2011-08-09
Riktlinjer för sociala medier
Vad är sociala medier?
Sociala medier är ett sätt att kommunicera, skapa relationer, främja
dialog och dela kunskap.
Med sociala medier menas till exempel:
• webbplatser med nyhetskommentarer, länkar, chatt och kommentarfält.
• Facebook, LinkedIn, Twitter, YouTube, Flickr, olika bloggar och andra
webbplatser där användarna hjälps åt att skapa innehållet.
Syfte och mål
Syftet med kommunens användning av sociala medier är att bidra till att
vi uppnår de mål och strategier vi satt upp för kommunens
kommunikationsarbete. Dessa finns i vårt styrdokument för
kommunikation på intranätet.
Inför användandet
Användandet av sociala medier innebär nya kommunikationsmöjligheter
för verksamheten. Inför användningen av sociala medier bör
verksamheten gå igenom vad användandet konkret kan bidra till och
vilka krav som ställs på funktion, teknik och säkerhet. Verksamheten
behöver även ta del av de lagkrav som påverkar användandet och ta fram
rutiner och resurser för att få ett så bra resultat som möjligt.
Lagar som styr användandet av sociala medier
Det finns ett antal lagar som påverkar och styr vår användning av sociala
medier. Vad lagarna innebär kan du läsa mer om i styrdokument
Kommunikation.
- Regeringsformen (1974:152, RF)
- Personuppgiftslagen(1998:204, PuL)
- Yttrandefrihetsgrundlagen (1991:1469, YGL)
- Tryckfrihetsförordningen (1949: 150, TF)
- Lagen om elektroniska anslagstavlor (1998:112)
- Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400, OSL)
- Myndigheters Serviceskyldighet (Förvaltningslagen 1986:223)
- Arkivlagen (1990: 782)
Möjligheter och risker med sociala medier
Möjligheterna med sociala medier är många, men det finns även risker
som är viktiga att veta om och ha beredskap för då det är möjligt.
Möjligheter
- Skapa dialog, förståelse och delaktighet inför beslut
- Marknadsföra konkurrensutsatta verksamheter och projekt
- Attrahera och rekrytera nya medarbetare
- Ökad service genom bättre tillgänglighet
- Skapa goodwill för enskilda verksamheter och Lidköpings
kommun som organisation
- Nätverka med olika målgrupper
- Erfarenhetsutbyte med andra inom samma yrkesområde eller i
andra organisationer
Risker
- Informationssäkerheten blir mer sårbar.
- Kränkningar, trakasserier och hot kan spridas snabbt och få svåra
konsekvenser.
Ansvar
Kommunstyrelsen och informationsverksamheten i kommunen har ett
samordnande ansvar för sociala medier. Men varje nämnd/förvaltning har
ansvar för sin egen kommunikation.
Det är alltid den ansvariga chefen som beslutar om verksamheten ska
använda sig av sociala medier i sin kommunikation och på vilket sätt det
ska ske.
Detta innebär att chefen för verksamheten beslutar om:
◦ användandet av sociala medier
◦ vilka verktyg och/eller tjänster som ska användas
◦ vem/vilka som får representera verksamheten i sociala medier
Varje nämnd/förvaltning bör ha en person som har ett samordningsansvar
för sociala medier på förvaltningen. Denna person ska vara samma
person som är webbansvarig.
Roller
Det är viktigt att komma ihåg att användaren av sociala medier på
arbetsplatsen alltid agerar i tjänsten och som representant för kommunen.
Du är alltid en offentligt anställd person och en ambassadör för din
organisation.
Anställda som privat använder sociala medier får skriva om kommunens
verksamhet enligt bestämmelserna i yttrandefrihetsgrundlagen.
Grafisk profil
I de sociala medier som Lidköpings kommun står bakom, till exempel en
officiell blogg eller en grupp/sida på Facebook, är det viktigt att det är en
tydlig avsändare. Därför ska logotypen för Lidköpings kommun alltid
finnas med på lämplig plats, då detta är möjligt.
