1
Stockholms Universitet
Företagsekonomiska Institutionen
C-uppsats – ht 1998
Handledare: Bengt-Göran Andersson
Behovet av Cash management
En fallstudie av två företag
Författare:
Lena Bercoff
Ulrika
Cederwall
Sammanfattning
Det är av stor vikt för företagen att ha en väl fungerande cash management vilket innebär att ta
betalt snabbast möjligt, att så länge som möjligt behålla pengarna och se till att förvalta dem
så effektivt som möjligt under tiden. Allt detta är av lika stor betydelse för företagen som att
de har en bra affärside. Vi blev intresserade av att undersöka om företagare var medvetna om
betydelsen av en fungerande cash management.
Vårt syfte med denna uppsats är därför att beskriva vad cash management är och att belysa två
mindre företag ur ett cash management perspektiv för att därav dra en slutsats om de
förbättringar som vi tycker att företagen kan genomföra.
Vi har avgränsat oss till att titta på två företag inom trädgårdsmaskinbranschen som bedriver
försäljning av likartade produkter och som har en omsättning på 11-15 miljoner kronor per år.
Vi har valt att genomföra en kvalitativ fallstudie av beskrivande och förklarande karaktär för
att på detta sätt utveckla betydelsen av cash management. Vårt urval av de två företagen har
inte skett på något systematiskt sätt utan vi valde dessa utifrån uppfattningen att de bäst skulle
kunna bistå oss med den information som vi sökte.
Vi har per post skickat företagen frågeformulär gällande de rutiner företagen har vad gäller
cash management och har efter mottagandet av formulären även genomfört omfattande
telefonintervjuer med företagsledarna på de punkter där informationen varit bristfällig.
Resultatet av vår undersökning har visat att det företag som hade den bästa insikten om cash
management också var det företag som tjänade mest pengar och vars framtidsutsikter såg
ljusast ut.
Enligt vår uppfattning krävs det inte särskilt mycket kunskaper inom området för att tjäna
stora pengar. Det gäller att man som företagare är medveten om de pengar som finns att tjäna
genom en effektivare organisation.
INNEHÅLLSFÖRTECKNING
1. INLEDNING ........................................................................................................................................................................ 2
1.1 MOTIV .............................................................................................................................................................................. 2
1.2 SYFTE................................................................................................................................................................................ 2
1.3 FRÅGESTÄLLNINGAR .......................................................................................................................................................... 2
1.4 AVGRÄNSNINGAR .............................................................................................................................................................. 3
2. METODREDOVISNING ................................................................................................................................................... 3
2.1 FALLSTUDIE....................................................................................................................................................................... 3
2.2 UNDERSÖKNINGEN ............................................................................................................................................................ 3
3. TEORIN OM CASH MANAGEMENT ............................................................................................................................ 4
3.1 FÖRSTA FLÖDET ................................................................................................................................................................. 5
3.1.1 Offert ........................................................................................................................................................................ 5
3.1.2 Order ........................................................................................................................................................................ 5
3.1.3 Leverans ................................................................................................................................................................... 5
3.1.4 Faktura ..................................................................................................................................................................... 6
3.1.5 Förfallodag .............................................................................................................................................................. 8
3.1.6 Betalningar ............................................................................................................................................................... 9
3.2 ANDRA FLÖDET.................................................................................................................................................................. 9
3.2.1 Inköp....................................................................................................................................................................... 10
3.2.2 Leverantörsreskontra ............................................................................................................................................. 10
3.2.3 Leverantörsbetalningar .......................................................................................................................................... 10
3.2.4 Utbetalningar ......................................................................................................................................................... 11
3.3 TREDJE BETALNINGSFLÖDET ............................................................................................................................................ 11
3.3.1 Övriga betalningsflöden ......................................................................................................................................... 11
3.3.2 Löner ...................................................................................................................................................................... 11
3.3.3 Moms och Uppbördsbetalning ............................................................................................................................... 11
3.3.4 Finansiella betalningar .......................................................................................................................................... 12
3.4 LÖPANDE LIKVIDITETS OCH VALUTAPLANERING ............................................................................................................... 12
3.4.1 Likviditetsbudget .................................................................................................................................................... 12
3.4.2 Hur görs en likviditetsbudget ................................................................................................................................. 12
3.4.3 Hur mäts likviditeten .............................................................................................................................................. 13
3.4.4 Likviditetsrapporter ................................................................................................................................................ 13
3.4.5 Placeringsalternativ ............................................................................................................................................... 13
3.4.6 Ränteberäkning ...................................................................................................................................................... 13
3.4.7 Valutarisker ............................................................................................................................................................ 14
3.5 KORTSIKTIG LIKVIDITETS OCH VALUTAHANTERING ........................................................................................................... 14
3.5.1 Reverslån ................................................................................................................................................................ 14
3.5.2 Checkkredit............................................................................................................................................................. 14
3.5.3 Factoring ................................................................................................................................................................ 14
3.5.4 Kontraktsfinansiering ............................................................................................................................................. 15
3.5.6 Leasing ................................................................................................................................................................... 15
4. ORGANISATION .............................................................................................................................................................. 15
4.1 ADB ............................................................................................................................................................................... 15
5.AVHANDLING OCH BESKRIVNING AV FÖRETAGEN............................................................................................ 15
5.1 FÖRETAG A ..................................................................................................................................................................... 16
5.2 FÖRETAG B ..................................................................................................................................................................... 18
6. DISKUSSION ..................................................................................................................................................................... 20
7. SLUTSATS OM FÖRETAGEN ....................................................................................................................................... 24
7.1 FÖRETAG A ..................................................................................................................................................................... 24
7.2 FÖRETAG B ..................................................................................................................................................................... 26
8. KÄLLFÖRTECKNING .................................................................................................................................................... 28
Bilaga 1 Frågeformulär
1. Inledning
Cash management är ett uttryck som används för att beskriva företagets betalningsströmmar.
Målsättningen är att förbättra alla rutiner som påverkar in- och utbetalningar och på så sätt
minimera kundfordringarna och maximera leverantörsskulderna. Cash management brukar
definieras som: “Att ta betalt så snabbt som möjligt, behålla pengarna så länge som möjligt och
förvalta dem så effektivt som möjligt under tiden“ 1. Viktigt är bl a att man har ett fungerande
system där man inte binder upp kapital i onödan, att man betalar leverantörer i tid och att man
följer upp och utvecklar sina rutiner vartefter ändringar sker. Genom att ha en effektiv cash
management kan man tjäna pengar utan att behöva öka sin omsättning. Detta kan vara väl värt för
företagen att tänka på i dessa tider då många företag skär ner på sin personal för att spara pengar.
Företagets balansräkning består av en tillgångssida och en skuldsida. För att starta upp en
verksamhet behövs kapital. Det kapital som företaget kan förfoga över är det kapital som ägarna
skjuter till, som företaget lånar och det som verksamheten inbringar i form av vinster. Det kapital
som företaget lånar ifrån ägarna vill ägarna på sikt få utdelning på. Det kapital som företaget lånar
måste företaget betala ränta på och det kapital som företaget får in i rörelsen måste täcka de
kostnader som uppstår i samband med verksamheten. Företaget måste förvalta och placera
kapitalet på bästa sätt. För att företaget inte skall komma i en akut likviditetskris behövs
kunskaper om hur man använder sitt kapital på bästa sätt.
Även ett företag som är livskraftigt kan komma i likviditetskris p g a en dåligt fungerande
cash management.
1.1 Motiv
Vårt motiv till att välja cash management som uppsatsarbete är att vi anser att det är lika viktigt
för företagets fortlevnad att ha en effektiv cash management rutin som att man har en bra
affärsidé. Företaget kan tjäna betydande summor genom kunskap om ekonomistyrning. Om
företagets ledning inte har rätt kunskaper att styra upp rutinerna på ett effektivt sätt kommer
företaget på sikt att drabbas av onödiga problem och i stället för att ägna sig åt företagets affärsidé
kan företaget på sikt komma att få brottas med olika typer av problem.
1.2 Syfte
Syftet med denna uppsats är att beskriva vad cash management är och att jämföra två mindre
företags cash management för att därav dra en slutsats om förbättringar och förändringar som
dessa företag kan göra för att effektivisera sina rutiner
1.3 Frågeställningar
Hur viktigt är det med cash management i ett företag? Har de två företagen som vi intervjuat
fungerande cash management rutiner?. Har företagsledarna de rätta kunskaperna för att driva
företagen och är företagen bemannade med kompetent personal?
1
“Cash management, hur ett förbättrat kassaflöde blir ditt företags melodi“ P. Hedman, 1991
2
1.4 Avgränsningar
Vi har begränsat oss till att titta på två företag inom trädgårdsmaskinbranschen.
Nedan har vi redogjort för en indelning av cash management i tre delar. Vårt arbete kommer att
till största delen baseras på den första delen som handlar om grunden för hur väl man bedriver
cash management i företaget och där vi belyser några skillnader företagen emellan.
2. Metodredovisning
Metoddelen syftar till att ge en bild av våra utgångspunkter och utgör grunden för uppsatsarbetet.
Undersökningsmetoden kan motiveras utifrån de faktorer som bestämmer det sätt på vilket
författarna förhåller sig till det område som skall undersökas. Detta förhållningssätt skapar den
struktur som ligger till grund för vår uppfattning om undersökningsområdet och riktlinjerna för
själva undersökningen.
2.1 Fallstudie2
Fallstudie är en metod som kan fungera som hjälpmedel för att förstå och tolka observationer av
pedagogiska händelser och företeelser. Urvalet av undersökningsenheter kan göras på olika sätt
och det föreligger inte några speciella metoder för insamling och analys av information som kan
vara både kvantitativ och kvalitativ. Det vanligast är dock att de flesta fallstudier är kvalitativa
genom att de oftast inriktar sig på insikt, upptäckt, och tolkning snarare än på hypotesprövning.
Fallstudier som är kvantitativa anväder oftast siffror för att rapportera resultatet.
Fördelen med användandet av fallstudie till skillnad mot annan vetenskaplig kunskap är att den
kunskap som erhålles från fallstudie är mera konkret snarare än abstrakta och teoretiska. Metoden
är förankrad i verkliga situationer och ger insikt och upplysning på ett sätt som vidgar läsarens
kunskaper.
Metoden innebär också nackdelar. Det har funnits tendenser till att läsaren drar felaktiga
slutsatser om hur det egentligen förhåller sig genom att metoden överförenklar eller överdriver
faktorer i en situation. Det är viktigt att vara metveten om att en fallstudie inte
redogör för helheten av en situation eller företeelse utan att den är en del av detta.
Vi har valt att genomföra en kvalitativ fallstudie av beskrivande och förklarande karaktär.
