AVTAL OM UPPHANDLING AV HYGIEN- OCH
SKYDDSMATERIAL
Avtalsparter
1. Ålands hälso- och sjukvård
2.
Beställare
1. Ålands hälso- och sjukvård
Centrallagret
PB 1055
AX-22111 Mariehamn
Utförare
Föremål för avtalet
Avtalsparterna har kommit överens om leverans av hygien- och skyddsmaterial för den egna
verksamheten, enligt offertbekräftelse.
Produktområden
Avtalets giltighetstid
Avtalet gäller 3 år från och med 2017-07-01 till och med 2020-06-30 med möjlighet till 1 års
förlängning. Den upphandlande enheten förbehåller sig rätten att besluta om förlängningen.
Avtalshandlingar
Förekommer i handlingarna mot varandra stridande uppgifter eller föreskrifter, gäller de
inbördes i nedan angiven ordning, om inte omständigheterna uppenbarligen föranleder annat:
1.
2.
3.
4.
5.
Ändringar i eller tillägg till detta avtal som skriftligen godkänts av avtalets parter
Detta avtal
Anbudsförfrågan
Allmänna avtalsvillkor för offentlig upphandling av tjänster JYSE 2014 Produkter
Anbudet
Alla tillägg och/eller ändringar till avtalet kräver parternas samtycke och skall ske skriftligen.
Pris
Pris framkommer av bilaga och anges i euro exkl.moms. Avtalade priser är fasta under det
första året av avtalsperioden. Eventuella prisförhöjningar under avtalsperioden skall aviseras
senast 60 dagar innan de träder i kraft och godkännas skriftligt av upphandlingsenheten
(centrallagret) vid Ålands hälso- och sjukvård. Retroaktiva prishöjningar godkänns inte.
Prisjustering kan endast godkännas en gång per år under avtalsperioden.
Prisförändringar skall vara väl dokumenterade från tidigare led i form av branschindex eller
liknande och lätt kunna kontrolleras av upphandlingsenheten vid Ålands Hälso- och Sjukvård.
Kan överenskommelse om nytt pris inte träffas äger båda parter rätt att skriftligt säga upp
avtalet med en (1) månads uppsägningstid. Under uppsägningstiden gäller den senaste
träffade prisöverenskommelsen.
Betalningsvillkor
Beställaren Ålands hälso- och sjukvård faktureras utan moms (ifall leverantören är åländsk
ska vi faktureras inkl. moms) skilt för respektive beställning (enligt bilaga 2a och 2b i
anbudsförfrågan). Fakturan förfaller till betalning 21 dagar efter att godtagbar faktura
inkommit. Om fakturan inkommer innan varan har levererats är betalningstiden 14 dagar
räknat från den dag varan emottagits av kunden. Fakturorna skall vara utskrivna på svenska.
För betalnings dröjsmål erläggs förseningsränta enligt av Finlands Bank utfärdat meddelande.
Förseningsräntan har av Finlands Bank fastställts till 8 % för tiden 01.01.-30.06.2017.
Dröjsmålsränta understigande 10 euro exkl. Moms får inte debiteras. Inga faktureringsavgifter
eller andra typer av administrativa avgifter får debiteras.
Faktura utställs på och sänds till följande; enligt beställningar:
1. Ålands hälso- och sjukvård
Alla fakturor, oberoende om de sänds som e-faktura, pdf-faktura eller pappersfaktura,
ska vara försedda med adressen:
Ekonomiavdelningen
PB 1091
AX-22111 Mariehamn
referens 845640 Ramavtal
Samtliga fakturor skall vara märkta med beställarens namn eller enligt instruktioner av
beställaren. Omärkta fakturor returneras till beställaren.
Provanvändning under avtalsperioden
Köparen har under avtalsperioden rätt att i begränsad omfattning prova alternativa produkter
från annan leverantör.
Leverans
Leverans till beställarna, enligt adressuppgifter nedan, skall verkställas inom 7 dagar räknat
från elektronisk beställning. Om leverantören inte kan leverera inom utsatt tid är leverantören
skyldig att meddela detta och meddela ny leveranstidpunkt snarast möjligt, dock senast inom
7 dagar räknat från beställningen.
Om leverantören inte har möjlighet att leverera beställd och avtalad produkt inom avtalad tid
har köparen rätt att anskaffa motsvarande produkt från annan leverantör och leverantören är
då skyldig att ersätta köparen för de merkostnader i form av prisskillnader och annat som
köparen åsamkats.
Att observera! All handel mellan Åland och EU (förutom Finland) följer särskilda
anvisningar. Det självstyrda landskapet Åland är full medlem av Europeiska unionen, och
tillhör EU:s tullunion, men står utanför skatteunionen. Det innebär att Åland omges av en så
kallad skattegräns, även gentemot övriga Finland, och räknas som tredje land vid handel med
övriga EU. Därför tillämpas samma regler som vid handel mellan EU och länder inom EESområdet.
