DIARIENR UE/150035
Avtal
Lager och distribution av inkontinenshjälpmedel
Dnr: UE/150035
Avtalsnr: 66/16
1
1.1
AVTALSPARTER
LANDSTINGET
Landstinget i Värmland
651 82 KARLSTAD
LEVERANTÖR
OneMed Sverige AB
Box 50
401 20 Göteborg
Organisationsnr
232100-0156
Organisationsnr
Hemsida
www.liv.se
Hemsida
556764-4140
www.onemed.se
KONTAKTPERSONER
Leverantören ska utse en kundansvarig för uppdraget som är landstingets
kontaktperson.
Vid byte av kontaktpersoner hos landstinget eller leverantör ska parterna
omgående meddela varandra om bytet.
Landstinget ska alltid ha tillgång till av leverantören utsedd kundansvarig med
aktuella kontaktuppgifter.
Bedömer landstinget att samarbetssvårigheter föreligger är leverantören skyldig att
omgående byta ut aktuell kontaktperson.
Kontaktpersoner enligt avtalsbilaga 1.
2
AVTALETS OMFATTNING
Anpassat lager och distribution av inkontinenshjälpmedel; absorberande- och
urinavledande produkter.
Leverantören åtar sig att till Landstinget i Värmland (landstinget) och kommunerna
i Värmland (Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hagfors, Hammarö, Karlstad,
Kil, Kristinehamn, Munkfors, Storfors, Sunne, Säffle, Torsby och Årjäng) lagerhålla
och distribuera inkontinensartiklar (hjälpmedel) i enlighet med detta avtal och det
förfrågningsunderlag som legat till grund för den upphandling som föregått detta
avtal, samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud.
I leverantörens åtaganden ingår att:
Tillhandahålla ett webbaserat elektroniskt beställningssystem för beställning av
inkontinensprodukter.
Ta emot beställningar avseende inkontinensprodukter från landstinget och
kommunernas förskrivare.
Avropa inkontinensprodukter från landstingets avtalade produktleverantörer, i
eget namn, och erlägga betalning till produktleverantörerna.
Kontrollera godsets emballage vid mottagandet från produktleverantören och
åtgärda eventuella felaktigheter.
Anpassa lagerhållning av produkter, där produkterna ägs av leverantören, så
att leveranssäkerhet kan uppfyllas.
1 (12)
2.1
Avisera enskild leverans efter önskemål.
Kundförpacka produkter som beställts vid samma tillfälle, till en och samma
brukare, i syfte att möjliggöra leverans vid ett och samma tillfälle. Detta gäller
även när beställning lagts på produkter från flera olika produktleverantörers
sortiment och, i förekommande fall, leverans till såväl ordinärt- som särskilt
boende.
Leverera beställda produkter i form av enskild leverans till ordinärt boende,
inklusive eventuell plockning, kundförpackning/ompackning och etikettering.
Leverera beställda produkter i form av gruppleverans eller personlig
gruppleverans till särskilt (grupp) boende, inklusive eventuell plockning,
kundförpackning/ompackning och etikettering.
Leverera beställningar gällande Karlstad kommun, i form av samordnad
varudistribution till kommunens distributionscentral BEVES, bilaga tre (3) och
fyra (4).
Fakturera levererade produkter och distribution till respektive huvudman. Flera
fakturaadresser kan förekomma.
Hantera reklamationer och returer.
Hämta pallar vid nästkommande leverans.
Tillhandahålla statistik.
UNDERLEVERANTÖR
Nyttjar leverantören underleverantör för genomförande av viss del av uppdraget,
svarar leverantören för underleverantörens arbete som för eget.
3
AVTALSTID
Avtalstid är två (2) från driftstart (2016-05-01- 2018-04-30) med option om
förlängning maximalt tolv (12) månader + tolv (12) månader.
Avisering om förlängning sker i god tid före avtalsperiodens utgång.
Vid avtalsperiodens utgång upphör avtalet att gälla utan uppsägning.
4
UPPSTARTMÖTE
För att säkerställa att allt fungerar innan avtalsstart ska ett uppstartsmöte äga rum
senast 2 månader innan driftstart.
5
AVTALSFORM
Detta är ett avtal med fastställda villkor för senare avrop. Andra kommersiella
villkor som leverantören bifogat till anbudet ska inte beaktas.
