Processbeskrivning vid överföring av information från en vårdgivare till en annan när
en person flyttar till nytt landsting
En vårdgivare får ha direktåtkomst till de uppgifter som vårdgivaren lämnat till ett nationellt
eller regionalt kvalitetsregister. När en patient flyttar från en vårdgivare till en annan
vårdgivare får den nya vårdgivaren inte ha direktåtkomst till information som tidigare
vårdgivare rapporterat till registret utan att särskilda åtgärder har vidtagits.
Nedanstående process beskriver de åtgärder som ett register kan vidta för att den nya
vårdgivaren ska kunna få tillgång till tidigare inrapporterade data. Åtgärderna innebär att
uppgifter från tidigare vårdgivare överförs till ny vårdgivare. En överföring av informationen
innebär samtidigt att den tidigare vårdgivaren fråntas möjligheten till direktåtkomst till den
information som denne rapporterat in.
Beskrivningen nedan utgår ifrån att en tidigare vårdgivare kan vara omedveten om att
patienten flyttat och ny vårdgivare kan sakna information om att patienten ingår i ett register.
För patienter som ingår i ett behandlings- eller habiliteringsprogram, eller liknande, kan
situationen se annorlunda ut, t.ex. kan tidigare vårdgivare vara informerad om att patienten
kommer att flytta och därmed kunna kontakta den nya vårdgivaren.
För att säkerställa att överföringen av data sker på ett korrekt sätt måste registret utarbeta egna
rutiner baserade på behandlingssituation för att genomföra en överföring av data.
1.
Patientinformation
I den skriftliga patientinformationen kan man lägga in information om att uppgifter som
rapporteras till registret överförs till ny vårdgivare om patient flyttar under förutsättning att
patienten inte begär att avsluta registreringen i samband med flytten.
Om en patient har flyttat bör den nya vårdgivaren förvissa sig om att patienten är införstådd
med att inrapporterade uppgifter överförs till den nya vårdgivaren såvida inte patienten har
någon invändning mot åtgärden. Något skriftligt samtycke krävs inte, men det är bra om man
i patientjournal anger att patient har informerats och samtyckt.
2.
Kommunikation mellan tidigare vårdgivare och ny vårdgivare
När en patient kommer första gången till en vårdgivare och uppgifter om patienten ska
registreras i ett kvalitetsregister bör vårdgivaren kontrollera med patienten om denne har
behandlats hos annan vårdgivare tidigare eller inte.
2.1 Patienten har aldrig tidigare behandlats hos annan vårdgivare
Data kan rapporteras in på sedvanligt sätt.
2.2 Patienten har tidigare behandlats hos annan vårdgivare
Ny vårdgivare kontaktar tidigare vårdgivare och
informerar att data ska överföras
beskriver att alla uppgifter som ska inrapporteras ska vara inrapporterade av tidigare
vårdgivare före överföring. Ber om konfirmering av detta
informerar tidigare vårdgivare att alla inrapporterade uppgifter bör
skrivas ut och sparas i journal
sparas som datafil för att kunna användas vid framtagning av rapporter och för
analyser hos tidigare vårdgivare
1(2)
Registercentrum Syd (RC Syd) • Rörelseorganens forskningsavdelning
Skånes universitetssjukhus i Lund • 221 85 Lund • www.rcsyd.se
Ber om konfirmering att detta är gjort före överföring alternativt ber om bekräftelse att
tidigare vårdgivare accepterar att överföring kan genomföras
3.
Begäran av överföring av information i registret från tidigare till ny vårdgivare
Efter konfirmering att patienten samtyckt till överföring och att tidigare vårdgivare bekräftat
att informationen kan överföras till ny vårdgivare ska den nye vårdgivaren kontakta RC Syd
och begära överföring av information. Begäran av överföring ska göras på RC Syds blankett
”Överföring av data till ny vårdgivare”.
I varje register har registerspecifika organisationstillhörigheter för de olika vårdgivarna
definierats i 3C-systemet. Beställare av överföring måste specificera korrekt
organisationstillhörighet för såväl tidigare som ny vårdgivare. Vid osäkerhet kontaktas
registerhållare som ansvarar för registrets organisationsindelning i 3C-systemet.
4.
Bekräftelse att information överförts från tidigare till ny vårdgivare
RC Syd meddelar ny vårdgivare när överföring av uppgifter är genomförd. Önskas
meddelande via e-post måste registret se till att det finns en unik ärendekod i blanketten
”Överföring av data till ny vårdgivare” som kan anges i meddelandet istället för
personnummer.
5.
Inrapportering av uppgifter till registret hos ny vårdgivare
Efter genomförd överföring av information kan ny vårdgivare se tidigare data. Personummer
är sökbart och inrapportering kan därmed ske.
I samband med inrapportering av data ska registerspecifik information om flytt registreras i
registret
Frågeformulären och databas ska innehålla variablerna
”Utflyttad från” där tidigare vårdgivare registreras
”Inflyttad till” där ny vårdgivare registreras
”Överföringsdatum” där datum som anges ska vara efter sista registrering hos tidigare
vårdgivare och ligga före eller vara samma datum som första registrering hos ny
vårdgivare.
Uppgifter i databasen ska finnas i registerformulär som innehåller statiska uppgifter t.ex.
patientuppgifter
Inmatningsanvisningar, anpassade efter registrets behov, ska finnas.
Om uppgifter om flytt inte registreras i databasen av inrapporterare måste registret föra en
separat log över patienter som flyttat.
Om en patient tidigare har flyttat kommer registrering av senaste flytt genomföras som en
ändring av uppgifter i databasen. Tidigare uppgifter finns då sparade i databasens historik.
6.
Konsekvenser av överföring
Efter genomförd överföring av information
Har tidigare vårdgivare inte direktåtkomst till egna inrapporterade data men kan begära att
få ut data för utvärdering och forskning från registerhållaren
Kan ny vårdgivare se tidigare vårdgivares inrapporterade data och rapportera in data
Kan såväl registerhållare som ny vårdgivare se uppgifter om flytt (tidigare vårdgivare, ny
vårdgivare, datum för överföring) i registret
Kan registret beställa rapporter över patienter som flyttat. Rapporterna redovisar samtliga
överföring ar, inklusive historik. Rapporterna kan ersätta registrets egna loggningar av
överförda data.
2(2)
Registercentrum Syd (RC Syd) • Rörelseorganens forskningsavdelning
Skånes universitetssjukhus i Lund • 221 85 Lund • www.rcsyd.se
