UPPHANDLINGSREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN

UPPHANDLINGSREGLEMENTE
för Umeå kommun
Antaget av Umeå kommunfullmäktige 2005-03-29
Rev 2007-01-15
Rev 2007-08-27
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
2(11)
UPPHANDLINGSREGLEMENTE........................................................................................... 1
för Umeå kommun ..................................................................................................................... 1
Antaget av Umeå kommunfullmäktige 2005-xx-xx................................................................... 1
UPPHANDLINGSREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN ................................................. 3
1. Inledning............................................................................................................................. 3
2. Definitioner ........................................................................................................................ 3
3. Upphandlande enhet ........................................................................................................... 4
4. Ansvarsfördelning .............................................................................................................. 4
5. Befogenheter ...................................................................................................................... 5
6. Regler för............................................................................................................................ 5
6.1 Miljökrav ...................................................................................................................... 5
6.2 Sociala krav .................................................................................................................. 5
6.3 Leasing, hyra eller hyrköp ............................................................................................ 6
6.4 Driftentreprenadupphandling ....................................................................................... 6
6.5 Samverkan .................................................................................................................... 6
6.6 Direktupphandling ........................................................................................................ 6
6.7 Upphandlings- och beställningssystem ........................................................................ 7
6.8 Beställarauktorisation ................................................................................................... 7
6.9 Beställning/Avrop ........................................................................................................ 7
6.10 Standardisering ........................................................................................................... 7
6.11 Offentlighet och sekretess .......................................................................................... 8
7. Avtal ................................................................................................................................... 8
7.1 Skyldighet att använda ingångna avtal ......................................................................... 8
7.2 Ramavtal; ett instrument för effektiv upphandling ...................................................... 8
7.3 Avtalstecknande ........................................................................................................... 8
7.4 Avtalsregistrering och avtalsbevakning ....................................................................... 9
7.5 Förvaring av avtal......................................................................................................... 9
Bilaga 1: Delegation i upphandlingsärenden ....................................................................... 10
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
3(11)
UPPHANDLINGSREGLEMENTE FÖR UMEÅ KOMMUN
1. Inledning
Umeå kommun bedriver en bred och omfattande verksamhet, vars tyngdpunkt ligger i
utbildning, social omsorg, kommunalteknisk försörjning samt kultur och fritid. För att
verksamheten skall fungera och servicenivån till invånarna kunna hållas hög, krävs ett
ständigt flöde av varor och tjänster till alla delar av organisationen. Verksamhet kan bedrivas
av kommunens egna anställda eller i form av driftentreprenader. Väljer kommunen att bedriva
verksamhet i annan form än egen regi, skall denna upphandlas i konkurrens.
Kommunen köper varor, tjänster och entreprenader för ca 1400 miljoner årligen. Det är av
stor betydelse för kommunens ekonomi hur upphandling hanteras, vilka leverantörer som
anlitas, vilka prestationer som erhålls och till vilka villkor.
Upphandling av varor, tjänster, driftentreprenader samt bygg- och anläggningsentreprenader
inom kommunen och dess företag skall präglas av effektivitet, kompetens och samordning,
där målet är en god totalekonomi för hela kommunkoncernen.
Lagen om offentlig upphandling (LOU) reglerar hur upphandling av varor, tjänster och
entreprenader skall gå till. Enligt LOU skall all upphandling grundas på affärsmässighet,
vilket bl. a. innebär att konkurrens eftersträvas och objektivitet mot anbudsgivare iakttas.
Umeå kommuns inriktning är att utnyttja sin storlek som köpare genom samordnad
upphandling för att nå bättre villkor, begränsa inköpsadministrativa kostnader och undvika
dubblering i upphandlingsprocessen. Samordning av upphandlingar mellan kommunen och
dess företag eftersträvas för att nå detta resultat.
Syftet med upphandlingsreglementet är att tydligt ange vad som, utöver LOU, gäller för
Umeå kommun i upphandlingsfrågor. Detta upphandlingsreglemente ersätter Umeå kommuns
upphandlingspolicy (KF 1993-06-21) och Umeå kommuns policy för miljöanpassad
upphandling (KF 1996-02-19).
2. Definitioner
Utgångspunkten för all anskaffning är den fastställda budgeten. Den definierar ramen för de
anskaffningsbeslut som är möjliga att fatta.