På detta sätt vill vi skapa en bättre förståelse för den betydelse som cash management har för
företagen. Vår fallstudie är en kvalitativ beskrivning genom att vi inte kommer att pröva olika
teorier utan istället försöka utveckla betydelsen av cash management.
2.2 Undersökningen
Undersökningen består av dels en teoretisk och en mera praktisk del. I den teoretiska delen har vi
inhämtat kunskaper genom att läsa ett flertal böcker bla C-G Larssons bok “Cash Management för
2
Merriam S, Fallstudien som forskningsmetod, 1994, Studentlitteratur, Lund
3
företag“, P. Broomé, L. Elmér och B. Nyléns bok “Kreditgivning till företag“ och J. Adolphssons
bok “Kassaflödesanalys“. Vi har också utfört intervjuer med anställda på Den Danske Bank.
I vår undersökning har vi valt två grossistföretag inom trädgårdsmaskinbranchen.Vid
genomförandet av en fallstudie skall urvalet göras så att det kan förväntas ge ett så intressant
resultat som möjligt. Vårt urval av de två företagen har inte skett på något systematiskt sätt.
Anledningen till att det blev just dessa två företag beror bla på att det inte finns så många företag
inom trädgårdsmaskinbranchen i Sverige och att dessa två företag var de som enligt vår
uppfattning bäst skulle kunna hjälpa till med att fylla i vårt mycket omfattande frågeformulär. Vi
utformade ett frågeformulär, se bilaga 1, och kontaktade sedan de två företagen per telefon och
gav en översiktlig beskrivning av frågorna. Båda företagen var intresserade och vi skickade dem
frågeformuläret per post. Företagen vill inte bli namngivna och vi kallar dem därför A och B.
Företag A svarade snabbt men till företag B fick vi återkomma och det förekom också längre
diskussioner per telefon angående frågorna i formuläret. Resultatet har sedan sammanställts och
utifrån detta har vi konstaterat skillnader
men också likheter Vissa punkter har vi sedan kommenterat genom att komma med vissa
synpunkter på förändringar som företagen kunde tänka på.
3. Teorin om cash management
Cash management kan indelas i tre delar och där de olika delarna har ett mycket starkt
beroendeförhållande till varandra.
1. Den första delen är grunden för hur väl man bedriver cash management i företaget. Här kan
man urskilja tre flöden, där varje flöde utgörs av de rutiner som direkt eller indirekt påverkar när
var och hur en inbetalning och utbetalning sker.
Första flödet: Försäljningsflödet, som omfattar allt från offert till kreditering av eget konto,
offert, order, leverans, faktura, kundfordran, betalning, och valuta
Andra flödet: Inköpsflödet, som flödet ovan, men företaget agerar som köpare.
Tredje flödet: Övriga betalningar, betalningar som inte ingår i de två första flödena, löner,
avgifter, tull, moms, hyror, finansiella in –och utbetalningar.
2. Den andra delen av cash management utgörs av all den likviditets- och valutaplanering som
utförs i företaget. Som underlag för likviditetsplaneringen ligger de uppgifter som framtagits i
ovanstående flöden.
3. Den tredje delen är finansverksamheten, som omfattar likviditets- och valutahantering normalt
på ett års sikt och där resultatet till stor del påverkas av arbetet i de två ovanstående delarna.
Företagen utarbeta bla
olika former av kortfristig finansiering
olika former av kortfristiga placeringar
valutahandel och valutariskhantering
hantering av likviditetsrisk och andra finansiella risker som kan förknippas med cash
management
bankrelationer
4
kontohantering
policies
regler och instruktioner
Synen på cash management måste vara integrerat, vilket innebär att man måste ta hänsyn till flera
olika faktorer. Det går inte att stirra sig blind på t ex tiden utan andra viktiga faktorer är
hastigheten
frekvens
plats
risk
kostnader
tidsfördröjningen i ett betalningsflöde
hur ofta en betalningstransaktion genomförs
kännedom om var, när och hur en betalning kommer att ske
faktorerna ovan samt risken för kundförluster
kostnader i samband med cash management åtgärder
3.1 Första flödet
dold kredit
offert
order
leverans
avtalad kredit
faktura
överskriden kredit
förfallodag
betalning
Figur 1
Försäljningsflödet
3.1.1 Offert
Då företaget ställer ut en offert är det viktigt att så mycket som möjligt finns med i offerten. De
vanligaste uppgifterna är pris, produkt, leveransvillkor, betalningsvillkor och giltighetstid. Innan
företaget lämnar en offert bör man kontrollera att köparen är kreditvärdig.
3.1.2 Order
Företagets första affärssteg är orderögonblicket. Då man accepterat en order och registrerat den
gäller det för företaget att försöker fakturera så snart som möjligt, helst samma dag genom att på
så sätt minska kapitalbindningen. Gods och faktura kommer då att vara kunden tillhanda ungefär
samtidigt. Det företaget skall sträva efter är att göra tiden mellan emottagen order till emottagen
betalning så kort som möjligt. Genom att skicka fakturan samtidigt med godset förkortar man den
“osynliga“ betalningstiden. Det “synliga“ tidsintervallet omfattar det avtalade betalningsvillkoret.
Företaget måste där följa upp de kunder som inte betalar i enlighet med det avtalade
betalningsvillkoret. Ur cash management synpunkt är det viktigt att så mycket som möjligt
regleras mellan parterna. Det som påverkar är främst betalningsvillkor, risk t ex kreditrisk och
valutarisk, betalningssätt, leveransvillkor, leveransrutiner, reklamationer mm. För att följa upp att
kunderna betalar i tid krävs att företaget har väl utvecklade rutiner för order, fakturering,
kundreskontra, krav och räntefakturering.
5
3.1.3 Leverans
Kreditfunktionen
Redan innan företaget företagit första leveransen till kunden bör de skaffa sig information om
denne. Information kan inhämtas hos kreditupplysningsföretag såsom t ex Upplysningscentralen
och Soliditet. Det finns också andra källor som kan utnyttjas t ex kan säljkåren innan och under
affärsrelationer bidra med informationsinsamling. Andra leverantörer och vår kunds kunder kan
lämna upplysningar. Hur ser marknaden ut som kunden befinner sig på och räknar man med en
nedgång i efterfrågan på kunden produkter?. Det är viktigt att informationen som insamlas är
aktuell, insamlas löpande och revideras med jämna mellanrum.
Direktleverans
När kunden accepterat offerten och återkommer registreras en order. Hos de säljföretag som har
automatisk databehandling tar lagerpersonalen ut packsedlar från systemet för att packa och
distribuera de beställda varorna till kunden Det företaget bör tänka på i detta avseende är att
fakturera kunden så snart som möjligt, helst samma dag. Detta för att minska den dolda
kredittiden.
3.1.4 Faktura
Kreditförsäljning
Betalningsvillkoren varierar från bransch till bransch. Genom att minska kredittiden kan
företagen tjäna stora pengar men det är ofta en avvägningsfråga om man genom detta riskerar att
förlora sin kund om praxis inom branschen är att ha generösare betalningsvillkor än de som
företaget är villigt att erbjuda. För vissa företag kan betalningsvillkoren vara ett konkurrensmedel
vilket gör det svårt för företaget att ändra på. Det vanligaste betalningsvillkoret är 30 dagar. Inom
t ex trädgårdsbranschen förekommer betalningsvillkor på uppemot 180 dagar. Inom denna
bransch är man mycket beroende av att sälja till slutkonsumenten under sommar och vårperioden.
Under vinterperioden arbetar företagen med att fylla på sina lager och därav lämnar
leverantörerna dessa frikostiga betalningsvillkor. I andra branscher inom transportnäringen är det
vanligt med 10 dagar. Oavsett vilken betalningstid företaget har så är det viktigt att försöka
eftersträva maximal effektivitet. Genom att ta fram statistik skall företaget kunna följa upp när
betalning sker. Om företaget används såsom “bank“ måste rutinerna ses över. Är företaget
tillräckligt effektivt vad gäller kravrutiner och dröjsmålsräntor?. Accepterar företaget kunder som
alltid är dåliga betalare och som företaget därför borde avstå ifrån att göra affärer med?. Det bör
aldrig vara oklart om vilka betalningsvillkor som gäller. Enklaste sättet att undvika missförstånd
om förfallodag är att ange exakt dag som pengarna skall vara leverantören tillhanda. Företaget
kan tex underlätta för kunden genom att använda sig av förtryckta inbetalningskort som hänger
ihop med fakturasetet. Detta underlättar också för företaget genom att man där anger det bankgiro
som är anslutet till ett konto och som pengarna då krediteras. Om företaget utnyttjar sin
checkkredit är det av största vikt att få in utestående fordringar till detta konto för att slippa
räntekostnader på eventuellt utnyttjad kredit.
Kontant-/försäljning mot faktura
6
Om företaget inte överenskommit med kunden om betalningsvillkor har företaget rätt att kräva
kontant betalning. Betalning sker ofta mot faktura, speciellt om kunden är näringsidkare. Vid
fakturering av kunden är det av stor vikt att ta reda på med vem man handlar. Vid försäljning mot
faktura skall man ta för vana att begära kundens organisationsnummer. Om man har kundens
organisationsnummer finns det möjlighet att ringa kronofogdemyndigheten eller anlita ett
kreditupplysningsföretag. Kronofogden är skyldig att utan avgift lämna ut information om kunden
har betalningsanmärkningar registrerade. Vid bedömning att kunden inte är solid eller är en dålig
betalare är det bäst att begära kontant betalning. En annan möjlighet är att leverera mot
postförskott. Faktureras kunden ska man se till att skicka fakturan så snart möjligt. Ofta skickas
fakturor långt efter det att kunden fått varorna. Företaget går då miste om ränta på kapitalet för
dessa dagar. På fakturan skall betalningsvillkoren klart framgå; sista betalningsdag,
dröjsmålsränta som utgår vid försenad betalning och fakturaavgift. Har avtal inte träffats om
betalningsvillkoren så gäller räntelagen dvs diskonto plus 8 procent efter 30 dagar. Det
förekommer att företag debiterar fakturaavgift, dock måste man vara överens om fakturaavgift i
förväg. Genom att ta ut fakturaavgift får man täckning för del av företagets administrativa
hantering. Man kan också ta ut en avgift för påminnelser om detta överenskommits innan. Ett bra
sätt att styra betalningen är om det på fakturablanketten finns ett inbetalningskort där företagets
namn, fakturanummer, belopp och bank eller postgiro angetts.
Om företaget får in pengarna i kontanta medel bör dessa placeras mera långsiktigt eller sättas in
på räntebärande konto samma dag som pengarna erhålles för att på så sätt erhålla maximal
avkastning.
OCR service
OCR service är ett bra alternativ om företaget är storfakturerare. Det går till så att avierna är
försedda med en optiskt maskinläsbar skrift som läses av bank/postgirot. Bank/postgiro lämnar
information om betalningarna på datamedia som företaget använder för avprickning i sin
kundreskontra.
