Riktlinjer för hantering av kränkande särbehandling

Riktlinjer för hantering av kränkande
särbehandling
Dokumenttyp
Riktlinje
Dokumentägare
Kommunstyrelsen
Dokumentnamn
Riktlinjer för hantering av
kränkande särbehandling
Dokumentansvarig
Kommunchef
Fastställd/Upprättad
Ks 2016-06-13
Version
Reviderad
Giltighetstid
Tillsvidare
Sida
Sida 1 av 8
INNEHÅLL
INLEDNING........................................................................................................ 3
DEFINITIONER .................................................................................................. 3
1.
Kränkande särbehandling ...................................................................... 3
2.
Mobbning ................................................................................................ 3
3.
Allvarlig mobbning .................................................................................. 4
Diskriminering, trakasserier och sexuella trakasserier ................................... 4
FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER ........................................................................ 4
Informera och diskutera .................................................................................. 4
Riskkällor ........................................................................................................ 4
ATT KÄNNA IGEN EN DÅLIG SOCIAL ARBETSMILJÖ ................................... 5
AKTIVA ÅTGÄRDER - ANSVAR OCH ROLLER ............................................... 5
Vad kan alla göra? ......................................................................................... 5
Vad kan du som drabbad göra? ..................................................................... 5
Om ditt beteende anses kränkande ............................................................... 6
Vad har du som chef för ansvar? ................................................................... 6
UTREDNING ...................................................................................................... 6
DISKUSSIONSFRÅGOR FÖR ARBETSGRUPPEN ......................................... 7
MER INFORMATION ......................................................................................... 8
REFERENSER................................................................................................... 8
Dokumenttyp
Riktlinje
Dokumentägare
Kommunstyrelsen
Dokumentnamn
Riktlinjer för hantering av
kränkande särbehandling
Dokumentansvarig
Kommunchef
Fastställd/Upprättad
Ks 2016-06-13
Version
Reviderad
Giltighetstid
Tillsvidare
Sida
Sida 2 av 8
INLEDNING
Riktlinjer för hantering av kränkande särbehandling är ett komplement till
kommunens arbetsmiljöpolicy. Arbetsmiljöpolicyn fastställer arbetsgivarens
personalpolitiska ställningstagande vad gäller kränkande särbehandling.
Övertorneå kommun tar som arbetsgivare avstånd från alla former av kränkande
särbehandling och tolererar inte att det förekommer på arbetsplatserna.
Arbetsgivaren ansvarar för att förebygga och förhindra eventuell förekomst av
kränkande särbehandling.
Riktlinjerna är vägledande för både arbetsgivare och arbetstagare. Det är allas
ansvar att riktlinjerna förverkligas i det dagliga arbetet.
DEFINITIONER
Det finns några begrepp som är bra att känna till för att skapa en förståelse för
kränkande särbehandling vid förebyggande arbete, vid utredningar och vid
åtgärder och förbättringar på arbetsplatserna.
Nedan beskrivs begrepp som kan förklaras som tre olika nivåer av utsatthet i
arbetsmiljösammanhang (Blomberg, 2016):
1. Kränkande särbehandling
Arbetsmiljöverket definierar kränkande särbehandling som ”handlingar som riktas
mot en eller flera arbetstagare på ett kränkande sätt och som kan leda till ohälsa
eller att dessa ställs utanför arbetsplatsens gemenskap” (AFS 2015:4).
Att kränka betyder att genom ord eller handling förnedra någon eller några.
Särbehandling innebär att bli behandlad annorlunda än andra på ett obegripligt
och orättvist sätt och att riskera att hamna utanför arbetsplatsens gemenskap.
Exempel på kränkande särbehandling är att inte bli hälsad på, bli kallad öknamn,
att bli utfryst, exkluderas från möten som man borde få vara med på, bli orättvist
anklagad eller personligt uthängd eller att bli kallad för elaka saker inför andra.
