RAMAVTAL
KOMMUNLEDNINGSKONTORET
Benämning
Dnr
KSN-2014-0515
Färdtjänst – särskild kollektivtrafik
Kontrakt nr
Datum
KSN-2014-0515-
2014- -
Handläggare/Upphandlare
Kontraktsperiod
Pierre Stolt
2015-01-12 – 2016-09-30
Ramavtal (hädanefter benämt avtal) tecknat mellan parterna,
Leverantör
Företagets namn
Organisationsnummer
Utdelningsadress
Postnr och ort
Köpare
Kommun/förvaltning/kontor/bolag
Organisationsnummer
Uppsala kommun – Gatu och samhällsmiljönämden
212000-3005
Eventuella övriga avnämnare/avropsberättigade
Omfattning
Kontraktet omfattar
Leverantören åtar sig att för köparen, leverera/utföra, färdtjänsttransporter - särskild kollektivtrafik,
enligt detta avtal med tillhörande dokument.
Kontaktperson hos leverantören
Telefon
Telefon
E-post
Telefon
Telefon
E-post
Ralf Nord
018-727 4607
[email protected]
Kontaktperson hos köparen
Kontraktsansvarig hos leverantör
Namn
Telefon
E-post
Namn
Telefon
E-post
Charlotta Frenander
018-727 1393
[email protected]
Kontraktsansvarig hos köpare
Sida 1 av 12
Innehållsförteckning
Förkortningar och förklaringar .......................................................................................................... 3
Avtalshandlingar ................................................................................................................................ 3
Överlåtelse av avtal ............................................................................................................................ 3
Avtalsförlängning .............................................................................................................................. 3
Lagar mm ........................................................................................................................................... 3
Kravspecifikation/Utförande.............................................................................................................. 3
Beställning och fördelning av köruppdrag ......................................................................................... 3
Ersättningar ........................................................................................................................................ 4
Personal .............................................................................................................................................. 4
Kvalitetsledning ................................................................................................................................. 4
Miljöledning....................................................................................................................................... 5
Avvikelsehantering ............................................................................................................................ 6
Tystnadsplikt ...................................................................................................................................... 6
Vite..................................................................................................................................................... 6
Mervärdesskatt ................................................................................................................................... 7
Betalningsvillkor ................................................................................................................................ 7
Dröjsmålsränta ................................................................................................................................... 7
Avgifter .............................................................................................................................................. 8
Elektronisk handel/fakturering........................................................................................................... 8
Fakturering ......................................................................................................................................... 8
Uppföljning ........................................................................................................................................ 8
Ägande- och nyttjanderätt .................................................................................................................. 9
Sekretess och tystnadsplikt ................................................................................................................ 9
Försäkringar ....................................................................................................................................... 9
Underleverantör ............................................................................................................................... 10
Ekonomisk kontroll.......................................................................................................................... 10
Förebyggande samarbete med Skatteverket..................................................................................... 10
Hävning ............................................................................................................................................ 10
Befrielsegrunder ............................................................................................................................... 10
Tvist ................................................................................................................................................. 11
Ramavtal .......................................................................................................................................... 12
Sida 2 av 12
Förkortningar och förklaringar
TrafikC
PLANET
UL
= Uppsala kommuns trafikcentral
= Planeringssystem för samhällsbetalda anropsstyrda resor
= Underleverantör
Avtalshandlingar
Avtalstshandlingarna kompletterar varandra. Förekommer mot varandra stridande uppgifter i
handlingarna gäller de sinsemellan i följande ordning:
1.
2.
3.
4.
Skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
Avtal
Köparens anbudsinbjudan inklusive bilagor
Leverantörens anbud
Tillägg och ändringar i detta avtal ska för att gälla vara skriftliga och undertecknade av behöriga
företrädare, samt tydligt anges som ändringar i eller tillägg till detta avtal.
Överlåtelse av avtal
Detta avtal får inte utan köparens i förväg inhämtade skriftliga medgivande överlåtas på annan
leverantör.
Uppsala kommun äger rätt att överlåta avtalet till annan huvudman vid politika beslut om förändrat
huvudmannaskap för de uppdrag som omfattas av detta avtal.
