3 Mall för upphandlingskontrakt

2013-03-07
DIARIENR UE/130005
3 Mall för upphandlingskontrakt
avseende
Tappningskatetrar
Dnr: UE/130005
Avtalsnr:
1
2
AVTALSPARTER
LANDSTINGET
Landstinget i Värmland
651 82 KARLSTAD
LEVERANTÖR
Organisationsnr
232100-0156
Organisationsnr
Hemsida
www.liv.se
Hemsida
KONTAKTPERSONER
LANDSTINGET
Sune Boss, avtalscontroller
e-post: [email protected]
telefon: 054-61 96 61
LEVERANTÖR
Kontaktperson
epost:
telefon:
mobiltelefon:
KOMMUNERNA
Jeanette Karlsson, upphandlare
e-post: [email protected]
telefon: 054-540 80 25
3
AVTALSFORM
Detta är ett ramavtal för senare avrop enligt nedan. Andra kommersiella villkor
som leverantören bifogat till anbudet kommer inte beaktas.
4
AVROPSORDNING
Avrop sker enligt den rangordning som gäller för antagna leverantörer.
Avsteg från gällande rangordning kan ske beroende på den medicinska
professionens bedömning av den enskilde patientens behov.
5
OMFATTNING
Leverantören åtar sig att till landstinget, kommunerna i Värmland (Arvika, Eda,
Filipstad, Forshaga, Grums, Hagfors, Hammarö, Karlstad, Kil, Kristinehamn,
Munkfors, Storfors, Sunne Säffle, Torsby och Årjäng) och privata vårdgivare som
1(9)
2013-03-07
TAPPNINGSKATETRAR
DNR: UE/130005
har vårdavtal med ovanstående myndigheter tillhandahålla inkontinenshjälpmedel
genom av landstinget anvisad distributör i enlighet med detta avtal och det
förfrågningsunderlag som legat till grund för den upphandlingen samt enligt de
villkor som framgår av antaget anbud.
6
AVTALSTID
Avtalet gäller 2013-05-06 – 2014-04-30 med option för landstinget om förlängning
1 + 1 år.
Avisering om förlängning sker senast sex (6) månader före avtalsperiodens utgång.
Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning.
7
KOMMERSIELLA VILLKOR
7.1
PRISER
Angivna priser enligt produktspecifikation, bilaga 1, gäller fasta i svenska kronor
(SEK) exkl mervärdeskatt och inkluderar kostnader för emballage, försäkring, tull,
miljöavgift och transport. Bilaga kommer att upprättas när beslut har fattats om val
av leverantör och produkt
I samtliga priser ingår eventuella avgifter enligt förordningen om producentansvar
för förpackningar (SFS 2006:1273).
7.2
PRISJUSTERING
Priserna är fasta minst tolv (12) månader fr.o.m. avtalsstart/föregående godkänd
justering. Därefter får justering av priset ske enligt nedan.
Om leverantörens kostnader avseende produkt som omfattas av detta avtal
förändras med minst tre (3) procent jämfört med kostnaderna under avtalets
startdatum, respektive senaste prisjusteringsdatum, ska vardera parten äga rätt att
begära förhandling om justering av priset med ett belopp motsvarande
kostnadsförändringen. Prisjustering får även ske i samband med avtalsförlängning.
Det förutsätts att respektive part vid begäran om prisändring antingen hänvisar till
ett i avtalet överenskommet prisindex eller på annat sätt verifierar att den
åberopade kostnadsförändringen verkligen inträffat.
Begäran om prisjustering ska framställas skriftligen och träda ikraft tidigast en (1)
månad efter mottagandet av begäran. Prisjustering får endast ske vid månadsskifte
och gäller inte retroaktivt.
Överenskommen prisändring ska gälla under minst tolv (12) månader.
Eventuella prissänkningar (inkl. kampanjpriser) som ger ett lägre pris än avtalet
pris, ska även under gällande prisperiod komma landstinget tillgodo.
7.3
7.3.1
FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR
Faktureringsvillkor
Faktura får skickas först efter fullgjord leverans.
Expeditions-, småorder-, faktura-, miljö- eller andra avgifter från leverantören eller
tredje part godkänns inte. Dessa kostnader är inräknade i priset och föranleder inte
särskild debitering.