2. Mobbning
Mobbning är också kränkande särbehandling, men där det dessutom finns en
maktskillnad som gör att den utsatte har svårt att försvara sig. Det kan till
exempel vara en chef som utsätter en medarbetare för kränkande behandling.
Eller en grupp som vänder sig mot en individ på arbetsplatsen.
Dokumenttyp
Riktlinje
Dokumentägare
Kommunstyrelsen
Dokumentnamn
Riktlinjer för hantering av
kränkande särbehandling
Dokumentansvarig
Kommunchef
Fastställd/Upprättad
Ks 2016-06-13
Version
Reviderad
Giltighetstid
Tillsvidare
Sida
Sida 3 av 8
3. Allvarlig mobbning
Mobbning som har pågått under längre tid, som har hög frekvens (är ofta
förekommande) och/eller är eskalerande kan beskrivas som allvarlig mobbning.
Diskriminering, trakasserier och sexuella trakasserier
Om grunden för kränkande särbehandling är kön, könsöverskridande identitet
eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning,
funktionshinder, sexuell läggning eller ålder kan det handla om diskriminering
eller trakasserier, se Diskrimineringslagen (2008:567).
FÖREBYGGANDE ÅTGÄRDER
Informera och diskutera
Alla behöver ha kunskap om vad kränkande särbehandling innebär, samt
arbetsgivarens ställningstagande i frågan. Det är därför av största vikt att
riktlinjerna är väl kända för alla medarbetare och att de delges alla nya
medarbetare vid introduktion.
Kränkande särbehandling, samt föreliggande riktlinjer, bör vara föremål för
diskussion på arbetsplatserna. Se rubriken ”diskussionsfrågor för
arbetsgruppen”.
Riskkällor
Det finns vissa förutsättningar som ökar risken för förekomst av kränkande
behandling på arbetet. Arbetsmiljöverket anger följande riskkällor:
• otydlighet vad gäller arbetsfördelning, förväntningar på prestationer och
arbetssätt, otydliga roller,
• hög arbetsbelastning,
• konflikter,
• omorganisation, rationaliseringar och omstrukturering vilket kan leda till
otrygghet och konkurrensförhållanden mellan de anställda.
I det förebyggande arbetet är det viktigt att känna till riskkällorna och arbeta
aktivt för att förhindra att de uppstår. Att ha olika åsikter, att det förekommer
mindre konflikter och samarbetsproblem är nödvändigtvis inte kränkande
särbehandling. Det är däremot viktigt att vara medveten om att konflikter som
inte behandlas, kan trappas upp och övergå till kränkande särbehandling. Ett
negativt handlingsmönster behöver ofta någon form av aktiv åtgärd för att brytas.
Dokumenttyp
Riktlinje
Dokumentägare
Kommunstyrelsen
Dokumentnamn
Riktlinjer för hantering av
kränkande särbehandling
Dokumentansvarig
Kommunchef
Fastställd/Upprättad
Ks 2016-06-13
Version
Reviderad
Giltighetstid
Tillsvidare
Sida
Sida 4 av 8
ATT KÄNNA IGEN EN DÅLIG SOCIAL ARBETSMILJÖ
Det finns vissa signaler som kan vara ett tecken på en dålig social arbetsmiljö
och dessa behöver arbetsgivaren vara observant på:
•
•
•
•
•
•
•
•
Samarbetssvårigheter,
personkonflikter,
sökande efter syndabockar,
arbetsklimat som präglas av tryckt stämning,
en jargong eller skämt som alla inte är bekväma med,
hög sjukfrånvaro,
hög personalomsättning,
minskad effektivitet och produktivitet.
Om dessa förekommer i mer eller mindre utsträckning kan det vara skäl för
arbetsgivaren att undersöka hur ledarskapet och den sociala miljön fungerar,
samt hur tydliga rollerna och rutinerna är inom verksamheten.
