Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 Ramavtal – Yrkeskläder och skor 2012-2 1 RAMAVTALETS OMFATTNING 1.1 Avtalsparter Detta avtal har träffats mellan SKL Kommentus Inköpscentral AB, organisationsnummer 556819-4798, (nedan kallad SKI) och Arbetsskydd Express Int. AB, organisationsnummer 556873-6952 (nedan kallad Leverantören). Leverantören ansvarar för anställd, företrädare och eventuell underleverantörs arbete såsom för eget arbete. 1.2 Avropsberättigade Samtliga avropsberättigade parter (nedan kallad Kunden) enligt ramavtalsbilaga 1 har rätt att börja avropa från ramavtalet under avtalsperioden. Information om aktuella avropande myndigheter/enheter kommer att löpande lämnas av SKI. 1.3 Avtalstid Avtalstiden gäller från avtalets undertecknande, dock tidigast fr.o.m. 2013-01-01 och gäller tre (3) år med möjlighet till förlängning ett (1) år. 1.4 Avtalets omfattning Avtalet omfattar: Profilkläder enligt ramavtalsbilaga 2 för Götaland, Svealand och Norrland. Skor enligt ramavtalsbilaga 2 för Götaland, Svealand och Norrland. 2 BESTÄLLNINGAR 2.1 Rangordning Beställningar sker utifrån en rangordning som fastställts baserat på upphandlingens resultat, rangordningen framgår av ramavtalsbilaga 4. Den Leverantör som rankats som nr 1 ska tillfrågas först. Kunden har dock rätt att tillfråga Leverantör nr 2 i rangordningen o s v. om Leverantör nr 1 i rangordningen inte uppfyller något av nedanstående villkor: Inte kan leverera varor som tillgodoser kundens behov. Inte har möjlighet att besöka Kunden för utprovning på plats. Inte kan leverera inom skälig tid. 2.2 Beställningar och orderbekräftelse Beställningar från Kund ska kunna ske skriftligt till Leverantör via post, e-post och fax. 1 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 Kunden ska vid samtliga former av beställningar erhålla en skriftlig orderbekräftelse. Denna ska minst innehålla följande uppgifter: Kundens referens/kontaktperson Leveransadress Benämning på beställda artiklar Priser för resp. artikel samt totalpris Leveranstid 3 PRIS OCH BETALNINGSVILLKOR 3.1 Ersättning Leverantören har rätt till ersättning enligt ramavtalsbilaga 2. Ersättningen reglerar samtliga med uppdraget förenade kostnader. 3.2 Prisjustering Priser avseende nettoprissatta varor i ramavtalsbilaga 2 ska vara fast under ett (1) år från avtalets ikraftträdande. Part kan därefter begära att avtalade priser justeras med hänsyn till 80 % av förändringen av Konsumentprisindex (KPI) varu-/tjänstegrupp 03 kläder och skor, basmånad 2012M06. Begäran om prisjustering ska meddelas part senast en månad innan ikraftträdande. Prisförändringar avseende varor med generell rabatt följer förändringar i leverantörens bruttoprislista. 3.3 Fakturering och betalningsvillkor Fakturering får ske tidigast den dag leverans är fullgjord och godkänd. Om fakturan är utställd i pappersform ska Kunden betala fakturan senast trettio dagar efter det att korrekt faktura mottagits. Vid elektronisk fakturering ska Kunden betala korrekt faktura senast trettio dagar från att den utställts. Är fakturan inte korrekt kontaktas leverantören för att korrigering ska kunna ske. Inga avgifter såsom fakturerings-, expeditionsavgifter accepteras. Dröjsmålsränta betalas enligt räntelagen, dröjsmålsräntefakturor under 100 kronor accepteras inte. Samlingsfakturor avseende dröjsmålsräntor avseende flera olika leveranser hos Kunden accepteras ej. Faktura ska innehålla uppgifter om: Datum för utfärdandet Kundens namn, adress, kostnadsställe samt referens Mottagarens namn, adress samt referens Faktureringsadress Leverantörens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, plus/bankgiro samt referens 2 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 3.4 Fakturerat belopp i SEK specificerat i eventuella delposter samt mervärdesskatt Specifikation av vara/tjänst samt leveransdatum Övriga uppgifter som Kunden önskar Elektronisk fakturering Leverantören förbinder sig att erbjuda lösningar som möjliggör översändande av fakturor i elektronisk form till Kunden. Standardiserade och på marknaden förekommande format avses att användas, t.ex. SFTI Fulltextfaktura (www.eh.skl.se) eller Svefaktura (www.svefaktura.se). 4 LEVERANS AV VARA Leverans av vara ska ske i överensstämmelse med bifogad specifikation och i anbudet lämnade uppgifter. 