Avtalsförlängning
Köparen ska – senast sex (6) månader före avtalets utgång – skriftligt meddela leverantören om att
avtalet inte kommer att förlängas. Om sådant meddelande uteblir förlängs avtalet automatiskt med
1+1 år. Maximal avtalstid är 4 år.
Lagar mm
Leverantören ansvarar för att samtliga för detta avtal gällande lagar, direktiv, förordningar och andra
bestämmelser följs.
Kravspecifikation/Utförande
Se bilaga, ”Kravspecifikation – Transporttjänsten”.
Beställning och fördelning av köruppdrag
Resenär kontaktar TrafikC som har uppdraget att planera, beställa och följa upp färdtjänsttrafiken.
TrafikC kommer att fördela köruppdrag till leverantör enligt ekonomiskt mest fördelaktiga val i
kombination med ett system med mätbara kvalitetspoäng, se bilaga, ”Beskrivning av system för
kvalitetsuppföljning”.
PLANET beräknar, med hjälp av ovan angiven kvalitetspoäng och de körtidsmatriser som finns i
systemet, vilket fordon som tilldelas köruppdrag.
Sida 3 av 12
Ersättningar
Fastställda ersättningar finns angivna i bilaga, ”Ersättningsmodell för uppdrag färdtjänst”.
Ersättningar ska vara fasta till 2015-12-31. Avtalade ersättningar kan fr.o.m. 2016-01-01 regleras
efter Statistiska Centralbyråns (SCB:s) färdtjänstindex. Basmånad ska vara oktober månad 2014 och
regleringsmånad oktober månad 2015.
Av indexförändringen får 90 procent av densamma reglera avtalade priser.
Det är Leverantörens ansvar att beräkna indexförändringen.
Indexförändringen ska aviseras skriftligen till Köparen senast en månad före regleringstillfället.
Godkänner Köparen (kontraktsansvarig) ändringen träder denna i kraft 30 dagar efter erhållet
meddelande. Retroaktiva ändringar godkänns inte.
Personal
Leverantören ansvarar för att all personal som arbetar med färdtjänstresor har kunskaper om avtalets
utformning samt dess innehåll.
Leverantören förbinder sig att med omedelbar verkan stänga av förare från alla eller vissa typer av
uppdrag om denne inte uppfyller avtalsvillkoren.
Leverantören svarar för att i taxi-/bussbranschen gällande anställnings- och arbetsmiljövillkor,
sociala avgifter och andra avtalsenliga eller lagstadgade kostnader följs.
Leverantören ska kunna visa hur man på ett återkommande sätt arbetar med att säkerställa att deras
förare har giltig taxiförarlegitimation, utfärdad av Transportstyrelsen.
Leverantören ska lämna namn och personnummer alternativt förarlegitimationsnummer på de förare
som utför uppdrag, om Köparen så begär.
Behandling av personuppgifter
Avtal om behandling av personuppgifter ska ingås mellan Leverantören och Köparen, i enlighet med
bilaga,”Avtal om behandling av personuppgifter”.
Kvalitetsledning
Som stöd för en positiv verksamhetsutveckling och för att säkerställa att den avtalade kvaliteten kan
hållas under hela avtalstiden, ska Leverantören ha och tillämpa ett kvalitetsledningssystem.
Leverantören väljer själv att arbeta med ett standardsystem eller ett eget system med motsvarande
innehåll.
Köparen har rätt att kontrollera att Leverantören följer dokumentation och system som har redovisats
i anbud och ska även löpande kontrollera kvalitetsnivån i trafikåtagandet och rapportera till Köparen
i samband med driftmöten och avtalsuppföljningsmöten.
Köparen har rätt att genomföra kvalitetsrevisioner av Leverantörens verksamhet, i syfte att
kontrollera att verksamheten överensstämmer med krav och åtaganden som finns uttryckta i avtal
och anbud. Som en del av detta kan kontroller komma att genomföras av tjänstens utförande och
fordonens skick och standard. Detta innebär även att Köparen har rätt att ta del av samtliga
Sida 4 av 12
besiktningsprotokoll (dokument) för samtliga fordon, för periodiska kontrollbesiktningar som sker
under avtalsperioden.
För att få vetskap, om i vilken utsträckning resenärerna anser att Leverantören uppfyller sitt åtagande
avseende kvaliteten har Köparen rätt att genomföra mätningar av resenärernas nöjdhet t ex genom
intervjuer av resenärer.
