Servicenämnden
BESLUTSFÖRSLAG
Johanna Löthberg
Upphandlingsstrateg
040-675 31 86
[email protected]
Datum
Dnr
2015-05-12
1102465
1 (4)
Servicenämnden
Upphandling djupfryst
Ordförandens förslag
1. Servicenämnden ger servicedirektören i uppdrag att bereda
upphandling djupfryst och återkomma med förfrågningsunderlag till
servicenämnden för fastställande i september 2015.
Sammanfattning
Regionservice Affärsområde Måltider inom FM-divisionen ansvarar för
måltidsupplevelsen för patienterna i Region Skåne. Tillsammans med
Koncerninköp genomförs upphandling av djupfryst. Upphandlingen är en
del av den totala livsmedelsstrategin som togs fram 2011/2012 och innebär
en uppdelning av livsmedel i flera upphandlingar och tilldelningsområden
för att möjliggöra för små- och mikroföretag att lämna anbud liksom att
succesivt säkerställa att Region Skånes långsiktiga mål om matupplevelse
och ekologisk andel av livsmedel uppfylls.
I ärendet finns följande dokument
1. Beslutsförslag 2015-05-12
Beskrivning av ärendet och skälen för förslaget
Livsmedelsinköp övergripande i Region Skåne
Livsmedel köps in av Affärsområde Måltider till Region Skåne. I huvudsak
levereras livsmedel till de sex (6) produktionsköken i Helsingborg,
Hässleholm, Kristianstad, Ystad, Ängelholm och Patienthotellet i Lund.
I samband med införandet av det nya måltidsavtalet i Lund, Malmö,
Landskrona, Trelleborg och Orup uppstod behov av att för vissa av
avtalsområdena också lägga till leveranser till dessa sjukhusområden. Under
2014 köptes det in livsmedel för totalt ca 42 miljoner kronor.
C:\pactdok\Servicenämnden\2015-05-21\Upphandling djupfryst\1102465-U2___SN_Beslutsförslag.docx
Postadress: 205 25 Malmö
Besöksadress: Dockplatsen 26
Telefon (växel): 040-675 30 00 Fax:
Internet: www.skane.se
Organisationsnummer: 23 21 00-0255
Datum
2015-05-12
2 (4)
Mål för 2016 är att 50 % av livsmedelsbudgeten ska vara ekologiska varor.
Andel inköpta ekologiska livsmedel var 2014 38 % av totalt inköpta
livsmedel. Den uppdelning av livsmedelsupphandlingar som gjorts har
medfört att Region Skåne har en stor andel livsmedel som är producerade i
Skåne. Exempel är ekologisk kyckling från Bosarp, naturbeteskött från KC
ranch och färskt bröd från lokala bagerier med leverans till respektive
produktionskök.
Varje upphandlingsområde har efter marknadsundersökning i samband med
upphandling delats upp i flera tilldelningsområden för att möjliggöra för
mindre marknadsaktörer att lämna anbud där det är lämpligt.
Upphandlingen av djupfryst är en av de upphandlingar som ska genomföras
för kategoriområdet livsmedel. Kategoriområde livsmedel innehåller
följande upphandlingar:
• Bryggeri
• Djupfryst
• Ekologiska ägg
• Ekologiskt nötköttnaturbetes
• Ekologisk färsk kyckling
• Glass
• Färskt bröd
• Färsk chark
• Färskt kött
• Färsk fisk
• Färsk frukt och grönsaker
• Juice
• Kaffe
• Kolonial och färskvaror
• Mejeri
• Te
Nuvarande djupfrystavtal
Nuvarande leveranser av djupfryst sker från Menigo Foodservice AB.
Menigo är en av de stora grossisterna på marknaden och konkurrensen har
varit mycket hård mellan Menigo och Servera för att ta marknadsandelar,
vilket var påtagligt i samband med upphandling. Nuvarande avtal går ut den
sista februari 2016 med möjlighet till förlängning ytterligare 1 år.
Avtalet har fungerat bra och leveransstörningarna har varit minimala. Det
IT-verktyg som Region Skåne har tillgång till för upphandling och
uppföljning av avtal inom livsmedelsområdet har inneburit att den
kostnadsglidning uppåt som tidigare varit vanlig nu kan hållas under
kontroll.
