Ramavtal
för användarstöd i samband med
distribution och konsumtion av taltidningar
mellan
Talboks- och punktskriftsbiblioteket
och
[Leverantör]
1 (9)
Ramavtal
Innehållsförteckning
Avtalsparter ........................................................................................................................................... 3
Bakgrund och omfattning ...................................................................................................................... 3
Avtalshandlingar .................................................................................................................................... 3
Avtalsperiod .......................................................................................................................................... 3
4.1
Förlängning av avtalet ................................................................................................................... 3
5 Kontaktpersoner.................................................................................................................................... 3
5.1
Kontaktpersoner TPB: ................................................................................................................... 3
5.2
Kontaktperson Leverantör ............................................................................................................ 3
6 Ansvar för underleverantörer ............................................................................................................... 4
7 Leverans införandeprojekt .................................................................................................................... 4
7.1
Leveransdag för delleveranser .................................................................................................... 4
7.2
Leveranskontroll .......................................................................................................................... 4
7.3
Leveransförsening ........................................................................................................................ 4
8 Fel och brister i Tjänsten ....................................................................................................................... 5
9 Personal ................................................................................................................................................. 5
10
Support .............................................................................................................................................. 5
11
Säkerhet och sekretess ...................................................................................................................... 5
12
Personuppgifter ................................................................................ Error! Bookmark not defined.
12.1 Behandling av personuppgifter .................................................................................................. 6
13
Pris ..................................................................................................................................................... 6
13.1 Prisjustering ................................................................................................................................... 6
14
Fakturering och betalning ................................................................................................................. 6
14.1 Fakturaadress ................................................................................................................................ 7
15
Samverkan mellan parterna .............................................................................................................. 7
16
Ansvar ................................................................................................................................................ 7
17
Force majeure ................................................................................................................................... 7
18
Hävning .............................................................................................................................................. 8
18.1 Om endera partens rätt att säga upp avtalet................................................................................ 8
18.2 Om TPBs rätt till omedelbar hävning ............................................................................................ 8
19
Personuppgifter ................................................................................................................................. 5
20
Begränsning av marknadsföringsrätt m.m. ....................................................................................... 9
21
Ändringar och tillägg ......................................................................................................................... 9
22
Tvist ................................................................................................................................................... 9
1
2
3
4
2 (9)
Bilaga 1 - Ramavtalsutkast
1
AVTALSPARTER
Mellan Talboks- och punktskriftsbiblioteket, nedan kallad TPB, org. nr 202100-3591, och [Leverantör],
nedan kallad Leverantören, org. nr. [infoga organisationsnummer], har följande ramavtal slutits.
2
OMFATTNING
Genom detta ramavtal ska TPB kunna tillhandahålla ett användarstöd till personer med läsnedsättning
vid distribution av taltidningar och talböcker. I detta ingår flödesövervakning, support, hembesök,
hantering av konsumtionsutrustning samt internetanslutning.
3
AVTALSHANDLINGAR
I detta avtal ingående avtalstext, bilagor, underbilagor och andra referenser, vilka uttryckligen intagits i
avtalet, äger i fall av motstridighet giltighet i här nämnd ordning.
1.
2.
3.
4.
Tillägg till och ändringar till detta avtal
Detta avtal
Förfrågningsunderlag inklusive bilagor daterat [2012-xx-xx]
Anbud daterat [2012-xx-xx]
Uppgifter i anbudet som inte efterfrågats i förfrågningsunderlaget gäller inte som avtalsinnehåll, såvida
det inte finns en skriftlig överenskommelse om att de ska gälla.
4
AVTALSPERIOD
Avtalet gäller i två (2) år från och med den 1 januari 2013 till och med den 31 december 2014, med
möjlighet för TPB att förlänga avtalsperioden två gånger om vardera ett (1) år, varför Avtalsperioden som
längst kan uppgå till totalt fyra (4) år.
