Excel

Excel
Övning 1
Datorkunskap
Sida 1
ELEV:______________________
Niklas Schilke
Excel
Inledning
Microsoft Excel är ett kalkylprogram som ingår i Microsoft Office. Kalkyl betyder här
beräkning så vi kan säga att Excel är ett program som används för beräkningar. Man kan
utföra både avancerade och enkla beräkningar men man kan ha nytta av Excel även om man
inte behöver utföra några beräkningar alls.
Det första som man ser när man öppnar Excel är att själva arbetsytan är indelad i många rutor,
celler. Genom att skriva in information i dessa rutor så kan man lätt ordna informationen i
tabeller.
Förutom det uppenbara rutnätet, cellerna, så skiljer sig inte utseende sig så mycket mot hur
det ser ut i Word. Det är ungefär samma menyer och verktygsknappar.
Arbetsbok
När man öppnar programmet så får man i Excel till skillnad från
Word inte ett blankt dokument utan en tom arbetsbok istället.
Arbetsboken har oftast filändelsen ”xls” när man sparar den. I
figuren ovan kan vi långt ner till vänster se att det står ”Blad1”,
”Blad2” och ”Blad3”. Dessa är våra arbetsblad (worksheet) som vi
får till att börja med. Vi kan lätt ta bort eller lägga till flera blad om
Excel
Övning 1
Datorkunskap
Sida 2
ELEV:______________________
Niklas Schilke
vi vill det. Detta gör vi till exempel genom högerklicka på t.ex. ”Blad1”-etikettn. Då får vi
fram en snabbmeny som låter oss bland annat infoga, ta bort, byta namn, flytta eller kopiera
ett arbetsblad. När vi sparar i Excel så sparas alla arbetsbokens blad tillsammans.
Celler
Cellens namn
Rutorna i Excel kallas alltså för celler. För
att lära oss att hantera rutorna så är det
viktigt att vi lär oss att benämna dem på rätt
sätt. I Excel använder man ett smart och
logiskt system för att benämna alla celler.
Om vi tittar på bilden här till höger så ser vi
att alla kolumner har namn efter bokstäver.
Första kolumnen heter A, andra B, tredje C
och så vidare. Raderna däremot är
numrerade på vanligt vis och första raden
heter 1, andra 2 och så vidare. Detta ger oss då möjligheten att benämna varje cell unikt till
Kolumnnamn + Radnamn, t.ex. A1, B4 eller C4. C4 betyder
alltså cellen i kolumn C och rad 4. Detta sätt att benämna celler
används när man skriver formler eller när man i andra fall
behöver referera till en speciell cell. Vi ser även på bilden att
en cell har en svart ram runt sig. Detta betyder att cellen är
markerad. Den markerade cellens namn syn i ett cellnamnsfält.
Att skriva i en cell
När du skriver något i Excel så skrivs det i den markerade cellen. När du börjar att skriva in i
en cell så tror Excel att du vill skriva över den information som stod i cellen sedan tidigare.
Du kan undvika detta genom att trycka [F2] som ger dig en markör i cellen och låter dig
redigera texten i cellen. Förutom att du ser cellens information i själva cellen så ser du också
den markerade cellens information i fältet ovanför kolumnerna. Detta fält kallas för
formelfältet. Istället för att trycka [F2] kan du trycka med musen direkt in i formelfältet.
I bilden ser vi var vi har
formelfältet. En annan
sak som vi kan lägga
märke till är att i celler
som vi skrivit in text så
är texten vänstercentrerad medan de fält som innehåller siffror blir högerställda. Detta är
förinställt i Excel men det går naturligtvis att välja annan formatering om man vill.
Vi kan dela upp informationen en cell kan innehålla i tre olika typer:
• Text
- Alla typ av text.
• Värden
- Siffror, tal, datum, valuta etc.
• Formler
- Olika typer av beräkningar.
Excel
Övning 1
Datorkunskap
Sida 3
ELEV:______________________
Niklas Schilke
Vad händer om du skriver in information i en
cell och trycker [enter]?
Vad händer om du skriver in information i en
cell och trycker [tab]?
Vad händer om du skriver in information i en
cell och trycker på [esc]? Prova detta även
på en cell som innehåll någon text innan du
markerade den.
