Förfrågningsunderlag Upphandlarversion
2015-12-14
Upphandlande organisation
Upphandling
Kommunförbundet Skåne
Rollatorer
Håkan Jönsson
Extern remiss
Symbolförklaring:
Texten ingår i annonsen
Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen
Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas
Texten innehåller sekretessbelagd information
Texten kommer att ingå i avtalet
Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen
Texten ingår i kvalificeringen
Frågan besvaras av köparen
4. Kommersiella villkor
4.1 Kommersiella villkor
4.1.1 Grund för avtal
De kommersiella villkoren ligger till grund för avtal mellan köparen och säljaren. I anbudet
skall det framgå att anbudsgivare accepterar de kommersiella villkoren i sin helhet.
De kommersiella villkoren accepteras i sin helhet (Ja/Nej svar)
Kravgräns
Ja
Nej
4.1.2 Allmänna avtalsvillkor
Villkoren i förfrågan tillsammans med vinnande anbud i upphandlingen kommer att bilda
underlag för det kontrakt som köparen utformar.
4.1.3 Avtalets omfattning
Avtalet omfattar de skånska kommunernas huvudsakliga behov av rollatorer.
4.1.4 Parter
Avtalet gäller mellan varje kommun/kommunalförbund som räknas upp i denna punkt, nedan
kallad kommunerna, och antagen leverantör med organisationsnummer ........., nedan kallad
leverantören.
Varje kommun/kommunalförbund har själv fattat alla upphandlingsbeslut, av administrativa
skäl tecknas ett gemensamt avtal genom Kommunförbundet
Skåne/Samverkansorganisationen för hjälpmedelsfrågor.
Avtalet omfattar följande kommuner/kommunalförbund: Burlövs kommun, Bromölla
kommun, Eslövs kommun, Hässleholms kommun, Höganäs kommun, Höörs kommun,
Hörby kommun, Kristianstad kommun, Kävlinge kommun, Lomma kommun, Lunds
kommun, Malmö stad, Osby kommun, Simrishamns kommun, Sjöbo kommun, Skurups
kommun, Staffanstorps kommun, Svedala kommun, Tomelilla kommun, Trelleborgs
kommun, Vellinge kommun, Ystads kommun, Östra Göinge kommun och
Kommunalförbundet Medelpunkten.
4.1.5 Individuellt behov
Utskrivet: 2015-12-14 15:38
Sida 1 av 8
Refnr.: Extern remiss
Kommunerna förbehåller sig rätten att upphandla produkter åt brukare med särskilda behov
från annan leverantör.
4.1.6 Volym
Kommunerna förbinder sig ej att köpa viss volym.
4.1.7 Avtalstid, förlängning och prisjustering
Avtalet gäller från 2017-01-01 till 2018-12-31 med möjlighet till två (2) års förlängning,
uppdelat i ett (1) år per förlängning, om kommunerna så begär senast sex (6) månader före
avtalstidens utgång.
Avtalade priser skall vara fasta under avtalets första två (2) år.
Begäran om förhandling om prisförändring skall framställas av leverantören i samband med
kommunernas önskan om ev avtalsförlängning.
Leverantör som begär förhandling om prisförändring enligt ovan skall styrka att åberopad
kostnadsförändring har skett. Detta skall ske genom översändande av underlag utfärdade av
råvaruleverantör, tillverkare eller motsvarande. Begäran skall vidare vara specificerad med
procentuell fördelning av ändringarna på råvaror, material, arbetskostnader,
valutaförändringar med mera.
Om enligt ovan, begärd prisförändring inte accepteras skall den part vars begäran avslagits
äga rätt att frånträda avtalet vid ordinarie avtalsslut. Fram till denna tidpunkt skall
det tidigare avtalade priset gälla. Valutajustering behandlas inom prisjustering.
4.1.8 Reservdelar och tillbehör
Leverantören skall i minst fyra år efter det att avtalstiden för avtalade artiklar gått ut,
tillhandahålla reservdelar och tillbehör till avtalade artiklar enligt de villkor och priser som
framgår av detta avtal.
4.1.9 Kombinationsavtal
Leverantören skall redovisa vilka kombinationsavtal som finns avseende antagen produkt.
Leverantören skall kontinuerligt informera om gällande kombinationsavtal upphör eller ändras
samt om nya ingås. Denna information skall skriftligen sändas till respektive
hjälpmedelsverksamhets kontaktperson.