Leveransadresser:
Ålands hälso- och sjukvård
Centrallagret
PB 1055
AX-22 111 Mariehamn
FO- nr 1907542-4
Tullkundnr 5505-3
Kontaktperson: Lagerchef Marica Blomster
Tel.nr +358-(0)18-535113
e-post: [email protected]
Leveransvillkor
Finnterms 2001 TOP gäller. Fri leverans till och avlastning vid köparens lager. I leveransen
skall ingå försäkring av produkterna tills de når köparens lager.
Användarundervisning
Leverantör skall under avtalstiden ha beredskap att på begäran ge kompletterande
undervisning i användning av produkterna. Undervisningen skall ges på svenska.
Det skall även finnas möjlighet att ställa frågor om produkterna på svenska, samt möjlighet
till demonstration på plats på svenska
Förändringar i sortiment
Utbyte av avtalad artikel ska aviseras till beställaren minst trettio (30) dagar före beräknat
skifte av artikel. Leverantören ska på begäran kunna tillhandahålla beställaren den nya
artikeln för utvärdering. Utbyte får ske först sedan beställaren lämnat skriftligt godkännande
därom.
Utgår artikel ur sortiment ska leverantören erbjuda likvärdig artikel med motsvarande eller
högre kvalitetsnivå till högst samma pris.
Vite
Om leverans försenas i förhållande till överenskommen leveranstid och detta inte beror på
köparen och inte kan anses utgöra force majeure har köparen rätt till vite.
Vite utgår efter varje full vecka förseningen varar med 1 % av värdet av den försenade
leveransen. Vitet skall i sin helhet dock inte överskrida 3 % av leveransens värde.
Efter upprepade förseningar i leveranser i jämförelse med avtalad leveranstid eller efter en
enstaka försening om minst 3 veckor kan köparen ensidigt upphäva avtalet.
Produkternas kvalitet
Kvaliteten på produkterna skall motsvara den kvalitet som offererats och godkänts. För
avvikelser i kvaliteten på levererade produkter gör upphandlingsenheten skriftlig reklamation.
Om tre reklamationer görs för samma produkt, kan köparen säga upp köpeavtalet med
omedelbar verkan.
Om leverantören företar ändringar i produkt, kvalitet, utförande, fabrikat, förpackning
beslutar köparen om huruvida produkten kan godkännas i användning för det ändamål den
ursprungligen godkänts.
Reklamation
Saknat gods samt synliga transportskador ska noteras på transportörens fraktsedel för att
därefter anmälas till transportföretaget. Skador som upptäckts senare ska omgående, dock
inom sju (7) dagar efter leverans, anmälas till transportföretaget.
Övriga reklamationer, som t.ex. felaktigheter på/i produkten, anmäls till leverantören så snart
felaktigheten upptäcks.
Före retur av skadat eller felaktigt gods ska leverantören kontaktas.
Vid felbeställning svarar beställaren för returfrakt, om inte annat överenskommits med
leverantören. Produkter skall förpackas väl.
För varor som skadas vid returfrakt övertar leverantören ansvaret att lösa detta med
transportföretaget.
Felaktig leverans
Vid felaktig leverans, orsakad av leverantören, svarar denne för samtliga kostnader.
Garanti
Garantitiden är 24 månader om inte något annat har avtalats. Garantitiden börjar från och med
den dag då beställaren har godkänt och tagit emot varan.
Garantin omfattar alla fel som kommer fram under garantitiden. Leverantörens garanti
omfattar dock inte fel som beror på att varan har använts i strid med
användningsinstruktionerna eller på något annat felaktigt sätt.
Leverantören är skyldig att genast efter att ha blivit underrättad på egen bekostnad undanröja
alla fel som kommer fram under garantitiden eller att leverera en ny vara i stället för den
defekta. I garantireparationen ingår också att göra ändringar i varudokumenten till följd av
reparationen.
Om ingenting annat har avtalats, förlängs garantitiden med den tid som varan inte har kunnat
användas på grund av felet. Garantitiden är dock högst dubbelt så lång som den ursprungliga
garantitiden.
Om det upptäckts ett fel på en vara under garantitiden och det finns grundad anledning att
anta att även andra varor kommer att ha samma fel, är leverantören skyldig att reparera felet
på alla levererade och kommande varor.
Beställaren ska lämna en vara för garantireparation till en plats i Finland som anvisas av
leverantören. Leverantören ska stå för kostnaderna för garantireparationen och för utgifterna
för att lämna in varan för garantireparation och för att lämna tillbaka den.
Om leverantören inte uppfyller sina garantiförpliktelser inom en skälig tid efter att beställaren
har reklamerat felet, har beställaren rätt att låta en tredje part göra nödvändiga reparationer
och kräva skadestånd. Då ska beställaren i förväg underrätta leverantören om att varan
kommer att repareras hos en tredje part. Beställaren har också rätt att kräva prissänkning i
stället för reparation.
Även efter garantitiden är leverantören skyldig att, genast efter att ha blivit underrättad,
undanröja de fel på en vara som fanns på varan när risken överfördes till beställaren och som
beställaren rimligen inte kunde ha upptäckt vid mottagningskontrollen eller under
garantitiden.
