ARBETSORDNING
Fastställd av styrelsen 1 uni 2015
Inledning
Denna arbetsordning för styrelsen i VRBK, syftar till att övergripande ange hur styrelsens arbete skall
tillgå i form av rutiner samt eventuell arbetsfördelning mellan styrelsens ledamöter.
Arbetsordningen skall fastställas årligen, helst vid första styrelsemötet efter ordinarie årsmöte.
Arbetsordningen kan vid behov ändras under löpande år efter beslut i styrelsen.
Ordförande skall tillse att styrelsens ledamöter och revisorer erhåller arbetsordningen och att den
skall finnas på hemsidan.
Fortlöpande arbetsuppgifter för anställd stycket behöver diskuteras då anställd inte längre finns
- ta fram underlag till styrelsemöten, att förbereda och planera utåtriktade aktiviteter, att förkovra
VRBK´s egna medlemmar och att allmänheten får möjlighet att ta del av befintlig kunskap och
kännedom om de problem som VRBK vill vara med och lösa.
-att samverka med Vattenmyndigheten och HaV för att informera medlemmar och allmänhet om
Vattendirektivet, Havsdirektivet samt de åtgärdsplaner som olika myndigheter och medlemmar tar
fram för att förbättra kustvattnets status.
-att samverka med andra ideella organisationer som jobbar med kustvattnet och näraliggande
frågor.
-att ansvara för VRBKs informationsflöde via hemsida, pressmeddelanden, artiklar mm.
-att handha administrativa rutiner såsom post, mail , arkivering ekonomihantering, bokslut, revision
och fortlöpande uppföljning.
Styrelsen
Då ordinarie styrelseledamot inte är närvarande inträder någon av suppleanterna i dennes ställe
(uppgiften roteras) och i den ordning som framgår av kallelsen. Suppleanter är inte personliga. För
beslutsmässighet krävs minst 50 % av de av årsmötet beslutade ordinarie styrelseledamöterna (för
2015-16 är antalet ledamöter 9 st).
Styrelsen ansvarar solidariskt för föreningens organisation och förvaltning av VRBKs
angelägenheter och skall fatta beslut i frågor som har väsentlig betydelse och är av övergripande
karaktär. Detta gäller bl. a. fastställande av en ändamålsenlig organisation, verksamhetens inriktning
och strategier samt riktlinjer för kontroll och styrning.
Styrelsen skall hålla sig underrättad om verksamheten för att kunna bedöma dess kvalitet och VRBKs
ekonomiska situation. Styrelsen skall fatta beslut hur rapportering härvidlag skall ske.
Styrelsens ordförande
Årsmötet utser styrelse, ordförande och vice ordförande för ett år i taget. Ordföranden skall leda
styrelsens arbete och tillse att styrelsen fullgör sina uppgifter. Ordförande skall ansvara för att
/arbetsordning-VRBK antagna 1 juni 2015.
sid 1(4)
styrelsen sammanträder vid behov, att ledamöterna ges tillfälle delta och får tillfredställande
underlag för beslut.
Ordförande skall tillse att ledamöterna får information om den ekonomiska situationen.
Ordförande skall samarbeta med dem som utför de fortlöpande arbetsuppgifterna i syfte att också
mellan styrelsemötena hålla sig informerad om verksamheten.
Vice ordförande inträder i ordförandens ställe då denne är förhindrad att tjänstgöra.
I särskilt brådskande fall av icke principiell eller större betydelse får ordföranden besluta å styrelsens
vägnar. Maximalt belopp ordförande förfogar över är 10 000 kr. Sådant ordförandebeslut skall
anmälas vid närmaste styrelsemöte.
Styrelsesammanträde
Styrelsen skall sammanträda på kallelse av ordföranden så snart det behövs. Styrelsen skall
sammanträda minst fyra gånger per år och med minst en månad mellan två möten.
Tidpunkt för sammanträde beslutas av styrelsen.
Kallelse till styrelsemötena sker genom e-post. Om någon styrelseledamot inte har tillgång till e-post
får kallelse skickas per post.
Kallelsen med beslutsunderlag och bilagor bör nå ledamöterna minst sju (7) dagar före mötet och
bör också publiceras på hemsidan.
Om ledamot vill få en fråga behandlad på styrelsemötet bör detta anmälas till ordförande i så god
tid att ärendet kan beredas och tas med på dagordning.
Konstituerande styrelsemöte äger rum i anslutning till årsmötet. Vid detta möte skall styrelsens
sammansättning antecknas och beslut om firmateckning fattas.
Vid ordinarie styrelsemöte skall ärenden behandlas enligt punkt 10 nedan.