7.3.2
Faktureringsadress
Fakturan ska ställas till av distributören angiven fakturaadress. Även eventuella
påminnelser och krav ska sändas till samma adress.
7.3.3
Betalningsvillkor
Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd leverans inte föreligger,
sker betalning 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande
bestämmelser gäller för avtalad delleverans.
2(9)
2013-03-07
TAPPNINGSKATETRAR
DNR: UE/130005
7.3.4
Dröjsmålsränta
Om fakturan inte betalas i rätt tid ska dröjsmålsränta betalas enligt räntelagens
bestämmelser (f n referensräntan + 8%).
Dröjsmålsränta betalas inte för faktura med avvikelse såsom





7.4
Beställningsnummer saknas
Priset avviker från avtalat pris
Felaktig eller ofullständig adress
Artikelnummer avviker från avtal
Beloppet understiger 100 SEK
FEL I VARAN
Villkor enligt ALOS 05, 19-24.
8
8.1
BESTÄLLNING OCH LEVERANS
AVROP
Landstingets distributör har exklusiv rättighet att avropa avtalade produkter till vid
varje beställningstidpunkts gällande priser, under eller fram till avtalsperiodens
utgång för leverans inom den angivna leveranstiden.
Leverantören svarar för att avtalade priser gäller även om inte hänvisning sker till
ramavtalet vid avrop.
8.2
LEVERANSVILLKOR
Leverans ska ske DDP enligt Incoterms 2010 (fritt levererat), utan koppling till
ordervärde eller förpackningsstorlek, till angiven leveransadress.
Följesedel, med landstingets (distributörens) ordernummer, ska vara fäst, väl
synlig, utanpå transportförpackning.
8.3
LEVERANSTID OCH LEVERANSSÄKERHET
Leverans ska ske till distributören inom tre (3) arbetsdagar efter inkommen
beställning om inget annat överenskommits mellan parterna.
Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit
beställningen till den dag produkter kan garanteras vara levererade till
distributörens leveransadress.
Gentemot distributören gäller en leveranssäkerhet på 99%.
8.4
ANSKAFFNINGSVAROR
På grund av låg förbrukning av vissa produkter behöver dessa inte lagerhållas av
distributören. Dessa produkter betraktas som anskaffningsvaror, vilket innebär att
distributören kan ta hem dem på anmodan vid beställning och till längre
leveranstider upp till en (1) vecka gentemot beställaren. Landstinget och
distributören överenskommer vilka produkter som ska vara anskaffningsvaror
respektive lagervaror.
8.5
LEVERANSFÖRSENING
Med angiven leveransdag menas den dag produkten ska vara distributören
tillhanda.
Om leveransförsening inte kan undvikas ska leverantören omgående meddela
köparen som bedömer om senareläggning av leveransen kan accepteras.
Det åligger leverantören att omedelbart informera distributören om eventuella
leveransproblem/-förseningar avseende avtalade produkter.
Vid försenad leverans som inte beror på befrielsegrund har landstingets distributör
rätt att av leverantören ta ut den faktiska merkostnaden som kan uppstå till följd
av delleveranser till kund och ökad administration.
3(9)
2013-03-07
TAPPNINGSKATETRAR
DNR: UE/130005
8.6
RETURER
Vid önskemål om retur av en produkt ska kontakt först tas med leverantörens
kundservice. Eventuell returtransport på grund av produktfel samt
ersättningsleverans bekostas av leverantören.
8.7
REKLAMATIONER
Vid fel eller brist i leveransen, d.v.s. reklamation orsakad av leverantören eller av
leverantören anlitad transportör, sker reklamation till leverantören. Leverantören
ombesörjer och bekostar eventuell returfrakt samt ersättningsleverans.
Leverantör ska omgående underrätta landstinget och dennes distributör om
uppkomna eller misstänkta fel/brister i levererade produkter. Vid avvikelse från
kvalitets-, funktions- eller miljökrav enligt avtal eller brist i produkterna sker
reklamation direkt till leverantören av landstinget. Avvisad produkt returneras efter
överenskommelse med leverantör, på dennes bekostnad.
Vid fel beställda produkter står landstinget för kostnader för eventuell returfrakt.