4.1.10 Databas
Leverantör vilken tilldelas avtal skall efter det att Kommunförbundet Skåne aviserat att
avtalet finns upplagt i Nationell katalog för produkter och avtal, omgående lägga in
samtliga
artiklar (huvudprodukt, tillbehör och reservdelar) som omfattas av avtalet. Avtalet kommer
att benämnas "Rollatorer Skåne 2017".
Leverantören åtar sig att under hela avtalsperioden, på egen hand, och på egen bekostnad,
föra in och uppdatera uppgifter i databasen.
4.1.11 Webbsida
Leverantören skall ha webbsida med information om avtalade produkter. På webbsidan skall
bland annat produktblad, reservdelslista, bruksanvisning,
rekonditioneringsanvisning, monteringsanvisning, sprängskiss samt tillbehörslista med
artikelnummer finnas. Kravet skall vara uppfyllt till avtalsstart.
4.1.12 Valuta
SEK
4.1.13 Ersättning
Utskrivet: 2015-12-14 15:38
Sida 2 av 8
Refnr.: Extern remiss
Ersättning enligt antaget anbud.
4.1.14 Förmånligaste pris
Vid avrop skall alltid förmånligaste priset (avtalspris, kampanjpris eller annat lägre pris)
erbjudas kommunerna.
4.1.15 Auktorisationsavtal
Auktorisationsavtal för garantireparationer skall kunna tecknas baserat
på Kommunförbundet Skånes mall för auktorisationsavtal. Respektive
hjälpmedelsverksamhet tar initiativ till tecknandet av auktorisationsavtal.
4.1.16 Beställningsrutiner
Beställningar skall kunna göras per telefon, e-post och fax.
Möjlighet till ytterligare beställningsvägar, t.ex. via e-handelssystem, är önskvärda men utgör
inget krav.
Beställningen räknas som inkommen till leverantören samma dag, om den kommit
leverantören tillhanda senast 16.00.
4.1.17 Orderbekräftelse
Leverantören skall senast 1 arbetsdag efter genomfört avrop/beställning skicka
orderbekräftelse på genomfört avrop/beställning. Bekräftelsen skickas till beställaren via fax
eller e-post.
Information i orderbekräftelsen fråntar ej någon part de rättigheter och skyldigheter vilka
anges i detta avtal.
4.1.18 Returrätt vid felbeställning
Kommunerna äger rätt att returnera felbeställda produkter. Specialgjorda produkter
omfattas dock ej av denna returrätt.
Produkter returneras oskadade med originalförpackning på kommunernas bekostnad.
Leverantören äger rätt att debitera kommunerna kostnad motsvarande leverantörens
administrationskostnad med anledning av returen, dock maximalt 800 kr per returärende
oavsett antal returnerade produkter. För returnerade produkter skall kommunerna erhålla
kreditfaktura motsvarande fakturerat belopp med avdrag för ovan beskrivna
administrationskostnad.
4.1.19 Följesedel
Följesedel skall sitta utanpå förpackningen/lådorna och innehålla uppgifter om serienumret
och EAN-kod på produkten, referens till ordernummer samt produktens artikelnummer
Respektive förpackning skall vara märkt med produktens artikelnummer och i tillämpliga fall
serienummer och EAN-kod.
4.1.20 Leverans på pall
Vid leveranser på pall skall maximal pallhöjd vara 1,9 m och maxvikt 600 kg.
Pallens yttermått skall ej överstiga längd 120 cm och bredd 80 cm.
Om blandat gods förekommer på samma pall skall det framgå av följesedel och märkning på
pall.
Överhäng får ej förekomma i något fall.
Leveranser som ej uppfyller ovanstående krav kommer ej att godmottagas av köparen.
4.1.21 Leveransvillkor
Fritt levererat (DDP Incoterms 2010) till anvisad plats. Emballage- och pallavgift får ej
uttagas.
Utskrivet: 2015-12-14 15:38
Sida 3 av 8
Refnr.: Extern remiss
Leveranser sker övervägande till följande adresser:
Hjälpmedelscentrum Östra Skåne (HÖS)
Kabelvägen 17
291 62 Kristianstad.
Hjälpmedelscentrum Malmö stad
Regnvattengatan 2
212 23 Malmö
Medelpunkten
Viktoriagatan 4
252 29 Helsingborg
Rehabenheten
Väsbyhemmet,
S:t Andreas Väg 17
263 57 Höganäs
Rehabenheten
Gutenbergsgatan 2
231 45 Trelleborg
För 10-gruppen:
Sodexo
Per Håkanssons väg 28
241 38 Eslöv
Övriga leveransadresser enligt överenskommelse.