Anskaffningsbeslut innebär beslut om att en vara/tjänst skall anskaffas alternativt att en
verksamhet skall upphandlas externt och är resultatet av en behovsanalys, som sedan är
styrande för den fortsatta processen. Anskaffningsbeslut fattas av facknämnd eller
verksamhetsansvarig/budgetansvarig.
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
4(11)
Upphandlingsbeslut är beslut om vilken vara eller tjänst som skall väljas, vilka avtalsvillkor
som gäller, samt vilken/vilka leverantör(-er) kommunen ska anlita. Upphandlingsbeslut fattas
enligt särskild delegation enligt bilaga 1.
Driftentreprenad är en avgränsad verksamhet som upphandlas i konkurrens. Exempel på
driftentreprenader är drift av sportanläggningar, äldreboende, mm. Kommunen har ansvar för
verksamheten och står som garant för finansieringen. Verksamheten utförs av annan juridisk
person på uppdrag av kommunen.
Ramavtal är avtal som ingås mellan kommunen och en eller flera leverantörer i syfte att
fastställa samtliga villkor för avrop som görs under en viss period (ofta flera år).
Beställning/Avrop är när enhet beställer varor/tjänster enligt ramavtalet. Ingen upphandling
behövs.
Tröskelvärde är det samlade värdet av en upphandling för Umeå kommun och styr vilken
upphandlingsform som är tillämplig enligt LOU. Det är inte tillåtet att dela upp en
upphandling för att komma under tröskelvärdet.
Kommunkoncernen är alla kommunens förvaltningar och helägda företag.
Direktupphandling är enligt LOU en upphandlingsform som kan användas vid lågt värde.
Umeå kommuns definition på lågt värde framgår av pkt 6.6.
3. Upphandlande enhet
Enligt lagen om offentlig upphandling är Umeå kommun en upphandlande enhet (dvs en och
samma juridiska person). Det innebär bl a att hela kommunens årsbehov skall räknas in när
tröskelvärdet beräknas. Respektive företag är en egen upphandlande enhet och skall
upphandla enligt LOU om enheten inte deltar i Umeå kommuns samordnade upphandling.
4. Ansvarsfördelning
När kommunfullmäktige fastställt upphandlingsreglementet är det kommunstyrelsens
arbetsutskott som ansvarar för tillämpning av reglementet samt beslutar om justeringar
/förändringar.
Kommunstyrelsens arbetsutskott godkänner kommunens förfrågningsunderlag och beslutar
om upphandlingen vad avser varor, tjänster samt bygg- och anläggningsentreprenader enligt
bilaga 1.
Varje förvaltningschef har ansvar att upphandlingsreglementets regler tillämpas inom sin
förvaltning. Direktupphandlingar enligt kommunens delegation handläggs av respektive
förvaltning. En förvaltningsintern delegationsordning skall finnas och respektive förvaltning
skall ha ett system som kan följa upp de egna upphandlingarna.
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
5(11)
Upphandlingsbyrån är kommunens specialresurs i upphandlingsfrågor. Upphandlingsbyrån
handlägger kommunens upphandlingar såvida inte någon av dessa delegerats till annan enhet
enligt bilaga 1. I byråns uppgift ingår även att följa utvecklingen, informera och utbilda inom
upphandlingsområdet samt att tolka och tillämpa lagen om offentlig upphandling. Vidare
ingår att besvara skrivelser till domstol vid eventuell överprövning.
5. Befogenheter
Kommunen är en juridisk person och en upphandlande enhet. Kommunstyrelsens
arbetsutskott är den politiska instans som beslutar i upphandlingsfrågor. Befogenheter för
kommunstyrelsens arbetsutskott och tjänstemän framgår av Delegation i upphandlingsärenden
(Bilaga 1).
6. Regler för
6.1 Miljökrav
Kommunen skall påverka hälsa och miljö på ett positivt sätt genom att ställa höga miljökrav i
sina upphandlingar där så är möjligt/relevant. Kommunen använder f.n. EKU-verktyget som
stöd i sin upphandling. Verktyget är framtaget av Delegationen för Ekologisk hållbar
upphandling i samarbete med företrädare för stat, kommuner, landsting och näringsliv. Här
ges bl.a. förslag till relevanta miljökrav som kan ställas för olika varu-/tjänstegrupper.
