T4 Mall för avtal

Datum
2013-xx-xx
Diarienr
VLL 19222013
T4 Mall för avtal
Fullserviceleasing av fordon
Upphandling VLL 1922-2013
Innehållsförteckning
1
Avtalsparter ..................................................................................... 2
2
Kontaktpersoner för avtalet............................................................ 2
3
Kontaktpersoner för verksamheten ............................................... 2
Slutlig text i detta dokument skrivs in vid upprättandet av avtal. ........... 2
4
Avtalsomfattning ............................................................................. 2
5
Avtalstid ........................................................................................... 2
6
Kvalitet och utförande .................................................................... 3
7
Beställning....................................................................................... 3
8
Leverans .......................................................................................... 3
9
Utebliven leverans / garanti ............................................................ 4
10
Priser................................................................................................ 4
11
Prisjustering .................................................................................... 4
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
Fakturerings- och betalningsvillkor ............................................... 4
Faktureringsvillkor ............................................................................. 4
Fakturering ........................................................................................ 4
Betalningsvillkor ................................................................................ 5
Kreditfakturor .................................................................................... 5
Vite - kreditering ................................................................................ 5
Dröjsmålsränta .................................................................................. 5
13
Antidiskriminering .......................................................................... 5
14
Förbehåll .......................................................................................... 5
15
Upphandlingsvolymer..................................................................... 6
16
Statistik ............................................................................................ 6
17
Sekretess ......................................................................................... 6
18
Anlitande av underleverantör ......................................................... 6
19
Försäkring ....................................................................................... 6
20
Omförhandling ................................................................................ 6
21
Ändringar och tillägg ...................................................................... 7
22
Handlingars inbördes ordning ....................................................... 7
23
Överlåtelse av avtal ......................................................................... 7
24
Samverkan under avtalstiden......................................................... 7
25
Marknadsföringsrätt........................................................................ 7
26
Revision ........................................................................................... 7
1 (9)
Datum
2013-xx-xx
Diarienr
VLL 19222013
27
Information ...................................................................................... 7
28
Meddelandeskyldighet .................................................................... 8
29
Hävning ............................................................................................ 8
30
Befrielsegrunder (Force Majeure) .................................................. 8
31
Tvist ................................................................................................. 8
32
Underskrifter ................................................................................... 9
1
Avtalsparter
Köpare
Leverantör
Västerbottens läns landsting
901 85 Umeå
NN
Org nr: 232100-0222
Org nr:
Telefon: 090 – 785 00 00
Telefon:
Hemsida: www.vll.se
Hemsida:
2
Kontaktpersoner för avtalet
Köpare
Leverantör
Kontaktperson: Ulrika Dahlbom
Erlingsson
Kontaktperson:
Telefon: 070 – 541 88 92
Telefon:
E-post: [email protected]
E-post:
3
Kontaktpersoner för verksamheten
Köpare
Leverantör
Kontaktperson: Birgitta Lanhede
Kontaktperson:
Telefon: 090 – 785 85 16
Telefon:
E-post: [email protected]
E-post:
Slutlig text i detta dokument skrivs in vid upprättandet av avtal.
4
Avtalsomfattning
Leverantören skall tillgodose landstingets behov av leasing bilar i enlighet
med detta avtal och det förfrågningsunderlag som legat till grund för
upphandlingen samt enligt de villkor som framgår av antaget anbud.
5
Avtalstid
2014-03-01 - 2016-02-29 med möjlighet att förlänga avtalet upp till 24
månader i en eller flera omgångar. Avisering om förlängning sker senast 3
2 (9)
Datum
2013-xx-xx
Diarienr
VLL 19222013
månader före avtalsperiodens utgång. Vid avtalsperiodens utgång upphör
avtalet att gälla utan uppsägning.
Kvalitet och utförande
6
Leverantören skall prioritera landstinget som kund. Leverantören skall följa
landstingets regelverk och riktlinjer för tjänsteresor i Västerbottens läns
landsting
Leverantören skall inför varje beställningsuppdrag följa de regler och rutiner
som fastlagts av landstinget för de resor som företas i tjänsten och betalas
av landstinget.
Leverantören skall under hela avtalsperioden erbjuda rätt fordonstyp
anpassad till kundens behov.