4.1.22 Miljöledningssystem eller likvärdigt avseende transporter
Anbudsgivaren skall vid avtalsstart redovisa miljöledningssystem samt tillsända bevis härom
till kommunerna avseende transporterna enligt nedan:
• en implementerad miljöpolicy
• rutiner för att säkerställa att alla lagar och föreskrifter som berör verksamheten följs
• rutiner för kontinuerlig redovisning av fordonsflottans miljöprestanda
• rutiner och metoder som säkerställer att miljökrav följs i enlighet med avtalet, inklusive
rutiner för att hantera avvikelser.
• rutiner och metoder för redovisning och rapportering till den upphandlande
myndigheten.
Kraven ovan kan verifieras t.ex. genom certifikat enligt ISO 14001, EMAS eller likvärdigt.
4.1.23 Fakturering
Förutom angivelse av vad fakturan avser, inklusive beställarens referensnummer, skall
följande anges; uppgifter om företaget med angivande av svenskt plus-/bankgiro nummer,
organisationsnummer samt adress, e-post och telefonnummer. Beställarens fakturaadress
ska anges på fakturan.
Fakturan skall också vara så utformad att det går att utläsa de olika kostnadsposterna som
fakturan avser.
Fakturan skall innehålla uppgift om momssats.
Elektronisk fakturering skall kunna erbjudas.
4.1.24 Betalningsvillkor
Utskrivet: 2015-12-14 15:38
Sida 4 av 8
Refnr.: Extern remiss
Fakturor förfaller 30 dagar netto från korrekt adresserad fakturas ankomstdatum samt
fullgjord och godkänd leverans.
Faktureringsintervall enligt överrenskommelse med kommunerna.
4.1.25 Dröjsmålsränta
Dröjsmålsränta enligt räntelagen.
4.1.26 Rätt att innehålla betalning
Har kommunerna krav på grund av leverantörens dröjsmål eller på grund av uppdraget inte
är genomfört på överenskommet sätt eller varan är felaktig har kommunerna rätt att hålla
inne så mycket av betalningen som motsvarar kravet.
4.1.27 Faktureringsavgifter
Faktureringsavgifter, påminnelseavgifter eller liknande avgifter får ej debiteras.
4.1.28 Skatt och mervärdesskatt
Gällande mervärdesskatt tillkommer.
4.1.29 Leveransförsening och vite
Försenad eller utebliven leverans.
Med angiven leveransdag menas den dag produkten skall vara kommunerna tillhanda.
Leverans efter denna dag räknas som leveransfel.
Leverantören skall omgående, dock senast en (1) arbetsdag, efter mottagen beställning
meddela beställaren om avtalad leveranstid ej kan hållas.
Leveransförsening medför vite.
Vite skall utgå för varje påbörjad sjudagarsperiod (kalenderdagar) med 10 % av ordervärdet
exkl moms, dock får vitet i sin helhet inte överstiga 50 % av ordervärdet.
Kommunerna förbehåller sig rätten att debitera 800 SEK som administrationsavgift vid varje
enskilt tillfälle vitesklausulen åberopas/nyttjas.
Produkt som vid godsmottagning är behäftad med fel/kvalitetsavvikelse räknas som
utebliven leverans.
Om fel/kvalitetsavvikelse upptäcks vid godsmottagning utgår 800 SEK i administrativ avgift
per artikel.
Kommunerna har rätt att häva beställning efter två (2) veckors försening. Vite skall utgå
även vid hävning av beställning.
Om leverantören önskar ersätta restnoterad produkt med annan likvärdig vara skall detta
godkännas av kommunerna. Priset för sådan vara får inte vara högre än priset för
den ursprungliga avtalsprodukten. Kan leverans ej uppfyllas pga leveranstider eller annan
orsak skall leverantören ersätta kommunerna för merkostnaden vid stödköp av
ersättningsprodukt.
4.1.30 Reklamation - fel i vara
Om fel eller kvalitetsavvikelser föreligger skall kommunerna snarast möjligt reklamera felet
från det att det uppdagats alternativt bestrida fakturan.
Kommunerna äger rätt att häva köpet eller kräva fullgod leverans eller mot
felet/kvalitetsavvikelsen få motsvarande avdrag på köpeskillingen samt kräva ersättning mot
uppkommen skada, kommunerna äger rätt att välja påföljd vid avtalsbrott enligt ovan. Kan
leverans ej uppfyllas pga kvalitetsbrister skall leverantören ersätta kommunerna för
merkostnaden vid stödköp av ersättningsprodukt.