Autogiro
Autogiro kan vara ett alternativ för företag som har en fast kundkrets och där man har en kort
betalningstid. Företaget kan avtala med kunden om att pengar förs över automatiskt från kundens
konto till företagets konto på fakturornas förfallodagar. Fördelen med detta är att företaget redan
vid utskriften av fakturan vet att man får in pengarna. Företaget slipper bekymmer med
påminnelser, krav, inkasso och räntefakturering mm. Kunderna har också en stor fördel av
autogiro, de slipper bevaka förfallodagar och onödigt pappersarbete.
Postgirokonto med “valutaficka“
Från 1 januari 1999 erbjuder Postgirot alla de kunder som har “AffärsGiro“ eller “Postgirokonto“
möjligheten att betala i Euro eller få betalt i Euro via kontot. Kontot får en “valutaficka“ som blir
kopplat till det befintliga postgirokontot och har då en “valutaficka“ för svenska kronor, “SEKfickan“, och en för euro, “EUR-fickan“.
7
Kundreskontra
Kundreskontran är en sammanställning över företagets kundfordringar. Den totalsumma som
finns i kundreskontran skall överensstämma med vad som finns bokfört i huvudboken på kontot
kundfordringar. Kundreskontran är också en utmärkt informationskälla för att förbättra styrningen
av kapitalbindningen i företaget. Den bör vara uppbyggd så att företaget med hjälp av olika
parametrar kan erhålla rapporter och utskrifter. Exempel på detta är kunder med förfallna
fakturor, kravspecifikationer, räntefakturering mm.
Från kundreskontran kan också information erhållas om t ex frekvensfördelning av betalningar
vilket visar hur betalningarna fördelar sig över förfallodatum. Därifrån kan också utläsas
inbetalningsflödena dag för dag, vilket kan utgöra en bra grund för att bestämma hur stor
likviditetsreserv som krävs på kort sikt. Hur bra kvalitet företaget har på kundreskontran avgör
hur lätt det är att t ex driva in kundfordringar som förfallit till betalning. Om man har bra rutiner i
kundreskontran märker man genast om kunden inte betalar i tid. Ju längre man väntar med att
bevaka förfallna fakturor desto större är risken att förlora pengar.
3.1.5 Förfallodag
Kundfordran och krav
För de flesta företag utgör kundfordran en betydande del av balansräkningen. Att aktivt arbeta
med att minska kundfordringarna och öka kvaliteten på dem utgör därför en viktig del för att öka
lönsamheten och förbättra kassaflödet. Företaget skall regelbundet hålla reda på vilka företag som
släpar med betalningar och snarast sända dessa en påminnelse. Påminnelser bör utgå redan efter
3-4 dagar efter förfallodagen men företaget behöver inte enligt lag skicka någon påminnelse utan
kan direkt efter förfallodagen skicka inkassokrav. Hos många företag är rutinen att först skicka en
påminnelse därefter ett krav och slutligen gå vidare med inkasso. Det finns många skäl till varför
kunder inte betalar i tid. Ett skäl kan vara att man betalar sent för att spara ränta. Ett annat skäl
kan vara att kundens likviditet är dålig. Dessa företag betalar ofta efter de fått en påminnelse och
väntar då med betalningen av de fordringar som inte krävs in. Ett tredje skäl till varför kunden
inte betalar kan vara att man inte är nöjd med varan. Skälet till detta kan vara att det brister i
avtalsförhållandet. Om kunden inte betalar trots att man sänt ut krav och påminnelser bör man ta
reda på varför. Om man finner att kunden inte har några pengar är det meningslöst att lägga ned
tid och pengar på att gå vidare till inkasso. Man kan ringa till kronofogden och lyssna ifall kunden
har registrerade betalningsanmärkningar.
Dröjsmålsräntor
Ett annat effektivt sätt att få kunderna att betala i tid är att debitera dröjsmålsränta. För att detta
skall vara effektivt bör dröjsmålsräntan överstiga checkkrediträntan. Dröjsmålsräntebeloppet fås
genom att multiplicera fakturabeloppet med räntesatsen och de antal dagar som betalningen kom
för sent och sedan dividera med 365 dagar.
Ex.
Fakturabelopp; 20.000 kronor
Betalningsvillkor; 30 dagar
8
Dröjsmålsränta; 15%
Betalning sker efter
55 dagar
55-30 = 25 dagar för sent.
20.000 x 15% = 3000 kronor
3000 x 25 dagar
365 dagar =
185 kronor
Att företaget tillämpar dröjsmålsränta anges på fakturan men bör även finnas med i
leveransvillkor eller på offerter.
Hur beräknas det frigjorda kapitalet
Genom att effektivisera order och fakturarutinerna eller minska betalningstiden för kunderna
tjänar företaget räntedagar. Genom att minska betalningsvillkoren för kunden från 30 dagar till 20
dagar tjänar företaget 10 räntedagar vilket procentuellt sett motsvarar 2,7% av omsättningen. Har
företaget en omsättning på 50 miljoner kronor/år frigörs kapital motsvarande 2,7% av 50 milj,
vilket ger 135.000kr/år. Vad detta inbringar i ränta får man fram genom att multiplicera med
företagets kalkylränta.
Om företaget minskar kapitalbindningen med en dag frigörs kapital enl. nedan;
Fakturerat belopp inkl moms/år = 0,27% av årsomsättningen
360
3.1.6 Betalningar
Utländska betalningar
Då företaget handlar med utländska kunder tillkommer ytterligare risker jämfört med om
företaget enbart handlar med inhemska kunder. Valutariskerna och de politiska riskerna måste
beaktas. Några betalningsformer som kan användas för att skydda sig mot dessa risker är;
1. Ren betalning – används vid etablerade affärsförbindelser. Kunden kan skicka en check till
mottagaren. Ett annat sätt är att ge sin bank i uppdrag att skicka en SWIFT som är en
betalning som skickas via telekommunikationssystem till mottagarens bank som sedan
krediterar mottagaren. Dessa betalningar kan göras världen över och är ett säkrare sätt än tex
en check som kan komma bort i postgången.
2. Dokumentinkasso – används då företaget och kunden ej känner varandra och företaget vill ha
en säkerhet för att få betalt. Företaget ger sin bank i Sverige i uppdrag att inkassera
fakturabeloppet samtidigt som man överlämnar de dokument som kunden erfordrar för att
kunna komma i åtnjutande av godset.
3. Remburser – Köparens bank garanterar betalningen mot att företaget presenterar dokument
som erfordras som bevis på att säljaren levererat varan. Köparen ger sin bank i uppdrag att
öppna rembursen, vilket garanterar att företaget i Sverige får betalt mot överlämnande av
9
dokumenten.
Inbetalningar/Rörelsekapital
Alla kontanta medel som inflyter till företaget bör placeras för att ge maximal ränta/avkastning.
Det företaget bör tänka på är att det alltid skall finnas ett rörelsekapital tillgängligt på ett konto
som företaget utan besvär kan ta ut och sätta in pengar på. Företaget bör löpande göra en
kassalikviditetsanalys där det följs upp vilka in och utbetalningar som beräknas inflyta. På detta
sätt kan företaget lättare planera för vilka pengar man eventuellt kan placera och erhålla en bättre
avkastning än det löpande checkkontot ger. Genom att ha en god kontakt med sin bank kan
företaget få stöd och information om vilka alternativa konton som kan vara av intresse.
3.2 Andra flödet
3.2.1 Inköp
Ofta åsidosätts inköpsflödet i cash management. Detta beror dels på att företaget inte upplever att
de binder något kapital och att den vinst som kan göras i samband med inköpsflödet är mycket
liten. Här finns en risk att företaget inte utnyttjar cash management fullt ut eftersom det inte finns
något avkastningskrav på detta kapital. De faktorer som påverkar inköpen: produkt, pris,
leverantör, leverans och betalningsvillkor är i stort sett desamma som vid försäljning.
Målsättningen bör vara en så optimal betalning som möjligt.
3.2.2 Leverantörsreskontra
Att ha en väl fungerande leverantörsreskontra är av stor vikt för företaget. Betalar företaget för
sent p g a dåliga arbetsredskap – rutiner, kan företaget skadas av att man får rykte om sig att vara
en dålig betalare. Man drar på sig onödiga krav och dröjsmålsräntor och kan riskera att gå miste
om att få nya leveranser. För att effektivisera har många företag datoriserade
leverantörsreskontror. Vilka krav man bör ställa på leverantörsreskontran varierar från företag till
företag. Några exempel på vad som kan finnas med i leverantörsreskontran
vilket konto som skall belastas
kunna välja vilket slag av utbetalning man skall göra, svensk eller utländsk
förfallodag/utbetalningsdag
mottagarens kontonummer
mottagarens bank
betalningssätt bank, postgiro
leverantörsnummer
företagets namn
3.2.3 Leverantörsbetalningar
Att utföra leverantörsbetalningar via bankgiro eller postgiro fungerar på liknande sätt.
10
Företaget sänder via datamedia uppgifter om betalningsuppdraget, t ex fakturornas nummer,
belopp, betalningsdag mm. Bankgirot/postgirot bevakar förfallodagarna och gör betalningarna på
angivna förfallodagar. Betalningen bokförs på leverantörens konto samma dag som företaget
betalar. Företaget erhåller listor över gjorda betalningar per dag ifrån bank/postgiro. Detta
underlag hjälper företaget vid likviditetsplanering, då företaget snabbt kan avregistrera/plocka
bort betalda fakturor ur reskontran. Genom att alltid betala i tid tjänar företaget både tid och
pengar. Tid, genom onödiga telefonsamtal, räntefakturor och krav. Pengar, genom att företaget
behåller sina pengar så länge som möjligt och får ränta på sina pengar.
Om förfallodag saknas på fakturan kan företaget räkna fram förfallodagen genom att utgå från
fakturadatum och sedan lägga till kredittiden enligt betalningsvillkoren. För att undvika
eventuella tvister vad som gäller, kan företaget redan då man lämnar offert/mottager order
överenskomma om vilka leveransvillkor som gäller.
3.2.4 Utbetalningar
Genom att betala fakturor i rätt tid kan företaget utnyttja maximal kredittid och samtidigt slippa
onödiga räntedebiteringar. Betalar företaget fakturor i förtid förlorar man den ränta som man
annars hade fått på kapitalet. Omvänt, betalar företaget fakturorna för sent riskerar man att
debiteras dröjsmålsränta och måste dessutom lägga ner onödig tid på att administrera förloppet.
Har företaget en effektiv administration med kunnig personal tillsammans med rätt arbetsredskap
där man byggt upp rutiner som bygger på att man betalar i rätt tid sparar företaget pengar. Det är
mycket viktigt att företaget följer upp order/leveranssedel mot fakturan, så att man säkert vet att
man emottagit varan och när. Genom denna kontroll ges ekonomiavdelningen möjlighet att
snabbt registrera fakturan i systemet för bevakning av exakt betalningsdag och därigenom
undvika onödig tidsförlust.
