inom 3 arbetsdagar efter inkommen beställning. Leveranser skall ske under ordinarie arbetstid vardagar mellan kl 07.00 - 15.00. Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit beställningen till den dag produkter kan garanteras vara levererade till angiven leveransadress. 2.5 LEVERANSFÖRSENING Om leverans inte kan ske enligt avtalad leveranstid, skall leverantören omgående meddela landstinget, som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras. Alternativt har leverantören rätt att leverera av landstinget godkänd likvärdig produkt utan merkostnad för landstinget. I de fall leverantören inte kan tillhandahålla likvärdig produkt skall landstinget äga rätt, efter meddelande till leverantören, att beställa motsvarande produkt och kvantitet hos annan leverantör. Merkostnaden för detta debiteras avtalad leverantör. Landstinget äger rätt, efter meddelande till leverantören, att debitera eventuell merkostnad för landstinget. Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 7(14) Dnr: LS/1759/2011 2.5.1 Vite Om inte överenskommelse kan träffas enligt punkt 2.5 ovan utgår vite för varje sjudagarsperiod som förseningen varar med 2 % av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Vitet i sin helhet överstiger inte 10 % av sagda värde. 2.6 FEL I VARAN Villkor enligt ALOS 05, 19-24. 2.7 LEVERANSADRESS Leverans av ingående produkter sker till: Östersunds sjukhus Ögonmottagningen 831 83 Östersund 2.8 FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR 2.8.1 Faktureringsvillkor Faktura får skickas först efter fullgjord leverans. Landstinget betalar inte expeditions-, faktura-, miljö- eller andra avgifter från leverantören eller tredje part. Dessa kostnader är inräknade i priset och föranleder ej särskild debitering. 2.8.2 Faktureringsadress Faktura i ett exemplar skall ställas till: Jämtlands läns landsting Ref. xxxx xxxx Box 910 831 29 ÖSTERSUND Även eventuella påminnelser och krav sänds till denna adress. 2.8.3 Beställarreferens Vid fakturering till oss ska ni alltid ange beställarreferensen för den medarbetare som beställt varan/tjänsten av er. Detta för att vi skall veta till vem fakturan är ställd och för er att en behörig Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 8(14) Dnr: LS/1759/2011 person är mottagare. På vår hemsida www.jll.se under Om oss/Ekonomi/Elektronisk faktura hittar ni en aktuell förteckning över våra referenser. Vår beställarreferens inleds alltid med fyra siffror och följs av fyra bokstäver, som baserar sig på beställarens två första bokstäver i för- och efternamnet. I vissa fall då det finns fler som har samma bokstavskombination så kompletteras referenserna med ytterligare 1-3 siffror efter bokstäverna. Referensen ska skrivas med VERSALER och får inte innehålla mellanslag eller andra tecken före eller efter referensen. Exempel: 4004LIMA, 5502BODA2, 3130ANAN14. 2.8.4 Elektronisk fakturering Landstinget effektiviserar sin administration genom att ersätta pappersfakturorna mot elektroniska fakturor. Det betyder att vi kommer att utväxla affärsdokument elektroniskt mellan oss som köpare och er som leverantör. Den faktura som vi vill att ni skickar är Svefaktura (SFTI basic Invoice version 1.0) som förmedlas med Transportprofil Bas version 2.0 eller via FTP alternativt fulltextfaktura version 2.2 eller senare vilket är en fristående variant av SFTI/ESAP 9.1 . Mer information hittar ni under www.jll.se under Upphandling/E-faktura. Antagen leverantör ska i avtal förbinda sig att, senast 3 månader efter att Landstinget begärt detta, fullt ut kunna hantera en faktureringsrutin enligt något av ovanstående alternativ. Utan kostnader för Landstinget. 2.8.5 Betalningsvillkor Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd leverans inte föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar räknat från fakturadatum. Motsvarande bestämmelser gäller för avtalad delleverans. 2.8.6 Dröjsmålsränta Om landstinget inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta utgå enligt räntelagens bestämmelser (f n referensräntan + 8 %). 3 KVALITET OCH UTFÖRANDE Ingående produkter i gällande avtal skall till utförande och kvalitet överensstämma med de specifikationer, anbudsprover och broschyrer, som landstinget fått i samband med upphandlingen. Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 9(14) Dnr: LS/1759/2011 3.1 STANDARDER, KRAV OCH REGELVERK Produkterna uppfyller gällande standarder, krav och regelverk enligt tidigare översänd kravspecifikation i tillämpliga delar. 