Betalning av faktura innebär inte att kommunerna avstått från rätten att påtala fel eller
brister i leveransen.
Utskrivet: 2015-12-14 15:38
Sida 5 av 8
Refnr.: Extern remiss
Utbyte av felaktiga produkter eller avhjälpande skall äga rum omgående efter reklamation
eller vid tidpunkt som parterna kommer överens om.
Kostnader i samband med returhantering av reklamerade produkter bekostas av
leverantören.
I samband med FSCA (Field Safety Corretive Action) och FSN (Field Safety Notice) äger
kommunerna rätt att debiterad leverantören kostnader för kommunernas merarbete för
exempelvis administration, produktionsbortfall och ersättningsprodukter.
4.1.31 Produktförändring
Om leverantören under avtalstiden ersätter en produkt inklusive tillhörande
dokumentation med en annan för motsvarande funktion eller förändrar avtalad produkt
inklusive tillhörande dokumentation skall leverantören skriftligen anmäla, sex (6) veckor
innan ersättningen eller förändringen genomförs på avtalade produkter, detta till
upphandlingsansvarig.
Efter förhandlingar om priser och kommersiella villkor meddelar upphandlingsansvarig
leverantören om ersättningsprodukten skall ingå i avtalet. Upphandlingsansvarig meddelar
leverantören om föreslagen produktförändring godkänns. Priset på ersättningsprodukten får
ej överstiga den ursprungliga produktens pris.
Ersättningsprodukten skall uppfylla kraven i förfrågningsunderlaget för att kunna ingå i
avtalet.
Om leverantören under avtalstid produktförändrar utan kommunernas godkännande
och/eller inte levererar avtalad produkt inklusive tillhörande dokumentation skall leverantören
ersätta kommunerna för merkostnader för stödköp av ersättningsprodukt från annan
leverantör.
4.1.32 Hävning
Parterna äger rätt att med två (2) månaders varsel häva avtal om motparten i väsentlig
betydelse inte utför sina åtaganden enligt detta avtal och varaktig rättelse inte sker inom 30
dagar efter skriftlig erinran.
Avtalsbrott av väsentlig betydelse föreligger exempelvis om parterna vid upprepade tillfällen
inte lever upp till förutsättningarna i ingånget avtal.
Exempel på väsentlig betydelse är (observera att uppräkningen är exemplifierande och inte
uttömmande):
• att levererad produkt ej uppfyller avtalade kvalitetskrav enligt skallkraven i
förfrågningsunderlaget under avtalstiden.
• att levererad produkt byts ut, eller på annat sätt förändras så att den ej är i samma
utförande som när den antogs i upphandlingen och förändringen ej är godkänd av
kommunerna, se punkten "Produktförändringar".
• upprepade reklamationer. Hävning kan ske när 7% av levererade produkter under en
period om 3 månader reklameras av kommunerna, oavsett fel.
• att produkterna ej levereras enligt avtalade leveranstider. Hävning kan ske när över 25%
av gjorda beställningar är försenade under en period om 3 månader.
• försenade och/eller uteblivna ordererkännande vid upprepade tillfällen. Hävning kan ske när
över 50% av beställningarna ej bekräftas med ordererkännande under en period om
1 månad.
• besked ej lämnas om försenad leverans vid upprepade tillfällen. Hävning kan ske när över
50% av leveransförseningarna ej meddelas beställaren under en period om 1 månad.
Hävningsgrund föreligger dessutom om leverantören försätts i konkurs eller om
kommunerna uppfattar att leverantören verkar vara på sådant obestånd att företaget inte
kan förväntas fullgöra sina åtaganden.
4.1.33 Ersättning vid hävning
Utskrivet: 2015-12-14 15:38
Sida 6 av 8
Refnr.: Extern remiss
Vid hävning enligt ovan äger leverantören rätt till ersättning för utfört arbete endast för det
fall att resultatet av det nedlagda arbetet, vilket har överlämnats till kommunerna, har
ett ekonomiskt värde för kommunerna. Ersättningen skall motsvara det ekonomiska värde
som resultatet har för kommunerna vid tidpunkten för hävningen.
Kommunerna har rätt till ersättning för:
1. kostnader kommunerna haft pga. leverantörens avtalsbrott av väsentlig betydelse
2. eventuellt skadestånd som utgivits till tredje man
4.1.34 Administrativ avgift
Hjälpmedelsupphandlingarna vid Kommunförbundet Skåne är en intäktsfinansierad enhet.