Avrop sker från en (1) leverantör som antagits för specifik tjänst.
6
AVROP OCH BESTÄLLNING
Enheter som omfattas av detta avtal har rätt att avropa/beställa och leverantören
ska ta emot beställningar fram till avtalstidens utgång för leverans inom den
angivna leveranstiden.
Leverantören svarar för att avtalade priser gäller även om hänvisning inte sker till
avtal vid avrop.
6.1
BESTÄLLNINGSRUTINER
Beställning sker via leverantörens webbaserade elektroniska beställningssystem.
Beställning ska kunna ske dygnet runt.
Leverantören ska kontinuerligt uppdatera systemet avseende förändringar i
sortimentet, t ex. nya produkter, pris, information m.m.
KRAV PÅ BESTÄLLNINGSSYSTEM:
Beställaren ska inloggad kunna lägga in patienter och redigera: personnummer,
svensk medborgare eller ej, namn, c/o adress, adress, postnummer, ort,
telefon, leverensavisering (ex. kan ställas på altanen eller telefonkontakt före
leverans), portkod.
2 (12)
Produktinformation med artikelnummer, benämning, produktleverantörs namn,
bild, detaljerad specifikation så som färg, storlek m.m., beställningsenhet,
minsta beställningsbara antal, pris per enhet och leveransstatus ska finnas.
Leveransdag som vid beställning anges i systemet, ska kunna ändras och
senareläggas till annan önskad leveransdag.
Beställningssystem ska larma vid ogiltig beställningskvantitet och föreslå
närmaste förpackningsstorlek.
Beställaren ska kunna lämna textmeddelande till leverantören.
Endast upphandlat sortiment ska finnas tillgängligt i beställningssystemet.
Leverantören ska vara behjälplig vid förändring av nyckelordssökningar.
Personuppgifter ska endast visas vid sökning på patientens personnummer.
Beställningssystemet ska vara tydligt och intuitivt.
I beställningen angivna uppgifter ska gälla, exempelvis tillfällig c/o adress.
Produktsökning ska kunna ske på alternativa sätt; artikelnummer, benämning
eller produktleverantörs namn.
Produktinformation ska kunna skrivas ut.
Beställningssystemet ska vara kopplat till Folkbokföringsregistret.
Beställningen visas på ett sådant sätt att den är enkel att kopiera och klistra in i
journal
Systemet ska, innan beställning skickas, frågar beställaren om portkod och
telefonnummer är rätt angivet.
Information om antal i transportförpackning ska finnas.
Vid inloggning i beställningssystemet ska finnas en informationsruta som
landstinget kan nyttja för kundinformation.
Historik ska över patientens tidigare beställningar, oavsett beställare, ska
kunna visas och beställaren ska kunna gå fram och tillbaka i aktuell patients
samtliga uppgifter utan att på nytt behöva söka på patienten.
Standardorder/varukorg, kopplat till personnummer, ska kunna läggas upp av
beställande enhet.
Beställaren ska, från landstinget respektive kommunerna, ha behörighet att
beställa. Leverantören ska på begäran tillhandahålla förteckning över registrerade
användare/förskrivare.
6.2
KUNDTJÄNST OCH SUPPORT
Kundtjänst/support ska vara bemannad med personal som har kunskap om
upphandlat sortiment och som kan svara på frågor rörande order, leverans,
beställningssystem och i förekommande fall förskrivarstödet m.m.
Kundtjänst och support ska vara tillgänglig, via telefon och e-post, helgfria
vardagar mellan klockan 08.00-17.00.
Kontaktuppgifter enligt avtalsbilaga 1.
7
KOMMERSIELLA VILLKOR
Leverantören ska, under hela den tid som uppdraget pågår:
7.1
vara godkänd för F-skatt och själv svara för inbetalning av skatter och avgifter,
ansvara för lagerhållning så att produkternas kvalitet och/eller försenad leverans
riskeras,
svara för kvalitetsbrister/reklamationer uppkomna fram till och med leverans till
slutlig användare.
PRISER
Priset för lager och distribution, med tillhörande tjänster, är angivet som pris
utifrån antal kolli som skickas, bilaga två (2). Angivet pris inkluderar samtliga
kostnader förenliga med nyttjande av leverantörens tjänster gällande anskaffning,
hantering, eventuell lagerhållning, distribution, emballage, försäkring, tull- och
miljöavgifter, fakturering m.m.
