Ditt företag
Lekande
lätt
– så sköter du ditt företag på nätet
Det är lekande lätt att sköta firman på nätet. Tusentals småföretagare har redan
lagt över bokföring, fakturering och annan administration på internet.
Privata Affärer har kartlagt de nya nätbaserade tjänsterna som inte bara sparar tid
och pengar. Du får också bättre koll på verksamheten.
M
arie Hejdenberg är
egenföretagare
och
ägare till Boink Store,
som driver två leksaksbutiker i
Bromma och Nacka samt en
webbutik. Sedan i höstas sköter
hon företagets administration
via internet.
– Vilken trygghet, vilken
ordning, vilken frihet, säger
Marie Hejdenberg.
– Nu vågar jag planera för en
kedja Boink-butiker. Det enda
jag behöver skaffa är en kassafunktion, en hårddisk och en
internetuppkoppling till varje
butik.
Hon är inte ensam om att lovorda de nya möjligheter som
internet har öppnat för småföretagare.
Lotta Blond äger tillsammans med kollegan Eva Andersén företaget Blond & Andersén i Helsingborg. De sysslar
med marknadskommunikation, dessutom driver de en
bifirma som säljer presentartiklar på nätet.
– Det är bekvämt, praktiskt
och säkert. All information är
alltid tillgänglig, även om man
är hos en kund eller ute och
reser. Behöver man kolla något
kan man göra det från ett internetkafé, säger Lotta Blond.
– Du behöver inte heller tänka på att ta säkerhetskopior,
vilket man lätt glömmer. Backup tas automatiskt.
62
Privata Affärers bästa råd
Var inte rädd för att lägga ut företagets funktioner på nätet.
● Jämför flera leverantörer innan
du bestämmer dig.
● Sök upp deras kunder: vad tycker de?
● Testa service och support innan
du bestämmer dig. Möts du av en
automat? Är det långa väntetider?
Förstår du vad de pratar om?
●
Det var en bekant som för tre
år sedan tipsade om möjligheten att sköta bokföringen på
nätet. Numera sköter de även
fakturering och säljstöd på
internet.
– Vi är ett litet företag som
omsätter 800 000 kr. Vi har inga
djupare kunskaper om teknik
eller bokföring, så det måste
vara smidigt och enkelt. Därför
bytte vi, säger Eva Andersén.
Det finns i dag sju företag på
den svenska marknaden som
erbjuder nätbaserade administrativa tjänster för företag (flera
är på gång). Kunderna abonnerar på en eller flera tjänster och
betalar en fast månadsavgift
för varje användare.
De fungerar efter samma
princip som internetbanker
eller nätmäklare. Användarna
loggar in på tjänsteleverantörens hemsida via en vanlig
Gå inte bara efter priset. Fråga
och fråga!
● Se bakom fasaden: Är företaget
stabilt?
● Se till helheten: Varför vill jag
byta till nätet? Vad driver mig?
● När du har bestämt dig: Våga ta
upp önskemål, fel och brister med
leverantören.
●
Källa: Marie Hejdenberg, Lotta Blond och Eva Andersén
webbläsare, exempelvis Internet
Explorer. Sedan är det bara att
börja jobba.
Fördelarna med nätbaserade
tjänster är flera.
● Du behöver inte köpa och
installera ett program på din
dator.
● Du slipper krånglet med uppdateringar och att hålla reda på
CD-skivor med olika versioner.
Uppdateringarna sker automatiskt och ingår i priset.
● Du behöver inte oroa dig för
att du glömt ta säkerhetskopior.
All information lagras hos
tjänsteleverantören, som varje
dygn tar back up.
● Men framför allt är du inte
längre bunden till en enda jobbdator. Bokföring och fakturering
kan skötas från vilken internetansluten dator som helst, hemma, i sommarstugan, i bilen eller
på utlandsresan.
– Nätbaserade redovisnings-
tjänster är ett himmelrike, man
jobbar i samma program som
kunden, det är billigt, smidigt
och flexibelt, säger Christina
Molin, revisor på Ekonomipoolen Väst i Göteborg, en
byrå som sköter redovisning,
bokslut och deklaration åt 150
företagskunder. Av
dessa
använder en tredjedel i dag
nätbaserad redovisning.