4.1 Leveransvillkor Leveranser ska vara inkl. frakt, d.v.s. fritt levererat till av Kunden anvisad plats, INCOTERMS DDP 2010. 4.2 Leveranstid Högsta acceptabla leveranstid för lager varor utan profiltryck eller annan kundanpassning är fem (5) arbetsdagar. Faktisk leveranstid ska anges i orderbekräftelse. För varor med profiltryck eller annan kundanpassning sker leverans enligt överenskommelse. 4.3 Leveransförsening eller utebliven leverans Leveransförsening ska aviseras av Leverantören inom 24 timmar efter beställning för Kundens bedömning om senareläggning av leveransen kan accepteras. Kan senareläggning accepteras fastställs en ny leveranstid. 4.4 Leveransförsening och vite Om Leverantören finner det sannolikt att Leverantören inte kan hålla avtalad leveranstid ska Leverantören utan dröjsmål skriftligen meddela Kunden detta samt ange orsakerna till förseningen och den tidpunkt då leverans beräknas ske. Om leveransförsening beror på händelse som anges i punkten 4.10 eller på Kunden eller något förhållande på dennes sida ska avtalad leveranstid förlängas med den tid som kan anses skälig. Avlämnas inte varan i rätt tid har Kunden rätt till vite. Vite ska utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod som förseningen varar med 2,0 % av värdet av den del av varan som till följd av förseningen inte kunnat tas i avsett bruk. Dock ska vitet i sin helhet inte överstiga 10 % av sagda värde. 3 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 4.5 Returhantering Vid leveranser på pall ska Leverantör kostnadsfritt återta sina pallar om inget annat avtalats mellan Kund och Leverantör. 4.6 Felleverans Vid felleverans kontaktas Leverantörens kundsupport som omgående ska skicka den korrekta varan. Frakt-/returhandlingar för retur skickas till Kunden som återsänder varan. 4.7 Felbeställningar Vid felbeställningar kontaktas Leverantörens kundsupport som omgående ska skicka handlingar för retur av varorna. Kunden skickar därefter tillbaka varorna. Returfrakten bekostas av Kunden. 4.8 Byten Vid byte av storlek eller till annan modell kontaktas Leverantörens kundsupport som omgående ska skicka handlingar för retur av varorna. Kunden skickar därefter tillbaka varorna. Returfrakten bekostas av Leverantören. 4.9 Reklamation Kunden äger rätt att reklamera levererade varor ingående i ramavtalsbilaga 2 ”Priser” om dessa inte motsvarar kraven enligt ramavtalsbilaga 4 ”Kravspecifikation”. Leverantören ska handlägga reklamationer inom skälig tid och utan kostnad ersätta med motsvarande produkter. 4.10 Force Majeure Part befrias från sina åtaganden enligt ramavtalet om fullgörandet därav förhindras på grund av omständigheter utanför dess kontroll som denne skäligen inte kunde förutse vid avropstillfället och vars följder denne inte skäligen kunnat undvika eller övervinna. Som sådan omständighet ska anses krig, krigsliknande tillstånd, jordbävning, eldsvåda, beslut från regeringen eller annan myndighet samt icke avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden. Avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden ska inte anses som befrielsegrund. SKI och Leverantören ska verka för att hitta alternativa lösningar så att uppdraget trots ovan hinder kan fullfölja. Part som avser åberopa ovan beskriven omständighet ska omgående skriftligen underrätta motpart därom. Så snart den åberopade omständigheten upphört ska part underrätta motpart samt omedelbart återuppta åtagandet i avtalad omfattning. Har hindret bestått i mer än sex (6) månader har SKI rätt att häva detta ramavtal till omedelbart upphörande. 4 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 5 KOMMUNIKATION AVSEENDE UPPDRAGET Anbudsgivaren ska i samtliga kontakter med kunderna använda svenska språket. All kommunikation, rapportering, fakturering mm ska ske via anbudsgivaren. Detta gäller även om anbudsgivaren anlitar underleverantörer avseende hela eller delar av uppdraget. 6 MILJÖKRAV Leverantören ska arbeta efter en strukturerad miljöplan som är beskriven i Leverantörens anbud. 