Manpower Stockholm

Nathalie Wiklund
Ht-2015
PRAKTIKRAPPORT
Manpower AB
Klarabergsgatan29
111 81 Stockholm
Tel: 020-376 376
Nathalie Wiklund
Tidigare utbildning: Personalvetare (läst 2,5år)
[email protected]
Praktikplatsen
Manpower grundades för cirka 65 år sedan. Det var entreprenören Ulla Murman som
startade Stockholms stenografservice år 1953 som kom att bli Manpower. De
anställda på Stockholms stenografservice utförde skrivtjänster såsom att skriva rent
protokoll åt kunder. Ulla Murmans affärsidé växte fram genom att en kund till
skrivbyrån som var professor skrev otydliga protokoll, vilket gjorde att Ulla tyckte att
det mest effektiva sättet var att en sekreterare skulle sitta på professorns kontor och
utföra uppdraget där istället för på skrivbyråns kontor. Det var ur denna idé som
personaluthyrningsbranschen växte fram. Ulla Murman sålde sedan sitt företag, som
döptes om till Teamwork. Därefter såldes företaget igen till amerikanska Manpower
Group år 1996.
Manpower Group hjälper såväl små som stora verksamheter i många olika branscher
under fyra varumärken: Manpower Group™ Solutions, Experis, Manpower och Right
Management. Den division som jag har tillhört av de fyra varumärkena under min
praktik är Manpower. Manpower är en av Sveriges största arbetsgivare och
bemanningsföretag.
Manpower
är
världsledande
när
det
gäller
arbetsmarknadsrelaterade tjänster som rekrytering, uthyrning och jobbförmedling.
Genom sina verksamhetsområden – uthyrning, rekrytering, outsourcing,
jobbförmedling, omställning och hälsa - ger Manpower jobb åt drygt 20.000 personer
under ett år. Organisationen är idag en av Sveriges största bemannings- och
rekryteringsföretag. Manpower finns i ca 80 länder runt om i världen och på ca 70
orter i Sverige. Hemsidan manpower.se är Sverige största privata jobbsite med drygt
100.000 aktiva CV och tusentals lediga tjänster. Manpower är verksamma inom de
flesta branscher och är en kompetensförsörjare inom både privat och offentlig sektor.
Manpower Stockholm är uppdelat i olika affärsområden, dessa är Rekrytering, Sales,
Office, Reception, Student, Kundtjänst, Media, Industri och logistik. Under min
praktik på Manpower har jag tillhört affärsområdet Reception.
Affärsområde Reception har i Sverige sedan januari 2010 haft en egen verksamhet
som fokuserar på personal/konsulter inom reception, växel, intern service och
konferens. Affärsområdet Reception hyr ut personal till kunder när de har ett behov
av extra personal. På affärsområdet Reception i Stockholms arbetar i dagsläget fem
konsultchefer. Två av konsultcheferna fokuserar på bemanning av långa uppdrag och
de andra tre fokuserar på bemanning av korta uppdrag. Till långa uppdrag räknas all
uthyrning som är över 4 veckor. Korta uppdrag kan vara allt ifrån 1 dag till 2 veckor.
De korta uppdragen bemannas oftast med konsulter från affärsområdets ”backup”-
1
Nathalie Wiklund
Ht-2015
pool. Denna ”backup”-pool är utformad för att kunna täcka korta behov ute hos
kunder. De korta behoven uppstår oftast genom att någon är sjuk, vabbar, är ledig
eller är på konferens. Det känsliga med just receptionister är att om personalen är sjuk
måste denna ersättas, då en reception oftast är beroende av att ha medarbetare på
plats. Konsulterna på affärsområde reception blir anställda av Manpower och sedan
uthyrda på olika uppdrag hos deras kunder.
Affärsområdet Reception har i snitt ute 120 konsulter varje dag på uppdrag hos sina
kunder och har cirka 140 konsulter heltidsanställda. Affärsområdet Reception tar
emot ca 80-100 bokningar av konsulter varje vecka. Kundbeställningarna kommer in
via telefon eller mejl. De fem konsultcheferna är internt schemalagda för att kunna
svara på telefon och motta mejl om beställningar. Varje morgon startar dagen 07:00
på affärsområdet Reception och då läggs ett dagligt schema av de resurskonsulter som
inte är ute på uppdrag. Affärsområdet Reception tar emot 10-20 bokningar på
morgonen, där läggs ett schemapussel och prioriteringar görs så att så många kunder
som möjligt ska få bästa hjälp. Ofta görs förflyttningar i flera led för att kunden skall
få hjälp av någon av sina upplärda och dedikerade konsulter. Det som skiljer
affärsområdet Reception från övriga affärsområden är att när en av deras
resurskonsulter som står i reception är sjuk, bör denna ersättas omgående eftersom en
reception är beroende av att någon person ska finnas där.