4.1
Förlängning av avtalet
Om TPB önskar förlänga avtalsperioden ska TPB skriftligen meddela Leverantören detta senast tre (3)
månader före utgången av den initiala två-årsperioden respektive den förlängda ett-årsperioden. Om
TPB inte meddelar förlängning av avtalsperioden enligt ovan ska avtalet upphöra att gälla utan
föregående uppsägning, vid utgången av den innevarande avtalsperioden.
5
5.1
KONTAKTPERSONER
Kontaktpersoner TPB:
Namn:
Tfn.
E-post
5.2
[Infoga]
[Infoga]
[Infoga]
Kontaktperson Leverantör
3 (9)
Ramavtal
Namn:
Tfn.
E-post
6
[Infoga]
[Infoga]
[Infoga]
ANSVAR FÖR UNDERLEVERANTÖRER
Leverantören äger inte rätt att anlita underleverantör vid utförandet av Tjänsterna utan att först inhämta
TPB:s skriftliga godkännande. Genom undertecknandet av detta avtal godkänner dock TPB att de
underleverantörer som eventuellt anges i Leverantörens anbud får anlitas av Leverantören. Oaktat
sådant eventuellt godkännande av TPB, svarar Leverantören för anlitad underleverantörs arbete såsom
för eget arbete och ansvarar för att underleverantören iakttar samtliga bestämmelser i avtalet.
TPB:s godkännande av byte av underleverantör kan endast ges om utbytet är förenlig med gällande
lagstiftning och praxis för offentlig upphandling.
7
7.1
LEVERANS INFÖRANDEPROJEKT
Leveransdag för delleveranser
Leverantören ska genomförda delleveranserna i enlighet med de milstolpar som anges i den av TPB
godkända projektplanen.
Avtalad leveransdag för respektive delleverans är de datum som anges i den av TPB godkända
projektplanen. Faktisk leveransdag för respektive delleverans infaller den dag då samtliga antalet
användare avseende aktuell delleverans har fått sitt paket installerat och då leveransen uppfyller avtalad
specifikation.
Avvikelse från avtalad specifikation som är utan betydelse för leveransens avsedda användning och som
inte innebär någon förlust i funktionalitet eller olägenhet i övrigt för användaren ska inte påverka
fastställandet av effektiv leveransdag.
7.2
Leveranskontroll
Leverantören förbinder sig att senast en (1) vecka efter avtalad leveransdag för respektive delleverans
tillställa TPB en rapport över antalet användare som har fått sina paket installerade. Rapporten kommer
att ligga till grund för bedömningen om avtalad leveransdag för respektive delleverans är uppfylld.
7.3
Leveransförsening
Leverantör förbinder sig att leverera beställd tjänst enligt överenskommen leveranstid.
Försening föreligger när faktisk leveransdag inträder efter avtalad leveransdag eller inte kan fastställas
och detta beror på leverantören eller något förhållande på dennes sida.
Om Leverantören finner det sannolikt att överenskommen leveranstid inte kan hållas ska denne
omedelbart meddela TPB om detta.
Om faktisk leveransdag inträffar efter avtalad leveransdag har TPB rätt till vite enligt nedan.
4 (9)
Ramavtal
TPB äger rätt att kräva ett vite på 2 % av hela summan av ersättning för hembesök multiplicerat med
antalet hembesök som aktuell delleverans avser per påbörjad vecka som delleveransen är försenad
Vitet är dock maximerat till 10 % av ovanstående summa.
TPB äger rätt att avräkna vite från erhållen faktura.
8
FEL OCH BRISTER I TJÄNSTEN
Tjänsten är felaktigt utförd om den inte uppfyller de krav som specificeras i detta avtal med bilagor eller
på annat sätt ej kan anses som avtalsenlig.
Vid fel eller brister i Tjänsternas utförande ska TPB skriftligen reklamera Tjänsten inom skälig tid efter att
TPB upptäckt felet. Efter att reklamation har gjorts ska Leverantören utan dröjsmål på egen bekostnad
vidta rättelse samt underrätta TPB om när felet/bristen har avhjälpts.