7 SÄRSKILDA KONTRAKTSVILLKOR 7.1 Antidiskrimineringsklausul § 1 Leverantören ska vid utförandet av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid varje tidpunkt gällande antidiskrimineringslagstiftning. De lagar som avses för närvarande är 16 kap 8 och 9 §§ brottsbalken samt diskrimineringslag (2008:567). §2 Leverantören är under avtalstiden skyldig att på begäran av SKI skriftligen redovisa de åtgärder som vidtagits med anledning av förpliktelserna enligt § 1. Tiden för redovisning ska vara minst en vecka, om inte längre tid överenskommits. §3 Om Leverantören inte inom föreskriven tid lämnar sådan information som denne är skyldig att förete enligt § 2 eller om Leverantören vid utförandet av kontraktet inte uppfyllt sina skyldigheter avseende aktiva åtgärder enligt de lagar mot diskriminering som angetts i § 1, äger SKI rätt att säga upp avtalet till förtida avveckling med en i villkoren föreskriven uppsägningstid. § 4 Leverantören ska ålägga underleverantör den skyldighet som anges i § § 1-3, i enlighet med följande uppställda krav: – För det första ska villkoren endast omfatta en underleverantör som utför den verksamhet som uppdraget avser i Sverige och som omfattas av svensk materiell rätt. – För det andra bör underleverantören utföra en väsentlig del av det uppdrag som upphandlingskontraktet avser. Det bör normalt vara fallet om uppdraget utgör en procentuellt stor andel av kontraktsvärdet. – För det tredje krävs att Leverantören har faktisk möjlighet att införa motsvarande antidiskrimineringsvillkor i avtalet med den aktuelle underleverantören. § 5 Eftersom det är av mycket stor betydelse för SKI att dess Leverantörer lever upp till grundläggande demokratiska värderingar ska en lagakraftvunnen dom mot en straffbestämmelse eller ett förbud mot diskriminering enligt de lagar mot diskriminering som angetts i § 1 anses utgöra ett väsentligt kontraktsbrott. SKI äger i dessa fall rätt att häva avtalet. 7.2 Sociala och etiska krav 1 § Varor som levereras enligt detta kontrakt ska vara framställda under förhållanden som är 5 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 förenliga med: – ILO:s åtta kärnkonventioner nr 29, 87, 98, 100, 105, 111, 138 och 182, – FN:s barnkonvention, artikel 32, – det arbetarskydd och den arbetsmiljölagstiftning som gäller i tillverkningslandet, samt – den arbetsrätt, inklusive regler om minimilön och det socialförsäkringsskydd som gäller i tillverkningslandet. 2 § Leverantören är skyldig att på anmodan från SKI redovisa att kraven i 1 § uppfylls. Redovisningen ska ske på det sätt och inom den tid som SKI begär om detta inte är oskäligt. Leverantören är vidare skyldig att möjliggöra för SKI att själv eller genom ombud kontrollera på plats att kraven i 1 § uppfylls. 3 § Skulle SKI, till exempel genom vad som framkommit vid kontroll utförd av SKI eller på uppdrag av SKI eller på annat sätt, ha befogad anledning att misstänka att kraven i 1 § inte uppfylls är Leverantören skyldig att genom egen utredning visa att han uppfyller dessa krav. I annat fall gäller vad som sägs i 4 §. 4 § Bristande uppfyllelse av skyldigheterna i 1 - 3 § innebär ett kontraktsbrott. SKI får med anledning av kontraktsbrottet begära rättelse inom den tid SKI bestämmer förutsatt att tidsfristen inte är oskäligt kort. Sker inte rättelse eller är rättelsen bristfällig har SKI rätt till prisavdrag som står i proportion till SKIs intresse av att kraven följs, uppsägning eller hävning. Valet av påföljd får inte vara oproportionerligt i förhållande till kontraktsbrottet. RAMAVTALETS ADMINISTRATION OCH FÖRVALTNING 8 8.1 Administrativ ersättning och redovisning Leverantören ska till SKI erlägga en administrativ ersättning avseende all försäljning under detta Ramavtal. Ramavtalsleverantören erlägger en avgift om 2,0 % av fakturerat belopp enligt detta avtal. Om uppdrag utförts av underleverantör ska det fakturerade beloppet ingå i underlaget för den administrativa ersättningen som ska betalas av leverantören. Ersättningen avser SKI:s arbete med genomförandet av upphandlingen, avtalsförvaltning, marknadsföring av avtalet, vägledning vid avrop, information, administrativ service samt stöd och rådgivning vid tvister mellan avropsberättigad myndighet/enhet och antagen Leverantör. Leverantören ska inte på eget initiativ specificera SKI:s administrativa avgift på Kundens faktura. Redovisning får endast ske i det fall myndigheten/enheten särskilt begär det. Redovisning av statistik Leverantören ska månadsvis till SKI lämna en redovisning av försålda varor/tjänster som omfattas av Ramavtalet. Försäljning genom Kontrakt som löper efter ramavtalstidens utgång ska redovisas till dess att uppdraget upphört. Redovisning ska inlevereras månadsvis, på av SKI anvisat sätt, uppdelad per upphandlande myndighet och enhet som avropat på ramavtalet samt köp ur nettoprislista på artikelnivå under den aktuella redovisningsperioden. 