8.8
8.8.1
LOGISTIKPÅVERKANDE VILLKOR
Emballage
Emballage ska tåla en normal hantering innefattande transport från fabrik till
distributörs lager, hantering på lager (lagerläggning och plock), distribution ut till
brukare. Kartongerna ska kunna hanteras av brukare utan att de går sönder.
Förslutning av kartongerna (tejp och märlor) ska vara av god kvalitet och sluta tätt
samt ha en bra vidhäftningsförmåga på kartongerna så att inte luft/vatten kan
komma in i kartongen och i värsta fall orsaka kontaminering.
Gods som anländer till distributör med trasig produktförpackning kommer att
returneras.
8.8.2
Transportförpackning
Transportförpackningar ska vara utförda enligt följande:
Märkning av kartong på ena kortsidan, mått ca 9x12 cm, med nordiskt
varunummer och/eller EAN-kod och för sterila produkter även datum och batchnummer. Märkningen ska vara synlig när kartongen står på pallen.
Pallanpassade, lättöppnade, neutrala, stabila och stapelbara kartonger av god
kvalitet och med god förslutning utan handtags hål. Max förpackningsvikt 12 kg per
transportförpackning.
Leverans av sterila och osterila produkter får inte packas i samma ytteremballage.
Sterilt gods som anländer till distributören i trasigt ytteremballage kommer att
returneras.
8.8.3
Avdelningsförpackning
Innerförpackning för osterila produkter ska vara märkta med:




Leverantörens produktnamn
Tillverkarens/importörens namn samt artikelnummer
Eventuell storleksbeteckning
Tillverkningsdatum och batchnummer
Sterila produkter ska emballeras efter gällande direktiv. Förpackningen ska vara av
sådan god kvalitet att distributören kan använda den för direkt leverans ut till
slutkund/brukare.
4(9)
2013-03-07
TAPPNINGSKATETRAR
DNR: UE/130005
8.8.4
Hållbarhet och märkning
Förpackningar ska vara försedda med hållbarhetsmärkning som anger före vilket
datum som produkten bör användas.
För sterila produkter gäller att minst 2/3 av hållbarhetstiden ska återstå vid
leverans om inget annat överenskommits.
Samtliga produkter ska vara försedda med LOT-nummer.
Märkningen ska innehålla nedanstående uppgifter
 Tillverkarens namn eller firmanamn och adress.
 De uppgifter som är nödvändiga för att användaren ska kunna identifiera
produkten och förpackningens innehåll.
 I förekommande fall ordet STERILE.
 I förekommande fall satskoden efter ordet LOT, eller serienumret.
 I förekommande fall information om hur länge produkten är säker att använda,
uttryckt som år och månad.
8.8.5
Palltransporter
Palleverans ska ske enligt nedan
 Endast godkända EUR-pallar får användas. Stadiga engångspallar kan accepteras
efter godkännande av distributören.
 Max pallhöjd 1,9 m inkl. pall, max vikt 600 kg.
 Överhäng får inte förekomma.
 Omblandat gods förekommer på samma pall ska det framgå av märkningen på
pallen samt följesedeln.
 Pallarna ska vara plastade med återvinningsbar plast.
 Skadade pallar som upptäcks vid avlastning eller avpackning av godset ska
ersättas av leverantören.
9
KVALITET OCH UTFÖRANDE
Levererade produkter enligt detta avtal ska till funktion, utförande och kvalitet helt
överensstämma med de specifikationer, anbudsprover och broschyrer, som
landstinget fått i samband med upphandlingen.
Förändringar i konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek eller
sammansättning ska i förväg meddelas landstinget och kan leda till förnyad
prövning av avtalets giltighet för aktuell produkt.
9.1
STANDARDER OCH REGELVERK
Produkterna uppfyller gällande standarder och regelverk enligt tidigare översänd
kravspecifikation.
9.2
PRODUKTFÖRÄNDRINGAR
Förändringar i konstruktion, utförande, material, förpackningsstorlek, märkning,
sammansättning eller nya varunummer för avtalade produkter ska tre (3) månader
i förväg skriftligen meddelas till landstinget. Produktförändringar får endast ske
efter godkännande av sjukvårdshuvudmannen.