3.2 PRODUKTFÖRÄNDRINGAR Förändringar i konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek eller sammansättning skall 3 månader i förväg skriftligen meddelas landstinget för godkännande. Ersättningsartikel skall lägst ha motsvarande funktion och pris som ej är högre än den artikel som är avtalad. Om inte överenskommelse kan träffas kommer prövning av avtalets giltighet att ske. 3.3 NYA PRODUKTER Möjlighet skall finnas att under avtalsperioden prova nya och alternativa produkter från avtalad leverantör. I vissa fall skall nya produkter kunna tillfogas det befintliga upphandlade produktsortimentet. Detta gäller om den nya produkten t ex tillför ökad säkerhet för patient eller medför förenklad hantering och inte direkt konkurrerar med tidigare upphandlad produkt. Landstinget förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova produkter med motsvarande funktion från annan leverantör. Om landstinget provar produkter enligt denna punkt skall berörd avtalsleverantör informeras om detta. Likaså förbehåller sig landstinget rätten till kompletteringsköp när särskild anpassning krävs. 3.4 PRODUKTAVVIKELSER Leverantören är skyldig att, förutom skyldighet enligt lag, skriftligen meddela landstingets kontaktperson samt avropande enhet om avtalad produkt varit utsatt för allvarligt tillbud eller om konstruktionsfel uppdagats. 3.5 HÅLLBARHET OCH MÄRKNING Medicintekniska produkter skall uppfylla de väsentliga kraven enligt Läkemedelsverkets föreskrifter om medicintekniska produkter som är tillämpliga med hänsyn tagen till produkternas avsedda ändamål. Märkningen skall innehålla följande uppgifter: Tillverkarens namn eller firmanamn och adress De uppgifter som är nödvändiga för att användaren skall kunna identifiera produkten och förpackningens innehåll Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 10(14) Dnr: LS/1759/2011 I förekommande fall ordet STERILE I förekommande fall satskoden efter ordet LOT, eller serienumret I förekommande fall information om hur länge produkten är säker att använda, uttryckt som år och månad. För sterila produkter gäller att minst 50 % av hållbarhetstiden skall återstå vid leverans om inget annat överenskommits. 4 UPPFÖLJNING OCH UTVECKLING 4.1 UPPFÖLJNING OCH STATISTIK Leverantören skall lämna statistikuppgifter vid anmodan avseende ex kvantiteter och inköpsbelopp totalt, per varugrupp och per beställande enhet. Redovisning skall ske minst en gång per år. 4.2 UTBILDNING – PRODUKTINFORMATION Upplägg och omfattning sker efter överenskommelse med kliniken för att överensstämma med myndighetens regler och policies. 5 ÖVRIGA VILLKOR 5.1 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling undertecknad av behöriga företrädare för landstinget och leverantören. 5.2 SEKRETESS Sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt. För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och sjukvårdspersonal anställd av landstinget. Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja landstingets uppgifter, vad det än må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som leverantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot landstinget och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna. Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 11(14) Dnr: LS/1759/2011 5.3 OMFÖRHANDLING Parterna förebehåller sig rätten till omförhandling, om sådana politiska beslut eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna av tidigare överenskommelse. Den andra parten skall meddelas om omförhandling senast fyra (4) veckor i förväg. 5.4 FÖRSÄKRING Leverantörens skall ha sedvanlig företagsförsäkring och ansvarförsäkring anpassad för den aktuella verksamheten. 5.5 HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING Kontraktshandlingarna kompletterar varandra. Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat, sinsemellan i följande ordning: 1. skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal 2. detta avtal med bilagor inkl ALOS 05 3. eventuella kompletteringar av anbudet 4. anbud med bilagor 5. eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget 6. förfrågningsunderlag med bilagor 5.6 ÖVERLÅTELSE AV AVTAL Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas skriftliga godkännande. 