Riktlinjer avseende - Karlskrona Handboll

Riktlinjer avseende
lagkassa för
Flottans IF/Karlskrona Handboll
Information till
lagkassörer och lagledare
För aktuell information se föreningens hemsida.
Rev A, februari 2014
Flottans IF / Karlskrona Handboll:s
regler för lagkonto/kassa





Varje lag har rätt att ha en lagkassa där lagets egna intäkter och
kostnader hanteras.
Varje lag ska utse en ansvarig lagkassör och lagledare gentemot
föreningen.
Lagkonto sköts genom att föreningen öppnar ett internt konto åt laget på
begäran av lagkassören och lagledaren. Detta konto ingår i föreningens
redovisning.
Föreningen godkänner inte att laget öppnar ett eget lagkonto på banken
eller förvarar lagets pengar hemma.
Det är lagkassören och lagledaren som är gemensamt ansvariga för att
lagkontot sköts enligt föreningens regler.
Bakgrunden till våra regler är bla;
Styrelsens ansvar:
Det är styrelsen i föreningen som är ytterst ansvarig för samtliga transaktioner som sker i
föreningens namn inkl något utav föreningens lag och därmed de lagkassor som finns.
Styrelsen vill att alla transaktioner i lagkassorna bokförs enligt bokföringslagen vilket sker när
lagen har lagkonto i föreningen.
Juridiska skäl:
Juridiskt sett tillhör lagkontona/kassorna föreningen. Laget ifråga representerar alltid
föreningen i alla idrottsliga sammanhang, vilket också ska vara fallet när laget uppträder i
andra situationer såsom olika finansieringsverksamheter.
Skattetekniska skäl:
De ev. utbetalningar som görs till tränare/lagledare i form av reseersättningar eller arvode ska
redovisas till Skatteverket via kontrolluppgifter. I vissa fall ska också skatt och sociala avgifter
betalas. När lagkontona ingår i föreningen tillser föreningen att skattelagstiftning sköts
korrekt. Om reglerna inte följs risker både ledare, spelare och hela föreningen bli
skatteskyldig.
Säkerhet och fördelar för kassören och medlemmar bla:
Det är inte någon risk att lagets pengar skall försvinna. Föreningens ekonomi revideras årligen
utav föreningens revisorer. Det är kostnadsfritt att använda lagkontot. Berörda lag med ledare
och föräldrar samt föreningens kassör och styrelse har full insyn i lagkontot. Lagen behöver
inte betala pg- eller bankavg eller liknande. Lagen kan i och med att lagkonton administreras
av föreningen ta del av de avtal – både för inköp samt för att skaffa intäkter till laget – som
föreningen har.
Rev A, februari 2014
Riktlinjer för lagkassor
Lagkassans syfte:
Varje lag i Flottans IF/Karlskrona Handboll har rätt att ha en egen lagkassa för att finansiera
respektive lags verksamhet som inte föreningen finansierar. Lagkassan tillhör hela
laget/åldersgruppen och lagkassan kan således inte fördelas per spelare. Om en spelare slutar i laget
återbetalas inte ”sin” del i lagkassan. Om nya spelare tillkommer i laget kan laget inte kräva att en ny
spelare ”köper i kapp” sin del i lagkassan.
Om laget skulle läggas ner och upplösas tillfaller eventuellt kvarvarande medel i lagkassan
föreningen.
Användningsområde:
Lagkassans användningsområde bestäms av respektive lags ledare tillsammans med
föräldrarepresentant/ansvariga för lagkassan.
Lagkassan skall användas för verksamhet som är knutit till handboll och till respektive lag. Detta
eftersom samtliga lag representerar Flottans IF/Karlskrona Handboll i alla sammanhang.
Exempel på användningsområde är: kostnader i samband med cuper, träningsläger, matcher, kick-off
samt avslutningar. Om ersättning till ledare, spelare eller förälder gäller särskilda regler.
Insamling till lagkassan:
Insamling till lagkassan kan ske på flera sätt – direkta bidrag från spelare, aktiviteter som laget gör
själva, sponsring, försäljning av produkter/lotter samt arbete som utförs åt andra. Så fort ett lag tar
in pengar från en extern motpart (dvs allt förutom direkta bidrag från spelare samt aktiviteter i egna
laget) sker det i Flottans IF/Karlskrona Handbolls namn.