Leverantören ska tillsammans med Köparen arbeta med att utveckla kvaliteten i trafikåtagandet och
ska ha dokumenterade rutiner och instruktioner för att säkerställa:
o att samtliga krav efterlevs,
o att efterlevnaden av kraven är kontrollerbara under avtalsperioden,
o att det finns en organisationsstruktur som kan garantera att kraven efterlevs,
o att det finns en namngiven kontaktperson gentemot Köparen.
Leverantören väljer själv innehåll i sitt kvalitetsledningssystem men följande punkter bör finnas med:
o verksamhetsbeskrivning - en översikt över systemet som visar hur organisationen och dess
verksamhet är uppbyggd (organisation) och fungerar
o rutiner för hantering av avvikelser och förbättringsåtgärder
o utbildnings- och kompetensutvecklingsstrategi för all personal
o likabehandlingsplan med handlingsplaner för att motverka diskriminering och ojämställdhet
med fastställda mål och som årligen ska uppdateras
o mätbara och tidsatta kvalitetsmål med handlingsplaner och ansvarsfördelning för hur och när
målen ska uppfyllas
o rutin för uppföljning och övervakning av måluppfyllelse
Miljöledning
Som stöd för en positiv utveckling angående en negativ miljöpåverkan och för att säkerställa att
avtalade miljökrav kan hållas under hela avtalstiden bör Leverantören tillämpa ett
miljöledningssystem och väljer själv att arbeta med ett standardsystem eller ett eget system med
motsvarande innehåll.
Köparen har rätt att kontrollera att Leverantören följer den dokumentation och de system som har
redovisats i Leverantörens anbud. Leverantören ska även löpande kontrollera miljöuppfyllelsen i
trafikåtagandet och rapportera till Köparen i samband med driftmöten och avtalsuppföljningsmöten.
Köparen har rätt att genomföra miljörevisioner av Leverantörens verksamhet, i syfte att kontrollera
att verksamheten överensstämmer med krav och åtaganden som finns uttryckta i ansökan och avtal.
Som en del av detta kan stickprovskontroller genomföras.
Genom förebyggande rutiner och åtgärder säkerställer ett miljöledningssystem att kraven enligt detta
avtal uppfylls samt att brister undviks. Ett miljöledningssystem stödjer även Leverantörens arbete
med ständiga förbättringar inom miljöområdet.
Leverantören ska ha dokumenterade rutiner och instruktioner för att säkerställa:
o att samtliga krav efterlevs
o att efterlevnaden av kraven är kontrollerbara under avtalsperioden
o att det finns en organisationsstruktur som kan garantera att kraven efterlevs
o att det finns en namngiven kontaktperson gentemot Köparen
Sida 5 av 12
Leverantören väljer själv innehåll i sitt miljöledningssystem, men följande punkter bör finnas med:
o miljöpolicy
o verksamhetsbeskrivning - en översikt över systemet som visar hur organisationen och dess
verksamhet är uppbyggd (organisation) och fungerar
o rutiner för hantering av avvikelser och förbättringsåtgärder (rutiner som avses är skötsel,
underhåll/service, tvätt, drivmedelsförbrukning och andra miljökrav i upphandlingen)
o mätbara och tidsatta miljömål med handlingsplaner och ansvarsfördelning för hur och när
målen ska uppfyllas
o rutin för uppföljning och övervakning av måluppfyllelse
Avvikelsehantering
Avvikelser/händelserapporter från resenär som kommer till Köparen, registreras i TrafikC, varefter
avvikelsen skickas till Leverantören för åtgärd.
Svar ska inkomma från Leverantören inom sju (7) dagar. Svaret ska innehålla Leverantörens åtgärd
för att undvika upprepning av avvikelsen, i annat fall utgår vite.
Om en olycka, tillbud eller annan avvikelse inträffar under eller i samband med köruppdrag ska
Leverantören meddela TrafikC och en skriftlig rapport ska inlämnas inom tre (3) dagar efter
händelsen, i annat fall utgår vite.
Avvikelser som kommer direkt till Leverantören från resenär ska inom (3) dagar redovisas till
TrafikC, i annat fall utgår vite.