Kommunen skall särskilt beakta möjligheten att ställa miljökrav på transporter inom Umeå
kommun och på arbetsmaskiner som används inom kommunens verksamhet.
6.2 Sociala krav
Kommunen skall ställa krav på att leverantör, eller underleverantör som denna anlitar, inte i
sin affärsverksamhet diskriminerar någon på grund av kön, etnicitet, funktionshinder eller
sexuell läggning eller av sådana skäl otillbörlig särbehandla arbetstagare eller arbetssökande.
Kommunen skall i sin upphandling ta vederbörlig hänsyn till FN:s Barnkonventionens regler i
artikel 32. I ramavtal skall särskilt betonas krav på att företag inte använt sig av barnarbete
vid framställning av produkterna. Kommunen skall kräva att varor som levereras till
kommunen är framställda under förhållanden som är förenliga med ILO:s åtta
kärnkonventioner.
Entreprenören/leverantören är skyldig att vidta åtgärder så att inte lag eller gällande
svenska kollektivavtal åsidosätts. Om entreprenören/leverantören inte tecknat svenska
kollektivavtal skall ändå motsvarande villkor gälla för entreprenörens/leverantörens anställda. Detsamma skall gälla för eventuella underleverantörer som entreprenören/leverantören anlitar för att fullgöra avtalet. Skulle entreprenören/leverantören brista i
fullgörandet av detta åtagande äger kommunen rätt att häva avtalet.
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
6(11)
6.3 Leasing, hyra eller hyrköp av lös egendom
För upphandlingskontrakt som avser leasing, hyra och hyrköp skall kostnaden för hela
tidsperioden medräknas vid bestämmande av tröskelvärdet. Leasing, hyra och hyrköp skall
jämställas med upplåning. Beslut om sådan finansieringsform tas av personer som enligt
”Finansiella regler för Umeå kommun” har befogenhet att genomföra upplåning.
Korttidsleasing av varor, kortare än ett år och som inte förnyas samt vars totala hyresbelopp
under perioden uppgår till högst 50 000 kronor, undantas och delegeras till förvaltningschef
med möjlighet till vidaredelegation.
6.4 Driftentreprenadupphandling
Upphandling av driftentreprenad sker när kommunen beslutat sig för att låta externa
leverantörer konkurrera om utförandet av tjänsten i stället för att bedriva verksamheten i egen
regi. I sådan upphandling kan även den egna regin delta på samma villkor som externa
intressenter. Om egen regi lämnar anbud skall detta anbud ha godkänts av
förvaltningsledningen.
Intraprenader är en form av egen regi. Särskilt beslut fordras för att starta en intraprenad.
Fattas beslut om att en intraprenad får starta innebär det i regel att ingen upphandling sker. En
pågående intraprenad kan i likhet med övrig egen regi lämna anbud om dess egen verksamhet
är utsatt för konkurrensupphandling.
Dessa upphandlingar skall hanteras av upphandlingsbyrån för att undvika eventuella
jävsituationer.
6.5 Samverkan
Chefer och medarbetare i förvaltningar/bolag kan bäst formulera funktions- och kvalitetskrav
på de varor och tjänster man vill använda i sin verksamhet. Av den anledningen bör samråd
mellan olika kompetenser ske vid alla upphandlingar som rör ramavtal och större specifika
enskilda objekt. Upphandlingsgrupper bildas och svarar för att kravspecifikationen återspeglar
verksamhetens behov. Deltagarna från verksamheten skall ha detaljkunskap om hur
varan/tjänsten används så att man kan bidra med sakkunskap vid upprättande av
kravspecifikationen. Om inte annat beslutas så leds gruppen av en upphandlare från
upphandlingsbyrån. Detta arbetssätt bygger på samverkan mellan upphandlings- och
verksamhetskompetens. Efter det att kravspecifikationen är fastställd är det upphandlaren som
har ansvaret för att fullfölja upphandlingen i samverkan med upphandlingsgruppens deltagare.
6.6 Direktupphandling
Denna upphandlingsform skall användas då upphandlingen har ett ”lågt värde” enligt LOU.
Umeå kommun beslutar att detta värde är 400 000 kr för varor, tjänster och entreprenader.
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
7(11)
Även för direktupphandling gäller LOU:s krav på affärsmässighet, vilket bl.a. innebär att i
regel skall fler än en anbudsgivare tillfrågas vid direktupphandling.