Ersättningsprodukt ska minst ha motsvarande funktion och ett pris som inte är
högre än för den produkt som är avtalad.
Vid godkända produktändringar som påverkar användningsområde m.m. är
leverantören skyldig att utan kostnad informera och utbilda berörd personal om
förändringen.
Om inte överenskommelse kan träffas kommer prövning av avtalets giltighet att
ske avseende aktuell produkt.
5(9)
2013-03-07
TAPPNINGSKATETRAR
DNR: UE/130005
9.3
PRODUKTAVVIKELSER
Leverantören är skyldig att, förutom skyldighet enligt lag, skriftligen meddela
landstingets kontaktperson samt avropande enhet om avtalad produkt varit utsatt
för allvarligt tillbud eller om konstruktionsfel uppdagats.
10
PROVNING OCH KOMPLETTERINGSKÖP
Landstinget förbehåller sig rätten att vid sidan av avtalet under begränsad tid prova
nya och alternativa produkter med motsvarande funktion från annan leverantör.
Om landstinget provar produkter enligt denna punkt ska berörda avtalsleverantörer
informeras om detta.
Landstinget har även rätt att använda andra produkter än de som upphandlas vid
exempelvis forskning och kliniska prövningar.
Likaså förbehåller sig landstinget rätten till kompletteringsköp när särskild
anpassning krävs.
Av speciella medicinska skäl kan andra produkter än avtalade användas.
11
NYA PRODUKTER
Nya produkter och tillbehör inom det upphandlade produktområdet som lanseras av
leverantören kan efter landstingets val ingå i avtalet. Leverantören ska skriftligen
anmäla sådana produkter till landstinget. Efter eventuella förhandlingar om priser
och andra villkor meddelar landstinget skriftligen leverantören om produkten ska
ingå i avtalet.
12
UPPFÖLJNING OCH STATISTIK
Landstinget kallar en gång per år till uppföljningsmöte för det aktuella kontraktet.
Leverantören ska efter anmodan lämna statistikuppgifter avseende t.ex. kvantiteter
och inköpsbelopp totalt per produkt. Redovisning ska ske minst en gång per år.
13
UTBILDNING – PRODUKTINFORMATION
Upplägg och omfattning sker efter överenskommelse med landstinget/kommunen
och/eller avropande verksamhet för att överensstämma med
landstingets/kommunens regler och policy.
Sveriges Kommuner och Landsting har träffat en överenskommelse med Swedish
Medtech och Swedish Labtech om samverkansformer mellan medicintekniska
företag och medarbetare inom den offentliga hälso- och sjukvården. Denna
överenskommelse gäller all interaktion mellan leverantörer och landstingets
personal före, under och efter upphandling.
Överenskommelsen omfattar all personal inom den offentliga hälso- och sjukvården
samt företag, vilka marknadsför medicintekniska produkter, diagnostika och
tjänster som hör till det medicintekniska området, och gäller från 1 januari 2006.
Överenskommelsen med SLF och SINDIF samt Generell tillämpningsanvisning finns
på följande webbsidor:
www.skl.se
www.swedishmedtech.se
Sveriges Kommuner och Landsting
Swedish Medtech)
Definitionen om medicinteknisk produkt finns i lag om medicintekniska produkter.
14
14.1
ÖVRIGA VILLKOR
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behöriga företrädare för landstinget och leverantören.
6(9)
2013-03-07
TAPPNINGSKATETRAR
DNR: UE/130005
14.2
SEKRETESS
Offentlighets- och sekretesslagen reglerar frågor om sekretess och tystnadsplikt.
För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för hälso- och
sjukvårdspersonal anställd av landstinget.
Leverantören förbinder sig att inte röja eller utnyttja landstingets uppgifter, vad det
än må vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma
leverantören tillkänna. Med leverantören avses alla personer som leverantören på
något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot landstinget och andra
personer som på något sätt kan komma i kontakt med uppgifterna.
14.3
OMFÖRHANDLING
Parterna förbehåller sig rätten till omförhandling, om sådana politiska beslut eller
organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar förutsättningarna
av tidigare överenskommelse. Den andra parten ska meddelas om omförhandling
senast fyra (4) veckor i förväg.