3 (12)
7.2
PRISJUSTERING
Vid eventuell prisjustering regleras priser med:
20 % av den aktuella indexförändringen avseende kundservice/support, webbshop
m.m.,
20 % av den aktuella indexförändringen avseende lagerhantering
60 % av den aktuella indexförändringen avseende distribution.
Priserna är fasta i 12 månader från och med avtalstidens början. Därefter kan
begäran om prisjustering ske med hänvisning till index, enligt följande:
ADMINISTRATION
Administrationskostnad/kundservice regleras till 100 %.
SCB AKI SNI 2007, kolumn H för tjänstemän.
Basmånad:
juli 2015
Indextal:
123,4
LAGERHÅLLNING
Lagerhållning regleras till 100 %.
SCB AKI SNI 2007, kolumn H för arbetare.
Basmånad:
juli 2015
Indextal:
117,7
DISTRIBUTION
Transportkostnad regleras till 100 %
SCB Entreprenadindex, litt 6011 transporter,
Basmånad:
september 2015
Indextal:
106
Efter överenskommelse om prisjustering gäller den vid prisändringen senast
använda indexmånaden som ny basmånad.
Begäran om prisjustering ska framställas skriftligt senast 60 dagar före den dag
från och med vilken det justerade priset ska börja gälla.
Prisjustering får endast ske vid månadsskifte.
Prisjustering gäller inte retroaktivt.
Överenskommen prisändring ska gälla under minst tolv (12) månader.
Om begärd prisjustering inte accepteras ska den part vars begäran avslagits äga
rätt att frånträda avtalet med verkan sex (6) månader efter det att begäran om
prisjustering framställdes. Fram till denna tidpunkt ska det tidigare avtalade priset
gälla.
Prisfallsgaranti
Leverantören lämnar prisfallsgaranti vilket innebär att landstinget snarast
informeras om och omgående får ta del av prissänkningen.
Prisjustering av inkontinensprodukter
Vid eventuell överenskommelse mellan landstinget och produktleverantör om
prisjustering av avtalade inkontinensprodukter, ska produkter som lagerhålls av
leverantören vid tidpunkten för prisförändringen inte innefattas.
7.3
LEVERANSVILLKOR
Medicintekniska produkter med specificerad renhetsgrad ska förrådshanteras och
transporteras enligt nationella riktlinjer från Svensk förening för vårdhygien (SFVH)
FYFFE februari 2008, se www.sfvh.se.
LEVERANSER INOM KARLSTAD KOMMUN
Karlstad kommun har samordnad varudistribution vilket innebär att all leverans till
Karlstads kommun ska ske till kommunens distributionscentral BEVES enligt villkor
angivna i bilaga tre (3), med tillhörande leveransschema bilaga fyra (4).
ÖVRIGA LEVERANSPUNKTER
4 (12)
Leverans ska ske DDP enligt Incoterms 2010 (fritt levererat, lossat och inburet),
utan koppling till ordervärde eller förpackningsstorlek, till angiven
mottagningsadress.
Förpackningarna ska ha hög fyllnadsgrad.
FÖLJESEDEL
Numrerad följesedel bifogas varje beställning i eller utanpå ytterförpackning.
Följesedeln ska innehålla uppgifter om:
beställarens-/beställande enhets- namn,
ordernummer,
levererade produkter med benämning och artikelnummer,
antal,
Kan inte leverans ske av beställd produkt ska detta framgå på följesedeln samt
meddelande om när produkten beräknas finnas för leverans.
MÄRKNING AV GODS
Leverantören ska märka kolli/lastbärare med kollietikett med uppgift om:
beställarens-/beställande enhets- namn
antal kolli/lastbärare.
Emballage
Emballage ska tåla en normal hantering innefattande transport ut till brukare.
Förslutning av kartongerna (tejp och märlor) ska sluta tätt samt ha bra
vidhäftningsförmåga på kartongerna.
Transportförpackning
Ska ha/vara:
pallanpassade, lättöppnade, neutrala, stabila och stapelbara av god kvalitet och
med god förslutning,
transportförpackning avsedd för leverans till ordinärt boende ska vara neutral
utan tryck och utan handtagshål samt vara volymmässigt anpassad och
lättöppnad,
transportförpackning avsedd för leverans till särskilt (grupp) boende ska ha
handtag/handtagshål,
max förpackningsvikt 12 kg per transportförpackning,
märkning av kartong på ena kortsidan, mått ca 9x12 cm, med nordiskt
varunummer och/eller EAN-kod. Märkningen ska vara synlig om kartongen står
på pall.