AKTIVA ÅTGÄRDER - ANSVAR OCH ROLLER
Vad kan alla göra?
• Respektera och acceptera varandra och varandras olikheter,
• Bidra till ett öppet, vänligt, respekterande och professionellt klimat på
arbetsplatsen.
• Göra allt för att ingen ska hamna utanför.
• Säga ifrån och uppmärksamma om någon beter sig kränkande mot andra.
• Ge stöd till den utsatta.
Vad kan du som drabbad göra?
• Säg ifrån om du uppfattar någons beteende eller bemötande som
kränkande. Be personen att upphöra med handlingen.
• Om beteendet inte upphör, gör en skriftlig anmälan där du beskriver vad
som har hänt, ord som yttrats, tidpunkt, datum, samt vem/vilka som varit
inblandade. Anmälan görs via kommunens arbetsmiljöverktyg.
• Kontakta närmsta chef, alternativt chefens chef och/eller skyddsombud
och informera om det inträffade.
• Vid allvarliga händelser uppmanas du även att göra en polisanmälan.
Dokumenttyp
Riktlinje
Dokumentägare
Kommunstyrelsen
Dokumentnamn
Riktlinjer för hantering av
kränkande särbehandling
Dokumentansvarig
Kommunchef
Fastställd/Upprättad
Ks 2016-06-13
Version
Reviderad
Giltighetstid
Tillsvidare
Sida
Sida 5 av 8
Om ditt beteende anses kränkande
Om du är den som får reda på att ditt beteende anses som kränkande
särbehandling – upphör genast med beteendet och ta kontakt med närmaste
chef för att diskutera frågan.
Vad har du som chef för ansvar?
Förebygg
• Som chef ansvarar du för att skapa normer som uppmuntrar ett öppet,
vänligt, respekterande och professionellt klimat på arbetsplatsen.
• Se till att alla medarbetare får information om de policys och riktlinjer som
gäller på arbetsplatsen.
• Skapa möjligheter för medarbetarna att diskutera kränkande särbehandling
och bemötande på arbetsplatsen.
• Arbeta aktivt med det systematiska arbetsmiljöarbetet, göra
riskbedömningar och skyddsronder, samt åtgärda brister.
Utred
Du som chef ansvarar för att göra utredningar för att ta reda på om någon far illa
eller mår dåligt på arbetsplatsen. Detta för att så tidigt som möjligt kunna hjälpa
de som behöver det, samt sätta in lämpliga åtgärder. Om du får anmälningar
som gäller kränkningar så ska utredningen göras enligt nedanstående rutin.
UTREDNING
Här följer en rutin som kan användas även vid andra utredningar än de som
startats på grund av kränkningar.
Du som chef ansvarar för genomförande. Personalfunktionen vid kommunen,
alternativt företagshälsovården, kan kontaktas för rådgivning och stöd före samt
under processen.
a) Uppmana den som känner sig utsatt att göra anmälan skriftligen, via
kommunens arbetsmiljöverktyg, eller på annat sätt. Allvarliga
tillbud/olyckor ska anmälas till Arbetsmiljöverket. Om anklagelserna är
av så allvarlig karaktär att det bedöms vara ett brott som ska
polisanmälas, hjälp då personen att gå vidare med detta.
b) Gör också en första bedömning av situationen för att avgöra om någon
av de inblandade behöver akut hjälp eller krisstöd. Kontakta
företagshälsovården, alternativt hälsocentralen om så är fallet.
c) Gör klart att Övertorneå kommun inte accepterar kränkande
särbehandling, trakasserier, mobbning eller annat ovälkommet
beteende. Var samtidigt tydlig med att arbetsgivaren behöver göra en
Dokumenttyp
Riktlinje
Dokumentägare
Kommunstyrelsen
Dokumentnamn
Riktlinjer för hantering av
kränkande särbehandling
Dokumentansvarig
Kommunchef
Fastställd/Upprättad
Ks 2016-06-13
Version
Reviderad
Giltighetstid
Tillsvidare
Sida
Sida 6 av 8
d)
e)
f)
g)
h)
saklig utredning för att fastställa vad problematiken handlar om och
vilka åtgärder som i så fall behöver göras.