När det gäller försäljning av produkter och ersättning för arbete som utförs åt andra gäller att om ett
avtal finns mellan Flottans IF/Karlskrona Handboll och motparten skall alla intäkter betalas till
Flottans IF/Karlskrona Handboll eftersom det är att betrakta som sponsring. Därefter betalar Flottans
IF/Karlskrona Handboll överenskommen del av ersättningen till lagkassan. Underlag till utbetalning
skall undertecknas av kassör i Flottans IF/Karlskrona Handboll samt ansvariga för lagkassan. På
underlaget skall det framgå vad utbetalningen avser.
När det gäller sponsring skall detta hanteras i enlighet med gällande sponsorregler i Flottans
IF/Karlskrona Handboll. Se sponsorpolicy. Alla sponsoravtal skall tecknas med Flottans IF/Karlskrona
Handboll.
Om lagkassan skall finansieras via sponsring, försäljning av produkter samt ersättning för utfört
arbete åt andra skall sponsoransvarig samt ordförande i Flottans IF alt. Ungdomsansvarig i Karlskrona
Handboll godkänna avtalet/arbetet innan det utförs.
Rev A, februari 2014
Hur fungerar det praktiskt?
Öppna ett lagkonto
För att öppna ett lagkonto skall varje lag utse en ansvarig lagledare och en lagkassör. Dessa två
tillsammans fyller in blanketten Begäran om att öppna lagkonto som lämnas in till föreningens
kassör. Dessa två personer ansvarar gemensamt för lagets lagkonto. Till sin hjälp har lagets ansvariga
föreningens kassör. Kassören öppnar ett underkonto för föreningen på Swedbank i lagets namn. Då
lagkontot öppnas erhåller lagkassören ett Swedbank bankkort som är kopplat till lagkontot.
Bankkortet används för insättning och kontantuttag. Det är bara ansvariga från laget samt
föreningens kassör som har tillgång till kontot.
Redovisning av lagkontot till föreningen
Ansvarig för lagkassan skall en gång i kvartalet redovisas samtliga transaktioner på lagkassan till
föreningens kassör för bokföring. Det är inte tillåtet att hålla några som helst delar av en lagkassa
utanför lagkontot redovisning. Redovisningen skall lämnas in till kassören senast den 20:e månaden
efter kvartalets slut via föreningens kansli. Redovisningen skall ske på blanketten Redovisning av
lagkonto tillsammans med underlag. Underlagen skall vara i form av kvitton, fakturor etc för samtliga
inbetalningar och utbetalningar. I undantagsfall där kvitto eller faktura inte kan erhållas redovisas
detta på blanketten Redovisning av intäkter och kostnader utan kvitto. Det är av stor vikt att samtliga
transaktioner på lagkontot har tillhörande underlag så att föreningen kan följa bokföringslagen.
Redovisning av lagkontot från föreningen till lagansvariga
Efter varje kvartals redovisning har lagansvarig rätt att få ut ett kontoutdrag från banken uppvisande
lagets saldo och de transaktioner som har skett tillsammans med en redovisning av lagkontot.
Saldouppgift kan löpande tas fram av lagets ansvariga genom de automater som nämns nedan.
Sammanställningen kan tidigast erhållas 10 dagar efter inlämnad redovisning till föreningens kassör. I
samband med föreningens bokslut görs även en sammanställning av samtliga lags lagkonton utav
föreningens kassör tillsammans med lagansvarig som kan presenteras för lagets spelare med
föräldrar.
Insättningar till lagkontot
Insättningar av kontanta pengar görs i insättningsautomat som bl a finns på Wachtmeister Galleria,
på SEB bankkontor och på Amiralen Köpcentrum. I automaten anger man till vilket konto inbetalning
skall ske. Även överföringar och inbetalningar från andra konton är möjligt. Samtliga kontanta medel
som laget har skall minst en gång i kvartalet sättas in på lagkontot. Skall inbetalningar till lagkontot
ske via faktura kontaktas föreningens kassör så att faktura från föreningen kan ställas ut.
Uttag från lagkontot
Kontantuttag med lagets bankkort kan göras i samtliga uttagsautomater i Sverige. Bankkortet kan
även användas för betalning i butik. När kortet används dras beloppet direkt från lagets konto.
Betalning av fakturor som avser laget görs av föreningen och pengarna dras från lagkontot. Det är av
vikt att det anges vilket lag som avses på fakturan.
Rev A, februari 2014