Hantering av inlägg
Frågor och kommentarer som uppstår i de sociala medierna ska hanteras
på samma sätt som i andra kanaler, som till exempel från e-post.
Lagen om elektroniska anslagstavlor gäller för kommunens officiella
webbplats där det finns en funktion där allmänheten kan lämna
kommentarer. Lagen gäller även där motsvarande funktion erbjuds i
sociala medier, som till exempel Facebook. Enligt lagen ska innehavaren
av platsen lämna information till alla användare om sin identitet och att
insända meddelanden kommer att göras tillgängliga för andra.
Personuppgiftslagen innebär att vi har ett ansvar för de personuppgifter
som publiceras av oss själva och av andra i de sociala medier som
kommunen ansvarar för, där besökaren kan skriva kommentarer och göra
inlägg. Dessa måste därför regelbundet kontrolleras så att inga
integritetskränkande personuppgifter publiceras. Förekommer detta ska
dessa tas bort så snart som möjligt.
Det är mycket viktigt att det finns en person som är ansvarig för att
kontrollera vad som skrivs. Ansvaret innebär att:
• regelbundet hålla uppsikt över insända meddelanden och deras
karaktär.
•
bedöma om inlägget kräver ett svar eller kan lämnas utan
återkoppling. Lidköpings kommun har beslutat att ge svar på
inkomna meddelanden senast inom två dagar, detta ska även gälla
för sociala medier.
•
bedöma om inlägget är en synpunkt/felanmälan eller ett klagomål
som ska registreras och åtgärdas.
•
ta bort inlägg och material som innebär något av följande:
uppvigling, hets mot folkgrupp, barnpornografibrott, olaga
våldsskildring eller upphovsrättsintrång. Sådana inlägg kan ligga
till grund för en polisanmälan. Vid tveksamheter ska kommunens
säkerhetsstrateg kontaktas.
Allmänna handlingar i sociala medier
Enligt Tryckfrihetsförordningen är en handling allmän om den förvaras
hos myndigheten eller är att anse som inkommen till eller upprättad hos
myndigheten. För en extern webbplats gäller samma regler som för
traditionella handlingar. En handling som skapas hos en myndighet anses
upprättad när den fått sin slutliga utformning. Ett inlägg av en tjänsteman
i ett socialt media är därför upprättad direkt när det publicerats. Om det
finns möjlighet för utomstående att kommentera inlägg som
verksamhetens anställda gör i tjänsten på sociala medier, ska de anses
inkomna så snart de publicerats.
Sekretess
Sekretessbelagda uppgifter får inte publiceras på sociala medier.
Om ett inlägg i sociala medier innehåller sekretessbelagda uppgifter ska
det direkt avpubliceras och överföras till diariet.
Diarieföring, gallring och arkivering
Allmänna handlingar ska registreras. Om det är uppenbart att en allmän
handling är av ringa betydelse för kommunens verksamhet, behöver den
varken registreras eller hållas ordnad. För denna typ av handlingar ska
Kommunstyrelsen fatta ett gallringsbeslut. Gallringsbeslutet ska alltid
innehålla en gallringsfrist, det vill säga hur lång tid handlingarna ska
finnas kvar innan de förstörs. En vanlig gallringsfrist kan vara att
handlingarna raderas när de inte längre är aktuella.
För att verksamheten ska veta vilka allmänna handlingar som finns i
sociala medier ska det finnas en förteckning över webbplatserna i
dokumenthanteringsplanen, tillsammans med beslutet om gallring. En
förteckning över de sociala medier där Lidköpings kommun är aktiva ska
också publiceras på lidkoping.se. För att dokumentera själva mediet bör
man varje halvår eller vid en större förändring bevara en ögonblicksbild
som ska arkiveras.
Riktlinjerna antagna av Kommunstyrelsen 31 augusti 2011