– Den största vinsten är att
det sparar tid, som är en evig
bristvara för alla småföretagare. Är de osäkra om något kan
de ringa eller mejla sin revisor
och be denne gå in i bokföringen för att kolla. Själv har jag
blivit mera tillgänglig. Är jag
ute och kör kan jag stanna
bilen, koppla upp mig från min
bärbara dator och med mobil
jobba med kunden, säger
Christina Molin.
Allan Voreck, VD och ägare
till Excellent Controller i Stockholm, har använt sig av nätbaserad redovisning i tre år. Fördelarna har gjort att man helt
slutat med traditionell redovisning i program som är installerade på egna datorer.
– Vi bytte därför att vi har
kunder i olika delar av Sverige,
men också för att vi slipper
problemet med uppdateringar.
Tidigare skickade vi jämt filer
till kunderna, som ibland hade
en annan programversion, vilket var en ständig felkälla.
J U N I 2008 P r i vata a f f ä r e r
Foto: Ther esia Bråkenhielm
AV MARTA SANDÉN
Småföretagaren Marie Hejdenberg
trivs med att sköta administrationen via nätet.
Redovisning på internet har
också gjort att arbetsgången
med kunderna blivit enklare
och smidigare.
– Kör en kund fast eller
behöver hjälp med hur den ska
kontera till exempel en leverantörsfaktura, kan vi hjälpa
direkt genom att logga in. Vissa
kunder vill också själva ta hand
om delar av administrationen,
till exempel faktureringen,
medan vi sköter om övrig
redovisning. Det är möjligt
därför att vi kan vara inloggade
och jobba samtidigt i programmet. Vi slipper allt dubbelarbete.
Internet ger bättre koll på
hur verksamheten går.
– Revisorer och styrelseledamöter kan få speciella
användarkonton och inloggningsuppgifter så att de när
som helst kan logga in och köra
ut resultat- och balansrapporter. På så vis kan de alltid hålla
sig informerade om hur företaget mår, med dagsaktuella siffror, säger Allan Voreck.
Flera användare vittnar om
att kostnader för bokföringen
minskar väsentligt, upp till en
tredjedel. Man sparar mycket
tid då många av funktionerna
sker automatiskt, exempelvis
momskontering, autokontering, säkerhetskopiering och
uppdateringar.
I tabellen här intill presenteras de olika leverantörerna i
Sverige, deras tjänsteutbud och
priser. Swedbank var först med
att lansera e-bokföring 2002.
Antalet användare är i dag
5 000–6 000 stycken, och växande, men tjänsten kräver att
man är kund i banken.
Med undantag av norska
börsnoterade Mamut, har ännu
ingen av de stora, traditionella
leverantörerna av administrativa
program hoppat på den nya
trenden, som enligt flera internationella undersökningar kommer starkt de närmaste åren.
Mamut är heller ingen renodlad
leverantör av internettjänster,
utan en hybrid: man kan välja
P r i vata a f f ä r e r J U N I 2008
63
”Det är bekvämt att sköta firman på nätet”,
tycker Marie Hejdenberg.
att använda nätet eller ett konventionellt system, eller både
och. Marknaden domineras
i stället av företag som startat
på senare år och som är helt
fokuserade på nätbaserade
program.
Fortnox står Jan
Älmeby, grundare och under
många år VD för Scandinavian
PC-System, som utvecklades till
Sveriges ledande leverantör av
administrativa program för
mindre företag. När SPCS såldes till norska Visma valde
Älmeby att starta om med Fortnox, som sedan i fjol är noterat
på NGM MFT.
Fortnox uppger sig ha cirka
4 000 kunder som tecknat 12 000
Bakom
F o t o : Th eresi a Brå k enh i elm
Vanligaste frågan
handlar om
säkerheten
licenser och är därmed störst.
Specter, grundat 2004 och ägt
av tre unga entreprenörer i
Skärhamn – Johan Pettersson,
Jonas Kristiansson och Lennart
Samsson, uppger att de har 500
kunder med cirka 2 000 användarlicenser. Även X desk anger
500 kunder och cirka 2 000
licenser. Drivande är Fredik Sjönell som har arbetat i 13 år med
utveckling av ekonomisystem
bland annat SPCS första egna
löneprogram.