3.3 Tredje betalningsflödet
3.3.1 Övriga betalningsflöden
Övriga betalningsflöden är betalningar som genom företagets verksamhet indirekt uppkommer.
Exempel på detta är löner, skatter, avgifter och finansiella betalningar.
Dessa betalningar bör också skötas så optimalt som möjligt.
3.3.2 Löner
Ett enkelt sätt att betala ut löner för företaget är att sända lönelistor till banken senast tre dagar
före löneutbetalningstillfället. Magnetband kan också lämnas och skall då vara banken tillhanda
två dagar innan utbetalning. Banken debiterar företagets konto två till tre dagar före utbetalning.
Mycket av debiterings- och krediteringsreglerna men också vilka kostnader som banken debiterar
är en förhandlingssak mellan företaget och banken.
3.3.3 Moms och Uppbördsbetalning
Inbetalning av skatter, uppbörd och moms sker numera månadsvis.
11
Skatt eller arbetsgivaravgift kan betalas på följande sätt;
1. skattegiro
2. kontant
3. bankgiro
4. girering i datatjänsten för leverantörsbetalningar
5. post/postgiro
Vid användande av skattegiro anger företaget förfallodag som bevakas av banken. Detta är att
föredra eftersom företaget debiteras bankdagen efter förfallodagen och således tjänar extra
räntedagar. Inbetalning kontant eller via bankgiro skall ske senast på förfallodagen. Använder
företaget girering via datatjänsten kan betalning ske dagen efter förfallodagen.
Betalar företaget via post/postgirot kan man dels betala med check dels använda postgirots
skattegiro. Att betala med check innebär att uttaget på checkkontot sker dagen efter förfallodagen
och företaget tjänar en räntedag. Använder företaget postgirots skattegiro sker även här uttaget
dagen efter förfallodagen på checkkontot och företaget tjänar en räntedag.
Skattegiroavin kan även användas vi betalning av tull.
3.3.4 Finansiella betalningar
Vid betalning av lån, amorteringar och räntebetalningar där det ofta rör sig om stora betalningar
som skall vara betalningsmottagaren tillhanda ett bestämt datum är det viktigt att företaget väljer
ett effektivt betalningssätt. Även här finns möjlighet för företaget att förhandla med banken om
kostnader och bra valuteringsdagar.
3.4 Löpande Likviditets och valutaplanering
Som underlag för likviditets och valutaplaneringen använder sig företaget av de uppgifter som
framkommit i de ovanstående flödena.
3.4.1 Likviditetsbudget
Genom att företaget försöker förbättra sina cash management rutiner fås en bättre likviditet. För
att kunna planera hur man på bästa sätt skall placera de pengar som företaget kan avvara krävs att
man gör en likviditetsbudget där företaget kan följa betalningsströmmarna in och ut ur företaget.
Detta för att periodvis kunna veta exakt hur stort rörelsekapital som behövs och hur mycket och
hur länge företaget kan avstå från en summa pengar.
3.4.2 Hur görs en likviditetsbudget
Likviditetsbudgeten består dels av de summor som man beräknar skall flyta in under en bestämd
tid och av de summor företaget beräknar skall betalas ut under en viss tid. Beräkningen kan t ex
göras dagligen, veckovis eller månadsvis.
Genom att ta fram en likviditetsbudget kan företaget styra valet av placeringsalternativ. Företaget
kan välja andra konton som ger bättre avkastning eller andra placeringsalternativ beroende på hur
länge man kan binda kapitalet. Det är viktigt att företaget ej placerar sina pengar så att man
hamnar i tillfälliga likviditetskriser, som gör att tillfälliga lån/övertrasseringar måste göras som
12
kan kosta dyra pengar. För att beräkna vilka reserver som behövs skall hänsyn inte bara tas till de
planerade aktiviteterna. Företaget behöver gardera sig för en extra likviditetsreserv utöver vad
som planerats enligt budget. Likviditetsreserven kan användas när oväntade kortsiktiga behov av
kapital behövs. Detta är nödvändigt då företaget behöver handlingsutrymme.
3.4.3 Hur mäts likviditeten
Kassalikviditeten anger företagets betalningsförmåga på kort sikt, den framräknas genom att mäta
relationen mellan omsättningstillgångar och kortfristiga skulder i företagets balansräkning;
Kassalikviditet i % = Likvida medel(kassa bank pg) x 100
Kortfristiga skulder
Kassalikviditeten skall vara minst 100%, då klarar företaget att täcka de kortfristiga skulderna
med likvida medel.
Balanslikviditet är ett annat mått ;
Balanslikviditet i % = Omsättningstillgångar x 100
Kortfristiga skulder
Balanslikviditeten bör vara minst 200%.
Rörelsekapital = omsättningstillgångar ./. kortfristiga skulder
3.4.4 Likviditetsrapporter
Det är av stor vikt för företagsledningen att få aktuell information om företagets likviditet för att
kunna fatta viktiga beslut och planera för företagets aktiviteter.
3.4.5 Placeringsalternativ
Det finns många olika placeringsalternativ som företagen kan välja mellan. Bankerna har
möjlighet att erbjuda olika konton med varierande bindningstider och räntor.
Vi kommer inte att ge några råd angående vilka specifika konton företagen bör placera sina
pengar på då antalet konton och skillnaderna är många beroende på vart företagen vänder sig.
Detta gäller också den ränta företagen erhåller på olika konton som kan förhandlas fram och som
därför inte är definitiv. De mera långsiktiga placeringarna kan i stället för att placeras på ett
traditionellt konto med ränta göras på olika fondkonton knutna till aktier och räntebärande
3.4.6 Ränteberäkning
Hur bankerna beräknar ränta på olika inlåningskonton kan vara av vikt att känna till då man
arbetar med cash management. Olika banker beräknar räntan på olika sätt där skillnaden främst
består i från och med vilken dag företagen får ränta på sitt konto för insatta medel. Motsatsen
13
gäller vid uttag där skillnaden består i om företagen får ränta till och med den dag pengarna
debiteras. Vid ränteberäkningar använder man sig av 360 dagar/år och använder alltid 30
dagar/månad.
3.4.7 Valutarisker
För företag som handlar med import och export gäller det att försöka eliminera kursriskerna.
Dock är det så att kalkylerade vinster lätt kan vändas i förluster pga. element i omvärlden som
företaget ej kan styra över. Likväl kan det också vara omvänt dvs. företaget tjänar stora pengar på
kursvinster. För att inte äventyra verksamheten behöver företaget bygga upp rutiner och avtal som
minimerar riskerna vad gäller de olika valutor man handlar med.
Företaget kan försöka undvika kursriskerna genom t ex att fakturera i sin egen valuta om köparen
är villig till detta. En annan möjlighet till att försöka undvika kursriskerna kan vara att ta med en
valutaklausul i köpeavtalet. Experthjälp med skrivandet av en valutaklausul kan banken stå till
förfogande med. En tredje möjlighet är att terminssäkra. Genom att terminssäkra avtalar företaget
med banken om att köpa eller sälja en viss valuta på en avtalad dag i framtiden. Fördelen med
detta är att man då vet i förtid hur mycket denna summa kommer att kosta och eliminerar på så
vis kursriskerna.
Då våra företag har en mycket begränsad export och import kommer detta inte att behandlas
ytterligare.
3.5 Kortsiktig likviditets och valutahantering
För att veta vilka finansieringskällor som företaget skall använda sig av bör en jämförelse göras
mellan vilka olika räntekostnader, amorteringsvillkor, lånetid, säkerheter för lån etc. som olika
banker och finansieringsbolag kan erbjuda.
3.5.1 Reverslån
En revers är en skuldförbindelse i form av ett skriftligt avtal mellan låntagare och bank.
Säkerheten för lånet kan vara real- eller namnsäkerheter. Normalt löper lånet med rörlig ränta.
3.5.2 Checkkredit
Checkkredit är en bra alternativ för företag som behöver rörelsekapital. Genom att kombinera
checkkrediten med bankgiro utnyttjas krediten på bästa och billigaste sättet. Säkerheten för
krediten är detsamma som för reverslån. Företaget betalar en årlig avgift för checkkrediten på
0,75-2,0 % av hela den beviljade krediten, därefter betalas ränta endast på den del av krediten
som verkligen utnyttjas.
3.5.3 Factoring
Factoring innebär att företaget säljer eller belånar sina kundfordringar till ett finansieringsföretag.
På så vis får företaget delvis in pengarna snabbt men spar dessutom administrativ tid som annars
går åt att driva in och bevaka kundfordringarna. Vid fakturabelåning övertar finansföretaget inte
kreditrisken som vid fakturaköp. Fördelen med factoring är minskad kredittid, minskade
14
kundförluster, bättre likviditet och inbesparing av administrativt arbete. För att det skall löna sig
med factoring måste företaget se till att placera pengarna med en högre avkastning än
finansieringskostnadens netto.
3.5.4 Kontraktsfinansiering
Företag kan köpa maskiner på avbetalning eller hyra dem. Dessa kontrakt refinansieras ofta hos
olika finansföretag som övertar kontrakten. Dessa företag hanterar sedan utsändandet av
inbetalningsavier och skötsel av reskontra och kravverksamhet. Finansföretaget tar ut en avgift
som varierar men som kan vara t ex per kontrakt eller utnyttjad kredit. Fördelen med
kontraktsfinansiering är att företagets likviditet förbättras.
3.5.6 Leasing
Leasing innebär att ett finansieringsföretag köper in utrustningen och låter kunden förfoga över
den mot en avgift som överenskommits genom ett leasingavtal. Avtalen är oftast på 3 år. Kunden
väljer själv leverantör och förhandlar om pris, leveransvillkor och installation av utrustningen.
Företaget behöver inte lämna några säkerheter, detta då det är leasingföretaget som har
äganderätten till utrustningen. Avtalet är bindande under hela kontraktsperioden, därefter är det
vanligt att kunden har optionsrätt till att köpa maskinen.
4. Organisation
I varje organisation krävs att företaget är organiserat på ett effektivt sätt med fungerande rutiner.
För att åstadkomma att företaget styrs åt rätt håll krävs i grunden ett bra ledarskap som innehar
kunskaper i bl a ekonomistyrning. För att uppnå målet med en väl fungerande cash management
inom företaget krävs också att personalen har/får rätt kunskaper och inställning. Samtliga
anställda kan genom sitt kunnande och agerande bidra till att förbättra företagets cash
management. Genom en väl fungerande organisation där man fortlöpande ger utbildning och
information inom respektive avdelning samt visar på betydelsen av teamwork där alla arbetar mot
samma mål i organisationen kan man uppnå effektivitet.