9
PERSONAL
TPB ska kunna påverka valet av personal som arbetar med uppdraget. Leverantören ska vara beredd att,
på begäran av TPB byta ut personer inom en (1) månad, som anses sakna erforderlig kompetens eller
som på annat sätt uppfattas som olämplig och detta ej är obefogat.
10 SUPPORT
Leverantörens supportfunktion ska vara tillgänglig i enlighet med de krav som ställts i
förfrågningsunderlaget och ska besvara frågor knutna till användning av tjänsten.
Leverantören ska den sista dagen i varje månad lämna information om antalet supportärenden som
hanterats. I det fall antalet supportärenden har ökat eller minskat ska avgiften ändras till priset för det
ärendeintervall som motsvarade föregående månads antal ärenden. Prisändringen får dock träda i kraft
tidigast 30 dagar efter att informationen lämnats.
11 SÄKERHET OCH SEKRETESS
Leverantören ska vidta nödvändiga åtgärder för att efterleva kundens senast vid avtalets ingående
redovisade säkerhetsföreskrifter.
Ingendera parten får utan motpartens godkännande till tredje man lämna ut handlingar eller på annat
sätt återge uppgifter, vilka rör interna förhållanden hos motparten, i annan utsträckning än vad som
erfordras för leveransens genomförande. Part ska genom tystnadsförbindelse för personal eller andra
lämpliga åtgärder tillse att sekretess iakttas. Sekretesskyldigheten gäller inte för sådan information som
part kan visa har blivit känd för honom på annat sätt än genom leveransen eller som är allmän känd.
Sekretesskyldigheten gäller även om avtalet i övrigt upphört att gälla.
12 PERSONUPPGIFTER
5 (9)
Ramavtal
Leverantören får endast använda de adressuppgifter som finns lagrade hos leverantören för produktion
och distribution för fullgörandet av taltidningstjänsten. Leverantören äger inte rätt att använda
adressuppgifterna för annat ändamål.
12.1 Behandling av personuppgifter
För det fall att Leverantören vid utförandet av tjänster härunder behandlar personuppgifter ska följande
äga tillämpning. Avtalet utgör det skriftliga avtal som personuppgiftslagen ställer på avtal mellan en
personuppgiftsansvarig (TPB) och personuppgiftsbiträdet (Leverantören) i det fall personuppgifter
behandlas. Leverantören ska tillåta de inspektioner som Datainspektionen kan kräva för
personuppgifters behandling.
Leverantören åtar sig att behandla personuppgifter som utgör TPB:s data i enlighet med
personuppgiftslagen (1998:204), detta avtal samt TPB:s instruktioner samt att vidta de tekniska och
organisatoriska åtgärder som erfordras för att skydda de uppgifter som behandlas mot obehörig
åtkomst, förstöring och ändring.
Vid behandling av personuppgifter under detta avtal är TPB att betrakta som personuppgiftsansvarig och
Leverantören, och i förekommande fall underleverantör, som personuppgiftsbiträde. Det innebär att TPB
instruerar Leverantören hur sådana personuppgifter ska behandlas. Denna punkt utgör
personbiträdesavtal enligt 30 § personuppgiftslagen.
13 PRIS
Pris är angivna i SEK, exkl. mervärdesskatt:
13.1 Prisjustering
För det fall TPB förlänger avtalet får ändring av avtalade priser ske om part så begär det.
Indexreglering sker enligt Statistiska centralbyråns LCI SNI 2007 J för tjänstemän preliminär tabell, som
utkommer kvartalsvis. Bas för prisjustering är kvartal 4 innan avtalets början, vilket ska jämföras med
indexet för kvartal 1 året innan förlängningen. Förändringar vars resultat enligt beräkningen understiger
2 % justeras inte.