Tystnadsplikt
Tystnadsplikt regleras av lag och även mellan Leverantören och Köparen i gällande avtal.
Åsidosättande av tystnadsplikt kan föranleda skadestånd.
Brott mot bestämmelsen om tystnadsplikt kan straffas enligt brottsbalken (20 kap 3 §) med fängelse
upp till ett år.
Vilka omfattas av tystnadsplikt?
Tystnadsplikten omfattar personer som på grund av anställning eller uppdrag deltar eller har deltagit
i verksamhet för Köparens räkning. Tystnadsplikten gäller således även sedan anställningen har
upphört. Det åligger Leverantören att upprätta ett register där respektive åkare/förare skriver under
en försäkran som bekräftar att denne är införstådd med de regler som gäller för tystnadsplikten.
Köparen kommer löpande att begära ut kopia på registret.
Vite
Köparen äger rätt att utkräva vite, enligt nedan, om Leverantören inte följer avtalade villkor.
Fordonsförteckning
För det fall Leverantören inte lämnar en fordonsförteckning senast 21 dagar innan avtalsstart,
kommer fordonen inte att kunna köra från driftstart. Skälet är att dessa fordon saknas i PLANET.
Vid byte av fordon under avtalstiden måste de inrapporteras omgående, för att läggas in i PLANET.
Dokumentation
Om Leverantören använder underleverantör som inte godkänts av Köparen kan vite utkrävas med
2 000 kr per underleverantör och påbörjad kalendervecka.
Sida 6 av 12
Om från Köparen efterfrågad dokumentation inte inkommit i tid i samband med avtalsstart, kan vite
utkrävas med 2 000 kr per påbörjad kalendervecka tills fullständig dokumentation inkommit.
Utebliven eller sen rapportering
Om Leverantören underlåter eller rapporterar in för sent utgår vite enligt följande:
Uteblivet svar på avvikelserapport
Vitesbelopp per tillfälle: 2 000 kr
Utebliven inrapportering av olycka eller tillbud
Vitesbelopp per tillfälle: 5 000 kr
Rökfritt fordon
Om fordon inte hålls rökfritt är Leverantören skyldigt att till fullo ersätta eventuell
ersättnings/skadeståndskrav samt eventuella övriga kostnader med anledning av att kravet på doftoch rökfritt fordon ej följts.
Fordonet ska dessutom saneras på en auktoriserad firma. Fordonet ska godkännas av Köparen innan
fordonet åter får tas i trafik, kvitto ska uppvisas på att sanering är gjord. Sanering bekostas av
Leverantören, vid stillestånd under sanering utgår inte någon ersättning.
Vitesbelopp per tillfälle:
2 000 kr
Brister i utförandet
Vid konstaterande av följande brister utgår vite:
a. Om fordonet saknar utrustning som krävs för att genomföra uppdraget på ett säkerhetsmässigt
sätt, eller om utrustningen inte används (t.ex. bilbälte, lastnät, bilkudde, nackstöd mm).
b. Om Leverantören och/eller förare lämnar oriktiga eller rent av felaktiga uppgifter.
c. Om Leverantören och/eller förare har med sig elev under utbildning i fordon under pågående
uppdrag och inte fått detta godkänt av Köparen.
d. Om det visar sig att Leverantören använder fordon som inte uppfyller fordonskraven eller om
den tekniska utrustningen som fordras för utförande av uppdraget är ur funktion eller är
avstängd.
e. Om det visar sig att Leverantören använder sig av förare som inte slutfört förarutbildningen
hos företaget med godkänt resultat. Dessutom stängs föraren av tills Leverantören kan visa att
föraren har certifierats.
Vitesbelopp per tillfälle: 1 000 kr
Mervärdesskatt
Tillkommer enligt gällande mervärdesskattelag.
Betalningsvillkor
Betalning sker i SEK, 30 dagar efter godkänd prestation/leverans och fakturadatum.
Dröjsmålsränta
Utgår enligt gällande räntelag.
Sida 7 av 12
Avgifter
Fakturerings- och expeditionsavgifter betalas ej.
Avgifter som skriftligen ej överenskommits, godtages ej oavsett benämning.
Elektronisk handel/fakturering
Leverantören ska, på Köparens begäran, under avtalstiden vara beredd att införa elektronisk
fakturering.
