Som upphandlare får du ofta hantera många komplexa frågor och det är en utmaning att vara
fullt införstådd i allt du ställer krav på. Detta gäller särskilt om du ska använda kriterier som
har utarbetats av någon annan. För att hjälpa dig att använda det värdefulla jobb som miljöoch andra hållbarhetsmärkningar utfört kommer här några tips och råd.
Vi vill rekommendera att du använder Miljöstyrningsrådets upphandlingskrav i första hand om
sådana finns framtagna för din upphandling då dessa är anpassade specifikt för den offentliga
upphandlingen. Detta innebär bland annat att våra miljö- och hållbarhetskrav är avstämda
mot Lagen om Offentlig Upphandling (eller upphandlingslagstiftningen) och EU-rätt samt
rättspraxis och de praktiska förutsättningar som offentlig upphandling har samt att relevanta
intressenter från privat, offentlig och ideell sektor har deltagit i processen.
Dessa tips och råd utgår från gällande upphandlingslagstiftning och tar inte upp det nya
upphandlingsdirektivet som förväntas implementeras i Sverige 2016. De nya
upphandlingsdirektiven kommer att innebära en del förändringar för hur man kan använda sig
av miljömärkningar i offentlig upphandling. Det kommer att bli möjligt att, till skillnad från nu
gällande direktiv, kunna hänvisa till märkningar i kravställandet, under förutsättning att det
uppfyller vissa villkor.
Sammanfattande råd:
Ställ inte krav på märkningen i sig.
Använd de kriterier som ingår i märkningen som är relevanta, det vill säga har en naturlig
koppling till den specifika upphandlingen och skriv ut dessa i förfrågningsunderlaget.
Acceptera andra bevis än enbart märkning.
Säkerställ att du har resurser och kompetens för att följa upp och kontrollera att de krav
du vill ställa är uppfyllda både under upphandling och under avtalstid. Detta innebär bla
nd annat att det måste finnas resurs och kompetens för att granska inskickade dokument
samt resurser för uppföljning under avtalstiden.
Från Lag (2007:1091) om offentlig upphandling, 6 kap. Tekniska specifikationer (och särskilda
kontraktsvillkor i förfrågningsunderlag m.m.)
7 § Om en upphandlande myndighet anger miljöegenskaper i form av prestanda- eller funktionskrav
1
enligtigt 3 § , får den använda detaljerade specifikationer, eller vid behov delar av dessa, som fastställts
för miljömärken, om
1. specifikationerna är lämpliga för att definiera egenskaperna hos de varor eller tjänster som skall
upphandlas,
2. kraven för märket har utarbetats på grundval av vetenskapliga rön, och
3. märkena är tillgängliga för alla berörda parter.
Den upphandlande myndigheten får ange att varor eller tjänster som är försedda med ett sådant
miljömärke skall antas motsvara de tekniska specifikationer som angetts i förfrågningsunderlaget men
skall godta även annat lämpligt bevis för att så är fallet.
Lagtexten omfattar idag enbart miljömärken och nämner inte andra typer av
hållbarhetsmärkningar som kan vara relevanta att hänvisa till i offentliga upphandlingar, till
exempel Fair Trade, FSC, MSC. Utgångspunkten i nedanstående råd och tips är att dessa
lagkrav även är lämpliga att tillämpa för andra hållbarhetsmärkningar(den så kallat Max
Havelaar-domen från EG-domstolen, gör det tydligt att man kan hänvisa till sociala
märkningar) samt att de allmänna principerna om diskriminering, proportionalitet,
transparens, likabehandling och ömsesidigt erkännande ska uppfyllas.
Nedan finns en sammanställning över dels hur man kan tolka lagtexten och dels praktiska tips
och råd uppdelat på förstudie, utformning av krav, uppföljning och avrop:
Förstudie
1. Säkerställ att miljö-och hållbarhetsmärkningssystemet som du tänker använda dig av
(till exempel Svanen, Krav, Bra Miljöval, TCO Development) uppfyller de följande
kraven:
a. ”Kraven för märket har utarbetats på grundval av vetenskapliga rön”. Detta
innebär att kraven ska ha en objektiv grund och att det finns publicerade
vetenskapliga studier som ger stöd åt att kraven som du vill ställa gör miljö/hållbarhetsnytta. Observera att det inte finns någon vedertagen definition på
vad vetenskaplig grund är och att det finns många uppfattningar vad som är
bra/dåligt beroende på vem du frågar. För att kontrollera detta kan man
granska rapporter som miljö-/hållbarhetsmärkningsorganisationen tagit fram
eller helt enkelt kontakta märkningsorganisationen och ställa frågor angående
den vetenskapliga grunden (alla kriterier i en miljö-/hållbarhetsmärkning
behöver nödvändigtvis inte ha denna grund eller att det råder olika
1
3 § En upphandlande myndighet får ange de tekniska specifikationerna som prestanda- eller
funktionskrav. I dessa krav kan miljöegenskaper ingå. Kraven skall vara så utformade att föremålet för
upphandlingen klart framgår.