Palltransport
Ska vara/ha:
EUR-pall ska användas. Stadig engångspall kan accepteras efter godkännande av
distributören,
maximal pallhöjd 1,9 m inklusive pall,
max vikt 600 kg, enskild transportförpackning får ej överstiga 20 kg,
överhäng får ej förekomma,
om blandat gods förekommer på samma pall ska varje mottagare framgå på
följesedel samt genom tydlig märkning av transportförpackning,
pallarna ska vara plastade med återvinningsbar plast,
landstinget är inte ersättningsskyldig för skadad pall som upptäcks vis avlastning
eller avpackning.
Använda pallar ägs av leverantören och hämtas vid nästkommande leverans.
Går ej EUR-pall att få i retur har leverantören rätt att debitera beställaren för den
faktiska pallkostnaden, gäller ej stadig engångspall.
Leveranstid
5 (12)
Leveranstid är den tid som åtgår från den dag då leverantören mottagit
beställningen till den dag produkter kan garanteras vara levererade till angiven
leveransadress.
Leverans ska ske inom fem (5) arbetsdagar efter inkommen beställning, såvida
inget annat överenskommits mellan parterna.
Leverantören är skyldig att ta höjd för eventuella omlastningar, exempelvis till
lantbrevbärare, vilket kan försena leverans till angiven adress.
Möjlighet till akutleveranser ska finnas inom 24 timmar mot faktiska
fraktkostnader.
Leveransadress
Leverans ska kunna ske till alla adresser i Värmlands län.
Leveransförsening
Om leverans inte kan ske enligt avtalad leveranstid, ska leverantören omgående
meddela landstinget (beställaren), som bedömer om senareläggning alternativt
korrigering av leverans till likvärdig produkt kan accepteras.
Det åligger leverantören att omedelbart informera landstingets kontaktperson om
eventuella leveransproblem/-förseningar avseende avtalade produkter.
Förseningsersättning
Vid försenad leverans, som inte kan hänföras till överenskommelse eller
befrielsegrund, har landstinget rätt att av leverantören ta ut ersättning för den
merkostnad som uppstått till följd av delleveranser och ökad administration. Den
faktiska kostnaden, dock minimum 500 SEK kan komma att debiteras per försenad
leverans.
DISTRIBUTÖRENS FÖRSENINGSERSÄTTNING VID FÖRSENAD LEVERANS FRÅN
PRODUKTLEVERANTÖR TILL DISTRIBUTÖR
Vid försenad leverans, som inte kan hänföras till befrielsegrund, har distributören
rätt att av produktleverantören ta ut ersättning för den merkostnad som uppstått
till följd av delleveranser och ökad administration. Den faktiska kostnaden, dock
minimum 500 SEK, kan debiteras per försenad leverans.
Leveranssäkerhet och vite
MELLAN LEVERANTÖR OCH LANDSTINGET
Med leveranssäkerhet avses antalet levererade orderrader (exklusive
restorder)/antalet beställda orderrader.
Leverantörens leveranssäkerhet gentemot landstinget/slutkund, mätt per månad,
ska inte understiga 98 %.
Leveranssäkerheten mäts fortlöpande per månad av leverantören, dokumenteras
och översänds månadsvis till landstingets kontaktperson för avtalsfrågor.
MELLAN DISTRIBUTÖR OCH PRODUKTLEVERANTÖR
Produktleverantörens leveranssäkerhet gentemot distributören, mätt per månad,
ska inte understiga 98 %. Med leveranssäkerhet avses antalet levererade
orderrader (exklusive restorder)/antalet beställda orderrader.
Överenskommelse om hur uppföljning ska ske träffas mellan antagen distributör
Leveransform
Följande leveransformer ska omfattas av avtalet:
ORDINÄRT BOENDE/ENSKILD LEVERANS
Enskild leverans innebär att godset är adresserat till en privatperson och avisering
ska om mottagaren så önskas kunna ske i god tid, via telefon eller sms. Vid enskild
leverans där godset enligt överenskommelse får ställas utanför den boendes dörr.
