SÅ KAN HR LEVERERA ÖKAD NYTTA:
KOM IGÅNG MED PREDIKTIV ANALYS
5 tips för att komma igång
Anställning, lönehantering, rapportering och avslutssamtal – men där
emellan tyst? Nu är det dags för HR-avdelningen att ta klivet från en traditionell funktion och istället bli en proaktiv medspelare som levererar värdefullt beslutsunderlag till organisationen. Området HR-analys har stor potential för framåtblickande HR-funktioner som vill göra skillnad. Här delar Magnus Nilsson Fahlén, senior HRM-konsult på Knowit, sina bästa råd för att komma igång.
1. Hitta rätt frågeställning
HR-funktionen har historiskt sett till stor del arbetat med att tillgodose hygienfak-­
torer i en organisation, snarare än att skapa mervärde. HR måste därför börja prata mer med verksamheten för att ta reda på hur de kan bidra till affärsmålen. Fråga din ledning och dig själv var det gör mest ont, just nu, men framför allt i framtiden. Det kan handla om allt från hur ni framöver ska arbeta med schemaoptimering och lönesättning, till rekrytering och talent management. 3 vinster med prediktiv analys
1. Bättre beslutsunderlag genom sannolikheter
2. Enklare att förutse, prioritera och planera
3. Ökat affärsvärde och stärkt konkurrenskraft
2. Samarbeta med mottagaren
Genom åren har HR-funktioner setts som isolerade stödfunktioner, men i takt med att omvärldens förändringskrav ökar måste HR i högre grad sträva efter att bli ett Viktigt!
Personlig integritet
När det handlar om att använda analys i HRsammanhang är det viktigt att veta att det handlar om att hitta trender och förstå olika beteenden på kollektiv nivå – aldrig på en individuell nivå.
med verksamsamheten. För att öka värdet av analys är det därför viktigt att samar-­
beta med dem som ska motta informationen, t ex försäljningschefen eller lednings-­
gruppen. Om din analys exempelvis visar att personalomsättningen kommer att öka med 15 procent de närmaste fem åren, och ledningen samtidigt berättar att de planerar för expansion, blir det snabbt uppenbart för inblandade parter att det krävs en helt annan rekryteringsinsats. Analys av HR-masterdata hjälper organisationen att använda sannolikheter för att förutse och prioritera.
3. Kontrollera vilken data du har & vad som går att validera
Gå igenom samtliga källor av potentiell masterdata;; separata applikationer eller företeelser som medarbetarundersökningar, löne-, schemaläggnings-, kompetens-­
hanterings- och/eller ert kompletta HRM-system där ni hanterar samtliga HRrelaterade funktioner. Många oroar sig över bristande kvalitet på insamlade befint-­
liga data. Gör inte det – din masterdata måste inte vara 100 procent rätt, bara det är konsekvent och systemen är uppsatta på samma sätt över tid så att det går att jämföra från t ex år till år. Osäker? Kontrollera då med någon som kan analys. Med hjälp av ett HR-analysverktyg och stöd från kunniga inom området, får du snabbt en ”check” på datakvaliteten. 4. Testa inom avgränsat område – ställ upp 1 tes
Det är viktigt att fokusera på mindre, väl avgränsade områden och inte bredda för tidigt. Avgränsa därför ditt arbete genom att formulera en fråga eller tes som kan bli bekräftad, t ex kring lönesättning eller framtida rekryteringsbehov. Genom att hitta en hållbar logik kan du, i samråd med konsulter inom analys och BI, först testa hypotesen bakåt i tiden och därefter blicka framåt. Analys applicerat på just lönesättning kan exempelvis hjälpa till att upptäcka olika drivkrafter beroende på ålder, utbildningsnivå och familjesituation, med resultatet att du kan fördela ut lönepotten på ett för organisationen mer effektivt sätt. Dina slutledningar kommer inte att ge en fullständigt ”sann” bild av framtiden, men varje procents högre träffsäker-­
het är bra för organisationen och medför betydande vinster.
5. Bredda analysområdet
Gör du för mycket på en gång blir det lätt urvattnat. Fråga dig var den största nyttoeffekten av analys finns och börja titta på flera andra hypoteser, som du sedan säkerställer en efter en. Ofta kretsar frågorna kring olika sätt att optimera i personaltunga verksamheter. Föreställ dig exempelvis ett företag vars genomsnitt-­
liga anställningstid är fem år, och som genom analys och rätt åtgärder lyckas för-­
länga anställningstiden till sex år – där blir skillnaderna i kostnader förknippade med avslut, nyanställning, inlärning eller produktivitet snabbt synliga genom en relativt enkel insats.
”HR är i många avseen-­
den som en ordnings-­
vakt – möts du med ett leende och välkomnas på ett fint sätt så blir oftast hela restaurang-­
besöket bra.”
Erik Dingvall, nordisk chefsarkitekt för analys på IBM
Prediktiv analys – för vilka & för vad?
# Analys passar de flesta organisationer. Personalintensiva verksamheter, där personalkostnaderna utgör en stor del av kost-­
nadsstrukturen, har ofta lättast att realisera snabba vinster genom prediktiv analys.