4.1 ADB
Företag måste ständigt följa med i utvecklingen av nya system och förändringar. Användande av
ADB inom leverantörsreskontra och betalningssystem har funnits länge. Numera finns
programvaruleverantörer som utvecklat särskilda system för att effektivisera företagets cash
management och finansiella administration.
5. Avhandling och beskrivning av företagen
15
Vi har intervjuat två företag som arbetar inom trädgårdsmaskinbranschen. De säljer i huvudsak
maskiner och reservdelar. Omsättning ligger mellan 11-16 miljoner kronor. Kundkretsen består
av slutkonsumenter och av andra företag typ verkstäder som köper motorer och reservdelar för
reparationsändamål. Det är leverantörerna som styr prissättningen. Företagen är mycket styrda av
leverantörerna om vilka pris och rabatter som skall lämnas till olika kunder. Vi kommer att
beskriva vilka rutiner som våra två företag tillämpar i sina försök att ha en effektiv cash
management. Nedan kallar vi dessa företag för A och B.
5.1 Företag A
Företag A är ett familjeföretag. Verksamheten startade år 1944 som ett enmansföretag.
Idag har företaget 11 heltidsanställda personer. Aktierna i företaget ägs till 100% av sonen till den
ursprunglige grundaren av företaget.
Finansiering
Företaget har en tung balansräkning. Långfristiga lån består dels av ett amorteringsfritt lån på 2
miljoner där man har en fast ränta på 7,75% och ett lån på 1,1 miljon där man amorterar
20 000 per år och har en rörlig ränta på 8-8,35%. Ägarna har tillskjutit 650.000 kronor till
företaget. Kravet/önskan från ägarna är en avkastning runt 10%.
Kortfristiga skulder består av checkkrediten som är på 900 000 kronor. Kostnaden för
checkkrediten är 0,7% på 900.000kr/år vilket motsvarar 6.300kr/år. Räntan på utnyttjad
checkkredit är f n 7,85%.
Tillgångssidan består av ett lager, inventarier såsom nyinköpt truck, nyinköpt minibuss och en
egen ägd lokal som företaget investerat stora summor i vid expansionen.
Datasystem
Företaget har köpt in ett datasystem för 4 år sedan, samtidigt som det investerades i ett nytt
bokföringssystem. Bokföringsprogrammet består av huvudbok, leverantörsreskontra och
kundreskontra med order/lager/fakturering.
Order och fakturering
Företaget följer de leveransvillkor som följer inom Trädgård 78.
Då företaget har en affär dit slutkonsumenter kommer och gör inköp direkt (50%) innebär detta
att kunder betalar kontant och att man därav har stora kontantbelopp liggande. Det kan ofta röra
sig om belopp över 100.000 kronor. Företaget tar också emot order via telefon. Dessa order är i
stor utsträckning leveranser över hela Sverige och som faktureras. Vid telefonorder levererar
företaget varorna i princip samma dag som beställning görs. Undantag är då lagret är slut och
inleverans väntas. Ordern registreras i datasystemet samtidigt som en faktura skapas för kunden.
Fakturan stoppas ned i paketet tillsammans med godset. Genom detta förfarande sparar företaget
ca 6000kr/år i porto samtidigt som glappet mellan order och faktura är noll. Företaget tillämpar
olika betalningsvillkor för olika kunder beroende på tidigare affärer och relation. De vanligaste
betalningsvillkoret är dock 30 dagar netto. Betalningsvillkor såsom 10 dagar netto och 15 dagar
netto tillämpas också däremot ges ej kassarabatter.
Kreditkontroll
16
Företaget samarbetar med ett kreditupplysningsföretag. Regeln är att en kreditupplysning skall
göras. Detta är dock en avvägningsfråga, många gånger känner man kunden sedan tidigare och vet
att denna är solid. Att ta kreditupplysning kostar tid och pengar. Beroende på orderns storlek
avstås ibland från att göra en kreditkontroll. De flesta kunder företaget handlar med är dock fasta
och kommer tillbaka med jämna mellanrum. VDn resonerar som så att ju större kunden är desto
större kreditrisk löper man.
Påminnelse/krav
Krav körs via kundreskontran 2 ggr/månad. Ibland händer att fakturan kommer bort då denna är
medsänd i paketet vid leveransen. En del kunder uppmärksammar inte att det är en faktura med
vid leveransen. Vissa kunder ringer företaget till och kräver in betalning i de fall man vet att detta
har en bättre effekt.
Räntefakturering
Räntefakturering körs via kundreskontran ca 3 ggr/år. Understiger dröjsmålsräntan 50:- sänds
ingen faktura ut. Företaget följer räntelagen och räntefakturerar med diskonto plus 8%.
Räntan räknas fr o m 5:e dagen efter förfallodagen. Företaget upplever att rutinerna fungerar bra
och att kunderna blivit bättre på att betala. Detta sedan man införde rutinen med att skicka
påminnelse och räntefaktura. Tidigare betalade i genomsnitt kunderna inte förrän efter ca 65-70
dagar från det att fakturan sänts ut. Numera ligger den genomsnittliga betalningstiden på ungefär
40 dagar. Ungefär 70% av kunderna drar över tiden med 10 dagar.
Kreditförluster
Kreditförlusterna varierar mellan 5-10 000kr per år. I de fall företaget drabbats av kreditförluster
har det rört sig om förluster där man inte gjort en kreditkontroll, utan har ansett sig ha ett
förtroende för kunden. Föregående räkenskapsår drog företaget på sig en kreditförlust på 100 000
kronor som var mycket kännbar. Kunden ifråga hade blivit noga kreditkontrollerad och skulle
enligt kända mått vara kreditvärdig men trots detta fick företaget en kreditförlust.
Styrmedel
Företaget söker inte styra kundens betalning genom färdigtryckta fakturaset men har bg nummer
och pg nummer förtryckta på fakturan till kunden. De pengar som kommer in via pg går
automatiskt in till ett girokapital där räntan är högre. Girokapitalet är också knutet till
checkkrediten så att skulden på denna hela tiden minskar
Leverantörsbetalningar
Företaget har ett bokföringssystem där man bokför leverantörers fakturor i en
leverantörsreskontra som är automatiskt kopplad till huvudboken. Alla leverantörsbetalningar
sker manuellt. En bidragande orsak till detta är att företaget ibland har stora utbetalningstoppar då
branschen är säsongsbetonad och att man därav hamnar i likviditetskriser. Företaget väljer då
vilka som skall få betalt först oavsett förfallodag. Detta gör att man ofta drar över med sina
utbetalningar. Kassarabatter kan ej utnyttjas då företaget har dåligt rörelsekapital.
Inbetalning av Skatter
17
Redovisning av uppbörd och momsredovisning sker också manuellt. Samtliga dessa betalningar
sker via bankgirot och problemet är att man kan missa ibland. Hade man bättre rörelsekapital
skulle företaget använda sig av autogiro och slapp då planera skatteinbetalningarna själv.
Löneutbetalningar
Löneutbetalningar sker den 25:e varje månad. Företaget använder sig av Hogia Lönesystem
Företaget skickar en lönelista till banken. Lönelistan sänds till banken så att den finns där 2
bankdagar före löneutbetalningen. Banken tar pengarna den 20:e och den anställde har pengarna
på sitt konto den 25:e.
Utländska betalningar
Utbetalning till utländska leverantörer sker med både bank och pg. Företaget binder inte upp sig
med terminsaffärer och det händer att man drabbas av kursförluster och kursvinster. Företaget
handlar med Finland och Belgien. Ibland händer att man gör en sämre affär än kalkylerat och
förlorar på så sätt några kronor. Företaget avtalar ibland fram inköp som faktureras i svenska
kronor och garderar sig på så sätt emot kursfluktuationer.
Kassalikviditetsanalys
Företaget har ingen rutin för att göra en kassalikviditetsanalys. Anledningen till detta säger man
beror på att företaget inte har behov av detta då rörelsekapitalet är för litet. Branschen har mycket
låg lönsamhet och är säsongsberoende vilket gör att det blir mycket stora toppar under vår och
sommar.
5.2 Företag B
Även företag B är ett familjeföretag. Verksamheten startade år 1948 som ett enmansföretag.
Företaget styrs fortfarande av denne person och dennes familj.
Idag har företaget 7 heltidsanställda och 3 deltidsanställda personer. Aktierna i företaget ägs till
100% av familjen B.
Finansiering
Företaget har en hög självfinansieringsgrad. Aktiekapitalet är 700 000 kronor. Fastigheten är en
egen firma, läs enskild firma. Företagets långfristiga skulder är 900.000 kronor och är ett lån på
fastigheten. De kortfristiga skulderna består av semesterlöner, arbetsgivaravgifter, interimsskulder
och moms på ca 2.200.000 kronor. Företaget har en checkkredit som utnyttjas endast vid nödfall.
Årsavgiften för checkkrediten är 26.000 kronor och för utnyttjad kredit betalar man 5-7%.
Företaget söker styra kunders betalningar genom att ha sitt bankgiro och postgiro förtryckta på
fakturorna. Vinster balanseras vidare i rörelsen samt i fonder. Ägarna har inget avkastningskrav
utan tar ut lön och vinstandel på vad rörelsen genererar. Ägarna brukar återinvestera delar av
vinstandel i företaget.
Datasystemet
Företaget installerade nya datorer 1989. I början av 1990 inköptes ett mjukvaruprogram som var
modifierat efter företagets uppbyggnad. I detta finns delvis en order/lager/faktureringsrutin med
krav och inkassodel. I systemet finns också en kundreskontra och en leverantörsreskontra.
18
Leverantörsreskontran används inte fullt ut då man ej utnyttjar de automatiska betalningsrutiner
som finns inbyggda utan kör dessa manuellt.
Order och fakturering
Företag B följer också de leveransvillkor som följer inom Trädgård 78.
Även företag B har en affär dit slutkonsumenter kommer och gör inköp direkt (25%). Detta
innebär att kunder betalar kontant och att man har kontanter liggande. I motsats till företag A har
man försökt att styra kunders betalningar genom att uppmuntra betalning med kreditkort,
“BABS“. Detta innebär att företaget har en speciell maskin där man kör dessa kort och
betalningen går då direkt in på banken där ränta erhålles redan dagen därpå. Företaget slipper då
att gå till banken och sätta in pengarna och pengarna kommer snabbare in på kontot. Bankens pris
för denna tjänst är 3:-kr/betalning. Företaget tar också emot order via telefon. Dessa order är i stor
utsträckning leveranser över hela Sverige som går via transporter till kund och faktureras. Vid
telefonorder levererar företaget varorna i princip samma dag som beställning görs. Undantag är då
lagret är slut och in leverans väntas. Dag 1 registreras ordern i datasystemet och godset lämnar
företaget. Dag 2 faktureras alla leveranser som gått iväg dag 1. Företaget använder sig av 30 dagar
netto vilket är den vanligaste kredittiden. En del kunder får betala postförskott då man bedömt att
kunden ej är känd eller att man har sådan information om kunden som gör att man bedömer denne
ej kreditvärdig. Några kunder har 20 dagar netto, detta betalningsvillkor används ofta för nya
kunder som man ännu ej lärt känna och efterhand man lär känna kunden utökas betalningstiden.