Prata med de berörda. Börja gärna med den som känner sig utsatt. Ta
inte ställning, utan försök vara objektiv i ditt förhållningssätt. Syftet är att
ta reda på fakta och höra de inblandades versioner av händelsen. Var
noga med att informera om syfte och arbetsgång för utredningen.
Utredningen ska enbart omfatta de som är direkt berörda och inte hela
arbetsplatser, för att undvika syndabockstänkande.
Det är viktigt att eftersträva en öppenhet under utredningen. Processen
ska givetvis vara konfidentiell för utomstående, men inte för de
inblandade. Anonyma uppgifter kan inte fungera som underslag för en
utredning och ska därför inte accepteras. Anonyma anklagelser riskerar
istället att förvärra problemen. Den anklagade måste ges möjlighet att
försvara sig.
Var noga med att dokumentera utredningen. Utredningen ska
presenteras i skriftlig form till förvaltningschef när den är klar. De
inblandade ska också ta del av den.
Om utredningen kan visa att kränkande särbehandling har förekommit
bör detta leda fram till åtgärder, främst för den som kränker. Åtgärder
kan till exempel vara korrigerande samtal, varning, omplacering eller vid
allvarliga fall uppsägning/avsked. Rådfråga alltid kommunens
personalstrateg före åtgärd.
DISKUSSIONSFRÅGOR FÖR ARBETSGRUPPEN
Här följer förslag på några frågor som ni gemensamt kan försöka besvara på
arbetsplatserna:
• Vad kan vara kränkande särbehandling på vår arbetsplats? Ni kan
använda begreppen obehagligt, olustigt, obegripligt och orättvist för att
komma igång med diskussionen.
• Finns det kunskap hos alla om vad kränkande särbehandling är?
• Är det tydlig att det inte är accepterat?
• Har man koll på det som kan orsaka kränkande särbehandling?
• Gör man någonting åt det?
• Vet vi var man kan få hjälp?
• Vet vi vem man ska rapportera till?
• Hur säger man ifrån?
• Hur bidrar vi till ett öppet, vänligt, respekterande och professionellt klimat
på vår arbetsplats?
• Hur tar vi emot nya medarbetare?
Dokumenttyp
Riktlinje
Dokumentägare
Kommunstyrelsen
Dokumentnamn
Riktlinjer för hantering av
kränkande särbehandling
Dokumentansvarig
Kommunchef
Fastställd/Upprättad
Ks 2016-06-13
Version
Reviderad
Giltighetstid
Tillsvidare
Sida
Sida 7 av 8
MER INFORMATION
Arbetsmiljöverkets skrift ”Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön – viktiga
pusselbitar i en god arbetsmiljö”, är en bra vägledning för alla som ska arbeta
med frågorna på arbetsplatsen.
Kontakta gärna personalfunktionen för ytterligare råd och stöd.
REFERENSER
Blomberg, Stefan. 2016. Mobbning på jobbet – uttryck och åtgärder. Lund:
Studentlitteratur.
Den organisatoriska och sociala arbetsmiljön – viktiga pusselbitar i en god
arbetsmiljö. Vägledning till Arbetsmiljöverkets föreskrifter om organisatorisk och
social arbetsmiljö, AFS 2015:4.
Dokumenttyp
Riktlinje
Dokumentägare
Kommunstyrelsen
Dokumentnamn
Riktlinjer för hantering av
kränkande särbehandling
Dokumentansvarig
Kommunchef
Fastställd/Upprättad
Ks 2016-06-13
Version
Reviderad
Giltighetstid
Tillsvidare
Sida
Sida 8 av 8