Vid eventuell ytterligare avtalsförlängning ska den nya basen för prisjusteringen jämföras med indexet
för kvartal 1 året innan den andra avtalsförlängningen.
Begäran om prisjustering ska skriftligen anmälas av part minst en (1) månad före att förlängningen träder
i kraft. Motparten ska skriftligen godkänna justeringen. Prisändring får tillämpas tidigast vid närmast
påföljande kalendermånadsskifte efter godkänd justering.
Nya priser ska gälla hela den förlängda avtalsperioden.
14 FAKTURERING OCH BETALNING
Fakturan betalas trettio (30) dagar efter fullgjord leverans och erhållen e-faktura. Fakturor ska vara i
enlighet med standarden ”Svefaktura”. Är parterna oense om någon del av fakturabeloppet ska ostridigt
belopp betalas inom angiven tid. Faktureringsavgift, expeditionsavgift eller andra avgifter accepteras ej.
6 (9)
Ramavtal
Vid försenad betalning får Leverantören debitera dröjsmålsränta i enlighet med räntelagens (1975:635)
bestämmelser.
Vid fakturering ska fakturan innehålla information enligt överenskommelse med TPB.
TPB:s betalning av faktura utgör inte godkännande av tjänsten. Till undvikande av missförstånd
överenskommes särskilt att TPB:s betalning av faktura inte innebär att TPB frånsäger sig rätten att
reklamera utfört arbete som är hänförligt till sådan betald faktura.
14.1 Fakturaadress
Talboks- och punktskriftsbiblioteket
FE 153
SE-838 80 HACKÅS
15 SAMVERKAN MELLAN PARTERNA
För att säkerställa Tjänstens kvalitet ska representanter från Leverantören och TPB träffas i ett möte en
(2) gång per år samt vid behov. Under mötena kommer grundläggande frågor kring uppdraget tas upp
och förändringar diskuteras för att eventuellt verkställas.
Centrala punkter för mötena kommer att vara:
Uppföljning av avtalets efterlevnad
Administrativa rationaliseringar
Utveckling och samarbete
16 ANSVAR
Part svarar för den skada som den andra Parten orsakas på grund av Partens avtalsbrott, fel eller
försummelse.
Part ansvarar dock inte, om inte Partens försäkring täcker sådan skada, för följdskador eller indirekta
skador, såsom utebliven vinst, kostnader som blivit onyttiga och förväntad besparing som uteblivit.
Ansvarsbegränsningen enligt ovan ska dock inte gälla om Part orsakat skada genom uppsåtligt eller grovt
oaktsamt agerande.
Det åligger Leverantören att på egen bekostnad teckna och under hela avtalets giltighetstid vidmakthålla
erforderliga försäkringar avseende Leverantörens egendom och verksamhet samt ansvarsförsäkringar i
enlighet med vid var tid gällande myndighetskrav och branschpraxis, samt under alla förhållanden hålla
de försäkringar som erfordras med hänsyn till Tjänsternas art och omfattning.
Leverantören ska, om TPB så begär, uppvisa bestyrkt kopia av försäkringsbrev samt bevis att
försäkringspremie erlagts.
17 FORCE MAJEURE
Om parts fullgörande av sina åtaganden enligt avtalet förhindras på grund av hinder utanför partens
kontroll som parten inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid avtalets ingående och vars följder
7 (9)
Ramavtal
parten inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit, ska detta utgöra grund för befrielse från
ansvar för dröjsmål, skadestånd och andra påföljder (force majeure). Detta gäller också om en av TPB
godkänd underleverantör förhindras att fullgöra sitt åtagande för Leverantörens räkning på grund av
omständighet som härvid avses.
Part, som till befrielse från förpliktelse vill åberopa sådan omständighet som anges ovan, ska omgående
skriftligen underrätta den andra parten, med angivande av vilken omständighet som åberopas och den
tidpunkt då hindret kan antas ha övervunnits. Motsvarande underrättelse ska ske då hindret har
övervunnits.