Vid direktupphandling över 50 000 kr skall ett skriftligt underlag finnas som definierar krav
och kvalitet. Skriftligt anbud skall infordras från en eller flera anbudsgivare. Den slutliga
beställningen skall registreras i kommunens beställningssystem BELLA. Beslutet skall
dokumenteras skriftligen och förvaras hos beställaren.
Delegationsbeslut skall förtecknas och redovisas i vederbörlig ordning. Förvaltningen skall
vid behov utforma lämplig rutin för intern rapportering av upphandlingar till chef och nämnd.
6.7 Upphandlings- och beställningssystem
Umeå kommun använder sig av ett elektroniskt upphandlingssystem. Systemet innehåller
olika mallar för upphandling och hanterar bl. a. annonsering på Internet. I detta system skall
alla öppna, selektiva, förhandlade och förenklade upphandlingar annonseras enligt LOU:s
regler.
Umeå kommun har ett web-baserat beställningssystem (BELLA) där alla varu- och
tjänstebeställningar skall hanteras. Beställningssystemet ger stora administrativa fördelar för
beställaren och styr beställningarna automatiskt till kommunens ramavtal, vilket ger ökad
köptrohet och därmed minskade kostnader. Finns ej ramavtal skall rekvisition skrivas ut i
Bella vid köp hos annan leverantör.
6.8 Beställarauktorisation
Respektive förvaltning har ansvar för att dokumentera vilka personer som har rätt att beställa
via beställningssystemet BELLA eller på annat sätt. Endast dessa personer är auktoriserade att
göra beställningar.
För att vara behörig att göra beställning och använda BELLA skall en kortare utbildning ske
av den anställde. Upphandlingsbyrån ansvarar för utbildningens genomförande och innehåll.
Det är förvaltningen som ansvarar för att berörd personal anmäls till utbildningen.
6.9 Beställning/Avrop
Finns avtal för varan eller tjänsten som skall inköpas behövs ingen upphandling.
Förvaltningarna kan då själva beställa från gällande avtal inom befintlig budget. Beställningar
från kommunens avtal ska ske i kommunens elektroniska beställnings- och rekvisitionssystem
Bella om så är möjligt. Sker direktupphandling enligt gällande regler avslutas denna med en
beställning/rekvisition i Bella.
6.10 Standardisering
Standardisering innebär att antal produkt- och tjänstevarianter begränsas.
Upphandlingsgrupper, som innehåller företrädare för verksamheten och upphandlingsbyrån,
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
8(11)
avgör vilka olika typer av standard-/produktbegränsning, som kan vara lämplig inom olika
områden.
6.11 Offentlighet och sekretess
Upphandlingar (exkl direktupphandlingar) skall annonseras på kommunens hemsida på
Internet och/eller i annat publikt organ enligt LOU. Syftet är att nå ut till många anbudsgivare
och uppnå konkurrens. Upphandlingsbyrån handlägger annonseringen och respektive
förvaltning ansvarar för rapportering till upphandlingsbyrån om aktuella upphandlingar. På så
sätt får upphandlingsbyrån information om alla större upphandlingar som sker i
förvaltningarna. Detta är viktigt för att bl. a kunna bedöma behov av framtida nya
ramavtalsområden.
Total sekretess råder under hela upphandlingstiden. När ett tilldelningsbeslut fattats blir i
regel anbud och övrigt upphandlingsunderlag offentligt såvida inte sekretesslagen är
tillämplig. Upphandlingsbyrån prövar om sekretess är tillämplig och beslutar om
upphandlingsunderlag skall sekretessläggas. Med beslutet skall följa anvisning om hur man
gör för att överklaga sekretessbeslutet.
7. Avtal
7.1 Skyldighet att använda ingångna avtal
Kommunens huvudregel är att alla anställda skall använda ingångna avtal och handla hos
kommunens avtalspart(-er). Upphandlingsbyrån avgör om undantag kan göras från denna
huvudprincip.
7.2 Ramavtal; ett instrument för effektiv upphandling
Ramavtalen ger goda villkor samtidigt som det spar mycket administrativt arbete för
verksamhetens beställare. Huvudinriktningen skall vara att i största möjliga utsträckning
teckna övergripande kommunavtal med lämpliga leverantörer av såväl varor som tjänster.