Fakturering
I PLANET sker efterbehandling och beräkning av ersättning.
Avdrag görs för eventuellt erlagda egenavgifter. Köparen tar ut underlag över utförda transporter och
sänder underlaget till Leverantören, som därefter kan fakturera Köparen.
Betalning sker efter 30dagar efter godkänd faktura och fakturans ankomstdag.
Godkännandet av fakturan är preliminärt och sker för att Leverantören ska erhålla sin ersättning så
snart som möjligt. Slutlig genomgång av debiteringsunderlaget med krav på eventuella rättelser kan
komma att ske även sedan fakturan betalats.
På fakturan ska följande framgå:
o Leverantör, organisationsnummer, F-skattesedel
o Fakturanummer
o Fakturadatum, förfallodatum
o Den period fakturan avser
o Belopp
o Köparens referens
o Leverantörens referens
För att Köparen ska kunna betala ut ersättning ska fakturaunderlaget vara komplett och korrekt.
Ofullständig faktura returneras till Leverantören för rättelse.
För kontakter, som krävs mellan Leverantören och Köparen för informationsutbyte angående regler,
avvikelser mm betalas ingen extra ersättning.
Faktura ska skickas till följande adress:
Uppsala kommun
Gatu- och samhällsmiljönämden
UPK 4500
Box 1023
751 40Uppsala
Referensnr 15079
Av fakturan ska i förekommande fall framgå registreringsnummer till mervärdesskatt.
Uppföljning
Kvalitetsuppföljning
Köparen kommer att kontinuerligt mäta kvalitet på utförda transporttjänster.
Modell för kvalitetsuppföljning beskrivs i bilaga, ”Beskrivning av system för kvalitetsuppföljning”.
Sida 8 av 12
Leverantören ska medverka till uppföljning genom:
Möten
I avsikt att tillhandahålla en trafik med god kvalitet ska trafiken följas upp bland annat genom
samverkansmöten mellan Leverantören och Köparen minst (fyra) 4 gånger första avtalsåret, därefter
(två) 2 gånger per år. Båda parter har rätt att påkalla förhandlingar/möte, där respektive part står för
sina kostnader.
Samverkan/uppföljning/kontroll
Kommunen, Skatteverket och Kronofogdemyndigheten har ett stort intresse av att alla som utför
uppdrag enligt detta avtal är seriösa avtalsparter och att redovisning och betalning av skatter och
avgifter sker enligt aktuella riktlinjer.
Köparen kommer i samverkan med Skatteverket att löpande under hela avtalsperioden kontrollera de
Leverantörer som erhåller ett avtal och dess underleverantörer.
Ägande- och nyttjanderätt
Köparen erhåller ägande-, upphovs- och nyttjanderätten till material som Leverantören framställer
till följd av avtalet.
Sekretess och tystnadsplikt
Leverantören ansvarar för att egen- och eventuella underentreprenörers personal ska underteckna
en förbindelse om sekretess och tystnadsplikt enligt bilaga, ”Förbindelse om sekretess och
tystnadsplikt”.
Försäkringar
Leverantören ska från avtalsstart och under hela avtalstiden inneha och vidmakthålla för sin
verksamhet gällande ansvarsförsäkring avseende person- och sakskada enligt nedan:
Ansvarsförsäkring med försäkringsbelopp för:
- personskada om minst 10 MSEK.
- sakskada om minst 10 MSEK.
Vidare ska Leverantören teckna Trafikförsäkring för samtliga motordrivna fordon som används för
uppdraget. Intyg om gällande försäkringar insändes på Köparens begäran.
Köparen ansvarar inte i något avseende för skada som kan komma att uppstå med anledning av
Leverantörens verksamhet.
Leverantören ansvarar för skada som han eller hans anställda vållar resenär, medföljande person,
gods eller tredje man vid utförande av uppdrag.
Vid inträffad händelse eller incident i trafikverksamheten där resenär, medföljande person eller
egendom skadats ska detta omgående anmälas till TrafikC samt regleras mellan Leverantören och
den skadelidande.