Chauffören ska då ringa på dörren för att uppmärksamma leveransen, men behöver
inte vänta på gensvar.
SÄRSKILT BOENDE/GRUPPLEVERANS
Gruppleverans avser samlad leverans till flera brukare och innebär att godset är
adresserat till ett gruppboende, till exempel servicehus. Godset ska avlämnas på
anvisad plats. Följesedel ska följa med godset och signeras av mottagaren för att
leveransen ska anses giltig.
6 (12)
SÄRSKILT BOENDE/PERSONLIG GRUPPLEVERANS
Personlig gruppleverans är en gruppleverans med personmärkta kollin. Godset ska
avlämnas på anvisad plats. Följesedel ska följa godset och signeras av mottagaren
för att leveransen ska anses giltig.
7.4
REKLAMATION OCH RETUR
Utbyte av felaktiga varor eller avhjälpande ska äga rum så snart det är möjligt efter
reklamation eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om.
Retur/reklamationsärenden ska alltid föregås av kontakt med leverantörens
kundservice och inkludera ärenden från såväl ordinärt- som särskilt (grupp)
boende.
Returtransport på grund av produktfel, transportskador m.m. och eventuell
ersättningsleverans ska bekostas av leverantören.
Returtransport på grund av felbeställda produkter ska bekostas av landstinget.
Distributören ska kunna kontaktas för returnering till ordinarie fraktkostnad.
Gods som anländer med trasigt ytteremballage kommer att returneras på
leverantörens bekostnad.
REKLAMATION OCH RETUR MELLAN DISTRIBUTÖR OCH PRODUKTLEVERANTÖREN
Returtransport på grund av produktfel, transportskador m.m. och
ersättningsleverans bekostas av produktleverantören.
Returtransport på grund av felbeställda produkter bekostas av distributören.
Gods som anländer med trasigt ytteremballage kommer att returneras på
leverantörens bekostnad.
Övrigt enligt bilaga fem (5).
7.5
FAKTURERINGS- OCH BETALNINGSVILLKOR
Faktureringsvillkor
Fakturering ska ske månadsvis omfattande samtliga uppdrag under föregående
månad och vara specificerad per avropande verksamhet. Varje faktura ska avse
faktiskt antal utförda uppdrag under föregående månad.
Landstinget/kommunerna betalar inte expeditions-, faktura-, miljö- eller andra
avgifter från leverantören eller tredje part. Dessa kostnader är inräknade i priset
och föranleder inte särskild debitering.
Faktureringsadresser
LANDSTINGET
Faktura ska vara utställd till Landstinget i Värmland.
BeställarID: XXXXXXX ska anges under ”Er referens”. Landstinget ansvarar för att
tillhandahålla aktuellt BeställarID.
Faktura ska i första hand skickas elektroniskt via Svefaktura alternativt
fulltextfaktura. Är detta inte möjligt skickas PDF-faktura till [email protected].
Om Svefaktura används ska ”Er referens” anges i RequisitionistDocumentReference
1 i Svefaktura-filen.
Om Fulltextfaktura (EDIfact) används ska ”Er referens” motsvara RFF+CR i EDIfactfilen.
Leverantörens e-postadress ska finnas på fakturan.
Eventuella påminnelser och krav sänds till [email protected].
Karlstads kommun
Karlstads Kommun
Box 5051
650 05 Karlstad
Övriga kommunerna
7 (12)
Kommunerna faktureras var för sig. Specificerade följesedlar ska bifogas
samlingsfakturan. Eventuell annan lösning kan överenskommas med respektive
kommun efter önskemål.
Innehåll
Fakturan ska innehålla uppgift om:
Referenskod
Förvaltning
Följesedelnummer/Beställningsdatum
Varumottagare/arbetsplats
Förskrivare/enhet
Vara
Betalningsvillkor
Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd leverans inte föreligger,
erläggs betalning 30 dagar räknat från fakturans ankomstdag. Motsvarande gäller
för avtalad delleverans.
Försenad betalning
Om fakturan inte betalas i rätt tid ska landstinget/kommunerna betala
dröjsmålsräntan enligt räntelagens bestämmelser.
Dröjsmålsränta betalas inte för faktura med avvikelser såsom:
Beställningsnummer saknas.
Priset avviker från avtalat pris.
Felaktig eller ofullständig adress.
Artikelnummer avviker från avtal.
