Bilaga A
EUROPEISKA KOMMISSIONEN
GENERALDIREKTORATET FÖR UTBILDNING OCH KULTUR
SOKRATESPROGRAMMET
ERASMUSPROJEKT
FORMULÄR FÖR ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
FÖRNYADE PROJEKT FÖR LÄROPLANSUTVECKLING (CD)
SPRIDNINGSPROJEKT
FÖRNYADE OCH NYA PROJEKT FÖR INTENSIVPROGRAM (IP)
LÄSÅRET 2003/2004
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
ALLMÄNNA INSTRUKTIONER
Bidragsmottagare skall noga läsa igenom avsnitt 1 i den administrativa och ekonomiska handboken, där reglerna angående
ändringar och tillägg finns.
Om bidragsmottagaren är osäker på huruvida det är nödvändigt eller ej att lämna in en begäran om en formell förändring eller
om det finns frågor angående tillvägagångssättet, skall kontakt tas med den person på kontoret för tekniskt bistând för,
SOKRATES, LEONARDO & UNGDOM som är ansvarig för projektet.
Bidragsmottagare skall observera att förändringar av och tillägg till finansieringsavtalet också kan påverka relationerna mellan
dem själva och deras partner. Bidragsmottagare uppmanas därför att noga se över de tänkta förändringarna för att se i vilken
utsträckning överenskommelsen mellan dem själva och deras partner kan behöva förändras.
Observera att alla formulär för förändringar och tillägg kan laddas ned från kontorets webbsida (www.socleoyouth.be).
I.
Ändringar utanför avtalet
Vissa förändringar av finansieringsavtalet behöver inte först ha godkänts av kommissionen. Dessa förändringar, som i stort är
av administrativ karaktär, omnämns som förändringar utanför avtalet och omfattar följande:
Ändringar i partnerskapet – partners utträde
Byte av juridisk företrädare
Ändrade kontaktuppgifter (Byte av Erasmus-samordnare innebär att den person som övervakar all Erasmusverksamhet
inom den bidragsmottagande organisationen byts ut)
Varje typ av begäran av en förändring utanför avtalet skall ske skriftligt på de formulär som finns i denna bilaga och skickas in
till kontoret. Så snart som kontoret mottagit formuläret kommer databasen att vid behov uppdateras och bidragsmottagaren
kommer att få en bekräftelse.
II.
Ändringar inom avtalet
Förändringar som först måste godkännas av kommissionen är följande:
Byte av samordnare (innebär antingen att det samordnande lärosätet inom partnerskapet byts ut eller att den person som
samordnar projektet inom den bidragsmottagande organisationen byts ut)
Ändring av arbetsplanen
Ändrad bankinformation
Begäran om tillägg till den verksamhet som redan godkänts och/eller villkor som finns uppställda i finansieringsavtalet skall
skickas in till kontoret på de formulär som finns i denna bilaga. Tillägget kommer att träda i kraft först sedan det har godkänts av
kommissionen och meddelande om detta skickats ut genom kontoret (se avsnitt 1 i handboken och artikel II.13 i de allmänna
villkoren av finansieringsavtalet).
Tillägg godkänns inte automatiskt och bidragsmottagaren bör så långt det är möjligt begränsa antalet begärda tillägg under
finansieringsavtalets giltighetstid. Bidragsmottagare skall också se till att varje begäran om tillägg har fullt belägg i de dokument
och motiveringar som beskrivs i denna bilaga. Om sådan dokumentation inte kan företes kan det avsevärt försena
granskningen och leda till att förfrågan avslås.
Om tillägget godkänns skall ett formellt tilläggsavtal skrivas under.
2
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
Finansieringsavtalsnummer
- IC -
- 2004 - 1 -
- ERASMUS -
-
FORMULÄR FÖR PARTNERS UTTRÄDE (FÖRÄNDRING UTANFÖR AVTALET)
Observera att för att projektet skall vara bidragsberättigat måste minimiantalet deltagande länder/partner i projektet uppnås (se
avsnitt 2.1 i den administrativa och ekonomiska handboken).
Observera att om förändringen på något vis påverkar projektets verksamheter eller produkter skall en reviderad arbetsplan
och/eller en ny produkt- och resultatbeskrivning lämnas in tillsammans med en begäran om en förändring inom avtalet (se
avsnitt 1.2.2. i handboken).
A. Viktig identifieringsdata för den partner som lämnar projektet
Institutionens officiella namn
på det nationella språket
Förkortning för institutionen,
om sådan finns
ID-kod inom Erasmus, om
sådan finns, endast för
institutioner för högre
utbildning
Institutionens officiella namn
på engelska om möjligt
Land
Ort
B. Stödjande information
V.v. motivera utträdet.
