Prator

2010-10-14
Flik
1.4.
Rutin vid inskrivning, utskrivning och samordnad vårdplanering av
patienter på Norrlands Universitetssjukhus
När en person blir inlagd på Norrlands Universitetssjukhus (Nus) och som redan har insatser
från kommunen eller bedöms ha behov av insatser vid utskrivning, skall ett inskrivningsmeddelande skickas till kommunen. (se ”Rutiner för samverkan mellan landstinget och
kommunerna vid in- och utskrivning av patienter i sluten vård i Västerbottens län” för
ytterligare information)
All kommunikation mellan Nus och kommun skall ske via det webbaserade it-stödet Prator.
Användandet av fax kommer enbart att ske vid avbrott. (Se rutiner för systemet Prator för
ytterligare information.)
Biståndshandläggare kvitterar inskrivningsmeddelandet, aktualiserar ärendet i avsedd pärm
och meddelar berörd enhetschef.
Ett nytt meddelande skickas till biståndshandläggare när avdelningen bedömer att det är
aktuellt för utskrivning eller samordnad vårdplanering (svpl) av aktuell person.
Biståndshandläggaren ska kvittera detta meddelande och planera in antingen hemgången eller
boka tid med NUS-avdelningen för en svpl. Vid hemgång med oförändrade insatser skall
kommunen ta emot personen senast dagen efter att ett utskrivningsmeddelande inkommit. Vid
kallelse till en svpl måste kallelsen kvitteras och tid för svpl bestämmas, senast vardagen efter
att kallelsen inkommit.
Berörd avdelning kallar anhöriga, distriktssköterska och/eller rehabiliteringspersonal
(arbetsterapeut, sjukgymnast) om behov föreligger. Biståndshandläggare kallar vid behov in
rehabiliteringspersonal och/eller sjuksköterska från kommunen. Om det gäller en person som
redan bor i en särskild boendeform får vidare kontakt/svpl hållas med boendets personal,
sjuksköterska och rehabiliteringspersonal. Biståndshandläggaren har dock alltid kvar ansvaret
för att kvittera samtliga meddelanden samt justera den upprättade vårdplanen.
Svpl sker genom personligt möte, videokonferensteknik eller telefonkonferens. Skälen bör
härröra till vårdtagarens situation gällande vilken mötesform man tillämpar.
Efter kallelse till vårdplaneringen har kommunen fem planeringsdagar/vardagar på sig att
utreda, ta beslut och verkställa insatser i ärendet. Efter det blir kommunen betalningsansvarig
för platsen på Nus. Om kallelse till vårdplanering inkommer till kommunen före klockan
14.00 räknas första planeringsdagen från och med nästkommande dag. Inkommer kallelsen
efter klockan 14.00 räknas kallelsen ha inkommit nästkommande dag. Dagen efter det blir då
den första planeringsdagen.
Efter den utförda svpl:en avslutar biståndshandläggare aktualiseringen och inleder en
utredning som dokumenteras i Magnacura samt beslutar vilken/vilka insatser den enskilde har
behov av. Uppdraget skickas sedan till berörd verksamhet för verkställighet. Biståndshandläggare dokumenterar även sin del och justerar den upprättade vårdplanen, enligt
överenskommet datum, meddelar Nus om hemgångsdatum (kommunklar) samt kvitterar
utskrivningsmeddelandet.
Om rutinerna kring meddelanden och svpl inte följs ansvarar biståndshandläggare för att
upprätta avvikelserapport. (se rutin för avvikelsehantering för ytterligare information)
Målsättningen är att hela processen - från att kallelse till svpl inkommer och till att
vårdtagaren kommer hem - skall ske inom fem arbetsdagar, så att betalningsansvar inte
uppstår.
Rutiner för It-stödet Prator
Prator är en webb-baserad IT-tjänst för Samordnad vårdplanering (svpl) i Västerbotten, där all
kommunikation till och från Västerbottens Läns Landsting, ska ske via denna tjänst. Återgång
till användandet av fax sker endast vid avbrott och för personer med skyddad identitet.
De yrkeskategorier som involveras när en vårdtagare skrivs in eller ut från Norrlands
Universitetssjukhus (Nus) eller kan bli aktuella för att delta vid en svpl har därför behörighet
till Prator och utifrån sin yrkesroll visst ansvar för informationsflödet i systemet.
ÖVERGRIPANDE LÄNSRUTINER
När en person blir inlagd på Nus och som redan har insatser från kommunen eller bedöms ha
behov av insatser vid utskrivning, skall ett inskrivningsmeddelande skickas till kommunen.