Varar sådan omständighet som avses i denna bestämmelse mer än trettio (30) dagar i följd äger den icke
förhindrade parten rätt att skriftligen häva avtalet. Hävs avtalet på denna grund har den andra parten
inte rätt till någon ersättning härför. Leverantören har dock rätt till ersättning för de Tjänster som har
levererats fram till hävningen.
18 HÄVNING
18.1 Om endera partens rätt att säga upp avtalet
Endera parten har rätt att säga upp avtalet i fall motparten väsentligen bryter mot avtalet. Vid
uppsägning enligt denna grund ska motparten meddelas skriftligen och en uppsägningstid om trettio (30)
dagar ska därefter löpa. Under uppsägningstiden ska, om inget annat överenskommes mellan parterna,
åtaganden och förpliktelser enligt avtalet fullgöras. Uppsägande part är berättigad till ersättning för de
direkta kostnader som denne får i anledning av avtalets upphörande.
18.2 Om TPBs rätt till omedelbar hävning
TPB äger rätt att häva avtalet om Leverantören:
(i) är i konkurs eller likvidation, är under tvångsförvaltning eller är föremål för ackord eller tills
vidare har inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud,
(ii) är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat
liknande förfarande,
(iii) är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom,
(iv) gör sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen och TPB kan visa detta.
(v) inte har fullgjort sina åligganden avseende socialförsäkringsavgifter eller skatt i det egna landet
eller i Sverige,
(vi) om Leverantören deltar i en kriminell organisation, utför bestickning, bedrägeri och/eller
penningtvätt.
Leverantören är skyldig att svara för TPB:s merkostnader för täckningsköp under en period om tre (3)
månader efter det att avtalet upphört att gälla, om avtalet hävs efter reklamation eller hävning enligt
8 (9)
Ramavtal
ovan. Täckningsköp kan påbörjas under varselperioden om Leverantören inte förmår uppfylla
avtalsvillkoren. Täckningsköp ska ske med omsorg och till skäliga kostnader. Leverantören är likaså
skyldig att ersätta TPB för uppkomna upphandlingskostnader.
19 BEGRÄNSNING AV MARKNADSFÖRINGSRÄTT M.M.
Leverantören får inte publicera eller på annat sätt utnyttja TPB:s material, data eller övrig information.
Hänvisning till TPB i reklam eller marknadsföring får inte göras av Leverantören eller av denne anlitad
underleverantör utan TPB:s skriftliga godkännande.
20 ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar och tillägg till detta avtal kan endast göras genom en skriftlig handling, undertecknad och
godkänd av behöriga företrädare för båda parter.
I händelse av ändringar och tillägg av mer omfattande art ska endera parten ge motparten skäligt rådrum
och meddela senaste tidpunkt för ställningstagande om sådan tidpunkt är kritisk med avseende på
avtalsenlig leverans.
Leverantören ska offerera priser på ändringar och tillägg i samma prisform och prisnivå som grundavtalet
så att den nya prisöverenskommelsen kan utformas som tillägg till eller avdrag från avtalat pris.
En förutsättning för ändringar och tillägg till avtalet accepteras är ändringen/tillägget inte väsentligen
förändrar avtalet och att ändringen/tillägget sker inom ramen för den lagstiftning och praxis som gäller
för offentlig upphandling.
21 TVIST
Tvist angående tolkning eller tillämpning av detta avtal eller därmed sammanhängande rättsförhållande
ska avgöras av svensk domstol med tillämpning av svensk rätt.
Detta avtal har upprättats i två originalexemplar, varav parterna har tagit var sitt.
.......................................................
Ort och datum
.......................................................
Ort och datum
Talboks- och punktskriftsbiblioteket
[Leverantör]
.......................................................
Roland Esaiasson
Myndighetschef
.......................................................
[Namn]
[Titel]
9 (9)