Statistik
Senast 4 månader efter avtalsstart ska leverantör kostnadsfritt kunna tillhandahålla statistik
enligt detta avtal.
Avtalsuppföljning skall ske minst 2 gånger per år. I samband med uppföljningsmötena ska
statistik enligt detta avtal kunna redovisas. Vid uppföljningsmötena skall avtalad leverantör
också kunna redovisa uppföljning mot sina producenter/tillverkare.
Statistiken ska vara beställaren tillhanda max tio (10) arbetsdagar efter begäran. Statistiken
ska vara på svenska. Statistiken ska minst innehålla uppföljning av pris, restleveranser, fel
leveranser och leveranstider.
Uppföljning
Leverantören ska tillhandahålla en kundansvarig, som ansvarar för information,
statistikrapporter och regelbundna uppföljningsmöten minst 2 ggr/år.
Ett uppföljningsmöte kan avse uppfyllelse av avtalsvillkor eller enskilda händelser. Initiativ
till uppföljningsmöten kan tas av båda parter.
Säkerhet och sekretess
Leverantören förbinder sig att inte till någon enskild eller juridisk person röja uppgifter som
leverantören tar del av i samband med uppdraget, vare sig det sker muntligen, genom att en
handling lämnas ut eller på annat sätt. Leverantören förbinder sig även att inte nyttja sådan
uppgift utan särskilt, skriftligt, tillstånd från Ålands hälso- och sjukvård. Leverantören
ansvarar för att personalen har erforderlig information gällande sekretessregler. Sekretessen
gäller även efter det att uppdraget har upphört.
Överlåtelse av avtal och ägarskifte
Leverantören får inte utan Ålands hälso- och sjukvårds skriftliga godkännande överlåta,
upplåta eller pantsätta rättigheter enligt detta avtal, varken helt eller delvis till tredje part. Det
informeras härmed om att Ålands hälso- och sjukvårds möjlighet att godkänna överlåtelse av
avtal är starkt begränsad enligt upphandlingslagstiftningen. Likaså ska skriftligt godkännande
från Ålands hälso- och sjukvård inhämtas i förväg vid väsentliga förändringar av
ägarförhållanden hos leverantören. Ålands hälso- och sjukvård har rätt att föra över kontraktet
till en sådan tredje part som helt eller delvis tar över Ålands hälso- och sjukvårds uppgifter.
Hävning
Ålands hälso- och sjukvård har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om
leverantören:
● väsentligt misskött uppdraget
● levererad produkt inte motsvarar offererad efterfrågad produkt
● misskött uppdraget och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan (varning) vidtagit rättelse
● i väsentligt hänseende brutit mot avtalet och inte utan dröjsmål efter skriftlig anmodan
vidtagit rättelse.
● kommer på obestånd och inte ofördröjligen efter begäran ställer betryggande säkerhet för
sitt åtagande
● inte fullgör eller på annat sätt missköter redovisning och betalning av skatter och avgifter
● utan medgivande från Ålands hälso- och sjukvård överlåter avtalet på annan
● utan medgivande från Ålands hälso- och sjukvård genomför ägarskifte av väsentlig
betydelse för Ålands hälso- och sjukvård
● saknar föreskriven försäkring
● lämnat oriktiga uppgifter i anbudet och dessa uppgifter har varit av väsentlig betydelse vid
bedömningen av tilldelning av avtal
Om påtagliga brister förekommer med regelbundenhet oavsett om de var för sig åtgärdas
inom rimlig tid kan en sådan regelbundenhet utgöra grund för såväl skadestånd som hävning
av avtal. Om leverantören missköter uppdraget har Ålands hälso- och sjukvård rätt att låta
avhjälpa felet eller bristen på leverantörens risk och bekostnad eller begära sådant prisavdrag
som motsvarar felet eller bristen.
Hävning ska ske skriftligen och kostnadsfritt för Ålands hälso- och sjukvård. Ålands hälsooch sjukvård äger därutöver rätt att erhålla ersättning för uppkomna kostnader i samband med
hävning.
Leverantören har rätt att häva avtalet och få ersättning för skada om Ålands hälso- och
sjukvård väsentligt misskött uppdraget.
Leverantören är i dessa fall berättigad till ersättning för utförd del av uppdraget, skälig
kostnad för avveckling samt utebliven skälig vinst på den del av uppdraget som inte blivit
utförd. Hävning ska ske skriftligen.
Tvistelösning
Tvist med anledning av ingånget avtal ska i första hand lösas av parterna gemensamt. Kan
inte parterna enas ska tvist istället avgöras i Ålands tingsrätt enligt åländsk rätt.
Leverantören får inte avbryta eller uppskjuta fullgörandet av de prestationer som avtalats
under åberopande av att tvisteförfarande inletts eller pågår.
Underskrift
Detta avtal har uppgjorts i två likalydande exemplar, ett för vardera parten
Mariehamn den XX.XX.2017
_____________________
Katarina Dahlman, hälso- och sjukvårdsdirektör
Ålands hälso- och sjukvård
Bilagor:
Bilaga 1 Anbudsförfrågan
Bilaga 2 Godkänt anbud
___________________________
Leverantör