Företaget tillämpar räntefakturering. Innan en räntefaktura skickas ut ger man kunden 4 postdagar
utöver kredittiden. Man sänder bara ut räntefakturor om räntan överstiger 15 kronor. På
räntefakturor tillämpas 10 dagar netto.
Kreditkontroll
Företaget använder sig av kreditupplysningsföretag för att minimera kreditriskerna. De företag
som man samarbetar med är “Justitia“ och “svensk upplysning“.
Vissa nya kunder betalar via postförskott, andra får handla på kredit men med en kortare
betalningstid.
Påminnelse/Krav
I företagets reskontrarutin finns ett kravsystem där listor körs ut som talar om vilka kunder som
överskridit sin betalningstid. De kunder som berörs “frisläpps“ i systemet och ett kravbrev
produceras automatiskt. Detta kan göras direkt då betalning emotses för varufakturan eller vid ett
senare tillfälle. Kunder som man haft länge och känner till ringer man upp och hör efter varför
betalningen ej erhållits. Maximalt 2 kravbrev sänds ut och därefter skickas ärendet vidare till
inkasso. Företaget anlitar Sparbanken inkasso och det fungerar bra. Kostnaden för detta är 500/år
plus inkassokostnad, men denna betalas för det mesta av kunden själv.
Räntefakturering
Räntefakturering fungerar ungefär som kravsystemet. Räntedebiteringar går att köra automatiskt,
då kunden betalar varufakturan för sent
Kreditförluster
Företaget har ej råkat ut för några kundförluster de senaste åren.
19
Styrmedel
Företaget söker styra kundens betalning genom färdigtryckta fakturaset och har bankgironummer
och postgironummer förtryckta på fakturan till kunden. De pengar som kommer in via postgirot
går automatiskt över till checkräkningen. Vid stora belopp på checkräkningen styrs pengarna över
till en fond där man har en bättre avkastning på kapitalet.
Leverantörsbetalningar
I leverantörsreskontrasystemet registreras alla ankommande fakturor, förfallodag anges och listor
tas löpande ut på de fakturor som förfaller till betalning. Därefter betalningsbereds alla fakturor
manuellt, via postgirocheck eller bankgiro. Företaget ser alltid till att betala fakturor i tid, men ser
samtidigt till att utnyttja maximal kredittid.
Företaget har planer på att snart byta system till Girovision. Det kostar för mycket i avgifter att
köra manuella betalningar och tar onödigt mycket tid. Företaget ser alltid till att utnyttja
kassarabatter då detta är möjligt.
Inbetalning av Skatter
Dessa betalningar görs manuellt, dvs. man går in på banken och betalar direkt eller så skickar
man ett betalningsuppdrag till banken, s.k. skattegiro. Detta innebär att banken bevakar att skatten
betalas i tid. Fördelen med banken är att det aldrig glöms, men nu när man bara har 10-12 dagar
innan beloppet skall vara myndigheterna tillhanda blir det gärna att man använder manuell
betalning eftersom det är svårt att hinna göra klart månadsskiftet med avstämningar etc. som
behöver göras innan man faktiskt vet exakt vad som skall betalas.
Löneutbetalningar
Löneutbetalningar sker via banken, och ingår i ett service paket som man har. I paketet ingår, bl a
blanketter, checkar och löneutbetalningar. Utbetalning sker den 27:e i varje månad. Företaget
använder sig av ett datoriserat lönesystem ifrån Hogia. och har minimerat räntedagarna till 3 - 5
dagar.
Utländska betalningar
Utländska betalningar förekommer mycket sällan. När det förekommer görs betalningen via
banken.
Kassalikviditetsanalys
Samtliga kassakonton och kontanta medel, bankmedel, postgirokonton stäms av varje dag.
Överskottet sätts in på checkräkningen där företaget har automatisk överföring vid visst belopp
till Fondspar.
6. Diskussion
Företag A och B är konkurrenter till varandra .Vi vill poängtera att de jämförande företagens
förutsättningar vad gäller marknad skiljer sig markant. Företag A ligger strategiskt sämre till vad
det gäller att sälja trädgårdsprodukter, vilket resulterar i att företag B mer kan välja vilka kunder
20
som man vill sälja till. Om det är kunder som företaget bedömer har låg kreditvärdighet säljer
man inte till dem utan låter företag A sälja till dessa kunder.
Vi har valt att utifrån det material som insamlats belysa företagen ur olika aspekter.
De båda företagen är familjeföretag.
Finansiering
Företag A är högt belånat med långfristiga lån på 3,1 milj samt en checkkredit på 900.000 kronor.
Tillgångssiden består av ett lager inventarier, bilar och en egen lokal som företaget investerat
stora pengar i. Ägaren har ett avkastningskrav på ca 10%.
Företag B är till stor del självfinansierat. Långfristiga skulder består av 900.000 kronor, dessa är
ett lån på fastigheten. Checkkrediten utnyttjas sällan eller aldrig. Ägarna har inget
avkastningskrav utan tar ut del av vinster på vad rörelsen genererar.
Kommentar: Företag A har genom sin höga belåning högre räntekostnader än företag B.
Sårbarheten är större i företag A dels genom att checkkrediten är nästan fullt utnyttjad och dels att
man har svårare att köpa på sig lager som skulle öka tillgängligheten för kunderna och på sikt ge
fler kunder. Risken för företag A är också att man kanske måste försöka att höja sin checkkredit.
Datasystem
Båda företagen har datasystem där man har ett order, lager, faktureringsrutin, kund och
leverantörsreskontra samt huvudbok. Systemen som man har uppfyller de krav man ställer, även
då vissa delar sköts manuellt. Företagen vill inte investera för mycket i datorer då de känner att de
nuvarande manuella systemen fungerar bra för den här storleken av verksamhet.
Kommentar: Företagen klarar sig idag bra med de system man har. Dessvärre kan det vara en risk
om företagen växer och de manuella rutinerna blir för tungarbetade att man därav måste skaffa sig
ett bättre automatiserat datasystem. Risken finns att företagen känner rädsla att utveckla nya
datoriserade system då de känner att tillräckligt med kunskaper om datorer saknas.
Order och fakturering
Företagen följer leveransvillkoren inom Trädgård 78. Båda företagen säljer över disk och tar emot
telefonorder som levereras och faktureras. Försäljningen över disk är 50% för företag A och 25%
för företag B. Företag B ser alltid till att erhållna kontanter sätts in på banken samma dag emedan
företag A som har större kontantförsäljning ej är så noga med att sätta in pengarna på konto, utan
dessa kan bli liggande, ibland rör det sig om flera hundra tusen kronor. Båda företagen levererar
samma dag som ordern emottages förutsatt att varan finns i lager. Företag A skickar fakturan i
samma paket som godset, för att därigenom spara porto samtidigt som man är snabb på att
fakturera. Företag B skickar gods och faktura separat eftersom man upplever en risk att fakturan
kommer bort om man sänder den tillsammans med godset. Detta är också en punkt som företag A
bekräftat. Företag B fakturerar dagen efter leveransen. Vad gäller betalningsvillkoren är 30 dagar
netto det vanligaste. Företag B har alltid en kontroll över vem man handlar med och vid
bedömningen att det är en risk att sälja, säljer man via postförskott. Nya kunder får sämre
betalningsvillkor tills dess man lärt känna kunden bättre. Hos företag A tillämpas ibland
betalningsvillkor 10-15 dagar netto. Ingen av företagen ger kassarabatter.
Kommentar: Båda företagen är snabba på att leverera och fakturera kunderna. Dock verkar
systemet hos företag A med att skicka faktura tillsammans med godset inte vara det bästa, då det
21
visat sig att fakturan ibland kommer bort. Företag A:s system att förvara stora summor i
“byrålådan“ då checkkrediten utnyttjas fullt ut är ej optimalt. Företag A:s företagsledare är
medveten om att räntevinster går förlorade på detta sätt men har inte gjort en översyn över hur
stora pengar det handlar om.
Kreditkontroll
Båda företagen tillämpar en kreditkontroll. Dock upplever vi att företag A mer går på känsla än
att man verkligen tar upplysningar om nya eller gamla kunder. Detta är att jämföra med företag B
som i de fall då de känner ovisshet om en kund i sådana fall skickar leverans mot postförskott. De
kunder som företag B inte vill sälja till låter man företag A ta hand om.
Kommentar: Företag B har en bättre kontroll före leverans och tar mindre risker.
Påminnelse krav
Båda företagen tillämpar en krav och räntefakturering. Företag B har daglig kontroll över vilka
kunder som ej betalt och sänder ut krav löpande emedan företag A rutinmässigt kör krav 2 gånger
i månaden. Företag B ringer direkt då betalning uteblivit och efterhör anledningen, detsamma
gäller för företag A, dock är de inte lika snabba.
Kommentar: Vi upplever att företag B sköter krav och inkasso exemplariskt. Även om företag A
skickar krav och inkasso så håller man inte reda på i dagsläget hur stora fordringar som är
förfallna. Detta borde vara mycket angeläget eftersom man utnyttjar checkkrediten fullt ut.
En punkt som vi upplevde att företag A hade problem med var att systemet med fakturan
tillsammans med godset gjorde att fakturor kom bort. Dock känner vi inte till felfrekvensen, dvs.
hur många fakturor som genom detta system “kommer bort“. Företag A bör utreda om det faktiskt
är lönsamt att skicka fakturan i godspaketet med tanke på portobesparing kontra den fördröjning
med betalning och tidsförluster som kan uppstå.
Räntefakturering
Hos företag A körs räntefakturering tre gånger per år på belopp som överstiger 50 kr. Även här är
företag B hårdare, då man kör räntefakturering oftare och på belopp överstigande 15 kronor.
Genom införande av räntefakturering hos företag A har kredittiden minskat väsentligt, då
kunderna tidigare betalade efter ca 65 – 70 dagar, numera efter ca 40 dagar. Trots detta är det
70% av företag A:s kunder som drar över med betalningen. Vad gäller företag B betalar de flesta
kunderna i tid.
Kommentar: Genom att företag B håller efter kunderna från order till betalning och är snabba att
köra ut räntefakturor även på små belopp som 15 kronor, fostrar man sina kunder att betala
snabbt. Företag A bör sträva efter att minska tiden mellan leverans och betalning. Kunderna
använder företaget som sin bank även om man har viss insikt om att man kan påverka kundens
betalningsströmmar genom en effektivare bevakning.