Arbetsuppgifter
Min första dag på praktiken startade med att jag fick ett eget skrivbord, dator och
telefon m.m. Mina arbetstider har varit 07:00-16:00 eller 08:00-17:00. Varje fredag
slutar alla på kontoret 1h tidigare. Till viss del gick det att vara flexibel med
arbetstiderna i teamgruppen jag tillhörde, men det måste alltid finnas någon på plats
för att vara tillgängliga för kunder, kandidater och konsulter på ordinarie arbetstid.
Konsultcheferna var internt schemalagda på ”inne-dagar”, vilket innebar att de skulle
vara inloggade på gruppnumret som kandidater, konsulter och kunder ringde på. Detta
för att det alltid skulle finnas någon på plats på kontoret som kunde svara på frågor.
Den som hade innedag bland konsultcheferna fick inte sitta på intervjuer, möten, vara
på kundbesök osv. Jag blev även efter en tid också schemalagd på dessa ”inne-dagar”.
För mig innebar det också att jag skulle finnas tillgänglig på kontoret hela dagen och
kunna svara i telefon eller svara på mejl som inkom till den gemensamma inkorgen.
Första dagen på praktiken fick jag inloggningsuppgifter till Manpowers
intranät/databaser, egen mejl och passerkort till kontoret. Första dagen fick jag även
en kortare rundvandring i byggnaden. På Manpowers huvudkontor sitter personalen
internt i moderna lokaler i öppna kontorslandskap. Manpower i Stockholm sitter på
tre våningsplan i en stor byggnad som ligger i anslutning till Sergels torg och
Stockholms T-central.
Första dagen fick jag även tilldelat mig en upplärningsplan som min handledare hade
utformat. I upplärningsplanen ingick bland annat att jag skulle introduceras till de
olika affärsområdena som finns på Manpower Stockholm. Jag fick bland annat själv
boka in möten med de olika affärsområdescheferna som finns på Manpower
Stockholm och i möten med den ansvarige affärsområdeschefen fick de ha en
presentation om hur deras grupp arbetade. Jag har även under min praktik deltagit i
2
Nathalie Wiklund
Ht-2015
två halvdagsutbildningar. Utbildningarna var inom Manpowers intranät som heter
Powercast och Powerbase. Dessa två system har jag arbetat i dagligen under
praktiken. Powercast är baksidan av manpower.se (Manpowers hemsida) där man kan
läsa ansökningar på annonser, de Cv:n som registreras på manpower.se, skriva och
redigera annonser, exportera kandidater som anställts till databasen Powerbase osv.
Powerbase är systemet som Manpower använder sig av när det har anställt konsulter.
De använder även Powerbase när de lägger upp orders samt kopplar order med
konsulter. En order är inhyrning/bokning som har kommit in, där ett företag har ett
behov av att hyra en eller flera konsulter. I en orderuppläggning ska företagets namn
som vill hyra finnas med, vilken kontaktperson det finns på plats, vem som är
beställare, vilka dag/dagar och tider uppdraget gäller, mellan vilka tider det är lunch,
arbetsbeskrivning, kundavtal, pris o.s.v. Alla bokningar som affärsområdet jag satt på
tog emot skulle registreras i Powerbase. När sedan en bokning är registrerad ska
denna kopplas till en konsult och både konsulten och kunden ska få en bekräftelse av
att bokningen är helt genomförd. Sammanlagt hann jag under min praktik med att
göra ca 270 registreringar/bokningar i Powerbase. I Powerbase registreras även
konsulternas scheman och deras sjuktillfällen, från Powerbase kunde du även göra
intyg och betyg till medarbetarna.
Första veckan på min praktik var det mycket teori, jag fick lära mig massor om hur
Manpower som organisation är uppbyggd och vilket arbetssätt de har. Jag satt även
med den första veckan och medlyssnade hur de andra konsultcheferna i gruppen
pratade med konsulter och kunder via telefon och var även med på flera intervjuer och
kontraktsskrivningar.
En av mina främsta uppgifter på Manpower har varit att rekrytera nya medarbetare.