Sida 9 av 12
Underleverantör
Leverantören äger inte rätt att anlita eller byta underleverantör för utförandet av de åtaganden som
anges i detta avtal utan köparens i förväg inhämtade skriftliga medgivande. Om underleverantörer
anlitas ansvarar leverantören för deras arbete som för sitt eget arbete.
Följande underleverantörer kommer att användas för detta uppdrag:
Leverantören får i samråd med och efter godkännande av Köparen anlita ny underleverantör.
Leverantören ansvarar för att underleverantören fullt ut efterlever Leverantörens åliggande enligt
detta avtal.
Leverantörer inom samverkansbolag likställs med underleverantör. Under alla omständigheter är
den som har ett annat organisationsnummer än Leverantören, att betrakta som underleverantör.
Förfrågan om att använda underleverantör ska ske skriftligt. Till förfrågan ska bifogas ett intyg från
underleverantören där denne godkänner underleverantörskapet och förbinder sig att genomföra
uppdraget. Köparen ska svara inom två (2) veckor från förfrågan. Köparen har rätt att avvisa
föreslagen underleverantör.
Ekonomisk kontroll
Avtal kan endast vidmakthållas med Leverantör som fullgör sina skyldigheter gentemot samhället
avseende skatter och sociala avgifter. Om Leverantören i sin tur anlitar underleverantör, gäller
samma skyldigheter för denne. Skulle det under kontraktstiden visa sig att nämnda skyldigheter ej
fullgörs alternativt att skatte-/avgiftsskulder uppstår och registreras hos Kronofogdemyndigheten,
äger Köparen rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet. Om underleverantör brister i
fullgörandet av sina skyldigheter äger köparen rätt att med omedelbar verkan avstänga denne.
Förebyggande samarbete med Skatteverket
Köparen har med Skatteverket avtalat om ett förebyggande samarbete. Det innebär att samtliga
leverantörer, i alla led, som kommer att delta i detta kontrakt ska kontrolleras med avseende på
registrering av mervärdesskatt, arbetsgivaravgifter, innehav av F-skattsedel samt eventuella
skatteskulder. Leverantören ska ansvara för att denna kontroll genomförs.
Hävning
Om någondera parten väsentligt skulle brista i fullgörandet av avtalet och rättelse inte sker utan
dröjsmål efter erinran, har motparten rätt att häva kontraktet med omedelbar verkan. Köparen har
vidare rätt att häva kontraktet om leverantören försätts i konkurs, likvidation eller på annat sätt är på
sådant obestånd att leverantören inte kan förväntas fullgöra sina åtaganden. Det samma gäller om
leverantören gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen eller dömts för brott avseende
yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom.
Kommunen äger rätt att säga upp avtalet om ändrade förutsättningar föreligger, såsom vid politiska
beslut som påverkar inriktningen eller omfattningen av färdtjänstresorna.
Befrielsegrunder
Parterna ska vara befriade från att fullgöra skyldighet enligt detta avtal om utförandet hindras eller
oskäligen betungas till följd av händelser utanför parternas kontroll. Till händelser utanför parternas
kontroll ska inte räknas strejk, blockad, lockout eller annan arbetskonflikt som beror av att
Sida 10 av 12
leverantören inte följer på marknaden gängse tillämpade regler och principer. Part ska visa att
konflikt, som nyss sagts, inte beror på parten. En part är skyldig att omgående skriftligen underrätta
den andra parten i händelse av nämnda slag, som hindrar eller oskäligen betungar parts fullgörande
av avtalet. Parten är skyldig att genast utföra åtaganden enligt avtalet när händelsen av nämnda slag
upphör.
Tvist
Tvist med anledning av avtalet mellan Köpare och Leverantör, ska om parterna inte kommer överens
om annat, avgöras av svensk domstol vid Köparens hemort med tillämpning av svensk rätt.
Sida 11 av 12
Ramavtal
Efter parternas underskrift gäller detta ramavtal enligt lag (2007:1091) om offentlig upphandling,
LOU.
Denna handling har upprättats i två (2) likalydande exemplar, varav parterna tagit var sitt.
_______________________________________________________________________________
Köpare
Leverantör
Uppsala kommun
___________________________________
___________________________________
Ort och datum
Ort och datum
___________________________________
___________________________________
Underskrift
Underskrift
___________________________________
___________________________________
Namnförtydligande
Namnförtydligande
Sida 12 av 12