Beloppet understiger 100 SEK.
8
KVALITET OCH UTFÖRANDE
8.1
UTFÖRANDE
Ingående tjänster i gällande avtal ska till utförande och kvalitet överensstämma
med de specifikationer som landstinget fått i samband med upphandlingen.
8.2
LAGAR OCH TILLSTÅND
Leverantörens verksamhet ska bedrivas i enlighet med gällande lagar,
författningar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd.
Leverantören åtar sig att följa utvecklingen på området och anpassa verksamheten
till eventuellt nya lagar och förordningar som berör den typ av tjänst som avtalet
avser.
8.3
STANDARD, KRAV OCH REGELVERK
Utförda tjänster ska uppfylla gällande standarder, krav och regelverk.
9
SORTIMENT/SORTIMENTSFÖRÄNDRINGAR
Leverantören ska sammanställa avtalat sortiment inklusive leverantörens
artikelnummer och på begäran tillhandahålla sortimentslistan i lämpligt filformat.
Hos produktleverantören upphandlat sortiment kan under avtalstiden komma att
förändras.
10
UPPFÖLJNING OCH STATISTIK
Statistik över leveranser ska kvartalsvis, senast 10 dagar efter kvartalsbryt
redovisas i samband med fakturering.
Redovisningen ska ske i form av tre olika filer till landstinget och omfatta
nedanstående:
Fil 1
Verksamhet
8 (12)
Avdelning/enhet
Följesedel/fakturanummer
Produkt (artikelnr och benämning)
Avropat antal enheter
Totalvärdet
Fil 2
Leveranssäkerhet
Fil 3
Avropande förskrivare, med förskrivarkundnummer/kod
Kommun
Produkt (artikelnr och benämning)
Antal leveranser
Avropat antal enheter
Totalvärdet
Statistiken ska levereras i Excel-format till landstingets, i avtalsbilaga 1, angiven
avtalscontroller.
Leverantören ska även tillhandahålla statistik till produktleverantörer om så önskas.
INFORMATION FÖR MINSKAD KLIMATPÅVERKAN
Där möjlighet finns önskar landstinget att leverantören årligen, och senast i
februari, redovisa totalt nettoutsläpp av koldioxid som den aktuella tjänsten har
förorsakat.
Följande önskas redovisat:
Antal körkilometer per bränsletyp.
Mängd liter tankade bränslen per bränsletyp.
Koldioxidekvivalenter per bränsletyp.
Fordonsspecifika utsläppsvärden för de fordon som används i uppdraget.
11
UPPFÖLJNINGSMÖTE
Landstinget kallar till uppföljningsmöte en (1) gång per år.
12
12.1
ÖVRIGA VILLKOR
ÄNDRINGAR OCH TILLÄGG
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig handling
undertecknad av behöriga företrädare för landstinget och leverantören.
12.2
TYSTNADSPLIKT
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) reglerar frågor om sekretess och
tystnadsplikt för landstinget och dess anställda, men gäller inte för leverantören
och dennes anställda.
De uppgifter som omfattas av sekretess inom landstingets verksamhet är framför
allt uppgifter om patienter, men sekretess kan även gälla för exempelvis
personaluppgifter samt enskildas affärs- och driftförhållanden.
Leverantören förbinder sig att inte röja uppgifter för vilka sekretess gäller hos
landstinget. Leverantören ansvarar för att dennes anställda eller eventuell
underleverantör informeras om och iakttar tystnadsplikt ifråga om dessa uppgifter
och åtar sig att avtala om tystnadsplikt med sina anställda. Leverantören och
dennes anställda ska i förekommande fall följa de instruktioner landstinget ger
angående sekretessreglerade uppgifter.
Tystnadsplikten gäller även efter avtalstidens utgång.
Uppkommer skada för landstinget på grund av att leverantören eller dennes
anställda röjer uppgifter som omfattas av tystnadsplikt, ska leverantören ersätta
skadan.
12.3
BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER
9 (12)
Leverantören förbinder sig att behandla personuppgifter i enlighet med landstingets
instruktioner eller i övrigt i enlighet med gällande lagstiftning. Leverantören ska
vidta de tekniska och organisatoriska åtgärder som krävs för att uppfylla
ovanstående.