En upphandlande myndighet får hänvisa till de tekniska specifikationerna enligtigt 2 § som ett sätt för
leverantören att visa att de uppställda prestanda- eller funktionskraven enligtigt första stycket är uppfyllda.
En upphandlande myndighet får ange de tekniska specifikationerna genom hänvisning till
specifikationerna enligtigt 2 § i fråga om vissa egenskaper och till prestanda- eller funktionskraven
enligtigt första stycket i fråga om andra egenskaper.
uppfattningar mellan olika parter angående vetenskaplighet).
b. ”Specifikationerna är lämpliga för att definiera egenskaperna hos de varor
eller tjänster som skall upphandlas”. Detta betyder att alla krav du vill
använda dig av från miljö-/hållbarhetsmärket måste vara relevanta för just din
upphandling, det vill säga ha en naturlig koppling. Detta gör att man i de flesta
fall inte kan ta alla miljö-/hållbarhetsmärkningskrav från en märkning rakt av.
Sätt av tid för att analysera vilka kriterier i miljö-och hållbarhetsmärkningen
som är relevanta att använda i din upphandling. Kontrollera att
produktavgränsningen i miljö-och hållbarhetsmärket överensstämmer med
din upphandlings avgränsning. Krav som har med marknadsföringen av miljöoch hållbarhetsmärket är inte relevant. Vidare är kravet på
miljöledningssystem oftast inte proportionerligt att ställa i
varuupphandlingar. Däremot är det enligt MSR bedömning rimligt att använda
krav som kopplar till varans miljöprestanda, till exempel energi/resursförbrukning, innehåll av farliga ämnen, miljöpåverkan från
tillverkningsprocessen och krav som kopplar till tjänstens utförande. Det
viktiga är att säkerställa att alla krav som ställs är möjliga att följa upp och
kontrollera och att det faktiskt finns resurser och kompetens att också göra
detta. Då märkningsorganisationerna har samma ambition så borde de flesta
kraven från dessa system vara just möjliga att följa upp och kontrollera. Dock
med beaktande av att märkningsorganisationerna har specialkompetens för
att granska det specifika området, vilket kanske inte din organisation har.
Eftersom det ofta förekommer att fler organisationer upphandlar tillsammans
kan uppföljningsarbetet fördelas och resurser skapas genom samverkan.
c. ”Märkena är tillgängliga för alla berörda parter”, det vill säga alla som vill och
har möjlighet att miljömärka sina produkter oavsett nationalitet ska kunna
göra det.
Miljö-/hållbarhetsmärken som uttalar sig om att man följer standarden ISO
140242 bör uppfylla punkterna ovan. Till exempel Nordisk Miljömärkning
(Svanen), TCO Development, Krav, Bra Miljöval säger sig uppfylla standarden.
2. Om det finns många licenser inom det specifika området ökar chansen för att fler kan
lämna anbud som uppfyller kriterierna. Sök därför information angående hur många
licenser det finns på miljö-/hållbarhetsmärkarens hemsida innan kriterier tas in i
förfrågningsunderlaget. Detta bör man dock ta med en nypa salt då det i
övergångsfasen mellan en gammal och ny version av miljömärkningen kan ta ett antal
månader innan någon har en ny licens. Det vill säga använder du dig av kriterier som
2
Observera att ISO 14024 inte är certifieringsbar utan enbart vägledande. Detta innebär att standarden
inte är konstruerad för att certifiera miljö-/hållbarhetsmärkningsorganisationer, det vill säga det finns
ingen oberoende kompetent organisation som granskar och godkänner att miljö/hållbarhetsmärkningsorganisationerna uppfyller alla delarna i standarden. Dock kan en
miljömärkningsorganisation låta GENICES, Global Ecolabelling Networks Internationally Coordinated
Ecolabelling System, genomföra en s.k. “peer review” om miljömärket uppfyller ISO 14014 och om man
klarar detta så kommer man med på deras lista/databas över betrodda miljömärken, se
www.globalecolabelling.net/members_associates/map/index.htm. F.n. är Svanen, Bra Miljöval och TCO
Development med på denna lista.
nyligen har börjat gälla så bör du iaktta försiktighet då det kan vara få som hunnit
licensiera sig och du riskerar att få alltför få anbud. Ett bra sätt att ta reda på hur läget
är i branschen är att skicka ut en RFI (Request for Information) och be om synpunkter
på de kriterier man vill använda sig av.