Kreditförluster
Företag B har inte dragit på sig några kreditförluster till skillnad från företag A där förlusterna
varierar mellan 5-10.000 år. Många gånger har det rört sig om gamla kunder. Föregående
räkenskapsår drabbades företag A av en kreditförlust på 100.000 kronor, trots att kreditkontroll
genomförts
22
Kommentar: Att företag B inte drabbats av några kreditförluster anser vi beror på att deras rutiner
och kunskaper om kundernas likvida situation är mycket tillfredsställande. Vad gäller företag A
som har kreditförluster årligen kan man dra slutsatsen att de är sämre på att veta vilka kunder de
handlar med. Vi anser att de har bristfälliga rutiner och att dessa behöver ses över.
Styrmedel
Hos företag A styrs inte kunden genom ett färdigttryckt inbetalningskort utan bank och
postgironummer anges på fakturan. Vad gäller företag B har man färdigtryckta betalningsavier
som kunderna kan riva av och använda vid betalning. Hos båda företagen förs inbetalda belopp på
respektive girokonton vidare till konton med bättre avkastning.
Kommentar: Företagen är måna om att pengarna placeras till en så bra ränta som möjligt.
Leverantörsbetalningar
Företag A har en leverantörsreskontra där fakturorna ligger tills dess man har råd att betala. För
de fakturor som är förfallna flyttar man fram betalningsdagen tills dess att man har råd att betala.
Därav måste man hela tiden prioritera och reskontran blir på så vis manuellt skött. Företag B ser
alltid till att betala på dag. Aldrig för sent och aldrig för tidigt. Har man möjlighet att utnyttja
kassarabatter så gör man det. Båda företagen har ADB baserade leverantörsreskontror men sköter
ändock om betalningar manuellt, dvs. man tar ut listor på förfallna fakturor och bereder ett
betalningsuppdrag manuellt.
Kommentar: Att båda företagen sköter sina betalningar manuellt beror delvis på företagens gamla
datasystem. För företag A är anledningen också att man inte har tillräckligt rörelsekapital för att
använda sig av bankens automatiska betalningstjänster. Eftersom företag B har bättre likviditet än
A kan man alltid utnyttja kassarabatter vilket är vanligt i denna bransch. Dessutom behöver de
aldrig betala några dyra räntefakturor ifrån leverantörer. Man kan även misstänka att företag B får
bättre villkor när man handlar eftersom företaget är solidare.
Inbetalning av skatter
Även i detta fall sker skattebetalningarna manuellt. I företag A sades anledningen vara att
rörelsekapitalet var för lågt för att använda sig av autogiro. I företag B ansåg man att tiden att
betala in skatterna på var för kort då man ej hann att stämma av kontona vid månadsskiftet innan
det var dags att betala skatterna.
Kommentar: Genom den manuella hanteringen av skatteinbetalningarna hos företag A
förekommer det ibland att företaget missar dessa inbetalningar. Återigen handlar det om dåliga
rutiner hos företag A som påverkar betalningsflödet negativt. Vad gäller företag B:s manuella
skattebetalningar borde dessa genom bättre rutiner och prioriteringar kunna genomföras på ett
effektivare sätt, t ex skattegiro.
Lönebetalningar
Lönebetalningar körs via Hogia lönesystem. I företag A sker löneutbetalning den 25:e varje
månad och den 27:e i företag B. Företag A förlorar alltid 5 räntedagar, emedan företag B lyckats
förhandla sig till 3 - 5 räntedagar.
Kommentar: Företagen skulle kunna förhandla sig till bättre valutering hos banken. Dock har
företag B genom sin solida ställning ett bättre förhandlingsläge hos banken än vad företag A har.
23
Utländska betalningar
Företag B har mycket sällan utlandsbetalningar och när det förekommer görs betalningar via
banken. Företag A har viss import och har därav löpande utländska betalningar. Ibland får
företaget kursförluster och ibland kursvinster. Bedömningen företaget gjort är att det rör sig om
inköpssummor om 10-20.000 kronor och kursförlusterna i det här spannet inte är betydande för
företagets likvida ställning.
Kommentar: Eftersom företag A inte styrts upp på ett effektivt sätt blir resultatet även här att man
förlorar pengar, även om det inte rör sig om några betydande belopp. Utan att behöva lägga ner
vare sig tid eller pengar borde företag A se till att kurssäkra sina leveranser mot Finland och
Belgien och i större utsträckning se till att bli fakturerade i svenska kronor.
Kassalikviditetsanalys
Företag A har inga rutiner på att göra kassalikviditetsanalyser. Anledningen till detta säger man
beror på att rörelsekapitalet är för litet. Företag B stämmer av samtliga konton dagligen och ser
till att överskott placeras med bästa avkastning.
Kommentar: Den främsta anledningen till att företag A inte gör kassalikviditet tror vi beror på att
företaget inte har kontroll över sin ekonomistyrning. Företaget har många brister i styrningen.
Företaget är inte så noga med till vem man säljer. Man har dålig bevakning av de löpande
fordringarna och dåliga rutiner vad gäller krav och inkasso. Vidare har man bristande rutiner vad
gäller insättning av kontanter till banken och betalning av leverantörsfakturor.
Företag B är till skillnad mot A ett mönsterföretag. Företaget drivs av två kompetenta ledare, är
välorganiserat och väl uppstyrt. Hela företaget genomströmmas av ett “team-work“ där alla drar
åt samma håll. Det vi menar är att ägarna har lyckats införa väl fungerande rutiner inom alla
enheter och bemannat varje enhet med kompetent personal som väl känner till betydelsen av att
ha en fungerande cash-management rutin.
Företag A har inte en fungerande cash management rutin. Den kompetens som finns hos
företagsledaren består av produktkunskap och kundorientering. Företaget saknar en kompetent
ledare och en fungerande ekonomistyrningsprocess. Personalen saknar betydande kunskaper och
är dåligt organiserade. Detsamma gäller förvaltningen av företagets kapital där man har ringa
kunskaper.
Företag B har en fungerande cash management rutin. Hela företaget styrs av den ursprunglige
fadern och dennes två söner. Alla anställda är väl insatta i företagets struktur och cash
management rutin. Alla arbetar åt samma håll. Kompetensen i företaget är stor, både vad gäller
betydelsen av ekonomisk styrning och företagets affärsidé.
7. Slutsats om företagen
7.1 Företag A
Företag A har inte utvecklat ett fungerande ekonomisystem. Företagsledaren har inte tillräckliga
kunskaper för att vidareutveckla företagets ekonomisystem. Han bör inse sina begränsningar. och
anställa en konsult som ser över företagets rutiner och styr upp verksamheten på ett effektivare
sätt. Företaget är tungt belånat med det långfristiga främmande kapitalet på ca 3,1 miljoner kronor
24
och 650 000 kronor som ägarna tillskjutit. Därutöver utnyttjar företaget checkkrediten som är på
900 000 kronor. De lån som företaget har är relativt dyra jämfört med de räntor som i dagsläget är
möjliga att få. Det som företaget här skulle kunna göra är att försöka omförhandla sina lån för att
minska räntekostnaderna. Vi ställer oss också frågande till hur mycket avkastning som ägaren får
på sitt tillskjutna kapital med tanke på att det satsats mer än nödvändigt för ett aktiebolag av den
här typen. Vi vet också att ägaren själv satsar all sin tid på företaget. Ett alternativ vore att sälja
företaget och satsa pengarna där han kan få en bättre avkastning än vad rörelsen genererar.
De åtgärder som vi ser som nödvändiga för företagets fortlevnad kommer att beskrivas nedan i
korthet. En effektivare organisation borde kunna skapas med färre fast anställda. Vid en
jämförelse mellan företag A och B fann vi att företag A har 3-4 personer fler anställda än företag
B trots att företag B har ca 5 miljoner mer i omsättning än företag A. En personalminskning borde
kunna genomföras utan att minska omsättningen. I detta fall kan man göra en direkt jämförelse då
företagen är identiska förutom den geografiska placeringen.
Kanske det finns möjlighet att hyra in extra personal under sommaren då det är högsäsong och
vara 3-4 personer färre under höst och vinter. Här upplever vi att företaget kan spara in stora
belopp genom en effektivare organisation.
Datasystemet är fullt användningsbart och funktionsdugligt. Problemet med de manuella rutinerna
beror mer på företagets dåliga likviditet än på datasystemets funktioner.
I de fall företaget säljer kontant bör man se till att arbeta fram bättre rutiner så att pengarna
kommer in på bankkontot samma dag. Vid fakturaförsäljning måste företaget se över sina rutiner
vad gäller kreditupplysningar. Vi upplevde att företaget mycket sällan tog kreditupplysningar på
dem man handlade med. Detta tror vi resulterar i mycket extra arbete med påminnelser och
kravhantering samt förluster vad gäller kundfordringar. Företaget är bra på att leverera och
fakturerar snabbt, samma dag som man får ordern skickas godset tillsammans med fakturan. Dock
ifrågasätter vi systemet med fakturan tillsammans med godset eftersom de visar sig att fakturan
hela tiden kommer bort på grund av detta.
Vi tror att en av anledningarna till att företaget får kreditförluster är att man litar på gamla kunder
och bara säljer av farten utan att kontrollera till vem man säljer. Företaget bör införa rutiner där
kontroll sker fortlöpande över de kunder man säljer på kredit till.
Företagets krav körs bara 2 ggr/månad. Krav borde köras oftare, minst en gång i veckan anser vi,
detta för att snabbt uppmärksamma dåliga betalare. Är man snabbt ute och kräver in betalningar
ökar möjligheten till att få betalt. Företaget bör snarast införa bättre rutiner som gör att man i tid
fångar upp de kunder som inte betalt.
Räntefakturering tycks vara något som är relativt nytt i företagets rutiner. Företaget har minskat
den genomsnittliga betalningstiden från 65-70 dagar till 40 dagar, vilket är en förbättring på 25-30
dagar. Detta kommer företaget i längden att märka av då det gäller rörelsekapitalet och
utnyttjandet av checkkrediten som kommer att minska.
Vi är inte förvånade över att företaget har kreditförluster då vi upplever att kontrollen av vem man
handlar med är dålig. Genom att införa bättre rutiner och kontroll borde företaget kunna minska
kreditförlusterna.
Kundernas betalningar går via bankgirot och postgirot som är knutet till checkräkningen så att
skulden på denna minskar och eventuellt överskott hamnar på girokapitalet där räntan är högre.
Denna rutin är bra genom att utnyttjandet av checkkrediten kostar företaget pengar.
25
Leverantörsbetalningarna sker manuellt pga dåligt rörelsekapital. Företaget måste se över hela sin
verksamhet från affärsidé med uppsatta mål till att utforma ett helt nytt ekonomisystem och
styrfilosofi.