12.4
MEDDELARFRIHET
Meddelarfrihet för anställda hos landstinget regleras i svensk lag. Anställda hos
leverantören, inklusive underleverantörer, ska omfattas av en likvärdig
meddelarfrihet. Sådana förbinder sig därför att, med undantag för vad som nedan
anges, inte ingripa mot eller efterforska den som lämnat meddelande till författare,
utgivare eller motsvarande för offentliggörande i tryckt skrift eller radioprogram
eller andra ljudupptagningar.
Förbindelsen gäller inte sådana meddelanden som avser företagshemlighet som
skyddas av lagen om skydd för företagshemligheter eller omfattas av tystnadsplikt
för leverantörens anställda utanför det område som uppdraget omfattar och inte
heller i vidare mån än vad som omfattas av meddelarfrihet för offentligt anställda
enligt offentlighets- och sekretesslagen.
12.5
ALLMÄNHETENS INSYN
Leverantören är skyldig att utan oskäligt dröjsmål och utan kostnad, efter det att
landstinget framställt begäran härom, till landstinget lämna sådan information som
avses i 3 kap 19 a § kommunallagen (1991:900). Sådan begäran ska i normalfallet
vara skriftlig. Informationen ska göra det möjligt för allmänheten att få insyn.
Informationen ska lämnas i skriftlig form. Det åligger landstinget att i sin begäran
precisera vilken information som efterfrågas. Leverantören är inte skyldig att lämna
information om utlämnandet inte kan ske utan väsentlig praktisk olägenhet för
leverantören, om utlämnandet strider mot lag eller annan författning eller om
uppgifterna kommer att omfattas av sekretess hos landstinget. Leverantören är
inte skyldig att lämna information rörande löner eller andra kostnader hos
leverantören.
Information som lämnats till landstinget enligt första stycket ska ej anses utgöra
företagshemligheter enligt lagen (1990:409) om skydd för företagshemligheter.
Denna bestämmelse har ingen verkan på räckvidden av övriga bestämmelser i
detta kontrakt.
12.6
OMFÖRHANDLING
Båda parter har rätt att begära omförhandling av avtalsvillkor om det under
avtalstiden sker förändringar av de förutsättningar som avtalet grundas på.
Omförhandling ska skriftligen begäras hos motparten så snart orsak härför
föreligger.
12.7
HANDLINGARS INBÖRDES ORDNING
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra.
Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något avseende
gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till annat,
sinsemellan i följande ordning:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
12.8
skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal,
detta avtal med bilagor,
eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget,
förfrågningsunderlag med bilagor,
eventuella kompletteringar av anbudet,
anbud med bilagor.
ÄNDRADE ÄGAR- OCH VERKSAMHETSFÖRHÅLLANDEN
Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan parternas
skriftliga godkännande.
Leverantören ska utan dröjsmål informera landstinget inför eventuella
ägarförändringar samt ändring av organisationsnummer. På begäran av landstinget
ska leverantören lämna ytterligare information.
12.9
FÖRSÄKRING
10 (12)
Leverantören ska inneha sedvanlig företags- och ansvarsförsäkring anpassad för
den aktuella verksamheten
Skador som orsakats av leverantören ska ofördröjligen anmälas till leverantörens
försäkringsbolag och landstingets kontaktperson.
12.10
FÖRTIDA UPPSÄGNING AV AVTAL
Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till omedelbart
upphörande om:
• leverantören försätts i konkurs, träder i likvidation, ställer in betalningarna eller
på annat sätt kan antas vara på obestånd.
Landstinget har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande 30
dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om:
• leverantören inte fullgör de betalningsskyldigheter avseende skatter, sociala
avgifter och övriga betalningsåligganden som enligt lag eller kollektivavtal åvilar
arbetsgivare,
• leverantören i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta
avtal och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter avsändandet av skriftligt
meddelande härom,
• leverantören bryter mot lag, förordning eller av myndighet utfärdad föreskrift.
Leverantören har rätt att säga upp detta avtal eller del därav till upphörande 30
dagar efter avsändandet av den skriftliga uppsägningen, om:
• landstinget i väsentligt hänseende åsidosätter sina skyldigheter enligt detta avtal
och inte vidtar rättelse inom 30 dagar efter skriftligt meddelande därom,
• landstinget är i dröjsmål med betalning och inte erlägger betalning till
leverantören senast 30 dagar efter skriftlig anmaning därom.