3. Kontrollera om miljö-och hållbarhetsmärkningskraven är uppdaterade på senare tid,
ett vanligt uppdateringsintervall är 3 år och ibland kortare eller längre. Det kan ha
kommit ny teknik, standarder och regelverk om det är länge sedan uppdatering skett.
4. Likställ inte olika miljö-/hållbarhetsmärken då de sällan överensstämmer med
varandra. Skriv alltså inte att produkterna ska uppfylla de produktrelaterade kraven i
till exempel Svanen, Bra Miljöval, EU Ecolabel. Det är de enskilda kriterierna som du
ska plocka ut och foga in i ditt förfrågningsunderlag. Om de miljömärkningskriterier
du tänker hänvisa till bygger på standarder eller är så kallade allmänna tekniska
beskrivningar m.m. så måste frasen ”eller likvärdigt/motsvarande” vara med enligtigt
regelverket. Om du ska upphandla inom ett område där det finns fler märkningar bör
du granska dessa olika märkningars kriterier och om möjligt plocka ut de krav som är
gemensamma. På detta vis ökar du möjligheten för fler leverantörer att kunna
uppfylla och enkelt verifiera dina krav.
Utformning av krav
5. Ställ inte krav på att varorna/tjänsterna ska vara miljö-/hållbarhetsmärkta. Det kan
finnas produkter på marknaden som uppfyller kraven utan att de är miljö/hållbarhetsmärkta. Var uppmärksam på att inte använda krav som är formulerade
som ”miljö-/hållbarhetsmärkta produkter ska användas alt. viss andel ska vara miljö/hållbarhetsmärkt vid utförandet av tjänst xx”. I sådana fall måste kravet skrivas om så
att man inte kräver en märkning. Återigen det är fokus på de enskilda
miljömärkningskriterierna som gäller.
6. Skriv ut de krav du vill använda dig av i förfrågningsunderlaget, hänvisa inte enbart till
miljö-och hållbarhetsmärkets hemsida eller kriteriedokumentet. Om du väljer att
använda ett stort antal kriterier så kan de läggas i en bilaga till förfrågningsunderlaget.
7. Eftersom varje miljö-och hållbarhetsmärkningskriterium är specifikt framtaget för den
specifika varan/tjänsten så är det inte tillrådigt att ”låna” ett krav från ett område och
tillämpa det på något annat område. Risk finns att kravet inte är relevant eller är
felformulerat för det specifika området samt att märkningsorganisationen inte har
gjort någon marknadsundersökning och därmed undersökt om det finns produkter
som uppfyller kravet för en produktkategori som inte omfattas av kriterierna.
8. Om upphandlingen omfattar många olika produktkategorier kan det vara alltför tufft
att kräva att till exempel samtliga pennor som upphandlas ska leva upp till exempelvis
Svanens miljömärkningskriterier för skrivredskap. Vanligast är att företag väljer att
miljömärka en eller ett fåtal produkter (artikelnummer) ur sitt totala
produktsortiment. För att undvika att ställa för tuffa krav kan du istället uttrycka att
man kan lämna anbud på en miljöanpassad kategori/position av pennor(som uppfyller
de utplockade relevanta miljömärkningskriterierna) tillsammans med andra
konventionella pennor. För att detta ska vara meningsfullt så krävs det att
organisationen köper sådana produkter och styr avropen mot denna
kategori/position.
9. Om miljö-och hållbarhetsmärkningskriterierna som du tänker använda dig av kräver
verifikat som är av karaktären affärshemlighet, till exempel recepturer, kan det vara
problematiskt att använda dessa kriterier då det inte går att på förhand garantera
sekretess i offentlig upphandling. Undvik om möjligt att ställa sådana krav.
10. Skriv om alla krav så att det är tydligt att kraven kopplar till just din upphandling
(föremålet för upphandlingen). Till exempel så står det ibland att ”Offererade
produkter ska uppfylla de för upphandlingsföremålet relevanta kriterierna i
miljömärket xx.” . Detta är inte tillräckligt tydligt. Skriv om detta så att du gör kriteriet
till ditt, det vill säga ”Produkten ska uppfylla kravet xx ..”. Vissa miljö-och
hållbarhetsmärkningskriterietexter refererar till själva miljö-och
hållbarhetsmärket/miljö-och hållbarhetsmärkningsorganisationen, vilket inte är
relevant för upphandlingen. Ta bort sådana texter.