Region Skåne
Datum
2015-05-12
3 (4)
Djupfryst upphandling 2015
Upphandlingens förberedelsearbete har gett inblick i att marknaden har tre
möjliga leverantörer vilka kan leverera hela det efterfrågade sortimentet,
dessa är alla grossister. Även producenter har kontaktats men dessa är
tveksamma till att kunna hantera den logistik som krävs för att kunna
tillgodose Region Skånes behov. Det har vid de dialoger som förts inte
framkommit något som tyder på att en uppdelning av leveranserna till de
olika köken kommer att medföra att fler har möjlighet att konkurrera om
leveranserna. Arbetshypotesen är därmed att upphandla en leverantör som
kan tillhandahålla hela sortimentet till samtliga kök.
Livsmedelsområdet har ett upphandlings-, uppföljnings- och
marknadsanalysverktyg, Hantera, som är unikt för branschen. Majoriteten
av de produkter som köps in är tillgängliga i verktyget. Det är möjligt att se
nya produkter som kommer ut på marknaden och därmed finns möjlighet att
testa nya produkter under avtalstiden. Hantera gör också att
upphandlingsunderlaget bygger på statistik vad Region Skåne köpt vilket
frigjort tid i kravställandet från att uppskatta volymer till att fokusera på
kvalitet gällande produkterna och leverantörsuppföljning. Hantera medger
också möjlighet att upphandla oftare, då kravställandet effektiviserats, vilket
stoppar den prisglidning som är vanlig inom området.
Upphandlingen omfattar cirka 300 artikelnummer. Under 2014 köptes det in
livsmedel inom upphandlingsområdet för cirka 7 miljoner kronor.
Framtiden
I skrivande stund pågår det ett arbete med att sätta nya mål för livsmedel
inom Region Skåne. Dessa nya mål kommer att påverka perioden efter
2016. Avtalet för djupfryst rekommenderas att vara på två år med möjlighet
till förlängning i två år. Detta ger möjlighet till ny upphandling snabbt om
det avtal som upphandlas behöver justeras med anledning av de nya satta
målen.
Upphandlingsstrategi
Upphandlingsstrategin kan med grund i det ovanstående redovisas enligt
följande
En upphandling för hela området djupfryst
Målsättning att teckna avtal med en leverantör
Avtalstid 2+2 år
Fortsatt aktiv avtalsuppföljning via Hantera eller motsvarande
verktyg
Relevanta och proportionerliga miljökrav som stödjer visionen om
matlandet Skåne och Region Skånes miljöprogram och där
inkluderade miljömål som är relevanta för detta avtalsområde
Region Skåne
Datum
2015-05-12
4 (4)
Ekonomiska konsekvenser och finansiering
De ekonomiska konsekvenserna kommer att vara en besparing mot att inte
göra en upphandling då upphandlingen omfattar ett område som har en
prisglidning uppåt under avtalstiden.
Juridisk bedömning
Samråd med regionjurist har inte bedömts nödvändig.
Miljökonsekvenser
Vid val av de livsmedel som ingår i upphandlingen och som sedan avropas
via det tecknade ramavtalet följer man Region Skånes riktlinjer och arbetar
aktivt för att nå Region Skånes uppsatta mål. Störst förändring mot ökad
måluppfyllnad har nåtts genom aktivt arbete av medarbetarna inom
affärsområde måltider när det gäller planeringen av de måltider som ska
lagas i den egna produktionen.
I dialogen med grossister och producenter påtalas vikten av att
leverantörerna ser över sina förpackningar och materialval när det gäller
förpackningar för att detta i största möjliga mån ska minska den
miljöpåverkan som görs. Återanvändning av emballage till livsmedel ska
vara naturligt där det är möjligt utifrån livsmedelssäkerhetsperspektiv.
Överväganden kommer att göras i upphandlingen i vilken utsträckning det
är proportionerligt att ställa krav på att leverantörens fordon som står för
leveranserna till Region Skånes verksamheter.
Samverkan med berörda fackliga organisationer
Ingen samverkan/MBL-förhandling har bedömts nödvändig i detta ärende.
Uppföljning
Förfrågningsunderlag presenteras för fastställande i servicenämnden, 17
september 2015.
Daniel Hedén
Ordförande
Helena Skjeld
Servicedirektör
Region Skåne