12.11
BEFRIELSEGRUND (FORCE MAJEURE)
Part är befriad från sina åtaganden om denne visar att det inträffat ett hinder
utanför dennes kontroll som denne inte skäligen kunde förväntas ha räknat med vid
köpet och vars följder denne inte heller skäligen kunde ha undvikit eller övervunnit.
Beror dröjsmålet på någon som part anlitat för att helt eller delvis fullgöra köpet, är
parten fri från skadeståndsskyldighet endast om också den som han har anlitat
skulle vara fri enligt första stycket. Detsamma gäller om dröjsmålet beror på en
underleverantör som leverantören har anlitat eller någon annan i tidigare led.
För att part ska ha rätt att göra gällande befrielsegrund enligt ovan ska denne utan
dröjsmål underrätta motparten om uppkomsten därav, liksom om dess
upphörande. Part ska informera motparten om när fullgörelse beräknas kunna ske.
Vid force majeure hos landstinget ska landstinget ersätta leverantören för de
merkostnader som leverantören får vidkännas för att säkra och skydda varan.
12.12
TOLKNINGSFÖRETRÄDE
Om oenighet uppkommer mellan parterna om tolkning av visst villkor eller
föreskrift i detta avtal, eller om villkor eller föreskrift i det förfrågningsunderlag som
föregått detta avtal, ska landstinget äga tolkningsföreträde till dess att frågan är
avgjord i en särskild skriftlig överenskommelse mellan parterna eller genom beslut i
domstol.
Landstinget meddelar skriftligen leverantören sin avsikt att nyttja sin rätt till
tolkningsföreträde samt anger sin ståndpunkt i den fråga som givit upphov till
oenigheten.
12.13
TVIST
Tvist med anledning av detta avtal, vilken ej kan göras upp i godo ska avgöras av
svensk allmän domstol där landstinget svarar i tvistemål med tillämpning av svensk
rätt.
13
SÄRSKILDA VILLKOR FÖR FULLGÖRANDE AV KONTRAKT
13.1
UTBILDNING
11 (12)
Leverantören ska kostnadsfritt utbilda berörd personal, ca 500 personer
(förskrivare) i offererat beställningssystem. Utbildningen ska vara genomförd en (1)
– två (2) veckor innan driftstart. Utbildningen kan genomföras som e-utbildning
alternativt på platsutbildning.
Upplägg och omfattning ska ske enligt anbudsbilaga 11, efter överenskommelse
mellan leverantören och landstinget. Bilagan är, enligt begäran från leverantören,
sekretessbelagd och återfinns i anbudet.
13.2
RESURSER OCH KOMPETENS
Leverantör ska, senast en (1) månad innan driftstart, inneha efterfrågade resurser
och kompetens för tjänstens utförande samt finnas tillgänglig för planering och
implementering av avtalet.
Bedömer leverantören att ovan angiven tidsram inte kan hållas ska leverantören
omgående, dock senast en (1) vecka innan ovan angiven tid för implementering
m.m., meddela landstingets kontaktperson om förseningen samt redogöra för vilka
åtgärder som planeras för uppfyllande av åtagandet. Landstinget bedömer om
begärd senareläggning/planerade åtgärder kan accepteras.
13.3
VITE
Uppfylls inte ovanstående och/eller leverantören inte kan påvisa åtgärder som
påvisar hur det särskilda kontraktsvillkoret ska uppfyllas inom avtalad tid, ska ett
vite om 75 000 per påbörjad vecka utgå.
Har de särskilda kontraktsvillkoren enligt punkt 13.2 och 13.3 fortfarande inte
uppfyllts när två (2) veckor återstår innan driftstart (2016-05-01) betraktas detta
som kontraktsbrott och landstinget får med anledning av kontraktsbrott omedelbart
häva avtalet i sin helhet eller delvis.
14
BILAGOR
1. Avtalsbilaga Kontaktpersoner
2. Prislista
3. Varudistribution Karlstads kommun
4. Leveransschema Karlstads kommun
5. Rutiner vid reklamation och returer
15
UNDERSKRIFTER
Detta avtal har upprättats i två exemplar varav parterna erhållit varsitt.
För landstinget
För leverantören
Ort och datum
Ort och datum
Namn
Titel
Namn
Titel
Ort och datum
Pia-Britt Hildebrand
Upphandlingschef
Upphandlings- och avtalsenheten
12 (12)