6 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 Redovisningen ska ske månadsvis i efterskott senast per den 15:e i efterföljande månad och omfatta föregående månads fakturerade belopp exklusive mervärdesskatt. Redovisningen ska rapporteras via den webbaserade länk som mailas ut 14 dagar innan rapportering eller i annat format som SKI och Leverantören överenskommer om. Redovisning ska ske även om ingen försäljning har skett eller inga avrop gjorts. Redovisningen ska ske utan kostnad för SKI. Fakturering Den administrativa ersättningen faktureras Leverantören månadsvis av SKI med redovisning av fakturerat belopp som underlag. Mervärdesskatt ska erläggas enligt gällande skattelagstiftning. Betalningsvillkor är trettio (30) dagar netto, påminnelseavgift enligt förordning (1981:1057) om ersättning för inkassokostnader m.m. samt dröjsmålsränta enligt lag (1997:484) om dröjsmålsavgift respektive räntelagen (1975:635). Efter mottagen redovisning fakturerar SKI den administrativa ersättningen inklusive mervärdesskatt. Fakturan ska betalas inom trettio (30) dagar från fakturans utställningsdatum. Vite SKI har, för det fall Leverantören inte fullgör sina åtaganden avseende redovisning eller inbetalning av den administrativa ersättningen, rätt till vite. Vite ska utgå för varje redovisningsperiod som Leverantören brister i sin redovisningsskyldighet genom att utebli med redovisningen. Vid utebliven redovisning utgår vite om 4 000 SEK exklusive mervärdesskatt för varje påbörjad förseningsvecka, dock med maximalt 16 000 SEK exklusive mervärdesskatt för varje redovisningsperiod. I det fall maximalt vite utgått och Leverantören inte inkommit med begärd statistik äger SKI rätt att till Leverantör ställa faktura baserad på tidigare lämnad redovisning. Revision SKI äger rätt att kontrollera att Leverantören fullgjort sina åtaganden enligt detta avtal, genom att anlita en av SKI utsedd revisor. Sådan revisor ska ges tillgång till fakturor och räkenskapsmaterial avseende avrop, i den utsträckning som erfordras för nämnda kontroll och som inte står i strid med lag och börsregler som är tillämpliga för Leverantören. Eventuella brister och/eller felaktigheter i redovisningen som upptäcks vid revision ska korrigeras omgående. SKI ska svara för kostnaden för den revisorn i det fall Leverantören fullgjort sina åtaganden, i annat fall ska Leverantören stå för kostnaden. Leverantören ska, trots att denne fullgjort sina åtaganden, stå för kostnaderna för revision om maximalt vite om 16 000 SEK enligt ovan utgått under de senaste tolv månaderna. Detsamma gäller om Leverantören har varit i dröjsmål med betalningen med minst 30 dagar den senaste tolvmånadersperioden. 7 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 8.2 Handlingars inbördes ordning Avtalshandlingarna kompletterar varandra. Om avtalshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat, sinsemellan i följande ordning: Skriftliga ändringar och tillägg till ramavtalet Detta ramavtal Eventuella skriftliga förtydliganden till förfrågningsunderlaget Förfrågningsunderlag med bilagor ALOS 05 Eventuella skriftliga förtydliganden till anbud Leverantörens anbud 8.3 Ramavtalsändringar och tillägg Ändringar och tillägg till ramavtalet ska godkännas av SKI och Leverantören samt upprättas skriftligen i separat handling, undertecknas av avtalsparterna och biläggas ramavtalet. 8.4 8.4.1 Överlåtelse av avtal Överlåtelse till ny Leverantör Ingånget avtal får normalt inte överlåtas till ny Leverantör. I undantagsfall, till exempel vid omorganisation, får detta göras utan att ny upphandling behöver genomföras. Överlåtelsen ska i förväg godkännas av SKI och överlåtelseavtal ska upprättas skriftligen och undertecknas av SKI och den nya Leverantören. För att den nya Leverantören ska ha rätt att leverera enligt ramavtalet ska kopia av överlåtelseavtalet sändas till SKI. Sker överlåtelse utan godkännande har SKI rätt till skadestånd för den skada den lider. SKI äger också rätt att häva ramavtalet utan föregående uppsägning. 