Jag fick först gå bredvid konsultcheferna för att lära mig hur rekryteringsmetodiken
på Manpower är. Sedan fick jag medverka i andra konsultchefers
rekryteringsprocesser. Därefter fick jag ansvara för egna rekryteringsprocesser, men
med stöd av de konsultcheferna i gruppen om problem skulle dyka upp. De steg som
ingår i en rekryteringsprocess är att ta kravspecifikation från kund, utforma annonser,
läsa CV, telefonintervjua, personlig intervju, presentera kandidat för kund,
referenstagning och kontraktsskrivning. Det första steget i en rekryteringsprocess är
att ta kravspecifikation av kunden. Detta görs vanligtvis ute hos kunden eller via
telefon. I en kravspecifikationstagning tar man reda på vad kunden har för behov för
att kunna matcha rätt konsult. När en kravspecifikation är klar bestäms ett pris för
inhyrningen. Sedan utformas en annons. Jag har lagt upp flera annonser själv på
manpower.se och stått som kontaktperson på dessa, från annonserna har jag haft eget
ansvar över första sorteringen av kandidater. Manpower annonserar alltid på sin egen
hemsida och på arbetsförmedlingen, i bland postas annonsen på Manpowers
Facebooksida. När man har fått in ansökningar på annonsen börjar genomläsning av
Cv:n. I början tog det ganska lång tid för mig att läsa igenom Cv:n till jag hittade en
teknik som gjorde att det gick fortare. När jag hittade någon intressant kandidat som
passade den utannonserade tjänsten ringde jag upp kandidaten för en telefonintervju.
Kändes telefonintervjun bra bokades kandidaten in på en fysisk intervju. Att jag fick
hålla i intervjuer väldigt fort var roligt! När jag skulle ha en intervju var det alltid
intressant att se vad för person det är som dyker upp. Jag gillar att höra andra
personers livshistoria. Valde jag att gå vidare med kandidaten i rekryteringsprocessen
skickade man kandidaten vidare på test. Var testresultatet bra ringde jag två
referenser. Sedan presenterades kandidaten för kunden. Valde kunden att hyra
3
Nathalie Wiklund
Ht-2015
kandidaten upprättades ett anställningskontrakt. Den vanligaste formen var
provanställning på 6 månader, men även studentkontrakt och vikarierande kontrakt
användes.
Eftersom jag hade ansvar för hela rekryteringsprocessen ansvarade jag också för om
kandidaterna jag träffade skulle bli anställda eller ej. Att fatta detta beslut kunde
ibland vara svårt. Målet i en rekrytering är såklart alltid att få in rätt person till rätt
plats. I början tog jag råd och stöd av konsultcheferna i gruppen då jag skulle välja
kandidater vidare i rekryteringsprocessen men mot slutet kunde jag oftast ta detta
beslut själv. Någonting som var väldigt svårt men samtidigt väldigt roligt. För att fatta
ett beslut om en anställning vägs CV, telefonintervju, fysisk intervju och
personlighetstest ihop. Detta för att få en så objektiv bild som möjligt av kandidaten.
Jag deltog även i kund- och konsultmöten som oftast skedde ute hos kunden. På dessa
möten gjordes avstämning med kunden/konsulten om hur inhyrningen går och om det
fanns någonting som behövdes förändras. Det var väldigt lärorikt att få komma ut till
de olika kunderna. Manpower har många välkända företag som sina kunder och det
var intressant att få en inblick i hur dessa företag arbetade.
I mina arbetsuppgifter ingick det att ibland ge feedback/konstruktiv kritik till
konsulterna. Feedback var roligt att ge eftersom det hade att göra med att konsulterna
gjorde ett bra jobb, vilket det flesta av konsulterna gjorde. Den konstruktiva kritiken
kunde vara att de ofta kom sent till sina uppdrag, slarvade med tidsrapportering o.s.v.
Jag fick även lära mig massor om lönesättning, avtal och lagar. Manpower i
Stockholm har en egen HR-avdelning, dit jag kunde gå om frågor dök upp som de
övriga i min teamgrupp inte kunde svara på. Under min praktikperiod fick jag även
delta i två rekryteringsmässor, ena var på Hamburger börs och den andra var på
arbetsförmedlingen. På dessa mässor svarade jag på frågor och tog emot Cv:n från
arbetssökanden, jag höll även korta speedintervjuer med kandidater. Att vara på dessa
mässor var väldigt lärorikt. Jag fick träffa massor av intressanta kandidater samt
rekryterare från andra företag. Varje onsdag deltog jag på veckomöten med mitt
affärsområde, varje månad var det frukostmöten som hela Region Stockholm var med
på. Jag blev verkligen inkluderad som en i teamet. Jag hade regelbundna
handledarsamtal med min handledare som skedde var 3:e vecka. Under dessa möten
diskuterade vi hur det gick för mig, vad jag kunde tänka på och vad jag hade för
önskemål på arbetsuppgifter.
Jag har under min praktikperiod känt mig som en anställd och varit inkluderad i
teamgruppen. Jag har mot slutet av praktiken arbetat likt de andra konsultcheferna i
gruppen, det enda som har skiljt mig från de övriga är att jag inte har några egna
konsulter som var anställda under mig.