 OBS! Texten kompletteras med skrivning i rött; Om
leverantören inte kan leverera enligt ovanstående skall
beställaren äga rätt att leasa liknande bil från annan
leverantör och landstingets avtalspart skall faktureras av vald
leverantör och stå för hela kostnaden.”Antagen leverantör
fakturerar därefter landstinget utifrån gällande
ramavtal”.

Leverantören skall erbjuda någon form av kostnadsfri
vägassistans

Fordon skall kunna levereras till samtliga landstingets enheter
inom länet.
Beställning
7
8

Beställning av bil sker via landstingets reseservice.

Beställning sker skriftligen.

Faktura hanteras av reseservice
Leverans
Leveransvillkor
Fordonen levereras successivt under avtalsperioden enligt
överenskommelse. Normal leveranstid skall vara 6-8 veckor efter order och
levereras fritt till avtalad enhet/arbetsställe inom länet.
Vid onormal (över 3 mån) leveranstid från det att innevarande leasingavtal
löpt ut äger Leverantören endast rätt att debitera halv månadsavgift räknat
från avtalstidens slut fram till leverans.
Beräknad leveranstid i antal veckor efter beställning skall anges i anbudet. I
det fall leveransen blir försenad, åligger det antagen leverantör att
tillhandahålla likvärdig ersättnings bil till dess att offererad/beställd bil
levereras. Kostnaden för ev. ersättnings bil får ej överstiga offererad
leasingkostnad.
3 (9)
Datum
2013-xx-xx
Diarienr
VLL 19222013
Fordonen skall kunna levereras till samtliga orter i Västerbottens län där
landstinget bedriver verksamhet.
9
Utebliven leverans / garanti
Utöver detta skall beställaren äga rätt att leasa bil från annan leverantör som
sedan faktureras landstingets avtalspart.
10
Priser
OBS! ändrat krav, (se nedan): ”Priset är fast i två år från avtalsstart. Angivna
priser enligt prisbilaga, gäller i svenska kronor (SEK) exkl mervärdesskatt”.
OBS! Ändrat krav: Priset är fast i 12 månader från
avtalsstart. Pris kan justeras, utifrån lämpligt index, i det
fall leverantören begär det. Begäran om prisjustering ska
inkomma tre månader innan nytt pris ska börja gälla. Nytt pris
kan tidigast börja gälla efter det att avtalet varit giltigt i
minst 12 månader. I övrigt kan prisjustering begäras i samband
med att avtalet förlängs.
11
Prisjustering
Vid en ev förlängning av avtalet kan bägge parter begära prisjustering vilken
ska aviseras minst tre månader före ikraftträdande. Prisjustering ska vara
skriftlig och godkänd av bägge parter för att vara giltig. Prisjusteringen skall
utgå från ett erkänt, officiellt index. Prisjustering får endast genomföras i
samband med att avtalet förlängs.
12
12.1
Fakturerings- och betalningsvillkor
Faktureringsvillkor
Landstinget betalar inte expeditions-, faktura- eller andra avgifter från
leverantören eller tredje part. Dessa kostnader är inräknade i priset och
föranleder ej särskild debitering.
Landstinget betalar inte fakturor som saknar uppgift om kunders
referenskod.
12.2
Fakturering
Fakturering till Västerbottens läns landsting sker elektroniskt. Landstinget
har en infrastruktur som ger Leverantören olika möjligheter att sända en
elektronisk faktura, se länkar nedan.
Expert Systems – http://www.fakturaportalen.se/?page=leverantor
4 (9)
Datum
2013-xx-xx
Diarienr
VLL 19222013
Nordea – http://www.nordea.se/sitemod/default/index.asp?pid=802992
Observera att eventuella påminnelser och krav ska sändas till ordinarie
postadress och att leveransadressen inte är densamma som ovanstående
fakturaadress.
För att uppnå en rationellare faktureringsprocess kommer viss information
på fakturan tolkas maskinellt. Leverantörsfakturen ska därför vara försedd
med följande uppgifter:
 Referenskod
 Ordernummer
 Fakturadatum
 Fakturanummer alternativt OCR-nr
 Fakturaspecifikation (vad som levererats ska framgå på fakturan/
bifogad följesedel)
 Plusgiro/bankgiro och fullständig postadress
 Fakturabelopp
 Momsbelopp (för samtliga skattesatser)
12.3
Betalningsvillkor
Om anledning till anmärkning mot faktura eller verkställd tjänst inte
föreligger, erläggs betalning inom 30 dagar räknat från fakturans
ankomstdag.