På det sammanlagda inköpsvärdet utbetalas 1% i administrativ avgift till Kommunförbundet
Skåne, vilket är inräknat i offererat/avtalat pris.
Detta sker för samtliga enheter för vilka upphandlingen genomförts.
Administrativ avgift utbetalas, utan anfodran, halvårsvis i efterskott, senast 15 arbetsdagar
efter varje halvårsutgång. Betalning skall ske genom insättning på bankgiro 312-8154.
Ange 3510.27 i inbetalningen.
Specifikation över inbetalningen skickas via e-post till upphandlingsansvarig, specifikationen
skall innehålla uppgift om vilken period avgiften berör samt uppgift om det
sammanlagda inköpsvärdet.
Kommunförbundet förbehåller sig rätten att debitera 800 SEK som administrationsavgift vid
varje enskilt tillfälle påminnelse om administrativ avgift skickas till en leverantören.
4.1.35 Överlåtelse av avtal
Part har inte rätt att utan motpartens skriftliga medgivande överlåta sina rättigheter och
skyldigheter enligt detta avtal. Leverantören får dock utan medgivande överlåta rätten
att motta betalning med befriande verkan enligt avtalet.
4.1.36 Underleverantör
Leverantören skall ha kommunernas godkännande för att få anlita underleverantör för
utförande av del av leverantörens åtagande enligt detta avtal. Underleverantörerna omfattas
av samma krav och villkor som huvudleverantören. Leverantören är ansvarig mot
kommunerna för underleverantör enligt de villkor som framgår av handlingarna i upphandling
som föregått detta avtal samt enligt punkten ”Krav avseende ansvar mot det allmänna”.
4.1.37 Handlingarnas inbördes rangordning
För avtalet gäller nedanstående handlingar. Förekommer i dessa mot varandra stridande
uppgifter eller föreskrifter gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen
föranleder annat, sinsemellan i följande rangordning:
1. Detta avtal inklusive bilagor och kompletteringar
2. Förfrågningsunderlaget
3. Anbudsgivarens anbud
4. Alos 05
4.1.38 Befrielsegrunder (Force Majeure)
Part är befriad från påföljd för underlåtenhet att fullgöra viss förpliktelse enligt detta avtal om
underlåtenheten har sin grund i omständighet (”Befrielsegrund”), som ligger utanför
parts kontroll och som förhindrar fullgörandet därav. Så snart hindret upphört skall
förpliktelsen fullgöras på avtalat sätt. Såsom befrielsegrund skall anses eldsvåda, krig,
mobilisering eller oförutsedda militärinkallelser av motsvarande omfattning, rekvisition,
beslag, valutarestriktioner, uppror eller upplopp, knapphet på transportmedel, allmän
varuknapphet, inskränkningar i fråga om drivkraft, avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden
samt försening av leverans från underleverantör, om förseningen har sin grund i sådan
omständighet som avses i denna punkt.
Förbehållet om avtalsenlig konflikt på arbetsmarknaden skall inte anses som befrielsegrund
Utskrivet: 2015-12-14 15:38
Sida 7 av 8
Refnr.: Extern remiss
om part själv är föremål för eller vidtar sådan konflikt.
För att få befrielse enligt ovan skall part utan dröjsmål skriftligen meddela den andra parten
härom. Skriftligt meddelande skall också lämnas utan dröjsmål vid
befrielsegrundens upphörande.
Part skall vidta skäliga ansträngningar för att mildra omfattningen och effekten av
befrielsegrund och återuppta fullgörandet av de förpliktelser som hindrats så snart det
praktiskt kan ske.
Då befrielsegrund har varat i trettio (30) dagar äger den part, som inte har åberopat
befrielsegrunden, rätt att skriftligen frånträda detta avtal eller del därav.
4.1.39 Krav avseende ansvar mot det allmänna
Leverantören förbinder sig och ansvarar för att fullgöra sina skyldigheter mot det allmänna
vad beträffar skatter och avgifter, att avkräva samma utfästelse av den
underleverantör som leverantören i förekommande fall anlitar.
4.1.40 Tvist
Eventuella tvister skall i första hand avgöras i samförstånd mellan parterna, därefter avgöras
i svensk allmän domstol där svaranden har sin hemvist med tillämpning av svensk rätt.
Utskrivet: 2015-12-14 15:38
Sida 8 av 8
Refnr.: Extern remiss