14.4
HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra.
Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende
gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat,
sinsemellan i följande ordning:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
14.5
skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal,
detta avtal med bilagor,
eventuella kompletteringar av anbudet,
anbud med bilagor.
eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget,
förfrågningsunderlag med bilagor.
ÖVERLÅTELSE AV AVTAL
Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas
skriftliga godkännande.
14.6
SAMVERKANSFORMER VID UPPHANDLING
Sveriges Kommuner och Landsting SKL har träffat en överenskommelse med
Swedish Medtech och Swedish Labtech om samverkansformer mellan
medicintekniska företag och medarbetare inom den offentliga hälso- och
sjukvården (Samverkansavtalet). Denna överenskommelse gäller all interaktion
mellan leverantörer och landstingets personal före, under och efter upphandling.
Överenskommelsen omfattar all personal inom den offentliga hälso- och sjukvården
samt företag som marknadsför medicintekniska produkter, diagnostika och tjänster
som hör till det medicintekniska området, och gäller från 1 januari 2006.
Definitionen om medicinteknisk produkt finns i lag om medicintekniska produkter.
Länkar till aktuella dokument:
Överenskommelsen mellan SKL och Swedish Medtech samt Swedish Labtech
Tolkningsdokument
14.7
HÄVNING
Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till omedelbart
upphörande om:
 leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation, ställer in betalningarna eller
på annat sätt kan antas vara på obestånd.
7(9)
2013-03-07
TAPPNINGSKATETRAR
DNR: UE/130005
Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio
(30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om:
 leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala
avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar
arbetsgivare,
 leverantören i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta
avtal och inte vidtar rättelse inom trettio (30) dagar efter avsändandet av
skriftligt meddelande härom,
 leverantören bryter mot lag, förordning eller av myndighet utfärdad föreskrift.
Leverantören har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande trettio
(30) dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om:
 landstinget i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal
och inte vidtar full rättelse inom trettio (30) dagar efter skriftligt meddelande
därom,
 landstinget är i dröjsmål med betalning och inte erlägger betalning till
leverantören senast trettio (30) dagar efter skriftlig anmaning därom.
14.8
BEFRIELSEGRUND (FORCE MAJEURE)
Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder
utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid
köpet och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit.
Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är
parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat
skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en
underleverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led.
För att part skall ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan skall denne
utan dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess
upphörande. Part skall informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske.
Vid force majeure hos landstinget skall landstinget ersätta leverantören för de
merkostnader som leverantören får vidkännas för att säkra och skydda varan.
14.9
INTRÅNG I UPPHOVSRÄTT OCH PATENT
Leverantören skall stå för landstingets eventuella kostnader om krav riktas eller
talan förs mot landstinget om intrång i patent, upphovsrätt eller annan rätt på
grund av användning av levererade produkter för avsett ändamål. Leverantören
åtar sig vidare att ersätta landstinget för de skadestånd och ersättningar som
landstinget genom förlikning eller dom kan bli skyldig att utge. Leverantörens
åtagande gäller under förutsättning att leverantören får bestämma över processen i
sådan talan och får föra förhandlingar om uppgörelse eller förlikning.
Om det fastställs att intrång har skett skall leverantören på egen bekostnad
antingen:




tillförsäkra landstinget rätt att fortsätta använda produkterna,
ersätta produkten med en annan produkt vars användning inte innebär intrång,
ändra produkten så att intrång inte föreligger,
återta produkten och kreditera landstinget ett belopp som motsvarar produktens
värde med hänsyn till den tid som produkten använts och normal
avskrivningstid.
Innebär intrånget väsentlig olägenhet för landstinget har denne rätt att genom
skriftligt meddelande till leverantören häva avtalet i sin helhet.
8(9)
2013-03-07
TAPPNINGSKATETRAR
DNR: UE/130005
14.10
TVIST
Tvist angående tolkning eller tillämpning av ingångna överenskommelser avgörs av
svensk allmän domstol med tillämpning av svensk rätt. Eventuella
tvisteförhandlingar äger i första instans rum i Karlstad.
15
BILAGOR
1. Produktspecifikation
2. ALOS 05 (bifogas inte)
9(9)