12.4
Kreditfakturor
Krediteringar skall tillsändas landstinget inom två (2) månader från det att
överenskommelsen om kreditering är överenskommen mellan parterna.
12.5
Vite - kreditering
I det fall kreditfaktura ej kommit landstinget tillhanda inom två (2) månader
äger landstinget rätt att utkräva vite av leverantör med 500 sek/dag räknat
från dag ett (1).
12.6
Dröjsmålsränta
Om Landstinget inte betalar faktura i rätt tid skall dröjsmålsränta utgå enligt
räntelagens bestämmelser.
13
Antidiskriminering
Leverantören skall vid utförande av den avtalade tjänsten i Sverige följa vid
varje tidpunkt gällande lagstiftning gällande antidiskrimineringslagstiftning,
De lagar som avses är 16 kap. 8 och 9 §§ brottsbalken samt
diskrimineringslagen (2008:567).
14
Förbehåll
Landstinget förbehåller sig rätten att i viss omfattning använda egna
resurser.
För att fullgöra sitt ansvar enligt hälso- och sjukvårdslagen förbehåller sig
landstinget rätten att när synnerliga skäl så kräver och leverantören efter
5 (9)
Datum
2013-xx-xx
Diarienr
VLL 19222013
förfrågan inte kan tillgodose detta, kunna utan ersättnings- och
skadeståndsansvar för leverantören anlita även annan leverantör som skulle
omfattas av detta avtal. Fakturan skall i dessa fall tillsändas och betalas av
landstingets avtalspart.
15
Upphandlingsvolymer
Eventuellt angivna volymer är uppskattade. Landstinget lämnar ingen garanti
om vissa volymer eller av vissa värden. Skulle Landstingets behov enligt
detta avtal under- resp överstiga beräknad kvantitet skall detta inte betraktas
som avtalsbrott från Landstingets sida utan leverantören är skyldig att
leverera det verkliga behovet.
16
Statistik
Statistikuppgifterna skall sammanställas i excelformat och redovisas
tertialvis samt årsvis senast två (2) veckor in i nästkommande tertial.
Antagen leverantör skall lämna statistikuppgifter för hela landstinget över
utförda leveranser enligt nedan:
* totalt antal leasade fordon per ort, inklusive fordonstyp
* pris per leverans och totalt
* försäkringsskador per fordon
17
Sekretess
Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) reglerar frågor om sekretess.
För leverantören och dennes personal gäller samma sekretess som för
hälso- och sjukvårdspersonal anställd av Landstinget. Leverantören
förbinder sig att inte röja eller utnyttja Landstingets uppgifter, vad det än må
vara (person-, ekonomiska, kommersiella uppgifter etc.), som kan komma
leverantören tillkänna. Leverantören innefattar alla personer som leverantören på något sätt involverar för att fullgöra sina åtaganden mot
Landstinget och andra personer som på något sätt kan komma i kontakt
med uppgifterna.
18
Anlitande av underleverantör
Leverantören skall i alla frågor vara Landstingets motpart.
Leverantören får inte utan Landstingets skriftliga godkännande anlita
underleverantör om det inte gäller rutinuppdrag. Underlåter Leverantören att
inhämta sådant godkännande kan Landstinget komma att häva avtalet.
19
Försäkring
Leverantören skall tillhandahålla fordon med vagnskadeförsäkring.
20
Omförhandling
Parterna förebehåller sig rätten till omförhandling, om sådana politiska beslut
eller organisatoriska förändringar sker, som påverkar eller förändrar
förutsättningarna av tidigare överenskommelse samt eventuella ändringar i
myndighetsbeslut eller ändringar i regelverk som styr verksamheter.
Leverantören skall meddelas om omförhandling senast fyra (4) veckor i
förväg.
6 (9)
Datum
2013-xx-xx
21
Diarienr
VLL 19222013
Ändringar och tillägg
Ändringar och tillägg i gällande avtal kan endast göras genom en skriftlig
handling undertecknad av behöriga företrädare för Landstinget och
leverantören.
22
Handlingars inbördes ordning
Kontraktshandlingarna kompletterar varandra.
