RUTINER
Datum
2014-08-18
Kommunstyrelsens förvaltning
Kommunikation
Karin Bärudde, tf Kommunikationschef
0171-525 52
[email protected]
Användning av sociala medier i Håbo kommun
Våra officiella kanaler hanteras i enlighet med offentlighetsprincipen och
bestämmelser om arkivering.
Ansvar
Varje förvaltning har ansvar för sin egen kommunikation. Det ska finnas ett
uppdrag från chefen för att en anställd ska använda sociala medier i tjänsten.
Med detta beslut klargörs att personen använder sociala medier som anställd
och inte som privatperson. Den som utses har ett ansvar för att hantera
mediet på ett bra sätt och enligt dessa riktlinjer.
Uppsikt över sidan
Minst två gånger om dagen, fem dagar i veckan, ska du bevaka sidan för att
fånga upp frågor och synpunkter och kunna ta bort kommentarer och inlägg
som strider mot lag och riktlinjer. Om det visar sig att risken är stor kan det i
perioder finnas anledning att titta till sidan oftare.
Meddela innan start eller avveckling
Om ni startar upp en sida ska det meddelas innan till
Kommunikationsenheten, tillsammans med kontaktuppgifter till mediet och
ansvarig person.
Om du bestämmer dig för att inte använda kanalen längre ska sidan raderas.
I god tid innan ska du meddela detta till din målgrupp samt till
Kommunikationsenheten.
Allmänna handlingar och registrering
De inlägg som vi och andra skriver är allmäna handlingar. Allmäna
handlingar i sociala medier hanteras på samma sätt som de du får i
verksamheten i övrigt, till exempel via post eller e-post.
Utgångspunkten är att det som skrivs är offentligt men om någon skriver ett
inlägg som omfattas av sekretess eller bryter mot riktlinjerna måste det tas
bort från sidan direkt. Ett sådant inlägg ska raderas och registreras i
kommunens dokument och ärendehanteringssystem.
En gång varje halvår ska en så kallad skärmdump tas av sidan.
Skärmdumpen ska bevaras och arkiveras. Syftet är att ge en bild av hur
sidan såg ut vid en viss tidpunkt. I förvaltningens dokumenthanteringsplan
ska det framgå vilken kanal som används och hur dessa skärmdumpar
hanteras.
1(3)
Vår beteckning
KS nr 2010.2228
RIKTLINJER
Datum
2014-02-07
Ta bort inlägg som kränker eller omfattas av sekretess
Inlägg med nedanstående innehåll ska skyndsamt raderas. Innan radering
sker ska en skärmdump av meddelandet tas:
förtal, personangrepp, förolämpningar, uppvigling, stötande och
kränkande uttalanden
upphovsrättsintrång
reklam för enskilda företag och produkter
hets mot folkgrupp
sexistiska yttranden, trakasserier
olaga våldsskildring eller pornografi
uppmaningar till brott, utgöra brottslig verksamhet
Om en person återkommande skriver inlägg som måste tas bort kan
personen blockeras.
Foto och film
Foton och filmer är en naturlig del i sociala medier. Tänk på att fråga
personen om lov innan du publicerar foton eller film där de förekommer.
För barn upp till 15 år ska du fråga minst en vårdnadshavare innan du
publicerar.
Tips
Tydliggör riktlinjer för er sida (se riktlinjer på Håbo kommuns
facebooksida). Vi rekommenderar att ni skriver i riktlinjerna när svar kan
förväntas (vanligtvis under ordinarie arbetstid).
Skapa en # förr verksamheten vid användning av Twitter, Instagram etc.
Publicera gärna # för er verksamhet tillsammans med #Håbo.
Kontakta Kommunikationsenheten vid frågor kring innehållet i riktlinjerna
eller vid önskemål om integration av er kanal till Håbo kommuns webbplats.
2(3)
Vår beteckning
KS nr 2010.2228
RIKTLINJER
Datum
2014-02-07
Flödesschema för inkomna svar, kommentarer och synpunkter
3(3)
Vår beteckning
KS nr 2010.2228