Praktikens betydelse för min utbildning
Praktiken har haft stor betydelse för mig i min utbildning. Mina 17 veckors praktik
tillsammans med min kandidatexamen i psykologi gör att jag känner mig väldigt
trygg i min roll som personalvetare. Saker som jag tidigare har läst på universitet har
jag nu fått omvandla till praktik. Jag upplever att jag har fått mycket erfarenhet under
4
Nathalie Wiklund
Ht-2015
denna termin som jag har saknat från tidigare i min utbildning. Jag har fått förtroende
att utföra fler arbetsuppgifter under min praktik än jag från början hade förväntat mig.
Jag har fått ta mycket eget ansvar men samtidigt kunna ta stöd av de övriga i
organisationen om jag stött på hinder. Under min praktik har jag fått bekräftat att det
jag studerat på universitetet varit en utbildning som verkligen passat mig. Jag tycker
min tidigare utbildning i personalvetenskap har gett mig en god grund för att hantera
de arbetsuppgifter jag har fått på praktiken. De kurser som har varit mest relevanta är
arbets- och organisationspsykologi i vilka jag har läst om rekrytering,
organisationsförändring, ledarskap och organisationskultur. En kurs som jag har läst i
intervjumetodik har jag haft väldigt stor nytta av då jag har haft intervjuer med
kandidater. I min C-uppsats skrev jag om hur sociala medier används av rekryterare,
med hjälp av denna uppsats har jag kunna ge tips till mina kollegor på Manpower om
hur de kan använda sociala medier effektivare, vid exempelvis marknadsföring. Den
sista månaden under praktiken har jag även haft nytta av föreläsningarna om
stresshantering, konflikthantering och kommunikation.
För- och nackdelar
Fördelen med min praktik har varit många. Det som har varit roligast med min praktik
på Manpower är att jag har fått lärt mig massor och ingen dag har varit den andra lik.
Jag har under min praktik fått träffat massor av intressanta människor, och det
roligaste av allt; jag har fått hjälpa andra människor att få ett jobb! Som praktikant ska
du särskilt tänka på att vara lyhörd och flexibel. Anledningen till att jag har fått börja
hålla i exempelvis intervjuer snabbt är för att jag bad om det. Som praktikant är det är
viktigt att ta för sig och ha skinn på näsan. Hellre fråga en gång för mycket än för lite.
Vissa gånger då jag frågade om saker, exempelvis en gång då jag erbjöd mig att hålla
i en gruppintervju fick jag ett nej, men två veckor senare bad de mig att hålla i en
annan gruppintervju. Ibland ges ett nej som svar på frågan, men nästa gång kanske det
blir ett ja.
Även fast jag är väldigt nöjd med min praktikplats vill jag understryka att en praktik
på Manpower inte passar vem som helst, då det krävs att du kan hantera många
arbetsuppgifter samtidigt i ett högt tempo. Under min period har jag aldrig suttit
sysslolös, utan jag har snarare haft för mycket att göra. Ibland har det varit svårt för
mig att gå hem då arbetsdagen är slut.
Manpower är en ypperlig praktikplats för studenter som är intresserade av
personalfrågor. Organisationen har i snitt 1-2 praktikanter varje termin så de är vana
vid att ta emot praktikanter – vilket märktes. Det fanns en väl utformad
upplärningsplan för mig då jag kom min första dag och personerna jag arbetade med
var pedagogiska och öppna för att lära mig det jag inte kunde. Frågade jag om hjälp så
fanns det alltid någon i närheten som kunde hjälpa mig. Personalen på Manpower
insåg att när de lärde mig saker så kunde jag avlasta dem i deras arbetsuppgifter,
vilket de vann på i längden. På Manpower får du som praktikant ta eget ansvar, deras
metodik är ”hand off” och ”gör om gör rätt”. Som praktikant på Manpower bör du
vara särskilt intresserad av att träffa nya människor och du passar nog väldigt bra in
på organisationen om du är utåtriktad och gillar att det händer mycket på
arbetsplatsen. Innan du börjar din praktik på Manpower rekommenderar jag dig att
fundera på vilket affärsområde du vill praktisera inom, d.v.s. vilket affärsområde
5
Nathalie Wiklund
Ht-2015
intresserar dig. Något annat som jag rekommenderar är att som praktikant ta för sig.
Fråga om du får göra arbetsuppgifter som det egentligen inte är tänkt att du ska göra.
Ska någon i väg på en arbetsmässa eller möte som verkar kul – fråga om du får följa
med! Nackdelen med att göra praktik på Manpower är som jag har varit inne på
tidigare att det inte är vem som helst som passar in där. Organisationen har väldigt
högt tempo och det krävs att individen kan hantera många snabba och tvära kast.
Annars finns det ingenting negativt att säga om praktikplatsen utan jag
rekommenderar varmt framtida praktikanter att söka sig till Manpower.
6