Om kontraktshandlingarna skulle visa sig vara motsägelsefulla i något
avseende gäller de, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder till
annat, sinsemellan i följande ordning:
1 skriftliga ändringar och tillägg till detta avtal
2 detta avtal med bilagor
3 eventuella kompletteringar av förfrågningsunderlaget
4 förfrågningsunderlag med bilagor
5 eventuella kompletteringar av anbudet
6 anbud
23
Överlåtelse av avtal
Detta avtal får inte överlåtas på annan fysisk eller juridisk person utan
parternas skriftliga godkännande.
24
Samverkan under avtalstiden
Medarbetare i vården och de antagna leverantörerna ska samarbeta för att
säkerställa att upphandlade tjänster levereras och används på rätt sätt. För
att underlätta samarbetet kan parterna reglera samverkansformerna i avtal.
25
Marknadsföringsrätt
Hänvisning i reklam eller marknadsföring till det avtal som träffats med
Landstinget får ej göras utan Landstingets skriftliga medgivande.
26
Revision
Landstingets revisorer skall i enlighet med lag granska all verksamhet som
Landstinget bedriver inom sitt verksamhetsområde. Leverantören förbinder
sig att låta Landstingets revisorer eller de som revisorerna utser att företräda
dem att utan hinder av sekretess eller affärsjuridiska krav ta del av sådan
handling eller uppgift som är nödvändig för utövande av sin granskning av
Leverantörens fullgörande av ingånget avtal.
27
Information
Leverantören skall, så snart kännedom finns, informera landstinget om
dagar/perioder då tillgång till fordon kommer att vara begränsad.
7 (9)
Datum
2013-xx-xx
28
Diarienr
VLL 19222013
Meddelandeskyldighet
Finner Leverantören att någon av nedan angivna händelser kommer att inträffa eller framstår såsom sannolik att inträffa skall denne omgående utan
dröjsmål skriftligen informera Landstinget där om:
 ägarbyte eller ändrad bolagsform
 konkurs, betalningsinställelse
 omständigheter som kan försvåra samarbetet mellan parterna
29
Hävning
Avtalspart har rätt att häva avtalet om motparten i väsentligt avseende inte
uppfyller sina åtaganden enligt avtalet och rättelse inte sker utan dröjsmål
efter skriftligt påpekande. Inga skadeståndsanspråk med anledning av
ovanstående hävning kan riktas från leverantören till Landstinget.
Landstinget har rätt att med omedelbar verkan säga upp avtalet om det
framkommer att leverantören lämnat oriktiga uppgifter i anbudet eller på
annat sätt i samband med upphandlingen och dessa uppgifter har varit av
icke oväsentlig betydelse vid bedömningen av tilldelningen av kontraktet.
30
Befrielsegrunder (Force Majeure)
För uppdraget skall gälla att om någon part förhindras fullgöra uppdraget av
omständighet som denne inte kan råda över skall detta utgöra sådan befrielsegrund, för vilken motparten inte kan kräva skadestånd för utebliven prestation.
Som force majeure räknas krig, omfattande arbetskonflikt, blockad, eldsvåda, miljökatastrof, allvarlig smittspridning eller annan omständighet över
vilken parterna inte kan råda och som förhindrar fullgörande av skyldigheter
enligt avtalet.
Arbetskonflikt, som har sin grund i parts brott mot kollektivavtal får inte
åberopas som befrielsegrund. För åberopande av befrielsegrund krävs att
denne part skriftligen och omgående meddelat motparten om dess inträffande liksom om dess upphörande.
Om uppdragets fullgörande till väsentlig del förhindras för längre tid än tre
(3) månader äger motparten frånträda avtalet utan att den förhindrande
parten äger utkräva skadestånd
31
Tvist
Tvist angående eller härrörande ur detta avtal, innefattande
förfrågningsunderlaget med bilagor, skall, ifall parterna inte kan göra upp i
godo, hänskjutas till svensk allmän domstol, i Umeå för avgörande enligt
svensk rätt.
8 (9)
Datum
2013-xx-xx
32
Diarienr
VLL 19222013
Underskrifter
Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar varav parterna erhållit var sitt.
För köparen
För leverantören
Ort och datum
Ort och datum
Namnteckning
Namnteckning
Namnförtydligande
Namnförtydligande
9 (9)