Vad händer om du skriver in information i en
cell och trycker på någon av piltangenterna?
Hädanefter så skall du alltid bekräfta texten i en cell med [tab], [enter] eller
piltangenterna om du uppmanas att skriva in information i en cell.
Vad händer om du skriver 23+12 i en cell?
Vad händer om du skriver =23+12 i en cell?
Skriv in 72 i cell A1 och sedan skriver du in
14 i cell B2. I cell C2 skriver du =A1+B2.
Vad visas i cell C2?
Vad tror du =-tecknet har för betydelse om
det står först i en cell?
Vad händer om du skriver in text(ej ett tal) i
en cell och texten går ut över högerkanten?
Kontrollera om det är någon skillnad på
resultatet i föregående fråga om cellen till
höger innehåller något! Är det det?
Vad händer om du skriver in ett tal i en cell
och talet inte får plats i kolumnen? Varför är
det så tror du?
Excel
Övning 1
Datorkunskap
Sida 4
ELEV:______________________
Niklas Schilke
Markera celler
När du skriver något i Excel så skrivs det i den markerade cellen. Kopierar man så kopieras
informationen från den markerade cellen. Man kan markera mer än en cell. Detta gör man
vanligtvis för att kopiera flera celler eller för att kanske ta bort dem. Genom att experimentera
dig fram skall du nu försöka att markera celler enligt listan.
Hur gör man?
Celler som skall markeras
Endast en cell
Markera flera celler intill varandra
Markera en kolumn
Markera en rad
Markera flera rader
Markera flera kolumner
Markera hela bladet
Markera helt olika celler (ledtråd:ctrl)
Ändra kolumnbredd och radhöjd
Man kan naturligtvis ändra storleken på både kolumner och rader i Excel.
Kolumner
För att göra en kolumn bredare eller smalare så kan man ta tag i skarven precis mellan
kolumnnamnen
symbol när du är på rätt ställe.
. Som du ser så ändrar musmarkören utseende till en
Rader
På samma sätt ändrar man höjden på raderna.
Excel
Övning 1
Datorkunskap
Sida 5
ELEV:______________________
Niklas Schilke
Övningar
Markera flera kolumner. Ändra sedan
storleken på en av de markerade kolumnerna
på ovanstående sätt. Vad händer?
Prova samma sätt på flera markerade rader.
Vad händer?
Skriv in text som är för bred för
kolumnbredden. Dubbelklicka sedan på
skarven mellan kolumnnamnen (istället för
att dra och ändra storleken så dubbelklickar
du), vad händer?
Högerklicka på ett kolumnnamn och välj
kolumnbredd. Vad händer?
Hantera rader och kolumner
När man arbetar med Excel så kommer man ofta på att man vill infoga en kolumn eller en rad
mellan sina befintliga rader. Ta nu genom att experimentera reda på hur du gör följande:
Vad du ska göra
Hur gör du?
Infoga en kolumn
Infoga en rad
Infoga flera rader
Infoga flera kolumner
Ta bort en kolumn
Ta bort en rad
Ta bort flera kolumner
Ta bort flera rader
Excel
Övning 1
Datorkunskap
Sida 6
ELEV:______________________
Niklas Schilke
Beräkningar
Nu skall vi prova att göra lite enklare beräkningar i Excel. I en
tidigare övning så bör du ha sett ett exempel på hur vi kan göra en
beräkning. När det står ett likhetstecken, =, i början av en cell är
detta en uppmaning till Excel att beräkna innehållet i cellen och
sedan visa resultatet. (Om man verkligen vill skriva ett
likhetstecken i början av cell utan att göra några beräkningar kan
man skriva en ’-tecken i början av cellen.).
Skapa ett excelblad och skriv in de matvaror som du ser i exemplet till höger. Justera
kolumnbredden automatiskt. Hur var det nu man gjorde?
_____________________________________________
Skriv nu in lite priser så du får en tabell som ser ut som den nedre vänstra tabellen.
Det ser ju inte så snyggt ut, när priserna har olika antal decimaler. Markera hela
kolumn B och välj [Format][Celler…] från menyn och försök själv lista ut hur man kan
formatera kolumnen så att alla tal ser ut som den högra tabellen här ovanför. Redovisa mycket
kort vad du gjort.