# Anledningen är att ana-­
lysen ger möjlighet att påverka en större del av posterna än om företa-­
gets värde främst består av dyra inventarier.
Prediktiv analys:
få svar om humankapital
USA före när det gäller att göra HR affärskritiskt genom analys
Om två år spår IBM att användandet av analys inom HR har ökat med 31 procent. Inte särskilt konstigt eftersom analys är ett utmärkt verktyg för att knäcka framtida HR-utmaningar på en global arena: att utveckla medarbetarna, attrahera rätt kandi-­
dater och säkerställa produktiviteten. IBMs 2013 CHRO Study pekar mot att organi-­
sationer som anammar analys verkligen också blir vassare på att exempelvis be-­
hålla talanger, engagera medarbetarna och hantera prestationer.
Erik Dingvall, IBMs nordiska chefsarkitekt för analys, träffar många olika företag för att se hur analys kan påverka HR-funktionens arbete.
– Hur sköter ni anställningar och bonusprogram, eller svåra situationer som ned-­
skärning av personalstyrkan? Analys hjälper dig att planera smartare och hantera personalen på ett bra och effektivt sätt, något som i sin tur leder till att du kan maxi-­
mera de anställdas resultat. Gräv där du står
För att kunna använda prediktiv analys måste HR-avdelningarna börja dra nytta av data som redan finns internt, men Erik Dingvall menar att de också måste ta steget ut i de sociala nätverken. De nya insikterna kommer inte bara att skapa ett bättre resultat på sista raden, utan också förbättra företagets rykte samtidigt som de an-­
ställda känner större delaktighet. # Exempel på sådana organisationer är detalj-­
handeln eller vården, som har utmaningar med hög personalomsättning. Opti-­
mala områden att börja med kan då vara rekryte-­
ring, schemaläggning, lönesättning eller sjuk-­
frånvaro.
– HR är ansiktet utåt. Därför är det så oerhört viktigt att kunna driva företagets rykte på ett bra sätt via exempelvis anställningar, livscykler, karriär, arbetsmiljö och erkännanden. Förstå din personal
Enligt Erik Dingvall är första steget att utöka sin förståelse för personalen, inbegri-­
pet både mjuka och hårda fakta. Därefter kan du med hjälp av analys förstå den anställdes hela livscykel (Life Cycle Management) och behov i form av ”bäst förslag vid rätt tillfälle” (Next Best Actions) – vilket påverkar hur du hanterar belöningar, karriärmöjligheter och arbetsmedel. – I USA ligger företagen längre fram vad gäller analys. Där är det exempelvis otroligt viktigt att identifiera människor med talang och tillväxtpotential, istället för att anställa ”färdiga” personer. Svenska företag har mycket att lära när det gäller möjligheterna som analys ger.
Knowit HRM
Så har andra gjort
Tre exempel på företag som använt prediktiv analys
Dow: åtgärda arbetsplatsrelaterad stress
Dow, ett amerikanskt kemiföretag, använder prediktiv analys på sina anläggningar i Nederländerna och Belgien för att bättre kunna mäta och åtgärda arbetsplatsrelaterad stress. Lösningen gör det möjligt att adres-­
sera fallande nivåer av välbefinnande hos individer eller olika team innan effektiviteten har påverkats. Resultatet har gjort att frånvaron sjunkit och att företaget därmed undviker produktivitetsbortfall. Hos oss arbetar HRchefer, controllers och lönespecialister sida vid sida med mjukvaruspecialister. Vi har därför god förståelse för sam-­
verkan mellan HR, orga-­
nisation, marknad och systemstöd och för de komplexa krav som ställs från den verksamheten som HR agerar i. Vi vet också hur HR-funktionen kan öka sitt värde och stärka organisationens konkurrenskraft. Vill du veta mer?
[email protected]
0702–36 83 83 Cisco: förstå varför högutbildade säger upp sig
Cisco, ett amerikanskt nätverksföretag, tar hjälp av avancerad analys för att bättre kunna bedöma de anställdas nöjdhet och för att kunna identifiera de främsta orsakerna till att bland annat högutbildade ingenjörer slutar. Förutom att bli bättre på att ta individuella motiv i beräknande, har HRteamet också blivit en värdefull rådgivare till cheferna eftersom de kan ge nya insikter i hur ledarstilen påverkar medarbetarnas nöjdhet och hur cheferna bäst ska stimulera och behålla nyckelpersoner.
Mater Health: planera framtida personalbehov
Mater Health, en av Australiens största privata hälsoaktörer, använder prediktiv analys för att bättre förutspå framtida personal- och utbildnings-­
behov. Genom att analysera data har Mater Health ökat sina kunskaper om naturliga avgångar och fått nya insikter om exempelvis kapacitet, förvärv, utveckling, vad som får personalen att stanna, hur de presterar, vilken typ av kompensation som triggar vem osv. Tillförlitligheten i bedöm-­
ningen av antalet naturliga avgångar har gått från 70 procent till 99,8 procent.
Knowit Decision är bl a Premium Business Partner till IBM. Tillsammans med Knowit HRM hjälper vi beslutsfattare att förbättra och utveckla HR-analys.