5.7 HÄVNING Jämtlands läns landsting har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till omedelbart upphörande om: leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation, ställer in betalningarna eller på annat sätt kan antas vara på obestånd Jämtlands läns landsting har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om: Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 12(14) Dnr: LS/1759/2011 leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar arbetsgivare leverantören i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter avsändandet av skriftligt meddelande härom leverantören bryter mot lag, förordning eller av myndighet utfärdad föreskrift Leverantören har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio (30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om Jämtlands läns landsting i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal och inte vidtar full rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftligt meddelande därom Jämtlands läns landsting är i dröjsmål med betalning enligt punkt 2.8.6 ovan och inte erlägger betalning till leverantören senast trettio (30) dagar efter skriftlig anmaning därom 5.8 BEFRIELSEGRUNDER (FORCE MAJEURE) Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om underlåtenheten har sin grund i omständighet (”Befrielsegrund”), som ligger utanför parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört skall förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund skall anses eldsvåda, krig, mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition, beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan omständighet som avses i denna punkt. Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden skall inte anses som befrielsegrund om part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt. För att få befrielse enligt ovan skall part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten härom. Skriftligt meddelande skall också lämnas utan dröjsmål vid befrielsegrundens upphörande. Part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det praktiskt kanske. Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den part, som inte har åberopat befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav. Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara landstinget om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta landstinget för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 2012-xx-xx 13(14) Dnr: LS/1759/2011 Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Om det fastställs att intrång har skett skall leverantören på egen bekostnad antingen: tillförsäkra landstinget rätt att fortsätta använda produkterna ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär intrång ändra produkten så att intrång inte föreligger återta produkten och kreditera landstinget ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid som produkten använts och normal avskrivningstid Innebär intrånget väsentlig olägenhet för landstinget har denne rätt att genom skriftligt meddelande till leverantören häva avtalet i sin helhet. 5.9 INTRÅNG I UPPHOVSRÄTT OCH PATENT Leverantören åtar sig att på egen bekostnad försvara landstinget om krav riktas eller talan förs mot denne om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören åtar sig vidare att ersätta landstinget för de skadestånd och ersättningar som denne genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens åtagande gäller under förutsättning att leverantören får bestämma över försvaret mot sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning. Om det fastställs att intrång har skett skall leverantören på egen bekostnad antingen: tillförsäkra landstinget rätt att fortsätta använda produkterna ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär intrång ändra produkten så att intrång inte föreligger återta produkten och kreditera landstinget ett belopp som motsvarar produktens värde med hänsyn till den tid som produkten använts och normal avskrivningstid. Innebär intrånget väsentlig olägenhet för landstinget har denne rätt att genom skriftligt meddelande till leverantören häva avtalet i sin helhet. 5.10 TVIST Tvist med anledning av detta avtal, vilken ej kan göras upp i godo, skall slutligen avgöras av svensk allmän domstol där landstinget svarar i tvistemål med tillämpning av svensk rätt. Eventuella tvisteförhandlingar skall i första instans äga rum i Östersund. Version: 1 3 Upphandlingskontrakt Ledningsstab Ekonomi, Upphandling Gun Jönsson 5.11 2012-xx-xx 14(14) Dnr: LS/1759/2011 BILAGOR Specifikation 5.12 UNDERSKRIFTER Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit varsitt. För köparen För leverantören Ort och datum Ort och datum Namnteckning Namnteckning Namnförtydligande Namnförtydligande Version: 1