8.4.2 Byte eller anlitande av underleverantör Vid byte eller anlitande av underleverantör ska förfrågan inkomma till SKI senast fyra (4) veckor innan planerat byte eller anlitande, om inte synnerliga skäl föreligger. Byte eller anlitande av underleverantör ska skriftligen godkännas av SKI. Nya underleverantörer ska uppfylla de krav som ställts på underleverantörer i förfrågningsunderlaget. Sker byte eller anlitande av underleverantör utan SKI:s godkännande har SKI rätt till skadestånd från Leverantören för den skada den lider. SKI äger också rätt att häva ramavtalet utan föregående uppsägning. SAMARBETE OCH UPPFÖLJNING 9 9.1 Informationsplikt SKI, Kunden respektive Leverantören har skyldighet att fortlöpande informera varandra om förhållanden som har betydelse för ramavtalet. 8 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 9.2 SKI och Kunden SKI och Kunden ska samarbeta under avtalsperioden. SKI ska informera om ramavtalet, stödja Kunden vid avrop, följa upp tillämpningen av ramavtalet samt bidra till att underlätta samarbetet mellan Kunden och Leverantören. Kunden ska bistå med den information som SKI behöver för att följa upp avtalet. 9.3 SKI och Leverantören SKI och Leverantören ska samarbeta under avtalsperioden. SKI respektive Leverantören är skyldig att minst en gång per år delta i ett uppföljningsmöte där omständigheter som påverkar avtalsförhållandet diskuteras. 9.4 Marknadsföring Leverantören har endast rätt att hänvisa till ramavtalet vid marknadsföring under förutsättning att SKI i förväg godkänt det. 10 10.1 AVTALETS UPPHÖRANDE Hävning av avtalet SKI har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte vidtar rättelse inom trettio (30) kalenderdagar efter erinran härom. Reklamation och hävning ska ske skriftligen till Leverantören med en kopia till SKI. SKI har rätt att häva avtalet med omedelbar verkan om Leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på annat sätt i samband med ramavtalsupphandlingen och dessa uppgifter har varit av icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelning av ramavtal. SKI har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om Leverantören enligt lagakraftvunnen dom döms för brott som omfattas av 10 kap. 1 § lag (2007:1 091) om offentlig upphandling (LOU) eller brottsbalken. SKI har rätt att häva avtalet med omedelbart verkan och utan föregående erinran om Leverantören inbegrips av omständigheter som omfattas av 10 kap. 2 § LOU. Hävning ska ske skriftligen till Leverantören. 10.2 Skadestånd Vid hävning ska ekonomisk reglering ske mellan SKI och Leverantören. Ersättning ska utgå för direkt skada som är anledning till hävning. 11 11.1 TVIST OCH PRESKRIPTION Tvist Tvist angående tillämpning eller tolkning av detta ramavtal och därmed sammanhängande rättsförhållande ska i första hand lösas genom förhandling parterna emellan. Om parterna inte förlikas ska tvisten avgöras i Stockholms tingsrätt med tillämpning av svensk rätt. Den 9 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 omständigheten att tvist hänskjuts till rättsligt avgörande berättigar inte Leverantören att avbryta sitt uppdrag. 11.2 Preskription Om talan inte väcks inom ett (1) år efter ramavtalets upphörande går parts talerätt förlorad (preskription), om inte uppsåt eller grov vårdslöshet ligger motpart till last. Vid uppsåt och grov vårdslöshet ska talan väckas inom tio (10) år efter ramavtalets upphörande. 12 PARTERNAS KONTAKTPERSONER För SKI: namn: Fredrik Björnström telefon: 08-709 59 44 e-post: [email protected] För Leverantören: namn: Nick Rosdahl telefon: 042-29 55 55 e-post: [email protected] 13 ÖVRIGA VILLKOR I övrigt i enlighet med Allmänna bestämmelser för leverans av varor till offentlig sektor, ALOS 05. 13 RAMAVTALSBILAGOR Följande ramavtalsbilagor ingår i Ramavtalet: 1. 2. 3. 4. Förteckning avropsberättigade parter Priser Kravspecifikation Rangordning 10 Yrkeskläder och skor 2012-2 Projekt nr 10221 _________________________________________________________________________ Detta avtal är upprättat i två (2) likalydande exemplar, av vilka parterna tagit varsitt. 2013-____-____ 2013-____-____ SKL Kommentus Inköpscentral AB Arbetsskydd Express Int. AB _______________________________ Underskrift _____________________________ Underskrift Helena Rom Inköpschef _____________________________ Namnförtydligande 11