Extra styrelsemöte
Styrelsen kan om det behövs hålla extra styrelsemöte med kort varsel.
Extra styrelsemöte kan hållas per telefon, videokonferens, etc. Styrelsen kan också fatta beslut per
capsulam, vilket kräver samtliga styrelseledamöters godkännande och särskild justering i
protokollet.
Dagordning.
Styrelsemötena kan sägas delas in i block:
Formalia: Val av en justerare, godkännande av dagordning, föregående protokoll,
presidienoteringar, och s k ”öppna ärenden” (Rapport om pågående beredning).
Rapporter och anmälningar: rapporter och anmälningsärenden.
Beslutspunkter: beslutsärenden.
Informationspunkter: nästa möte, mm.
/arbetsordning-VRBK antagna 1 juni 2015.
sid 2(4)
Övriga frågor: Övriga frågor
Arbetsfördelning inom styrelsen.
Presidiet, ordförande och vice ordförande, är styrelsens organ för att följa verksamhetens löpande
förvaltning.
Protokoll
Protokoll skall föras vid sammanträdena och justeras av utsedd justerare. Protokollet skall innehålla,
plats och tid, närvarande och icke-närvarande styrelseledamöter, övriga närvarande,
fattade beslut och eventuellt kortfattade redogörelser om ärenden.
Protokollen skall föras i datumföljd och förvaras betryggande. Protokollen skall också finnas
tillgängliga på VRBKs hemsida.
En av styrelsen utsedd person ansvarar för upprättande och handläggning av protokollen.
Upphandling och offentlighet
Upphandling av tjänster skall följa lagen om offentlig upphandling (LOU).
Under tre basbelopp behöver upphandling inte ske enligt LOU. Dock skall alltid affärsmässighet
kunna styrkas vid köp av tjänster under angivna basbelopp.
Enligt gällande lagstiftning är ideell förening undantagen den s k offentlighetsprincipen. VRBK skall
emellertid verka för öppenhet och publicera handlingar som rör verksamheten så att VRBKs arbete
enkelt kan följas av medlemmar och andra. Härvidlag skall VRBKs hemsida utnyttjas.
Styrelsen får sekretessbelägga handling om särskilda skäl föreligger.
Förrättning, arvoden, mm
Årsmötet skall besluta om arvoden till styrelsen resp. revisorer. För närvarande är mötesersättning
till styrelseledamöter 1000 kr. Ersättning för styrelsemöte utgår med max 1000 kr till de ledamöter
som tar ledigt från ordinarie arbete för att delta i styrelsemöte. Reseersättning utgår med faktisk
kostnad för kollektivtrafik eller med 18:50 kr/ mil för bil.
För styrelseledamot gäller att samråda med ordföranden om huruvida planerad aktivitet skall ses
som förrättning enligt beslutade bestämmelser om ersättningar. Som regel skall skriftlig redovisning
ske för ersättning utgår. Detta behöver diskuteras…..
Ordföranden äger rätt att bevilja förrättningsarvode till person som deltagit vid styrelsemöte som
föredragande, inbjuden som sakkunnig, etc eller på annat sätt anses utfört arbetsuppgift för VRBK.
Styrelse
Arvode utgår då ett möte är kallat av ordförande/presidiet.
Arvode utgår om man gör en förrättning för VRBKs räkning i form av möte med myndighet eller
medlemmar. Mötet skall dock vara godkänt av ordförande i förväg. Arvode utgår vid styrelsemöten,
kurser och konferenser där VRBK är ansvarigt och där VRBKs styrelse förväntas deltaga. Detta
behöver diskuteras….
Ordförande hela detta stycke behöver diskuteras
/arbetsordning-VRBK antagna 1 juni 2015.
sid 3(4)
Ordförande äger rätt till arvode vid presidiemöten som hålls på plats som kräver resa.
Ordförande äger rätt till arvode vid förrättning då ordförande träffar myndighet,
medlemsorganisation, andra vattenråd, deltar i seminarier för VRBKs räkning samt andra
arrrangemang där ordförande är tvungen att fysiskt närvara för att kunna tillvarata VRBKs intressen.
Ordförande äger rätt till arvode då denne fysiskt träffar konsult eller motsvarande och tillsammans
med denne planerar och organiserar VRBKs verksamhet.
Ordförande äger inte rätt till arvode för förberedelsetid, ej heller för presidiemöte via mail eller
telefon, arvode utgår ej heller då ordförande via mail eller telefon planerar verksamheten
tillsammans med konsult eller motsvarande.
Vad som sägs om ersättning till ordförande gäller vice ordförande då denne inträder i ordförandes
ställe.
/arbetsordning-VRBK antagna 1 juni 2015.
sid 4(4)