E-conomic är dotterbolag till
ett danskt programvaruföretag
med samma namn. Det lanserades i Sverige januari 2007
och har redan fått cirka 600
kunder. Företaget 24sevenoffice är ett norskt börsnoterat
bolag, med cirka 1 000 kunder
hos det svenska dotterbolaget.
Utbudet hos de olika leverantörerna varierar. I Specters faktureringstjänst ingår till exempel
orderhantering, medan det är en
tilläggstjänst hos Fortnox. Därför lönar det sig att gå igenom
och jämföra vad du får för pengarna.
Även priserna varierar. Några
tar ut en startavgift, andra inte.
De flesta har ett lägre pris om
du tecknar två eller flera användarlicenser. Tre leverantörer har
endast
svenska
versioner,
medan Fortnox erbjuder elva
språk. Det kan vara viktigt om
du har flerspråkiga medarbetare
eller dotterbolag i utlandet.
Den vanligaste frågan är om
det är säkert att sköta företaget
på nätet. Ett företag är skyldigt
att spara sin redovisning i tio
år och många oroar sig för att
lägga över ansvaret för information på en utomstående.
Men just det är inget problem,
försäkrar leverantörerna. All
data är krypterad och skyddas
av brandväggar. Och varje gång
du tar en back up görs tre kopior om någon skulle förstöras.
För säkerhets skull förvaras
backupen på olika platser. För
att minimera risken för avbrott i
internetkommunikationen används också flera internetleverantörer. n
Här hittar du olika nättjänster
Leverantör Swedbank
Adress swedbank.se
Lansering 2002
Antal användare 6 000
Startavgift nej
Fortnox
Specter
X desk
24sevenoffice
e-conomic
Mamut
fortnox.se
specter.se
xxdesk.se
24sevenoffice.se
e-conomic.se
mamut.se
2002
2004
2005
2005
dec 2006
2006
12 000
2 000
1 000
ca 1 000 6
1 000
uppgift saknas
nej
195 kr - 2 495 kr
nej
3 000 kr
nej
4 890
69 kr/mån 1
69 kr/mån 3
39 kr/mån
500 kr/mån
185 kr/mån
498 kr/mån
69 kr/mån
95 kr/mån
7
Tjänster
Bokföring 250 kr/mån
Fakturering 50 kr/mån
49 kr/mån
350 kr/mån
ingår i faktuering
ingår i fakturering
39 kr/mån 2
ingår i fakturering
29 kr/mån
350 kr/mån
ingår i fakturering
ingår i fakturering
CRM Säljstöd nej
69 kr/mån
1
90 kr/mån
49 kr/mån
9
300 kr/mån
ingår i fakturering
ingår i fakturering
Tidredovisning nej
69 kr/mån
1
nej
29 kr/mån
9
ingår i CRM,
annars 100 kr/
mån
ingår i fakturering
ingår i ett större
paket
släpps 2008
nej
49 kr/mån
nej
ingår
69 kr/mån 1
nej
nej
500 kr/mån
nej
ingår
Order ingår i fakturering
Lön nej
Webbshop 995 kr/mån,
startavg 4900 kr
Antal språk svenska
1
4
5
elva
svenska
svenska
4
7
6
Automatisk backup ja
ja
ja
ja
ja
ja
ja
Support/uppgrad ja
ja
ja
ja
Ja
ja
ja
Arkivplats 39 kr/
mån, adressreg
39 kr/mån
Integrerat med
Kreditor Fakturera
Mig
Första två månaderna gratis
Webkonferens,
inkasso/factoring
Avtal 59 kr/mån,
lager och inköp
125 kr/mån, tidsredov 59 kr/mån,
projektledning +
tid 185 kr/mån
Betalningslösningar och kassasystem finns som
tilläggstjänster
Annat Inkasso, måste
vara kund i Swedbank
8
Alla priser exkl moms
1) Extra användare 39 kr/mån. 2) Extra användare 15 kr/mån. 3) Extra användare 49 kr/mån. 4) Extra användare 69 kr/mån. 5) Inkl offerthantering, projekthantering och återförsäljarhantering. 6) I Sverige,
totalt ca 9 000. 7) Inkl utbildning. 8) Mejlsupport. Telefonsupport 500 kr/mån. 9) Släpps sommaren 2008
Källa: Resp företag
64
J U N I 2008 P r i vata a f f ä r e r