C. Ytterligare information som skall bifogas
Förutom den information som beskrivits ovan skall bidragsmottagaren också bifoga :
Ett brev angående utträdet i original, signerat av den berörda partnerns juridiska företrädare.
Underskrift av bidragsmottagarens juridiska företrädare eller annan vederbörligen auktoriserad person
Namn och funktion med stora bokstäver
Den
/
Organisationens sigill/stämpel
/
3
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
Finansieringsavtalsnummer
- IC -
- 2004 - 1 -
- ERASMUS -
-
FORMULÄR FÖR BYTE AV JURIDISK FÖRETRÄDARE (ÄNDRING UTANFÖR AVTALET)
Byte av juridisk företrädare innebär att den person som är juridiskt bemyndigad att ingå juridiska och ekonomiska förbindelser
på den företrädda organisationens vägnar byts ut.
A. Viktig identifieringsdata angående den nya juridiska företrädaren
Den samordnande institutionens officiella namn på
det nationella språket
Förkortning för institutionen, om sådan finns
Institutionens hela namn på engelska (formell eller
icke formell översättning)
Landskod
Regionkod
Kod för typen av institution
ID-kod inom Erasmus, endast
för institutioner för högre
utbildning
Hemsida
http://
Titel (frivillig
uppgift)
t.ex. Prof. Dr.
osv.)
Namn på den tidigare juridiska företrädaren
Efternamn
Förnamn
Avdelning/enhet
Titel (frivillig
uppgift)
t.ex. Prof. Dr.
osv.)
Namn på den nya juridiska företrädaren:
Efternamn
Förnamn
Avdelning/enhet
Funktion inom institutionen
Kön
Adress
Gata och gatunummer
Postnummer och ort
Land
Telefon (inkl. lands- och riktnummer)
+
/
/
Fax (inkl. lands- och riktnummer)
+
/
/
E-post
@
Underskrift av bidragsmottagarens juridiska företrädare eller annan vederbörligen auktoriserad person
Namn och funktion med stora bokstäver
Den
/
Organisationens sigill/stämpel
/
4
K (Kvinna)
M (Man)
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
Finansieringsavtalsnummer
- IC -
- 2004 - 1 -
- ERASMUS -
-
FORMULÄR FÖR BYTE AV KONTAKTINFORMATION (ÄNDRINGAR UTANFÖR AVTALET)
Använd detta formulär för att informera kontoret om eventuella förändringar av bidragsmottagarens kontaktinformation.
Byte av Erasmus-samordnare innebär att den person som övervakar hela Erasmusverksamheten inom den bidragsmottagande
organisationen byts ut.
Fyll i det som är tillämpligt:
Byte av Erasmus-samordnare
Byte av postadress
Byte av telefon-/faxnummer
Byte av e-postadress
Andra förändringar:
(precisera)
Tidigare uppgifter:
Nya uppgifter:
Underskrift av bidragsmottagarens juridiska företrädare eller annan vederbörligen auktoriserad person
Namn och funktion med stora bokstäver
Den
/
Organisationens sigill/stämpel
/
5
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
II.
BIDRAGSMOTTAGARENS FÖRSÄKRAN
Skall bifogas varje begäran om tillägg inom avtalet
Finansieringsavtalsnummer
- IC -
- 2004 - 1 -
- ERASMUS -
-
”Undertecknad anhåller om att få göra ett tillägg till ovan nämnda finansieringsavtal. Jag garanterar att den dokumentation
som företes för detta ändamål är korrekt och har godkänts av de ansvariga inom var och en av de partnerorganisationer som
är delaktiga i de aktuella verksamheterna.”
Ort:
den
/
/
Underskrift av bidragsmottagarens juridiska företrädare
Namn och funktion med stora bokstäver
Organisationens sigill/stämpel
6
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
Finansieringsavtalsnummer
- IC -
- 2004 - 1 -
- ERASMUS -
-
FORMULÄR FÖR BYTE AV SAMORDNARE (TILLÄGG INOM AVTALET)
Byte av samordnare kan innebära antingen att den samordnande institutionen inom partnerskapet byts ut eller att den person
inom det bidragsmottagande lärosäte som samordnar projektet (projektets samordnare) byts ut.
Byte av den person som övervakar all Erasmusverksamhet inom den bidragsmottagande organisationen betraktas som en
ändring utanför avtalet (ändrade kontaktuppgifter).
Observera att om förändringen på något vis påverkar projektets verksamheter eller produkter skall en reviderad arbetsplan
och/eller en ny produkt- och resultatbeskrivning lämnas in tillsammans med en begäran om en förändring inom avtalet (se
avsnitt 1.2.2. i handboken).