Ramavtalen gäller för samtliga förvaltningars olika enheter, även eventuella intraprenader.
Finns ramavtal skall dessa nyttjas.
De helägda kommunala företagen beslutar i förväg om man deltar i en sådan samordnad
upphandling med kommunen. Detta sker genom att företaget ger kommunstyrelsens
arbetsutskott/upphandlingsbyrån fullmakt att träffa beslut för deras räkning. Upphandlingen
handläggs sedan av upphandlingsbyrån.
7.3 Avtalstecknande
Upphandlingsbyrån har standardiserade mallar för avtal och utarbetar dessa avtal efter beslut.
Enklare avtalsmallar rörande direktupphandling av varor och tjänster finns på kommunens
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
9(11)
intranät under rubriken Inköp. Förvaltningschef, eller annan person enligt intern delegation,
tecknar avtal till följd av direktupphandlingar.
Om inte annat beslutas har upphandlingschefen delegation att underteckna avtal om ramavtal
och specifikt köp, besluta om förändringar/förlängning av befintliga avtal samt att godkänna
avtalsöverlåtelse till ny leverantör vid eventuellt företagsövertagande.
7.4 Avtalsregistrering och avtalsbevakning
Samtliga upphandlade ramavtal skall registreras och i regel publiceras i kommunens
avtalsdatabas (E-avrop). I vissa fall kan avtalet av praktiska skäl inte publiceras digitalt utan
finns att tillgå på annat sätt. Avtal om specifikt köp överstigande direktupphandlingsbeloppet
skall förvaras hos upphandlingsbyrån. Avtal om bygg- och anläggningsentreprenader förvaras
hos ansvarig person vid samhällsbyggnads- eller servicekontoret. Dessa avtal skall dock
registreras i avtalsdatabasen i E-avrop eller annan avtalsdatabas som bl.a. automatiskt aviserar
när avtal går ut mm.
7.5 Förvaring av avtal
Avtalshandlingar är allmänna handlingar och skall förvaras på betryggande sätt. Avtal som
blir följden av direktupphandling skall förvaras på respektive förvaltning. Övriga originalavtal
föranledda av upphandling skall förvaras hos Upphandlingsbyrån eller i kommunens arkiv.
De senare avtalen finns även förvarade i digital form.
Bilaga 1: Delegation i upphandlingsärenden
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
10(11)
Bilaga 1: Delegation i upphandlingsärenden
Upphandling av varor samt tjänster enligt LOU bilaga; avdelning A + B
Nivå
Beslutsinstans
Ersättare
Godkänna förfrågningsunderlag
och besluta om upphandling över
200000 euro
KsAu
Utses av KsAu
Godkänna förfrågningsunderlag
och besluta om upphandling
maximalt 200000 euro
Upphandlingschef
Ekonomidirektör
Upphandlare vid
upphandlingsbyrån
Besluta om kommunens
handläggning av överprövning till
länsrätt och vid behov till
kammarrätt
Beslut om upphandling av varor
max 50000 kr och tjänster max
300000 kr.
Upphandlingschef
Ekonomidirektör
Förvaltningschef
Vidaredelegation
inom förvaltning är
möjlig
Beslut om upphandling max
400000 kr
Upphandlare på
upphandlingsbyrån
Beslut om upphandling maximalt
50000 kr
Upphandlingsassistent på
upphandlingsbyrån
Kommentar
Ersättare kan
besluta under
Upphandlingschefens frånvaro
Skriftlig
delegationsförteckning skall
upprättas
Umeå kommun
2005-03-01
Rev 2007-01-15
11(11)
Upphandling av bygg-, anläggnings- eller installationsarbeten enligt LOU bilaga; avdelning C
Nivå
Godkänna förfrågningsunderlag
Beslutsinstans
Förvaltningschef
SHBK/Servicekontor
Ersättare
Vidaredelegation
inom förvaltning är
möjlig
Kommentar
Skriftlig
delegationsförteckning skall
upprättas
Besluta om upphandling
maximalt 200000 euro
Förvaltningschef
SHBK/Servicekontor
Upphandlingschef
max 200000 euro.
KsAu
Vidaredelegation
inom förvaltning är
möjlig till ett
maximalt belopp på
400000 kr
Utses av KsAu
Skriftlig
delegationsförteckning skall
upprättas
Besluta om upphandling över
200000 euro