11. Om miljö-och hållbarhetsmärkningskriterierna är uppbyggda av både obligatoriska
samt poängkrav (till exempel Svanen) bör man vara medveten om detta och vara
förberedd på att sådana kriterier tar mer tid i anspråk beroende på hur man väljer att
använda dessa. Poängkraven i Svanen fungerar så att man måste uppfylla en viss
poängsumma för att få en licens. Det står licenssökaren fritt att välja vilka poängkrav
man vill upp-fylla. I upphandling kan man välja bland följande två alternativ:
a. Att enbart använda sig av miljö-och hållbarhetsmärkningens obligatoriska krav
som så kallat tekniska specifikationer. Viktigt att tänka på är att om man
använder sig av poängkraven så innebär det att en miljö-och
hållbarhetsmärkningslicenslicens eventuellt inte automatiskt kan utgöra
bevismedel för att det specifika kravet är uppfyllt. Detta beror dock på hur
poängsystemet är uppbyggt. Se till exempel Svanens kriterier för Trycksaker,
eller
b. använd miljö-och hållbarhetsmärkningen till att konstruera både
upphandlingens krav (tekniska specifikationer) och utvärderingskriterier
(tilldelningskriterier). Miljö-och hållbarhetsmärkningens obligatoriska krav blir
då de tekniska specifikationerna i upphandlingen. Miljö-och
hållbarhetsmärkningens poängsystem kan då användas som
tilldelningsmodell. Poängen fördelas efter hur många poäng som uppfylls av
anbudet.
Uppföljning av krav
12. En miljö-och hållbarhetsmärkningslicens kan användas som verifikat för att kravet är
uppfyllt (med ev. undantag enligt ovan). Miljömärken som följer ISO 14024 har som
regel krav på viss tredjepartsgranskning av inlämnad dokumentation: Bra miljöval
kräver exempelvis granskning av oberoende revisor, Svanen kräver exempelvis att
efterfrågade testresultat ska komma från oberoende och kompetenta laboratorier.
Vissa kriterier verifieras av licenssökaren (det vill säga innan licens godkänns och
produkter kan miljömärkas) genom egendeklarationer. Som regel finns dock krav på
att delar av licenssökarnas egna redovisningar ska vara kontrollerade av en
utomstående part.
Du måste acceptera andra bevis än ett miljömärke, till exempel en
miljövarudeklaration (EPD), teknisk dokumentation eller annan dokumentation som
beskriver hur kriterierna är uppfyllda, för att uppfylla likabehandlings- och
proportionalitetsprincipen. Detta kräver dock att du måste ta på dig rollen som
tolkare av om miljö-och hållbarhetsmärkningskravet är uppfyllt, detta kan vara
komplext och kräva kompetens inom till exempel kemikalieområdet. Undvik också att
kräva ett oberoende tredjepartsbevis då det ofta kan bedömas vara för ingripande,
dvs. oproportionerligt. Om kompetens inte finns i den egna organisationen är ett
alternativ att man tar in experthjälp. Om detta inte är möjligt – använd inte kraven!
13. För att verifiera att miljö-och hållbarhetsmärkningskriterierna du använder dig av är
uppfyllda om det saknas licens bör den information som anbudsgivaren lämnar minst
innehålla följande information:
a. leverantörens namn, dvs. utfärdaren av beviset,
b. namn och funktion på kontaktperson, vid förfrågan,
c. identifiering av offererad produkt (till exempel namn, typ, produktionsdatum
eller modellbeteckning av en produkt),
d. ett av adekvat person undertecknat uttalandet om överensstämmelse av krav
(till exempel ”ovanstående produkt är i överensstämmelse med kraven i
följande dokument”),
e. en fullständig och klar lista på de specificerade stödjande dokumenten som
ska vara tillgängliga hos leverantören,
f. Utfärdande datum.
14. Miljö-och hållbarhetsmärket ger inte en 100 % garanti för att alla miljö/hållbarhetsmärkta produkter uppfyller alla kraven i miljö-och hållbarhetsmärket
under en hel avtalsperiod. Det är dock företaget som äger miljömärkningslicensen
som enligt avtal med miljömärkningsorganisationen är ansvarig för att levererade
produkter överensstämmer med miljökraven. Om felaktigheter uppdagas riskerar
företaget att förlora sin licens i värsta fall. Mer kontroll än så kan inte anses vara
rimligt.
Avrop
15. För att underlätta för avtalsanvändaren kan man göra som i Västra Götalandsregionen
där man tagit fram den så kallat Gröna Listan. Denna lista omfattar upphandlade
möbler, textiler och belysning för offentlig miljö. Som kravgrund har man använt sig av
miljömärkningskriterier från Bra Miljöval, Svanen och EU:s miljömärke för dessa
produktområden. Leverantören verifierar kraven med en miljömärkningslicens eller
att en annan oberoende tredje part intygar att kraven uppfylls. Som avtalsanvändare
blir det enkelt att välja en grön produkt. För mer information, se:
https://aida.vgregion.se/gronalistan.nsf/home.htm