Så länge företaget har dåligt rörelsekapital kommer prioriteringar att behöva göras av vilka
fakturor som skall betalas. Företagsledaren bör ta hjälp av en extern expert som kan styra upp
verksamheten på ett effektivt sätt och att man därigenom kan skapa bättre vinster i företaget.
Vid löneutbetalningar förlorar företaget 5 räntedagar. Genom att diskutera med banken borde
företaget kunna förhandla till sig en bättre valutering. Storleken på löneutbetalningarna känner vi
inte till i detalj, dock vet vi att ett par personer som arbetar på företaget har heltidslöner på
11.500-12.000kr/månad. Om företaget betalar dåliga löner över lag kan en anledning till att man
har så många anställda vara att de anställda är dåligt motiverade och jobbar ineffektivt.
Anledningen till att företaget inte gör en kassalikviditetsanalys säger företagsledaren beror på att
rörelsekapitalet är för litet. Vi tror att om företagsledaren tillsammans med en kunnig inom
området, satte sig ner och gjorde en cash-flow analys skulle detta leda till en bättre förståelse för
att något måste göras för att förbättra hela företagets ekonomi- och styrsystem innan företaget
hamnar i en riktigt svår likviditetskris och därigenom går i konkurs.
7.2 Företag B
Eftersom företag B är till stor del självfinansierat har man inga räntekostnader på externt kapital
förutom den avkastning som ägarna fordrar på insatt kapital. Detta är bara en av anledningarna till
företagets goda ekonomi. Lånet på fastigheten som är en enskild firma, ägd av företagsledningen,
bedömer vi som en skatteteknisk åtgärd, dvs fastigheten fakturerar företaget för dess hyra och vi
tror att man gör detta för att ta ut den summa pengar som man själva vill ta ut.
Företaget behöver mycket sällan utnyttja checkkrediten vilket gör att man har nästan inga
räntekostnader, vilket naturligtvis bidrar till en god ekonomi.
Vinster placeras på bästa sätt, antingen i rörelsen eller i fonder. Vi har ser inga brister vad gäller
företagets finansiering då vi bedömer att företagsledningen har goda kunskaper och rutiner vad
gäller detta.
Eftersom vi inte vet exakt hur företagets datasystem fungerar kan det vara fel att komma med
förslag på förbättringar, men vill ändå kommentera detta. Vi fick känslan av att ingen i företaget
var speciellt kunnig inom dataområdet och var ovilliga att ändra i systemet trots att man ej var
riktigt nöjd med detta. En orsak varför man ej var nöjd var att det automatiska utbetalningsrutinen
inte fungerade och ekonomiansvarig fick sköta detta manuellt. Dessutom var en av anledningarna
till varför man inte betalade in skatter med autogiro att man inte hann klart med månadsbokslutet
innan det var dags att skattedeklarera. Vi anser att om man har ett väl fungerande datasystem
borde detta ge möjlighet till att i systemet skapa automatiska listor för ingående och utgående
moms samt uppbördsuppgifter så snart månaden är slut. Skattedeklarationen skall redovisas
senast den 12: i varje månad. Vi tycker därmed att företaget borde se över denna rutin och försöka
göra förbättringar för att undvika risker med försenade deklarationer som bl a kan resultera i
onödiga kostnader.
Företaget försöker styra kontantkunder att använda med kreditkort så att betalnigarna går via
BABS och gör att företaget automatiskt får in pengarna på sitt konto. Kontantmedel sätts in på
bank samma dag.
26
Fakturakunder faktureras dagen efter godset levererats och genom detta förloras en räntedag.
Företagets argument för detta är att man inte vill att kunden skall få fakturan före godset och att
man byggt upp en rutin där man ser till att leverera alla order man får in samma dag. Genom en
snabb leverans av varor tycks kunderna vara mycket nöjda och den förlorade räntedagen kan
vägas upp genom detta. Vi tycker därför inte att företaget ska ändra på rutinen för att tjäna en
räntedag.
Företaget tillämpar olika lång betalningstid för olika kunder.Till en början är betalningstiden
kortare för att sedan utökas till 30 dagar. Vi ser ingen anledning till att företaget skulle ändra på
dessa rutiner då de tycks fungera mycket bra.
Hur ofta företaget tar kreditupplysningar framgår ej, men företaget har en bra kontroll över vem
man handlar med och rutinerna fungerar bra. Framförallt är medvetandegraden angående
betydelsen av att ta reda på vem man handlar med och om denne är solid hög i företaget.
Vad gäller räntefaktureringen kan ifrågasättas om det inte kostar mer än det smakar. Att sända ut
räntefakturor på 15 kronor anser vi företaget ska ändra på. En gräns på 50 kronor tycker vi är
mera rimligt.
Företagets system med att ringa kunden då betalningen dröjer vet vi av egen erfarenhet är ett
mycket effektivt sätt till att få kunden att betala. Däremot tycker vi inte det finns någon anledning
att skicka ut 2 kravbrev innan företaget går vidare till inkasso. Vi anser att företaget skall skicka
ett kravbrev och därefter göra en bedömning av möjligheterna att få in pengarna innan ärendet går
vidare till inkasso.
Att företaget inte har några kreditförluster beror till stor del på att företagets rutiner och
kunskaper om hur kreditfunktionen ska skötas är goda.
Företaget försöker att styra kunders betalningar genom färdigtryckta fakturaset där
bankgironummer och postgironummer finns färdigtryckta. Alla pengar som kommer in på dessa
konton styrs in till checkräkningen som i sin tur styr in pengar till en fond för maximal
avkastning. Även här har företaget utarbetat bra rutiner och har bra kunskaper om hur de skall
styra kapitalet för att erhålla maximal avkastning.
Företagets leverantörsfakturor körs in i datasystemets reskontra. Dock sköts betalningen av dessa
manuellt på grund av att datarutiner inte utvecklats. Som vi nämnt tidigare bör man försöka satsa
kapital och resurser för att förbättra systemet så att det blir möjligt att köra datoriserade
utbetalningar. Diskussioner om att snart byta till Girovision som är ett datoriserat
betalningssystem förs redan i företaget.
Skatteinbetalningarna hänger också samman med att datasystemet inte kan ge nödvändig
information i tid. Rutinerna kring skattebetalningarna bör analyseras för att undersöka om det kan
effektiviseras i första hand genom befintligt system.
Vad gäller löneutbetalningsrutinen har företaget förhandlat fram ett specialavtal med banken som
ger företaget mellan 3 – 5 räntedagar. Rutinen fungerar bra och vi har inga kommentarer till
förbättringar.
Företaget upprättar en kassaflödesanalys varje dag och ser till att pengarna hamnar där
avkastningen på kapitalet är störst. Företaget har även här mycket bra rutiner. Genom den
information vi getts ser vi inget behov av förbättringar.
Företag B har bra rutiner för en effektiv cash management och vet vad bristerna ligger t ex vad
gäller effektivare leverantörsbetalningar via bankgirot istället för manuella betalningar. Dessutom
är man medveten om att kunskaperna vad gäller data inte är tillfredsställande.
27
8. KÄLLFÖRTECKNING
Larsson C-G, Cash Management för företag
Broome P, Elmer L, Nyhlen B, Kreditgivning till företag
Adolphson J, Kassaflödesanalys, styrning, redovisning, analys, 1998, upplaga 1:1, Liber AB
Deurell Ole, Revisorns bästa råd, 1993, upplaga 1:1, Liber-Hermods AB
Hedman P, Cash management, hur ett förbättrat kassaflöde blir ditt företags melodi, 1991
Merriam S, Fallstudien som forskningsmetod, 1994, Studentlitteratur, Lund
28
FRÅGEENKÄT CASH MANAGEMENT
att användas som underlag för uppsatsarbete i Företagsekonomi vid Stockholms Universitet;
av Lena Bercoff och Ulrika Cederwall
1. Hur är företaget finansierat?
Lån? typ av lån, ränta? kortfrisigt (förfaller inom ett år) Långfristigt
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
................................................
Hur mycket kapital har aktieägarna tillskjutit till företaget? Vilken avkastning på kapitalet fordrar dessa? Hur
förvaltas vinster? Investeras de vidare i rörelsen?
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
.................................................
Hur är företaget finansierat kortfristigt? Har man checkkredit och hur utnyttjas den? Om man har checkräkning,
vad kostar den per år samt vad betalar man vid utnyttjad kredit? Styr man kundens betalning till checkräkningen
(dvs har man t ex förtryckta fakturaset med inbetalningskort) anger man på fakturan bg eller pg eller har man
annat konto dit pengarna går
i?.................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
.......................................................................................
29
2. Vad har man för leveransvillkor? Vilka betalningsvillkor har man? Har man olika betalningsvillkor för olika
kunder? Vad är vanligt inom branschen? Lämnas
kassarabatter?............................................................................................................... ..............................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
.......................................................................................
....................................................................................................................................................................................
......................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
.......................................................................................
30
3. Hur kontrolleras kundens betalningsmöjligheter? Tar man kreditupplysning på alla kunder? Vilka risker tar
man?................................................................................................................... ........................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
........................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................................
................................................................
31
4. När faktureras kunden? Vilka rutiner har
man?.....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
......................................................................................................................
32
5. Hur driver man in fordringarna? (har man kundreskontra som automatiskt genererar en betalningspåminnelse,
krav, räntefakturering, ringer man
kunden?...................................................................................................................... ...........................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
......................................................................................................................................
33
6. Hur styrs kundens inbetalning? Färdigtryckta fakturaset? Angivande av kontonr på fakturan? Vilken ränta får
man på insatta medel? Har man andra konton dit betalningen går vid överstigande av visst belopp då man får
bättre ränta? (t ex vid tillfällen då kunder gör mycket stora
inbetalningar)........................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
34
7. Hur sker leverantörsbetalningarna, internt (system) externt? Rutiner, hur fungerar leverantörsreskontran,
vilken info får man? Vilka banktjänster o konton använder man? Hur styrs betalningen? Betalar man i tid,
drar man över? Utnyttjas kassarabatter?
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
............................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
35
8. På vilket sätt betalar man in skatter, moms, uppbörd etc? Fördelar med detta system? Nackdelar? Finns
bättre?
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
............................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.......................................................................................................................................
36
9. Hur sker löneutbetalningarna? Vilket system använder man? Hur görs betalningarna? Vad kostar det i
räntedagar?...........................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.......................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
...........................
37
10. Gör man löpande kassalikviditetsanalys? Hur placeras överskott? Andra konton med bättre avkastning?.
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.............................................
38
11. Förekommer utländska in- och utbetalningar? Hur sker dessa betalningar? Vilka risker tar man, kursrisker,
köper man valuta på termin, handlar man i svenska kronor osv?................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
..............................................................................................................................................................................
.............................................
39