Inför utskrivning av en patient som redan före inläggningen hade behov av insatser eller
bedöms ha behov av insatser vid utskrivning, skall sjukvården antingen skicka ett
utskrivningsmeddelande eller en kallelse till svpl. Dessa meddelanden anses inkomna samma
dag, om de i systemet skickas före kl 14:00. Skickas de efter kl 14:00 anses meddelandena
inkomna följande dag. Fem arbetsdagar efter att en kallelse till svpl inkommit inleds
kommunens betalningsansvar, förutsatt att vårdtagaren är utskrivningsklar från avdelningen.
Om en persons behov av insatser vid utskrivningen är oförändrade behövs ingen svpl utan då
skall kommunen ta emot personen senast dagen efter att ett utskrivningsmeddelande
inkommit.
ANSVARSFÖRDELNING
Biståndhandläggare ansvarar för att i Prator:
- logga in minst vid tre tillfällen per hel arbetsdag, då i början av arbetsdagen samt strax före
och strax efter 14:00.
- kvittera samtliga in- och utskrivningsmeddelanden utan dröjsmål.
- senast vardagen efter att en kallelse inkommit bekräfta kallelsen samt boka tid för en svpl.
- att i tid dokumentera sin del i vårdplan samt justera samtliga vårdplaner, enligt varje
vårdplans upprättade datum för när justering senast ska ske.
- vid behov och utan dröjsmål svara på meddelanden i Prator som riktar sig till deras
yrkesområde.
- läsa underlaget inför en svpl som man ska delta i
- upprätta avvikelserapporter beträffande felaktigheter kring meddelanden och svpl.
Sjuksköterskor särskilt boende ansvarar för att i Prator:
- skicka ett meddelande med ”information i samband med inskrivning/mottagningsbesök”
enligt tidigare rutin samt vårdrapport via Prator när en vårdtagare från särskilt boende åker in
till Nus.
- logga in vid minst två tillfällen per normal arbetsdag, då vid början av dagens arbetspass
samt vid 14:00, när vårdtagare från ansvariges område finns inlagd på Nus
- vid behov och utan dröjsmål svara på meddelanden i Prator som riktar sig till deras
yrkesområde.
- läsa underlaget inför en svpl som man ska delta i
- i tid skriva och signera sin del i den vårdplan man deltagit i, enligt varje vårdplans
upprättade datum för när signering senast ska ske.
- upprätta avvikelserapporter beträffande felaktigheter kring medicinska frågor
Rehabiliteringspersonal särskilt boende ansvarar för att i Prator:
- logga in vid minst två tillfällen per normal arbetsdag, vid början av dagens arbetspass samt
vid 14:00, när vårdtagare från ansvariges område finns inlagd på Nus
- vid behov och utan dröjsmål svara på meddelanden i Prator som riktar sig till deras
yrkesområde.
- läsa underlaget inför en svpl som man ska delta i
- i tid skriva och signera sin del i den vårdplan man deltagit i, enligt varje vårdplans
upprättade datum för när signering senast ska ske.
IT-tekniker ansvarar för att i Prator:
- följa verksamhetens behov av nya/förändrade rutiner och arbetssätt
- följa IT-utvecklingen
- bedöma behov av förändringar i system och teknik
-delta i förvaltningens IT-arbetsgrupp och föra minnesanteckningar/protokoll
- Svara för upprätthållande av rutiner för systemet gällande informationssäkerhet
(modell:BITS)
- samordna vid systemförändringar; införanden, saneringar och förändringar i organisationen
- informera och utbilda kontaktpersoner
- planera och genomföra utbildning och information till användare i samarbete med resp
systems kontaktperson
- tillsammans med övriga berörda inom staben samordna maskinell utrustning
- förvaltningens kontaktperson för IT-kontoret
- ansvara för felrapportering och felhantering till landstingets systemförvaltare
- vara länken mellan användare och landstinget systemförvaltare
- administrera nya användare, behörigheter, lösenord mm
Kontaktpersonen, för närvarande biståndsbedömaren, ansvarar för att i Prator:
- biträda IT-samordnaren med information om förändringar i verksamhet utifrån lagstiftning
och andra direktiv
- tillsammans med IT-samordnaren och övriga berörda informera/utbilda användare i aktuellt
system
- delta i informationssäkerhetsarbetet för aktuellt system
- vara korridorstöd till övriga användare
- ansvarar för att revidera dokumentet årligen eller vid förändring.
Ansvarig områdeschef för ovanstående yrkesgrupper ansvarar för att
- ansvar överförs vidare till annan yrkeskollega vid ordinarie personals frånvaro och ledighet.
AVBROTT
Vid avbrott i Prator återgår informationsöverföringen att ske via fax, då till kommunens
biståndshandläggare som då ansvarar för kvittens, justering, signering och att föra information
om in- och utskrivningar samt kallelser till svpl vidare till berörda yrkesgrupper.
Vid avbrott i Prator åligger ansvaret för att skriva pappersmeddelandet ”Information i
samband med inskrivning/mottagningsbesök” av vårdtagare från särskilt boende, på ansvarig
sjuksköterska för den aktuella vårdtagaren.