_____________________________________________
Nu skall vi utöka vår lilla tabell med att vi kan bestämma antal för varje vara. Kanske
är det en inköpslista. Skriv en kolumn till så att din tabell ser ut som nedan till vänster. Infoga
även en rad och skriv rubriker som i bilden nere till vänster.
Vi har ju nu förberett vår lilla tabell för att beräkna en summa. I cellen D2 skall du nu
utföra en beräkning so multiplicerar innehållet i B2 med innehållet i C2, alltså priset gånger
antalet. Som gångertecken använder man i Excel *-tecknet. Skriv i rutan in det exakta
uttrycket som du skriver in i D2.
____________________________________________
Formatera även summakolumnen så att det ser ut som kronor. Om du har gjort rätt så
bör du fått tabellen enligt den uppe till höger.
Excel
Övning 1
Datorkunskap
Sida 7
ELEV:______________________
Niklas Schilke
Fyllnadshandtaget
Istället för att upprepa formelskrivandet för varje rad
skall vi nu använda fyllnadsfunktionen som Excel har.
För att kunna göra det måste du lära dig var
fyllnadshandtaget sitter. (Se bilden) Fyllnadshandtaget är den lilla fyrkanten som sitter i nedre
högra hörnet på ramen som marker de markerade cellerna.
Ta tag i fyllnadshandtaget och dra ner ramen så att den täcker alla rader som vi skrivit
rader på. Markera följande celler och skriv vad de innehåller (formeln alltså inte beloppet):
D3____________
D4____________
D5____________
D6____________
Nu skall vi göra en annan liten övning med fyllnadshandtaget. Skriv in texten jan i en
cell. Markera cellen och ta tag i fyllnadshandtaget och dra det åt höger (eller nedåt) ett antal
rutor och släpp. Vad hände?
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
Gör samma övning igen men skriv in må istället. Vad hände nu?
____________________________________________
____________________________________________
Lite om funktioner
Summa
Vår lilla Excel-beräkning innehåller ännu ingen slutsumma som talar om vad vi ska betala om
detta vore vår inköpslista. Naturligtvis kan vi enkelt beräkna summan i Excel.
Markera cellen D7 som det ser ut i bilden ovan. Tryck på summaikonen
. Excel
Excel
Övning 1
Datorkunskap
Sida 8
ELEV:______________________
Niklas Schilke
kommer att föreslå ett område som du vill summera. Om det är rätt område så bekräftar du
genom att trycka på
-ikonen en gång till. Om området inte stämmer med de rader som du
vill summera så kan du markera ett eget område.
Kontrollera i formelfältet vilken information som skrevs in i D7. Notera nedan! Hur
tolkar du informationen?
____________________________________________
____________________________________________
____________________________________________
Andra funktioner
Du bör nu ha använt dig av och vara på väg att förstå lite om hur excel använder sig av
funktioner. I ovanstående exempel använde vi oss av SUMMA-funktionen. Det finns flera
andra funktioner i Excel som är uppbyggda på samma sätt. En funktion returnerar alltid ett
värde vilket gör att om vi i en cell skriver =funktionsnamn() så får cellen värdet av
funktionen. Till våra funktioner kan vi skicka olika värden eller olika informationer. Den
informationen skrivs mellan parenteserna. I summafunktionen bestod den informationen av ett
cellintervall. Det var i det cellintervallet som Excel summerade alla tal. I vårt fall bör det ha
varit D2:D6.
En stor poäng med att använda Excel är att informationen behandlas dynamiskt. När vi till
exempel ändrar i en av våra celler som innehåller data för beräkningar så uppdateras
beräkningarna direkt.
Excel
Övning 1
Datorkunskap
Sida 9
ELEV:______________________
Niklas Schilke
Prova att ändra pris på någon vara. Ändra sedan antalet på någon annan vara. Vad
händer?
___________________________________________
___________________________________________
Ta nu och öppna en ny tom arbetsbok. Skriv in information som i nedanstående tabell.
Informationen i de markerade fälten skall beräknas med funktionerna Medel(), Min()
eller Max(). Du får själv klura ut hur du skall göra. Naturligtvis kan du fråga din lärare om
du fastnar på något för länge. När du är klar skall du spara arbetsboken som excel1.xls. Tala
om för din lärare när du är klar så att du kan få godkänt på uppgiften.