A. Viktig identifieringsdata angående den nya samordnaren
Den samordnande institutionens officiella namn på
det nationella språket
Förkortning för institutionen, om sådan finns
Institutionens hela namn på engelska (formell eller
icke formell översättning)
Landskod
Regionkod
Kod för typen av institution
ID-kod inom Erasmus, endast
för institutioner för högre
utbildning
Hemsida
http://
Titel (frivillig
uppgift)
t.ex. Prof. Dr.
osv.)
Namn på den tidigare samordnaren:
Efternamn
Förnamn
Avdelning/enhet
Titel (frivillig
uppgift)
t.ex. Prof. Dr.
osv.)
Namn på den tidigare samordnaren:
Efternamn
Förnamn
Avdelning/enhet
Funktion inom institutionen
Adress
Kön
Gata och gatunummer
Postnummer och ort
Land
Telefon (inkl. lands- och riktnummer)
+
/
/
Fax (inkl. lands- och riktnummer)
+
/
/
E-post
@
7
K (Kvinna)
M (Man)
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
B. Stödjande information
Ange anledningen till bytet av samordnare.
C. Ytterligare information som skall bifogas
”Bidragsmottagarens försäkran”, undertecknad av bidragsmottagarens juridiska företrädare.
8
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
Finansieringsavtalsnummer:
- IC -
- 2004 - 1 -
- ERASMUS -
-
FÖRÄNDRING AV ARBETSPLANEN (TILLÄGG INOM AVTALET)
En förändring av arbetsplanen är en betydande förändring. En sådan förändring kan bland annat innebära att en verksamhet
avbryts/upphör, att ett medium byts ut mot ett annat (en presentation på cd-rom kan exempelvis ersättas med en presentation
på Internet), att de språk som används för produkten byts ut (t.ex. om spridningen av en handledning för god praxis sker på fyra
språk istället för på de ursprungligen planerade fem), eller att strukturen för en produkt förändras (exempelvis förändring av
mängden material som tas fram för en kurs).
A. Stödjande information
V.v. lämna följande information:
1.
De aktuella större förändringarna och deras inverkan på slutresultatet eller på projektets fortsatta utveckling
2.
Anledningen till förändringen
B. Ytterligare information som skall bifogas
En reviderad arbetsplan och/eller en beskrivning av de reviderade resultaten (högst 3 sidor).
Lägg särskilt märke till följande punkter:
- Organisationens tillvägagångssätt och struktur,
- Verksamheter och tidsscheman för dessa, (ange tydligt vilka aktiviteter som redan är genomförda och vilka som
kommer att genomföras),
- Arbetsmetoder, verktyg och vilken metod som använts,
- Utvärdering av projektet (förlopp och resultat),
- En övergripande beskrivning av kvalitén på produkter/resultat,
- En övergripande beskrivning av åtgärder som kommer att vidtas för spridningen av resultaten, målgrupper och en
uppskattning av det antal personer och institutioner som skall nås.
En reviderad redogörelse för budgeten i detalj, om den skiljer sig från den ursprungliga redogörelsen, med hjälp av de
ekonomiska tabellerna i Ansökningsblanketten (tillgänglig på vår webbplats:
”Bidragsmottagarens försäkran”, undertecknad av bidragsmottagarens juridiska företrädare.
9
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
Finansieringsavtalsnummer:
- IC -
- 2004 - 1 -
- ERASMUS -
-
FORMULÄR FÖR ÄNDRING AV BANKINFORMATION (TILLÄGG INOM AVTALET)
Observera att detta formulär kan ha förändrats sedan kontraktet skrevs under. Därför rekommenderar vi att ni går in på vår
webbsida www.socleoyouth.be för att få en nyare version av formuläret för bankinformation.
Information som skall bifogas:
”Bidragsmottagarens försäkran”, undertecknad av bidragsmottagarens juridiska företrädare.
10
ADMINISTRATIV OCH EKONOMISK HANDBOK, ERASMUS FÖRNYADE CD PROJEKT, SPRIDNINGSPROJEKT (DISS), BILAGA A
Finansieringsavtalsnummer:
- IC -
- 2004 - 1 -
- ERASMUS -
-
EKONOMISK IDENTIFIERING
KONTOINNEHAVARE
NAMN
ADRESS
ORT
LAND
POSTNUMMER
KONTAKTPERSON
TELEFON
E-POST
FAX
MOMSNUMMER
BANK
BANKENS NAMN
FILIALADRESS
ORT
LAND
KONTONUMMER
IBAN-NUMMER
POSTNUMMER
BIDRAGSMOTTAGARE (skall fyllas i om kontoinnehavaren är annan än bidragsmottagaren)
ORGANISATIONENS
NAMN
ADRESS
ORT
LAND
POSTNUMMER
ANMÄRKNINGAR:
BANKENS STÄMPEL + BANKREPRESENTANTENS
UNDERSKRIFT
(Båda obligatoriska)
DATUM + KONTOINNEHAVARENS UNDERSKRIFT
(Obligatorisk)
11
